Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

15628
МАРЧЕНКО Анна
Директор по персоналу
Руководство поручило Вам создать HR-службу. Мы не откроем большой секрет, если скажем, что даже те, кому однажды приходилось это делать (а так повезло не всем!), все равно снова столкнутся с определенными сложностями. В любом случае, прежде чем приступать к практическим шагам, нужно решить, какой должна быть организационная структура HR-департамента и численность сотрудников. Эту задачу можно разбить на три этапа.

Предположим, Вы сменили место работы – перешли в холдинг, который образовался путем слияния нескольких компаний. В каждой из этих компаний был отдел кадров, деятельность которого, как правило, ограничивалась кадровым делопроизводством. Только руководители отделов иногда должны были выполнять функции HR-generalist-ов. Вам поставили задачу – создать  полноценный HR-департамент. Таким, каким Вы представляете его себе. Заманчиво! Но с чего начать и как это сделать? Или Вы когда-то пришли в отдел компании, который на начальном этапе развития бизнеса в общем-то являлся отделом кадров, постепенно росли и заняли должность руководителя этого отдела. Но за последние годы компания выросла, и руководство поручило Вам создать HR-службу. Мы не откроем большой секрет, если скажем, что даже те, кому однажды приходилось это делать (а так повезло не всем!), все равно снова столкнутся с определенными сложностями. В любом случае, прежде чем приступать к практическим шагам, нужно решить, какой должна быть организационная структура HR-департамента и численность сотрудников. Эту задачу можно разбить на три этапа.

Этап 1. Выясните, какиаме HR-функции будут востребованы в компании

Другими словами, чем конкретно должен будет заниматься создаваемый HR-департамент. От этого зависят и его структура, и размер штата, и бюджет. Во-первых, необходимо четко понимать, каковы стратегические цели бизнеса. Задачи, которые предстоит решать HR-департаменту, должны соотноситься с ними. Иными словами, двигаться нужно от общего к частному: сначала понять, чего компания должна добиться на рынке в ближайшие годы, затем определить, каким образом будет выстроена кадровая политика. Это в том числе поможет определиться с количественным и качественным составом HR-департамента.

Во-вторых, поинтересуйтесь у непосредственного руководителя, есть ли собственное представление и понимание, чего он хочет получить от HR-департамента и каким его видит. Возможно, у него будут определенные требования и пожелания. Учтите их, планируя, какой должна быть структура HR-департамента.

Пример

На завод по выпуску керамической сантехники, плитки и кирпича HR-директора приняли специально для того, чтобы подготовить предприятие к продаже зарубежному инвестору. Сделка может состояться в ближайшие 3–4 года. Первая задача нового HR-директора – сократить расходы на и нарастить чистую прибыль, чтобы покупатель оценил бизнес как успешный и больше заплатил за него. Вторая задача – выстроить корпоративную культуру и разработать локальные акты компании (положения, кодексы, правила), регламентирующие внутренние HR- и бизнес-процессы. Иностранные инвесторы придирчиво относятся к таким вещам и обязательно проведут HR-аудит. Создавая HR-службу на базе отдела кадров, Директор по персоналу предложил отказаться от программ по повышению квалификации и от корпоративных мероприятий. Двух сотрудников, которые этим занимались, сократить, а вместо них принять еще одного менеджера по мотивации и еще одного специалиста по оценке персонала (дополнительно к тем, что указаны в рабочем штатном расписании HR-директора). Они необходимы, чтобы быстрее и качественнее разработать локальные документы.

В-третьих, обратите внимание на особенности работы HR-служб в той отрасли, в которой находится компания. Особенно если Вы перешли из другого сектора и отраслевая специфика Вам еще не знакома. Она может проявляться в следующем.

Особенность 1. Определенное направление работы нужно усилить и уделять ему больше внимания. В отрасли, где достаточно высока текучесть неквалифицированного персонала (например, в строительстве) таким направлением является рекрутмент, потому что приходится постоянно подбирать новые кадры. Соответственно, в HR-департаменте должно быть достаточно менеджеров по подбору. В сфере розничной торговли важную роль играет не только своевременное закрытие вакансий, но и квалификация сотрудников, которые должны соблюдать стандарты обслуживания клиентов и правила торговли. Поэтому в HR-департаменте нужно усилить отдел обучения. В секторе высоких технологий нет жесткой необходимости обучать персонал. Но здесь в условиях «войны за квалифицированные кадры» на первый план выходят вопросы их мотивации и удержания.

Особенность 2. Требуется изучить отраслевые требования законодательства, влияющие на HR-подразделение. Это, например, требования к квалификации специалистов, которые не только определяют саму возможность приема на работу того или иного сотрудника, но и влияют на его карьерное продвижение.

Пример

Успешного сотрудника инвестиционной компании решили назначить на руководящую должность. Для этого в соответствии с требованиями законодательства сотрудник обязан пройти обучение, сдать экзамен и получить квалификационный аттестат Федеральной службы по финансовым рынкам. В противном случае назначение на руководящую должность невозможно в принципе. Изучив отраслевое законодательство, HR-директор предусмотрел в структуре службы по управлению персоналом дополнительного специалиста по обучению и развитию. Ему предстоит периодически либо приглашать преподавателей в компанию, либо подбирать для сотрудников учебное заведение.

Этап 2. Решите, что лучше: создать отделы по направлениям или набрать HR-generalist-ов

Отделы имеют четкую специализацию, а HR-generalist-ы – универсальные сотрудники, способные выполнять любую задачу. Возможны три варианта, и у каждого свои плюсы и минусы.

Вариант 1. Каждый сотрудник департамента отвечает за определенное направление. Предположим, за рекрутмент или оценку, за обучение или реализацию мотивационных программ. Если компания крупная, то одним и тем же направлением может заниматься сразу несколько специалистов, из которых Вы сформируете отдел. Плюс этого варианта: глубокие знания специалиста в своей области. Минус в том, что если компания небольшая по численности, то выделять отдельных сотрудников на разные направления нецелесообразно (ни экономически, ни организационно).

Вариант 2. Департамент комплектуется из HR-generalist-ов. Они занимаются всеми направлениями работы – от рекрутмента до корпоративной культуры. За каждым из них может быть закреплено определенное подразделение компании (или несколько подразделений). Плюс этого варианта в том, что с экономической точки зрения он более выгоден. Минус: мастер на все руки HR-generalist будет в чем-то уступать своим коллегам, заточенным на определенные направления и прошедшим дополнительное обучение.

Вариант 3. В компании работают и специалисты по отдельным HR-направлениям, и HR-generalist-ы. Как правило, первые находятся в центральном офисе, вторые – в регионах. Какой вариант выбрать, зависит от трех характеристик компании.

1. Численность коллектива. Это ключевой параметр. Например, в компаниях с числом сотрудников в 100–150 человек экономически нецелесообразно содержать специалистов по отдельным HR-направлениям. Согласно опросу агентства Penny Lane Personnel, в России HR-generalist-ы наиболее востребованы в небольших представительствах иностранных компаний (до 100 сотрудников).

Важный нюанс: широкая специализация HR-generalist-ов не мешает Вам расставлять акценты в их работе так, чтобы один сотрудник, допустим, занимался в основном оценкой и мотивацией персонала (если у него это получается лучше всего), а второй – сосредоточился, скажем, на кадровом делопроизводстве. При этом они оба будут обладать достаточными компетенциями, чтобы подменять друг друга, когда требуется.

Пример

В региональном банке, в котором работает 178 человек, отдел по работе с персоналом состоит из трех человек: руководителя и двух менеджеров (HR-generalist-ов). Один специалист занимается в основном обучением персонала (сам проводит тренинги и привлекает сторонних экспертов) и ведет программы ДМС и страхования жизни. Второй специалист отвечает за кадровое делопроизводство и организацию корпоративных мероприятий. Оба сотрудника вместе занимаются также подбором персонала на стартовые позиции. Кандидатов на топовые позиции подбирает руководитель отдела, он же проводит оценку персонала, разрабатывает мотивационные программы, а также выполняет обязанности любого из подчиненных, когда он отсутствует.

В более крупных компаниях, когда HR-департамент состоит хотя бы из четырех-пяти человек, специализация уже является оправданной.

2. Есть ли географически удаленные или обособленные подразделения. Невозможно выполнять всю работу с кадрами в дистанционном режиме. Поэтому если у компании имеются более-менее крупные филиалы, расположенные далеко от центрального офиса, то приходится включать в их штат HR-generalist-а. Он охватывает все направления работы с персоналом и избавляет от необходимости нанимать целую команду «эйчаров».

Важный нюанс: содержать HR-generalist-ов целесообразно еще и в тех подразделениях, которые являются полностью автономными от центрального офиса в административном плане, хотя, возможно, и располагаются неподалеку от него.

Пример

В разгар кризиса владелец региональной сети обувных магазинов передал эту сеть московской строительной корпорации в счет погашения долгов. Получилось, что теперь в компании две HR-службы – в сети магазинов и в строительной компании. На совет директоров пригласили Директора по персоналу строительной компании и спросили, как лучше поступить в данной ситуации – оставлять HR-службу сети магазинов или реорганизовать. Директор по персоналу попросил дать ему время, чтобы разобраться, чем занимается HR-служба магазинов. Через неделю Директор по персоналу доложил совету директоров, что объем работы у нее небольшой, и целесообразно оставить там двух сотрудников в качестве HR-generalist-ов, а остальных сократить. Так и поступили. HR-generalist-ы региональной сети магазинов стали подчиняться Директору по персоналу столичной корпорации.

3. Количество HR-программ. Здесь зависимость прямая: чем больше в компании учебных, оценочных, мотивационных программ для персонала (и чем они обширнее и глубже), тем важнее, чтобы каждым направлением занимался отдельный специалист. Верно и обратное утверждение: в компаниях, где HR-подразделение выполняет минимум функций, не возникает потребности в узких специалистах, поэтому можно обойтись HR-generalist-ами.

Вебинар 25 января "Подбор руководителей среднего и высшего звена: какие еще компетенции, кроме профессиональных, важны"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Понимание истинной мотивации сотрудника, претендующего на роль руководителя – ключ к прогнозу дальнейшего сотрудничества с работодателем
  2. «Рабочий интеллект»: вариативность мышления + способность к восприятию и анализу информации
  3. Модели поведения и ценности кандидата и их соответствие ожиданиям компании - важное условие для успешной адаптации и работы руководителя в компании
  4. Важные метапрограммы: внутренняя или внешняя референция, процесс или результат, достижение или избегание?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Этап 3. Спрогнозируйте примерную нагрузку и рассчитайте, сколько и каких специалистов Вам потребуется

Составить точный прогноз Вы вряд ли сможете. Очень многое зависит от конкретной ситуации в конкретной компании. Но есть ориентиры. Так, зачастую прослеживается взаимосвязь между той отраслью, к которой принадлежит компания, и количеством сотрудников в ее HR-департаменте. В компаниях из одной и той же отрасли (с приблизительно одинаковой нагрузкой на HR-подразделение) это количество, как правило, вполне сопоставимо. Чтобы можно было сравнивать компании друг с другом, используют специальный показатель «численность HR-специалистов на 1000 сотрудников».

Рассчитать этот показатель можно по формуле:

Σ HR : 1000 = SHR : SССЧ x 1000, где:
SHR – количество сотрудников департамента по персоналу (включая HR-директора);
SССЧ – среднесписочная численность сотрудников компании.

Какие значения этого показателя характерны для той или иной отрасли, можно узнать из таблицы *. Например, если судить по средним значениям показателя, то инспекторы по кадрам сильнее всего востребованы в финансовых организациях, специалисты по компенсациям и льготам – на производстве, а специалисты по обучению и развитию – у автодилеров.

Таблица. Численность HR-специалистов на 1000 сотрудников в российских компаниях (по результатам исследования AXES Monitor)

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Обратите внимание: зачастую наблюдается большой разброс между максимальным и минимальным значениями показателя. То есть в некоторых HR-департаментах работает намного больше либо намного меньше специалистов соответствующего профиля, чем в среднем по отрасли. С чем это связано? Возможны две причины.

1. Компания, в которой показатель отличается от среднеотраслевого, ставит перед HR-директором какие-то дополнительные задачи, которых нет у его коллег из аналогичных компаний, и приходится расширять HR-департамент. Или же компания отказывается от каких-то HR-направлений, если они не требуются в соответствии с ее бизнес-стратегией. Тогда HR-департамент сокращается.

2. Численность HR-специалистов завышена или занижена без объективных причин. Это объясняется неспособностью или нежеланием HR-директора убедить вышестоящего руководителя увеличить либо уменьшить штат департамента.

В любом случае и структура, и численный состав кадровой службы зависят в первую очередь от стратегии Вашей компании, и лишь во вторую – от стандартов, существующих в вашей отрасли.

Пример

В сети магазинов «Кофейная кантата» решили снизить текучесть кадров и сформировать такой коллектив, который бы отлично обслуживал клиентов, что позитивно скажется на результатах работы компании. Для этого потребовалось вести комплексную работу с персоналом, начиная с многоступенчатого отбора кандидатов и адаптации новичков, заканчивая последующими оценкой и аттестацией, обучением и мотивацией специалистов. Охватить все эти HR-направления было бы невозможно, если бы численность HR-службы соответствовала среднеотраслевой, которая составляет 7,89 человека на 1000 человек. В «Кофейной кантате» на 500 сотрудников приходится 15 эйчаров, включая директора. Иначе говоря, показатель значительно выше среднеотраслевого. Но и результаты налицо: текучесть кадров не превышает 28% в год, хотя в других торговых сетях она доходит до 110%.

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Елена ЛОГИНОВА, Директор департамента по работе с персоналом банка «Ренессанс Кредит»

В головном офисе – центры HR-экспертизы, в регионах – HR-партнеры

Иногда HR-партнеров называют HR-generalist-ами. Такую комбинированную модель используют большинство крупных компаний в России и за рубежом. Центры HR-экспертизы в головном офисе создаются по направлениям: кадровое администрирование, компенсации и льготы, подбор, обучение и развитие. В региональных офисах HR-партнеры осуществляют полную поддержку бизнеса, при этом их основными задачами являются подбор и обучение персонала. Рассчитывая численность HR-подразделений, учитывайте, насколько интенсивно будут использоваться современные технологии, такие как дистанционное обучение или оценка по методике ассессмент-центр. От этого зависит нагрузка на Ваших подчиненных, а значит, и штатное расписание департамента. И заметьте: вовсе не обязательно нанимать HR-специалиста в каждый региональный офис. Примите одного в крупный город и прикрепите к нему близлежащие филиалы

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Анна ЕФРЕМОВА, Директор по работе с персоналом компании «АльфаСтрахование»

Сколько и каких специалистов принимать, зависит от задач, которые ставит бизнес

Комплектовать штат HR-службы необходимо исходя из стадии развития бизнеса и задач, стоящих перед ним в данный момент. Например, в период планирования активного роста компания испытывает необходимость в большом числе новых сотрудников, их развитии, обучении, следовательно, требуется больше рекрутеров и менеджеров по развитию. Изменение стратегии, выход на новый рынок, слияние с другой компанией ставит дополнительные сложные задачи не только по привлечению, но и по адаптации персонала и его удержанию и, соответственно, влечет не столько изменение численности, сколько появление других компетенций у HR-под-разделения. Степень централизации HR-функций тоже зависит от того, на каком этапе развития находится бизнес. Обычно у молодых компаний HR-службы сконцентрированы в головном офисе. Но по мере появления крупных удаленных подразделений начинается процесс децентрализации

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Дмитрий ГРИШИН, начальник отдела организационного проектирования и регламентации департамента персонала ВТБ24

Не хотите раздувать штат службы по работе с персоналом? Разрабатывайте прозрачные HR-процедуры

Создавайте четкие инструкции для проведения собеседований с соискателями, понятные другим HR-специалистам (в том числе из региональных офисов компании), универсальные инструменты оценки и мотивации. Тогда ими будут пользоваться все менеджеры по управлению персоналом. При этом «встраивайте» в инструменты механизмы, позволяющие проверять, правильно ли все применяется. Если, к примеру, Вы отладите процесс оценки в вашей компании, то сможете принять в штат департамента меньше специалистов на это направление. Автоматизация тоже помогает сократить число сотрудников, хотя и не всегда: бывали случаи, когда внедрение IT-системы лишь увеличивало сроки выполнения HR-операций. Избежать таких ситуаций Вам поможет четкое понимание, ради чего проводится автоматизация, действительно ли она нужна

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Игорь ТОЛПЫКИН, Директор по персоналу компании «Ангстрем»

Структуру для HR-cлужбы планируйте, проверив, что было в компании раньше

Проведите аудит управления персоналом в компании по четырем направлениям – подбору, адаптации, обучению и развитию, мотивации. Проверьте, все ли в порядке с кадровым делопроизводством. После этого планируйте структуру HR-департамента. Если размер компании позволяет, то лучше создавайте отдельные подразделения по каждому из направ-
лений. Учитывайте особенности компании. Например, если обучение персонала раньше не велось, то отдел обучения можно усилить дополнительными специалистами. Либо привлечь часть сотрудников по временным трудовым договорам. Что делать с филиалами, зависит от степени их самостоятельности. Если они наделены широкими полномочиями, то можно сформировать HR-службы, подчинив их местному руководителю

Какая структура у HR-служб чаще всего встречается в США

Исследование, которое провела в Америке консалтинговая группа I4CP, показало: 60 % компаний с числом сотрудников до 1000 человек комплектуют HR-департаменты из специалистов по отдельным направлениям. А более крупные корпорации почти всегда распределяют HR-функции между разными отделами либо используют комбинированную модель (отделы плюс HR-generalist-ы).

Шпаргалка. Как избежать неконтролируемого роста числа сотрудников

1. Исключить дублирование функций

Пропишите функции подразделения и периодически сравнивайте их с функциями сотрудников.

2. При введении должности – максимальная бюрократия

Установите правило: новая должность вводится, если без нее нельзя обойтись. Согласовывайте это как минимум с тремя топами.

3. Контроль нормы управляемости

Проверяйте в каждом подразделении показатель нормы управляемости.

4. Расходы на ФОТ должны соответствовать росту прибыли

Проверьте, не растут ли зарплаты быстрее, чем выручка / прибыль компании.


*Полная таблица о численности HR-специалистов на 1000 сотрудников доступна подписчикам электронного журнала в разделе Образцы и документы

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Директор по персоналу»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к HR-сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как бесплатное обучение.
Подписаться >>

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о службе персонала (бланк).doc
  • Положение о службе персонала (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Каким для вашей компании оказался год 2016?

  • Успешным! Повысились продажи, открыли новые офисы 27.27%
  • 50/50: в чем-то выросли, в чем-то надо улучшать показатели 36.36%
  • Стабильным! Основные показатели остались на прежнем уровне 22.73%
  • Пока рано подводить итоги. Для нас год еще не закончился 18.18%
Другие опросы

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль