С чего начинать работу в новой компании

2560
ГРИГОРЬЯН Юрий
Директор по управлению персоналом
Главная Ваша задача – проверить, как велась работа с персоналом в компании, и документально зафиксировать существующее положение дел, указав, например, какие необходимые документы есть, а какие – отсутствуют. Это в ваших же интересах. Так Вы убережете себя от ответственности за то, чего не делали. Посмотрите документацию, поговорите с людьми, работающими в компании, сформируйте свое видение текущего положения дел и составьте план действий.

Конечно, в первую очередь нужно разобраться с финансами. Если в компании существует самостоятельный бюджет HR-подразделения (сумма средств, выделяемая компанией на проекты в части подбора, развития и корпоративной культуры), проверьте, как он тратился, соответствуют ли расходы рыночным ценам, есть ли документы, подтверждающие затраты. В этом Вам поможет главбух.

Шаг 1. Пообщаться с главбухом, посмотреть финансовые документы и составить отчет

Прежде всего выясните, по какому принципу в компании начисляются премии и бонусы, как тратятся деньги на обучение и развитие , на наем сотрудников, их адаптацию и оценку. Хорошо, если приняты и соблюдаются локальные положения и регламенты. Разбираться с расходами в таком случае Вам будет проще. Хуже, если премии выплачиваются бессистемно и только по усмотрению руководства. В том, чтобы все было в порядке с отчетностью и документами, подтверждающими выплаты бонусов, а также расходами HR-департамента, заинтересован главбух. Когда встретитесь с ним, поинтересуйтесь, каким образом строится взаимодействие между бухгалтерией и HR-департаментом, существуют ли у HR-службы какие-то задолженности по документам перед бухгалтерией: приказы, пояснительные записки, счета-фактуры. Если окажется, что часть документов отсутствует, занесите эту информацию в таблицу, которая будет служить для Вас отчетом об итогах аудита.

Кроме того, поднимите договора, заключенные со сторонними компаниями для нужд HR-департамента. Обратите внимание, на каких условиях они заключены и нет ли там завышенных статей расходов, которые можно будет в перспективе оптимизировать. Все сведения занесите в таблицу.

Пример

На металлургическом комбинате Директор по персоналу в первые дни после выхода на работу просмотрел архив платежей по договорам, заключенным HR-департаментом в предыдущем году. Во-первых, новый глава департамента обнаружил, что компании, которую привлекали для оценки персонала, перечислено на 150 тыс. рублей больше, чем следовало из акта выполненных работ. Во-вторых, отсутствовал оригинал договора с фирмой, которая организовывала новогодний корпоратив. Почему так получилось, он выяснил, позвонив своему предшественнику. Оказалось, что оба документа были в департаменте, просто никто из сотрудников не знал, в какой папке они лежат. Кроме того, нового Директора по персоналу удивила ставка, которую компания платила кадровому агентству за подбор сотрудников. Он сделал себе пометку: в ближайшее время договориться о ее пересмотре или подобрать другое агентство, у которого стоимость услуг не превышает среднерыночный уровень.

Шаг 2. Проверить документы кадрового учета и локальные нормативные акты

Особое внимание, разумеется, следует уделить документации обязательного характера, которая предусмотрена законодательством: правилам внутреннего трудового распорядка, штатному расписанию, книге учета движения трудовых книжек, положению о персональных данных. Убедитесь, что все эти документы не только есть в наличии, но и полностью соответствуют установленной форме и не устарели.

Что касается локальных нормативных актов компании, то нужно проверить, доведены ли они до сведения всех заинтересованных лиц и применяются ли на практике. Например, если Вы обнаружите, что Положение об адаптации разработано и принято, то само по себе это не означает, что в компании существует система адаптации персонала в том виде, в каком она описана на бумаге. И нужно выяснить, как в действительности проходит та же адаптация новичков и проводится ли она в принципе. Если ее нет, то Вам придется решать эту проблему: добиться выполнения существующих правил, а возможно, и разработать новое Положение об адаптации.

Занесите результаты проверки в сводный Лист проверки документов *. Пометьте в нем, какие кадровые документы и локальные нормативные акты предстоит подготовить, а какие уже есть, и в них просто нужно внести изменения. Можно также обозначить для себя ориентировочные сроки выполнения работ.

Пример

Как рассказал Директор по персоналу одного из телеканалов, когда он впервые прочитал корпоративный кодекс компании, то очень обрадовался, потому что документ был составлен очень вдумчиво и грамотно. Но одна вещь насторожила: в HR-департаменте не смогли предъявить листок с подписями сотрудников, ознакомленных с кодексом. Тогда Директор по персоналу устроил мини-опрос на эту тему среди собственных подчиненных. Всех их он попросил вспомнить, читали ли они корпоративный кодекс и если да, то что в нем было написано. Как выяснилось, почти половина сотрудников даже не знала о существовании такого документа, а остальные смутно помнили его содержание. Директор по персоналу поставил себе в план следующий пункт: познакомить коллектив с корпоративным кодексом, подготовить бланк ознакомления и собрать подписи, добиваться выполнения кодекса всеми сотрудниками.

Шаг 3. Встретиться с предыдущим Директором по персоналу и договориться о передаче дел

Постарайтесь письменно оформить передачу дел в HR-департаменте, чтобы у Вас на руках было подтверждение того, какие документы Вы получили от предшественника и в каком состоянии. Это защитит Вас от претензий, если позже выяснится, что часть документов была утрачена или не доработана еще до Вашего прихода в компанию. Составьте служебную записку в произвольной форме, в которой будут стоять две подписи: ваша и уходящего коллеги (см. образец). Кстати, эту записку удобно будет использовать и как памятку: Вы всегда сможете посмотреть, где лежат нужные документы или в каких компьютерных папках хранятся файлы.

Обязательно укажите в служебной записке три важных момента. Первый момент: где находятся оригиналы различных документов: в каком кабинете, на какой полке, в какой папке собраны трудовые договоры, где лежат приказы, положения и другие акты. Конечно, перечислять названия всех имеющихся договоров и приказов не обязательно. Но желательно указать хотя бы их количество. Например: «В папке № 30 находятся 58 трудовых договоров сотрудников цеха покраски».

Второй момент: где расположены компьютерные файлы, которые могут потребоваться в работе: бланки, образцы, договоры, данные сотрудников. Кстати, попросите предшественника, чтобы он не удалял свою учетную запись на компьютере, а стер только свои личные данные. И попросите его разложить файлы по папкам таким образом, чтобы их легко можно было находить. Например, создать отдельную папку для текстов положений, еще одну – для договоров, третью – для графиков отпусков.

Если Вы выходите на работу в новую компанию

Третий момент: с кем контактировать в компаниях, с которыми HR-департамент сотрудничает по различным проектам: подбору или оценке персонала, обслуживанию корпоративного портала, проведению корпоративов. Можно добавить сюда пояснения, касающиеся незавершенных работ. Например, когда была подана заявка хедхантинговому агентству по вакансии финансового директора, где лежит файл с описанием этой вакансии, список кандидатов.

Когда служебная записка будет подготовлена и подписана, договоритесь с предшественником, чтобы он еще раз уделил Вам немного времени и встретился с Вами через две-три недели, например, за чашечкой кофе в кафе. Не исключено, что у Вас появятся дополнительные вопросы к нему, и потребуется их обсудить.

Шаг 4. Познакомиться с подчиненными и топ-менеджментом

Не стоит все первые дни после выхода на работу закапываться в бумагах. Найдите время и для живого общения. От людей Вы узнаете больше, чем из должностных инструкций или регламентов, в которых расписаны обязанности подразделений. Ведь, с одной стороны, не все удается зафиксировать на бумаге, а с другой – эти документы просто могли устареть.

Познакомившись с подчиненными, запланируйте на следующие дни индивидуальные встречи со всеми ключевыми топ-менеджерами. К этим встречам нужно подготовиться – заранее составить список вопросов для обсуждения. Пусть одна часть вопросов касается подразделения, которым руководит топ-менеджер, другая посвящена тому, как он оценивает существующую HR- политику и работу департамента по персоналу, что хотел бы в ней изменить. Тогда Вы, во-первых, лучше поймете организационную структуру компании (за что отвечает тот или иной руководитель, как распределены обязанности между отделами и службами), а во-вторых, проверите, правильно ли Вы расставили приоритеты в своем плане действий. Скорее всего по итогам бесед Вы наметите для себя какие-то новые задачи на будущее.

Пример

На заводе, выпускающем контрольно-измерительное оборудование, одну из первых встреч Директор по персоналу провел с директором по производству. Тот пожаловался, что на завод не идут молодые рабочие, все держится на старых кадрах, многие из которых уже достигли пенсионного возраста и в любой момент могут уйти. Поэтому нужно как-то привлекать на предприятие молодежь. Следующую встречу Директор по персоналу проводил с главным инженером и специально затронул эту тему. Главный инженер рассказал, как было в советские времена: предприятие шефствовало над техникумом, который готовил молодых специалистов именно для его нужд (их обучали работать на оборудовании, аналогичном тому, что установлено в цехах, а практику они проходили на производстве). И Директор по персоналу решил: нужно проработать вопрос о том, чтобы возобновить сотрудничество с местным техникумом.

Шаг 5. Сообщить руководству о приеме дел. Согласовать дальнейшие шаги

Чтобы руководитель понимал логику ваших дальнейших решений и поддерживал Вас, нужно обрисовать ему положение дел в сфере HR именно в том состоянии, в котором Вы их принимаете. К тому же, если выяснится, что Вы не указали руководству на существовавшие проблемы, то их могут записать на Ваш счет.

Составьте для руководителя сводный отчет (образец см. ниже), в котором по пунктам распишите, какие проблемы в сфере HR Вы обнаружили. Разбейте его на несколько блоков: кадровое делопроизводство, локальные нормативные акты, корпоративная культура, внутренние коммуникации, финансовые вопросы (более подробный отчет по финансам можно привести в виде приложения). Этот документ поможет Вам не только проинформировать руководство, но и составить план работы HR-службы на ближайшее время.

Если Вы выходите на работу в новую компанию

Если Вы выходите на работу в новую компанию

Татьяна ЯНИНА, руководитель HR-проектов банка «Пойдем!»

Узнайте, почему ушел Ваш предшественник. От этого зависит Ваша тактика

Если предыдущий Директор по персоналу покинул компанию по собственному желанию (например, перешел в более крупную организацию), то он скорее всего охотно согласится поучаствовать в передаче дел. И более того, постарается, чтобы Вы наладили продуктивный контакт с его бывшими подчиненными – командой, которую он выпестовал. Совсем другое дело, если с HR-директором компания рассталась по инициативе администрации. Тогда, как показывает практика, контактировать с ним будет трудно или невозможно, и поэтому остается надеяться только на собственные силы. Прежде всего постарайтесь быстро и ненавязчиво войти в контакт с HR-специалистами. От них Вы сможете узнать детали предыдущей работы HR- департамента и, возможно, даже получите информацию о «политических» моментах – неформальных правилах взаимодействия между
подразделениями компании, между топ-менеджерами.

Если Вы выходите на работу в новую компанию

Ольга СЕЛЯНИНА, директор департамента по работе с персоналом «Номос-банка»

Ценную информацию Вы получите от топ-менеджеров. Сразу выстраивайте отношения с ними

Топ-менеджеры смогут четко и предметно сформулировать потребности своих подразделений. Полученная на этих встречах информация поможет Вам подобрать HR- технологии, наиболее подходящие компании. Также немаловажно, что Вы заручитесь поддержкой всех руководителей. В дальнейшем я рекомендую сделать подобные встречи постоянными, например устраивать их раз в квартал, чтобы узнавать оценку кадровой работы, обсуждать с менеджерами предстоящие мероприятия. Кроме того, на этапе вступления в должность важно понять, насколько команда HR-департамента соответствует тем задачам, которые Вы намерены решать. Ведь именно от них во многом зависит, будут ли реализованы планы.

Если Вы выходите на работу в новую компанию

Екатерина КУЗЬМИЧЕВА, Директор по персоналу компании «Нэттрэйдер»

Попробуйте понять, как позиционирует себя компания, куда Вы устраиваетесь

Конечно, успехов в HR- работе можно достигать у работодателя, который стремится показывать себя порядочным и добросовестным человеком, придерживаться комфортной для коллектива политики, но при этом, разумеется, соблюдать и собственные интересы. Поэтому заранее наведите справки о компании. Отзывы, найденные в интернете, стоит воспринимать критически, но они могут послужить поводом для дополнительных вопросов на собеседовании, которые позволят Вам перепроверить информацию. Вполне возможно, что многое в компании будет отличаться от того, к чему Вы привыкли на предыдущем рабочем месте. Сначала освойтесь в компании и постарайтесь прочувствовать ее культуру. Лишь после того, как Вы приведете в порядок текущие дела, будете знать, где лежат необходимые документы и как решить тот или иной вопрос, можно приступать к реформам.

Знакомясь с персоналом, не раздавайте обещания

Не заявляйте и о пересмотре порядков, иначе настроите людей против себя. Сначала ужно во всем разобраться. Знакомиться начните с сотрудников HR-службы. Проведите собрание, расскажите о себе и предложите каждому рассказать о том, чем он занимается в департаменте. Спросите о сложностях и позднее обсудите их детально.


*Образец листа проверки документов доступен подписчикам электронной версии журнала «Директор по персоналу» на www.e.HR-director.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль