Написание письма от лица компании

6565
СЕЛЕЗНЕВА Лариса
бизнес-тренер по деловым коммуникациям, кандидат филологических наук
Вы недовольны тем, как кадровое агентство выполняет Ваш заказ – присылает кандидатов, которые явно не соответствуют Вашим требованиям, затягивает сроки. Поэтому Вы решили написать руководителю агентства письмо. Не электронное, а официальное на бумаге. В нем Вы хотите выразить свое недовольство, но в то же время сохранить выдержанный стиль, избежать резких выражений. Как это лучше сделать, как построить письмо, какие формулировки подобрать?

Начните письмо с того, что напомните о договоренностях, которые были достигнуты вами, затем переходите к описанию проблемы, укажите, из-за чего она возникла, оперируйте фактами.

Пример

«Пунктом 2.4 договора предусмотрено, что агентство представит нам в первый месяц не менее трех кандидатов, соответствующих нашим требованиям и обладающих нужными компетенциями, перечисленными в приложении № 1. Однако за это время представлены только два кандидата, и они не соответствуют требованиям, так как не обладают нужными знаниями. Например, кандидат в дизайнеры не умеет работать с программой Photoshop, а требование владеть этой программой – одно из первостепенных».

В заключение изложите, что же Вы предлагаете сделать, чтобы выйти из данной ситуации. Например, предложите организовать встречу с рекрутером агентства и устно обговорите, какие именно специалисты Вам нужны, как им предстоит работать, что Вы будете от них требовать. Возможно, рекрутер не совсем понимает, из какой сферы бизнеса лучше всего для Вас отбирать кандидатов. Вы можете также попросить агентство тщательнее работать над Вашим заказом и ускорить поиск. В первом письме не стоит сразу грозить какими-либо санкциями или расторжением договора, требовать замены сотрудника кадрового агентства. Это будет выглядеть как истерика с Вашей стороны. Если Вы продемонстрируете желание совместными усилиями поработать над сложностями, агентство скорее всего постарается исправиться.

Если Вы направляете письмо с претензией в первый раз, то, выражая свои предложения, лучше не используйте категоричные фразы, навязывающие адресату план действий, например: «Прошу заменить рекрутера», а также слова, побуждающие к спешке, – «срочно», «в более короткие сроки». Вместо этого используйте более вежливые фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Настоятельно просим ответить в трехдневный срок».

Не стоит намекать на чью-то невнимательность и некомпетентность, вводя в текст формулировки типа «Предлагаю внимательно изучить…». Используйте следующие фразы: «Направляем Вам претензию на…», «Предлагаем предоставить скидку с цены в размере…», «Предлагаем компенсировать расходы в сумме…», «Уведомляем Вас о том, что нами принято решение о...», «Гарантируем выполнение обязательств», «Выражаем благодарность за...»

Последний нюанс – оформление письма *. Если письмо более двух страниц (есть приложения), то лучше их пронумеровать – для удобства получателя. Отправить письмо Вы можете заказным отправлением с уведомлением о вручении.

Вообще содержание и подбор формулировок зависят от того, к какому виду относится конкретное деловое письмо. То, о котором мы рассказали выше, является письмом-претензией. Некоторые рекомендации по его оформлению вполне актуальны и для других видов деловых писем **. Рассмотрим некоторые из них.

Запросить информацию

Письма-запросы часто направляются в государственные структуры (например, в службу занятости или в Министерство труда России) или в компании, с которыми Вы взаимодействуете. Самое главное для такого письма – четко и понятно изложить суть Вашей просьбы.

Пример

Просим Вас разъяснить, можете ли Вы включить нашу компанию в перечень работодателей и предлагать наши вакансии тем, кто стоит на бирже труда? Укажите, пожалуйста, какие документы и в какие сроки нужно представить.

Написание письма от лица компании

Кроме того, важно, чтобы получатели поняли, от кого пришел запрос. Поэтому в шапке письма не забудьте указать название вашей компании, адрес, по которому она располагается, ее банковские реквизиты. Если нужно обосновать легитимность Вашего запроса, дайте ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

Запрос, связанный с коммерческими предложениями или сделками (например, с компанией, которой Вы передаете некоторые функции на аутсорсинг), пишется несколько иначе, чем запрос в государственные органы. Важно указать суть предложения, которое было сделано ранее одной из сторон и предварительно обсуждалось обеими сторонами, либо наименование услуг (предположим, подбор сотрудников) и условия, на которых ваша компания хотела бы получить эти услуги в нужном качестве и количестве, сроки.

Фразы-шаблоны, которые можно использовать: «В целях скорейшего решения вопроса…», «Во избежание конфликтных ситуаций…», «В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…», «Согласно постановлению правительства…», «Согласно протоколу о намерениях…», «На основании нашего телефонного разговора…», «Для урегулирования нашей конфликтной ситуации…», «Для согласования вопросов участия…».

Завершая письмо фразой, выражающей надежду на плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество в будущем, укажите, в какой срок Вы хотели бы получить ответ. Ведь это необходимо для того, чтобы Вы понимали, можно ли рассчитывать на адресата. В запросах в государственные органы срок для ответа можно не указывать, так как он установлен законодательством – месяц с момента регистрации письма.

Пример

Уважаемый господин Марченко!
Вследствие изменения требований к слушателям курса «Модернизация программного обеспечения» прошу Вас выслать мне новую информацию о правилах обучения в центре «Специалист» при МГТУ им. БАУМАНА. Также прошу сообщить перечень документов, необходимых для зачисления на вышеуказанный курс.

Подтвердить факт или договоренность

Предположим, Вы получили письмо от важной для Вас персоны или от компании. Общепринятый знак вежливости – подтвердить факт получения. Как? Написать и отправить письмо-подтверждение. Другой случай: Вам пришло письмо (скажем, от консалтингового агентства) с просьбой подтвердить, действуют ли предварительные договоренности об организации обучения. Опять же обычаями делового оборота принято отправлять письмо-подтверждение или письмо-отказ. Если с письмом Вам направили документы, Вы можете подтвердить и факт их получения, перечислив наименования документов.

Фразы-шаблоны, которые можно использовать: «Благодарю Вас за Ваше письмо от…», «Нам приятно сообщить, что мы получили от Вас письмо от…», «Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…»

Гарантировать выполнение обязательств или договоренностей

Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, по статусу они приравниваются к документам договорного характера. Здесь не нужно ничего придумывать, начинайте сразу с заверений выполнить свои обязательства.

Пример

Гарантирую Вам, что вакансия руководителя службы распространения продукции и маркетинга не будет закрыта другими претендентами до 20 октября 2011 г. Вы дали заверение, что не позднее этой даты поступите на работу в нашу фирму на указанную выше вакансию.

Обратите внимание: если речь идет о гарантиях оплаты, то письмо должно быть подписано не только Вами, но и финансовым директором или главным бухгалтером. Необходимо поставить печать организации.

Пример

Своевременную и полную оплату счета № 56 от 30.08.2011 г. за организацию и проведение бизнес-тренинга для семи топ-менеджеров нашей организации по теме «Эффективное делегирование полномочий, система оценки и контроля» гарантируем в течение пяти банковских дней.

Реквизиты:
ЗАО «МедиаИнвест»
Юридический адрес: 121096, г. Москва, ул. Олеко Дундича, д. 23/6, стр. 2
Телефон: 146-53-03 / 146-53-17
ИНН 7702188084 КПП 770501001
Р/счет 40702810400200000377
АКБ «Росбанк» (ОАО) г. Москва
К/счет 30101810000000000756
БИК 044525256 ОКПО 46845945

Известить о событии, пригласить на мероприятие

Такие письма-извещения начинаются обычно со слов «Сообщаем, что…», «Уведомляем…», «Имеем честь сообщить Вам, что…», «С радостью сообщаем Вам о…», «Позвольте пригласить Вас на торжество, посвященное...».

Повод для письма – какое-то важное событие, знаменательная дата или просто успешное завершение важной сделки.

Обратите внимание: на таком письме обязательно должна стоять подпись руководителя компании (несколько подписей, если руководителей несколько) или лица, отвечающего за организацию и проведение мероприятия.

К письму можно приложить, предположим, карту и анкету участника, программу мероприятия или другие материалы.

Если же Вы хотите не просто известить о событии, но и пригласить адресата на мероприятие, посвященное празднованию этого события, то можете оформить письмо не на официальном бланке, а на бумаге с цветным фоном, используя при этом элементы украшения текста и конверта (орнамент, рисунки). Кроме того, используйте форму личного обращения к адресату – «уважаемый», «господин», «госпожа».

Вежливо отказать

Не начинайте сразу с отказа, не используйте слова «однако», «но», «к сожалению», а также выражения, имеющие отрицательный заряд, к примеру «Вынуждены ответить отказом на Ваше предложение…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…» Все письмо должно быть выдержано в нейтральном стиле. Перечислите сначала то, с чем согласны, и без негативных оттенков переходите к описанию причин отказа. Но избегайте чрезмерных объяснений! Позитивная концовка должна создать у адресата впечатление, что Вы заинтересовались им.

Пример

Благодарим Вас за предложение взять на себя обязанности по написанию текстов
для проекта «Моя Россия». У нас есть автор, который давно пишет для нас сцена-
рии или разрабатывает программы акций, мероприятий. Мы хотели бы продолжать
сотрудничество с ним. Он превосходный копирайтер и обладает прекрасными
знаниями в своей области. Это та ценность нашей компании, которую мы не можем
потерять. Мы оставим Вашу контактную информацию в нашей базе, и если в буду-
щем нам понадобится Ваша помощь, мы обязательно свяжемся с Вами.

Если Вы не смогли поздравить человека лично

Тогда напишите письмо-поздравление. Но помните: по этикету это нужно сделать не позднее, чем через восемь дней после того, как состоялось событие, с которым надо поздравить человека.

Фразы-шаблоны, которые можно использовать: «Было чрезвычайно приятно узнать о...», «Разрешите выразить наши наилучшие пожелания...», «Мы считаем, что Вы заслуживаете эту награду», «Хочется отметить, что мы с радостью узнали о…».

Пример

Дорогой Евгений Юрьевич!
Ваши коллеги выражают Вам искреннюю признательность за долгие годы отличной работы и желают долгих лет счастья и здоровья после ухода на пенсию. Вашим многочисленным друзьям и коллегам будет Вас недоставать. Тем не менее мы рады, что теперь у Вас будет возможность посвятить время себе, своим близким и любимым занятиям. Пусть Ваши планы реализуются. Надеемся, что Вы не забудете нас и продолжите держать в курсе своих дел. Мы очень высоко ценили Вас и всегда будем рады Вам.

Написание письма от лица компании

Елена ПРОКОПОВИЧ,руководитель службы персонала группы компаний «Лидер Прайс»

— Не указан исполнитель письма? Получатель не сможет быстро уточнить информацию

Правила оформления документации, в том числе деловых писем, сформулированы в ГОСТе Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Правда, материалы этого ГОСТа носят рекомендательный характер. Поэтому каждая компания вольна самостоятельно выработать единые правила оформления документов. Только обязательно обучите персонал составлению деловых писем. Это редко делается, а потому найти в письмах фамилию исполнителя сейчас удается все реже. Из-за этого непонятно, у кого можно уточнить информацию.

Совет

Если Вы пишете статусному человеку, лучше не сгибать страницу письма. Отправьте послание в большом плотном конверте формата А4. Если же Вы все-таки решили использовать небольшой конверт формата С5, сложите письмо три раза текстом внутрь. Опустите в конверт письмо так, чтобы сгиб был вверху. Так адресату удобнее вынимать письмо из конверта.

О чем не забыть, оформляя деловое письмо

  1. Письмо оформляется на официальном бланке организации, на котором указывается: название организации, физический адрес, реквизиты, телефон, факс, web-сайт, e-mail и логотип.
  2. Регистрационный номер письма традиционно ставится в верхнем правом углу. Помимо номера указывается дата подписания письма руководителем. На письме-ответе также есть номер исходящего и входящего письма (Исх. № 5 от 28.05.2011 на вх. № 16 от 25.05.2011).
  3. Шапка письма размещается под регистрационным номером. В ней указываются должность, ФИО адресата, тема письма. По центру страницы располагается заголовок или обращение.
  4. В конце письма напишите, сколько приложений.
  5. Завершается письмо информацией об исполнителе (полностью ФИО, подпись, должность, телефон, e-mail).
Написание письма от лица компании

Ольга НОВОСАДОВА, Директор по персоналу компании «Русь»:

— Мысленно представляйте себе того, кому пишете. И не забывайте про словари

Я стремлюсь представить своего респондента, пытаюсь передать ему энергетику своего посыла. Работая над текстом письма, не лишне заглядывать в словари и справочники по русскому языку, если возникают сомнения и вопросы. Порой о некоторых нюансах задумываешься, когда непосредственно пишешь письмо, и случается, открыв словарь, находишь новое в значении, казалось бы, давно известных слов. Письмо должно быть написано грамотно и со вкусом. Если речь выверена и точна, абзацы соразмерны, мысли понятны, письмо выглядит красиво и оказывает впечатление на получателя. Чтобы письма получались красивыми, нужно развивать в себе чувство прекрасного. Как это делать? Соприкасаться с искусством, посещать театры, выставки, концерты классической музыки. Тогда красота и гармония отразятся и на оформлении делового послания.

Написание письма от лица компании

Филипп ГУРОВ, старший партнер Коммуникационной группы «Гуров & партнеры»:

— Цените время получателя, когда пишете ему письмо

Получая деловые письма от партнеров, я вижу, считается отправитель с моим дефицитом времени или нет. В хорошо написанном письме все ясно сразу: какие условия/предложения, в каком статусе хотят меня видеть на мероприятии.

Предлагаю несколько советов по составлению эффективных писем. Во- первых, следует обязательно указывать тему письма. В этом случае адресат сможет правильно расставить приоритеты, когда будет читать корреспонденцию. А в дальнейшем легко найдет нужное письмо в подшивке. Во-вторых, лучше отказаться от излишних «украшательств», не использовать разные шрифты, не включать картинки. И в-третьих, если письмо посвящено нескольким вопросам, желательно разбить его на пункты. Причем основные мысли следует указать в первых двух-трех предложениях.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль