Сколько и каких сотрудников должно быть в эффективно работающей HR-службе

16359
МАРЧЕНКО Анна
Директор по персоналу
Руководство поручило Вам создать HR-службу. Мы не откроем большой секрет, если скажем, что даже те, кому однажды приходилось это делать (а так повезло не всем!), все равно снова столкнутся с определенными сложностями. В любом случае, прежде чем приступать к практическим шагам, нужно решить, какой должна быть организационная структура HR-департамента и численность сотрудников. Эту задачу можно разбить на три этапа.

Предположим, Вы сменили место работы – перешли в холдинг, который образовался путем слияния нескольких компаний. В каждой из этих компаний был отдел кадров, деятельность которого, как правило, ограничивалась кадровым делопроизводством. Только руководители отделов иногда должны были выполнять функции HR-generalist-ов. Вам поставили задачу – создать  полноценный HR-департамент. Таким, каким Вы представляете его себе. Заманчиво! Но с чего начать и как это сделать? Или Вы когда-то пришли в отдел компании, который на начальном этапе развития бизнеса в общем-то являлся отделом кадров, постепенно росли и заняли должность руководителя этого отдела. Но за последние годы компания выросла, и руководство поручило Вам создать HR-службу. Мы не откроем большой секрет, если скажем, что даже те, кому однажды приходилось это делать (а так повезло не всем!), все равно снова столкнутся с определенными сложностями. В любом случае, прежде чем приступать к практическим шагам, нужно решить, какой должна быть организационная структура HR-департамента и численность сотрудников. Эту задачу можно разбить на три этапа.

Этап 1. Выясните, какиаме HR-функции будут востребованы в компании

Другими словами, чем конкретно должен будет заниматься создаваемый HR-департамент. От этого зависят и его структура, и размер штата, и бюджет. Во-первых, необходимо четко понимать, каковы стратегические цели бизнеса. Задачи, которые предстоит решать HR-департаменту, должны соотноситься с ними. Иными словами, двигаться нужно от общего к частному: сначала понять, чего компания должна добиться на рынке в ближайшие годы, затем определить, каким образом будет выстроена кадровая политика. Это в том числе поможет определиться с количественным и качественным составом HR-департамента.

Во-вторых, поинтересуйтесь у непосредственного руководителя, есть ли собственное представление и понимание, чего он хочет получить от HR-департамента и каким его видит. Возможно, у него будут определенные требования и пожелания. Учтите их, планируя, какой должна быть структура HR-департамента.

Пример

На завод по выпуску керамической сантехники, плитки и кирпича HR-директора приняли специально для того, чтобы подготовить предприятие к продаже зарубежному инвестору. Сделка может состояться в ближайшие 3–4 года. Первая задача нового HR-директора – сократить расходы на и нарастить чистую прибыль, чтобы покупатель оценил бизнес как успешный и больше заплатил за него. Вторая задача – выстроить корпоративную культуру и разработать локальные акты компании (положения, кодексы, правила), регламентирующие внутренние HR- и бизнес-процессы. Иностранные инвесторы придирчиво относятся к таким вещам и обязательно проведут HR-аудит. Создавая HR-службу на базе отдела кадров, Директор по персоналу предложил отказаться от программ по повышению квалификации и от корпоративных мероприятий. Двух сотрудников, которые этим занимались, сократить, а вместо них принять еще одного менеджера по мотивации и еще одного специалиста по оценке персонала (дополнительно к тем, что указаны в рабочем штатном расписании HR-директора). Они необходимы, чтобы быстрее и качественнее разработать локальные документы.

В-третьих, обратите внимание на особенности работы HR-служб в той отрасли, в которой находится компания. Особенно если Вы перешли из другого сектора и отраслевая специфика Вам еще не знакома. Она может проявляться в следующем.

Особенность 1. Определенное направление работы нужно усилить и уделять ему больше внимания. В отрасли, где достаточно высока текучесть неквалифицированного персонала (например, в строительстве) таким направлением является рекрутмент, потому что приходится постоянно подбирать новые кадры. Соответственно, в HR-департаменте должно быть достаточно менеджеров по подбору. В сфере розничной торговли важную роль играет не только своевременное закрытие вакансий, но и квалификация сотрудников, которые должны соблюдать стандарты обслуживания клиентов и правила торговли. Поэтому в HR-департаменте нужно усилить отдел обучения. В секторе высоких технологий нет жесткой необходимости обучать персонал. Но здесь в условиях «войны за квалифицированные кадры» на первый план выходят вопросы их мотивации и удержания.

Особенность 2. Требуется изучить отраслевые требования законодательства, влияющие на HR-подразделение. Это, например, требования к квалификации специалистов, которые не только определяют саму возможность приема на работу того или иного сотрудника, но и влияют на его карьерное продвижение.

Пример

Успешного сотрудника инвестиционной компании решили назначить на руководящую должность. Для этого в соответствии с требованиями законодательства сотрудник обязан пройти обучение, сдать экзамен и получить квалификационный аттестат Федеральной службы по финансовым рынкам. В противном случае назначение на руководящую должность невозможно в принципе. Изучив отраслевое законодательство, HR-директор предусмотрел в структуре службы по управлению персоналом дополнительного специалиста по обучению и развитию. Ему предстоит периодически либо приглашать преподавателей в компанию, либо подбирать для сотрудников учебное заведение.

Этап 2. Решите, что лучше: создать отделы по направлениям или набрать HR-generalist-ов

Отделы имеют четкую специализацию, а HR-generalist-ы – универсальные сотрудники, способные выполнять любую задачу. Возможны три варианта, и у каждого свои плюсы и минусы.

Вариант 1. Каждый сотрудник департамента отвечает за определенное направление. Предположим, за рекрутмент или оценку, за обучение или реализацию мотивационных программ. Если компания крупная, то одним и тем же направлением может заниматься сразу несколько специалистов, из которых Вы сформируете отдел. Плюс этого варианта: глубокие знания специалиста в своей области. Минус в том, что если компания небольшая по численности, то выделять отдельных сотрудников на разные направления нецелесообразно (ни экономически, ни организационно).

Вариант 2. Департамент комплектуется из HR-generalist-ов. Они занимаются всеми направлениями работы – от рекрутмента до корпоративной культуры. За каждым из них может быть закреплено определенное подразделение компании (или несколько подразделений). Плюс этого варианта в том, что с экономической точки зрения он более выгоден. Минус: мастер на все руки HR-generalist будет в чем-то уступать своим коллегам, заточенным на определенные направления и прошедшим дополнительное обучение.

Вариант 3. В компании работают и специалисты по отдельным HR-направлениям, и HR-generalist-ы. Как правило, первые находятся в центральном офисе, вторые – в регионах. Какой вариант выбрать, зависит от трех характеристик компании.

1. Численность коллектива. Это ключевой параметр. Например, в компаниях с числом сотрудников в 100–150 человек экономически нецелесообразно содержать специалистов по отдельным HR-направлениям. Согласно опросу агентства Penny Lane Personnel, в России HR-generalist-ы наиболее востребованы в небольших представительствах иностранных компаний (до 100 сотрудников).

Важный нюанс: широкая специализация HR-generalist-ов не мешает Вам расставлять акценты в их работе так, чтобы один сотрудник, допустим, занимался в основном оценкой и мотивацией персонала (если у него это получается лучше всего), а второй – сосредоточился, скажем, на кадровом делопроизводстве. При этом они оба будут обладать достаточными компетенциями, чтобы подменять друг друга, когда требуется.

Пример

В региональном банке, в котором работает 178 человек, отдел по работе с персоналом состоит из трех человек: руководителя и двух менеджеров (HR-generalist-ов). Один специалист занимается в основном обучением персонала (сам проводит тренинги и привлекает сторонних экспертов) и ведет программы ДМС и страхования жизни. Второй специалист отвечает за кадровое делопроизводство и организацию корпоративных мероприятий. Оба сотрудника вместе занимаются также подбором персонала на стартовые позиции. Кандидатов на топовые позиции подбирает руководитель отдела, он же проводит оценку персонала, разрабатывает мотивационные программы, а также выполняет обязанности любого из подчиненных, когда он отсутствует.

В более крупных компаниях, когда HR-департамент состоит хотя бы из четырех-пяти человек, специализация уже является оправданной.

2. Есть ли географически удаленные или обособленные подразделения. Невозможно выполнять всю работу с кадрами в дистанционном режиме. Поэтому если у компании имеются более-менее крупные филиалы, расположенные далеко от центрального офиса, то приходится включать в их штат HR-generalist-а. Он охватывает все направления работы с персоналом и избавляет от необходимости нанимать целую команду «эйчаров».

Важный нюанс: содержать HR-generalist-ов целесообразно еще и в тех подразделениях, которые являются полностью автономными от центрального офиса в административном плане, хотя, возможно, и располагаются неподалеку от него.

Пример

В разгар кризиса владелец региональной сети обувных магазинов передал эту сеть московской строительной корпорации в счет погашения долгов. Получилось, что теперь в компании две HR-службы – в сети магазинов и в строительной компании. На совет директоров пригласили Директора по персоналу строительной компании и спросили, как лучше поступить в данной ситуации – оставлять HR-службу сети магазинов или реорганизовать. Директор по персоналу попросил дать ему время, чтобы разобраться, чем занимается HR-служба магазинов. Через неделю Директор по персоналу доложил совету директоров, что объем работы у нее небольшой, и целесообразно оставить там двух сотрудников в качестве HR-generalist-ов, а остальных сократить. Так и поступили. HR-generalist-ы региональной сети магазинов стали подчиняться Директору по персоналу столичной корпорации.

3. Количество HR-программ. Здесь зависимость прямая: чем больше в компании учебных, оценочных, мотивационных программ для персонала (и чем они обширнее и глубже), тем важнее, чтобы каждым направлением занимался отдельный специалист. Верно и обратное утверждение: в компаниях, где HR-подразделение выполняет минимум функций, не возникает потребности в узких специалистах, поэтому можно обойтись HR-generalist-ами.

Вебинар 12 апреля "Создание и развитие успешной команды в сложных экономических условиях"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Практики командообразования серьёзно меняются в последние 2-3 года. Создание и управление командами в компаниях становятся более нацеленными на увеличение эффективности, практикоориентированными, совмещенными с проектами компании. На мероприятии мы обсудим новые принципы работы с командами, такие, как: динамическая оценка, событийное научение, взаимные тренировки, метод маленьких глотков, вовлеченность в обучение, self-коучинг и сквозное командообразование

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Этап 3. Спрогнозируйте примерную нагрузку и рассчитайте, сколько и каких специалистов Вам потребуется

Составить точный прогноз Вы вряд ли сможете. Очень многое зависит от конкретной ситуации в конкретной компании. Но есть ориентиры. Так, зачастую прослеживается взаимосвязь между той отраслью, к которой принадлежит компания, и количеством сотрудников в ее HR-департаменте. В компаниях из одной и той же отрасли (с приблизительно одинаковой нагрузкой на HR-подразделение) это количество, как правило, вполне сопоставимо. Чтобы можно было сравнивать компании друг с другом, используют специальный показатель «численность HR-специалистов на 1000 сотрудников».

Рассчитать этот показатель можно по формуле:

Σ HR : 1000 = SHR : SССЧ x 1000, где:
SHR – количество сотрудников департамента по персоналу (включая HR-директора);
SССЧ – среднесписочная численность сотрудников компании.

Какие значения этого показателя характерны для той или иной отрасли, можно узнать из таблицы *. Например, если судить по средним значениям показателя, то инспекторы по кадрам сильнее всего востребованы в финансовых организациях, специалисты по компенсациям и льготам – на производстве, а специалисты по обучению и развитию – у автодилеров.

Таблица. Численность HR-специалистов на 1000 сотрудников в российских компаниях (по результатам исследования AXES Monitor)

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Обратите внимание: зачастую наблюдается большой разброс между максимальным и минимальным значениями показателя. То есть в некоторых HR-департаментах работает намного больше либо намного меньше специалистов соответствующего профиля, чем в среднем по отрасли. С чем это связано? Возможны две причины.

1. Компания, в которой показатель отличается от среднеотраслевого, ставит перед HR-директором какие-то дополнительные задачи, которых нет у его коллег из аналогичных компаний, и приходится расширять HR-департамент. Или же компания отказывается от каких-то HR-направлений, если они не требуются в соответствии с ее бизнес-стратегией. Тогда HR-департамент сокращается.

2. Численность HR-специалистов завышена или занижена без объективных причин. Это объясняется неспособностью или нежеланием HR-директора убедить вышестоящего руководителя увеличить либо уменьшить штат департамента.

В любом случае и структура, и численный состав кадровой службы зависят в первую очередь от стратегии Вашей компании, и лишь во вторую – от стандартов, существующих в вашей отрасли.

Пример

В сети магазинов «Кофейная кантата» решили снизить текучесть кадров и сформировать такой коллектив, который бы отлично обслуживал клиентов, что позитивно скажется на результатах работы компании. Для этого потребовалось вести комплексную работу с персоналом, начиная с многоступенчатого отбора кандидатов и адаптации новичков, заканчивая последующими оценкой и аттестацией, обучением и мотивацией специалистов. Охватить все эти HR-направления было бы невозможно, если бы численность HR-службы соответствовала среднеотраслевой, которая составляет 7,89 человека на 1000 человек. В «Кофейной кантате» на 500 сотрудников приходится 15 эйчаров, включая директора. Иначе говоря, показатель значительно выше среднеотраслевого. Но и результаты налицо: текучесть кадров не превышает 28% в год, хотя в других торговых сетях она доходит до 110%.

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Елена ЛОГИНОВА, Директор департамента по работе с персоналом банка «Ренессанс Кредит»

В головном офисе – центры HR-экспертизы, в регионах – HR-партнеры

Иногда HR-партнеров называют HR-generalist-ами. Такую комбинированную модель используют большинство крупных компаний в России и за рубежом. Центры HR-экспертизы в головном офисе создаются по направлениям: кадровое администрирование, компенсации и льготы, подбор, обучение и развитие. В региональных офисах HR-партнеры осуществляют полную поддержку бизнеса, при этом их основными задачами являются подбор и обучение персонала. Рассчитывая численность HR-подразделений, учитывайте, насколько интенсивно будут использоваться современные технологии, такие как дистанционное обучение или оценка по методике ассессмент-центр. От этого зависит нагрузка на Ваших подчиненных, а значит, и штатное расписание департамента. И заметьте: вовсе не обязательно нанимать HR-специалиста в каждый региональный офис. Примите одного в крупный город и прикрепите к нему близлежащие филиалы

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Анна ЕФРЕМОВА, Директор по работе с персоналом компании «АльфаСтрахование»

Сколько и каких специалистов принимать, зависит от задач, которые ставит бизнес

Комплектовать штат HR-службы необходимо исходя из стадии развития бизнеса и задач, стоящих перед ним в данный момент. Например, в период планирования активного роста компания испытывает необходимость в большом числе новых сотрудников, их развитии, обучении, следовательно, требуется больше рекрутеров и менеджеров по развитию. Изменение стратегии, выход на новый рынок, слияние с другой компанией ставит дополнительные сложные задачи не только по привлечению, но и по адаптации персонала и его удержанию и, соответственно, влечет не столько изменение численности, сколько появление других компетенций у HR-под-разделения. Степень централизации HR-функций тоже зависит от того, на каком этапе развития находится бизнес. Обычно у молодых компаний HR-службы сконцентрированы в головном офисе. Но по мере появления крупных удаленных подразделений начинается процесс децентрализации

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Дмитрий ГРИШИН, начальник отдела организационного проектирования и регламентации департамента персонала ВТБ24

Не хотите раздувать штат службы по работе с персоналом? Разрабатывайте прозрачные HR-процедуры

Создавайте четкие инструкции для проведения собеседований с соискателями, понятные другим HR-специалистам (в том числе из региональных офисов компании), универсальные инструменты оценки и мотивации. Тогда ими будут пользоваться все менеджеры по управлению персоналом. При этом «встраивайте» в инструменты механизмы, позволяющие проверять, правильно ли все применяется. Если, к примеру, Вы отладите процесс оценки в вашей компании, то сможете принять в штат департамента меньше специалистов на это направление. Автоматизация тоже помогает сократить число сотрудников, хотя и не всегда: бывали случаи, когда внедрение IT-системы лишь увеличивало сроки выполнения HR-операций. Избежать таких ситуаций Вам поможет четкое понимание, ради чего проводится автоматизация, действительно ли она нужна

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Игорь ТОЛПЫКИН, Директор по персоналу компании «Ангстрем»

Структуру для HR-cлужбы планируйте, проверив, что было в компании раньше

Проведите аудит управления персоналом в компании по четырем направлениям – подбору, адаптации, обучению и развитию, мотивации. Проверьте, все ли в порядке с кадровым делопроизводством. После этого планируйте структуру HR-департамента. Если размер компании позволяет, то лучше создавайте отдельные подразделения по каждому из направ-
лений. Учитывайте особенности компании. Например, если обучение персонала раньше не велось, то отдел обучения можно усилить дополнительными специалистами. Либо привлечь часть сотрудников по временным трудовым договорам. Что делать с филиалами, зависит от степени их самостоятельности. Если они наделены широкими полномочиями, то можно сформировать HR-службы, подчинив их местному руководителю

Какая структура у HR-служб чаще всего встречается в США

Исследование, которое провела в Америке консалтинговая группа I4CP, показало: 60 % компаний с числом сотрудников до 1000 человек комплектуют HR-департаменты из специалистов по отдельным направлениям. А более крупные корпорации почти всегда распределяют HR-функции между разными отделами либо используют комбинированную модель (отделы плюс HR-generalist-ы).

Шпаргалка. Как избежать неконтролируемого роста числа сотрудников

1. Исключить дублирование функций

Пропишите функции подразделения и периодически сравнивайте их с функциями сотрудников.

2. При введении должности – максимальная бюрократия

Установите правило: новая должность вводится, если без нее нельзя обойтись. Согласовывайте это как минимум с тремя топами.

3. Контроль нормы управляемости

Проверяйте в каждом подразделении показатель нормы управляемости.

4. Расходы на ФОТ должны соответствовать росту прибыли

Проверьте, не растут ли зарплаты быстрее, чем выручка / прибыль компании.


*Полная таблица о численности HR-специалистов на 1000 сотрудников доступна подписчикам электронного журнала в разделе Образцы и документы

Сколько и каких сотрудников должно быть в HR-службе

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Директор по персоналу»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к HR-сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как бесплатное обучение.
Подписаться >>

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о службе персонала (бланк).doc
  • Положение о службе персонала (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль