Порядок внедрения автоматизированной системы обучения

2787
ЭТОВА Ольга
заместитель директора по персоналу
Чтобы наша компания, которая работает по всей стране, могла оперативно реагировать на задачи бизнеса, потребовалось принципиально изменить формат обучения. Генеральный директор сети поддержал нашу инициативу. Было решено построить в компании внутреннюю единую систему знаний, применяя современные технологии, – создать корпоративный учебный портал. Директор по персоналу и руководитель IT-отдела принялись за работу.

Естественно, нужно понимать, что этот процесс займет немало времени и потребует определенных вложений. Мы потратили на это по сути год, а общая сумма расходов составила примерно 500 тыс. рублей. Ведь нужно не только разработать (или закупить) саму программу, но и наполнить ее учебными материалами – переложить имеющиеся курсы в новый формат, а затем внедрить и запустить программу, протестировать ее, устранить недочеты и научить сотрудников пользоваться ей.

Но все эти временные и денежные затраты оправданны. Во-первых, HR-департаменту стало гораздо проще планировать обучение персонала и управлять этим процессом. Менеджер по обучению составляет план (кого и чему обучать) и запускает программу, а затем без труда в любой момент может проверить, как конкретный сотрудник занимается, каковы его успехи. Во-вторых, теперь нет проблем с обучением персонала, работающего в разных кинотеатрах сети, в том числе в других городах. Все они занимаются дистанционно. Если бы мы задумали расширить тренинг-центр, открыть его отделения в других городах, на это потратили бы гораздо больше, чем на автоматизированную программу! В-третьих, нам стали доступны самые разнообразные методы подачи учебных материалов – и в формате слайд-шоу, и анимации, и видео-роликов, и фото, а также различной графики. И это не предел, о чем свидетельствует и опыт других компаний.

Пример

Компания PwC, не первый год использующая автоматизированную программу обучения, заключила договор с ведущими мировыми бизнес-школами, например, такими как Эшридж (Ashridge)и Гарвард (Harvard). Благодаря этому сотрудники компании получили доступ к электронным библиотекам бизнес-школ. Любой обучающийся может воспользоваться изданиями библиотек в режиме on-line в любое время суток – 24 часа 7 дней в неделю.

Поделюсь своим опытом, как мы внедряли автоматизированную систему обучения в своей компании.

Готовя учебные материалы для системы, проведите ревизию тех, что были разработаны

Конечно, те курсы, которые у нас уже были, мы разрабатывали ранее, когда в компании еще не было автоматизированной системы. И вот мы занялись адаптацией этих учебных курсов под тот формат, который необходим, чтобы залить их в электронную систему. Этот опыт был вдвойне полезен, так как помимо основной цели (формирования дистанционных курсов), у нас появилась возможность провести аудит массы учебных материалов и убедиться, что курс «работает», как надо, и актуален для сотрудников компании. Материалы, рассчитанные на узких профессионалов, попросите протестировать руководителей отделов, в которых эти профессионалы работают.

Но не исключено, что возникнет необходимость создать совершенно новые учебные продукты под изменившиеся бизнес-процессы, новые задачи. Тогда Ваша задача – дать концепт и содержание, а техническое исполнение поручить специалистам, которые будут внедрять автоматизированную систему обучения.

Пример

В наших кинотеатрах мы установили терминалы, с помощью которых посетители могут сами приобретать билеты на фильмы. Чтобы сотрудники владели информацией о новой услуге и при необходимости могли помочь гостям, нужно прежде обучить их самих. Тренинг-центр собрал рабочую информацию о данном процессе и, согласовав все этапы и нюансы с руководством, подготовил ТЗ разработчикам, которое утвердил HR-директор. Коллеги сделали очень внятный и наглядный курс, в котором используются flash-анимация, и 3D-липы. Все пояснения даются не только в виде текста, но и сопровождаются голосом. Что делать, чтобы приобрести билет через терминал, показано доходчиво и подробно. Благодаря автоматизированной системе мы быстро обучили всех сотрудников, и оборот денежных средств от услуг через банкомат стал расти. Теперь мы проводим электронное обучение и в том случае, если, к примеру, нужно повысить продажи в баре или провести акции, направленные на привлечение зрителей. Эффект ощутим сразу.

Не приобретайте готовую программу! Купите лучше платформу, на которой создадите не только учебный портал

Приобретая программу, Вы заплатите только за нее. И это кажется экономичным решением. Однако это не совсем так. Приобретение лицензии на платформу – более выгодное вложение средств (тем более, что стоит она не намного дороже программы), так как на ее базе можно создать нужную именно вашей компании систему обучения и автоматизировать другие бизнес-процессы. Допустим, систему делопроизводства, расчет зарплаты, управление региональными подразделениями, оценку эффективности подразделений, запуск нового корпоративного сайта. Причем при необходимости Вы легко увяжете разные продукты друг с другом. Сейчас наиболее популярны платформы Websphere, Weblogic, SAP, 1C, Sharepoint, Plumtree.

Если же Вы приобретете программу для электронного обучения, а затем захотите автоматизировать и другие направления работы, то придется покупать другие программы, а это – дополнительные расходы. Кроме того, придется интегрировать уже существующую программу обучения с новыми приложениями. За это тоже придется платить.

Если нет цели автоматизировать бизнес-процессы в ближайшее время, можно ограничиться программой, которую специалисты компании-провайдера адаптируют под ваши нужды.

Вебинар 29 марта "Выстраивание функции HR аналитики в компании"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Разработка ключевых HR-метрик компании
  2. Разработка нетипичных HR-метрик для выявления скрытых возможностей
  3. Связь HR-аналитики с бизнес-показателями всей организации. Как превращать данные в бизнес-решения.
  4. Аналитика HR бюджета для его оптимизации
  5. Исследование вовлеченности и решения на основе полученных данных

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Убедитесь, что сотрудники компании-провайдера серьезно относятся к запросам клиентов и способны их учитывать

Когда мы выбирали, какой компании поручить разработку нашей системы обучения, то всем подходящим претендентам (предварительно отобранным заочно) предлагали приехать в наш офис и побеседовать вживую, сделать презентацию своей компании и программы нашему генеральному директору. Представителей некоторых фирм это смущало, и мы отказывались от их услуг сразу. Когда же мы увидели презентации нескольких компаний, побеседовали с их представителями, то смогли сделать предположение о профессионализме каждой. Но какую именно выбрать? Мы выбрали ту, чьи сотрудники терпеливо выслушивали наши вопросы и отвечали на них, погружались в наши проблемы и предлагали пути ее решения. Но этот критерий выбора не был единственным. Рекомендую Вам учитывать и такие важные детали:

  • есть ли у провайдера опыт внедрения аналогичных проектов в приблизительно такой же компании, как ваша;
  • наделена ли система модулями и функциями, которые необходимы для того, чтобы решить именно ваши задачи;
  • будет ли возможность увязать программу обучения с автоматизированными системами, которые уже используются в компании;
  • насколько удобен интерфейс учебного портала.

Назначьте двух кураторов проекта – HR-менеджера и IT-специалиста

Без поддержки и помощи IT-службы Вам не обойтись, поэтому попросите IT-директора назначить ответственного за проект. Этот специалист должен все время наблюдать за ходом проекта, участвовать во внедрении системы обучения и работать с пользователями – сотрудниками и HR-ами, когда система будет внедрена.

Пример

Руководство торговой компании выбрало фирму-провайдера и подписало с ней договор, по которому фирма обязуется автоматизировать сначала процесс обучения, а затем и другие направления HR-работы – кадровое делопроизводство, формирование отчетности по персоналу, оценку сотрудников. Через два года специалисты фирмы-провайдера закончили работы по проекту, передали IT-директору всю документацию и инструкцию. Директор ознакомился с документами и решил, что не стоит назначать конкретных сотрудников ответственными за ту или иную систему, так как работы много не предвидится. Cловом, поручил всем своим подчиненным поддерживать и обслуживать автоматизированные системы.

Разумеется, IT-специалисты, у которых и так достаточно обязанностей, сопровождали их по остаточному принципу. Вскоре и система обучения, и другие программы автоматизированного управления стали регулярно зависать, отказываться формировать отчеты и заполнять формы документов. От HR-ов и бухгалтеров, которые интенсивнее всего пользовались системами, поступили жалобы. HR-директор переговорил с гендиректором, и он разрешил принять в IT-службу на полставки специалиста, который отвечал бы только за работу автоматизированных систем.

Также назначьте конкретного специалиста HR-департамента ответственным за проект автоматизации обучения. Делегируйте ему полномочия, пусть он принимает определенные решения, кроме стратегических – выбор компании-провайдера, составление плана обучения (разработать программу обучения HR-менеджер вполне может по согласованию с линейным руководителем).

Как научить персонал пользоваться системой? Есть два способа

Сами сотрудники без подсказок вряд ли разберутся со всеми настройками программы, ее функциями и навигацией, командами. Чтобы не вынуждать их действовать интуитивно, методом проб и ошибок (что чревато!), воспользуйтесь одним из способов.

Способ 1. Направьте сотрудника компании – HR-менеджера или IT-специалиста – в учебный центр компании-провайдера. Пусть он освоит премудрости управления программой и получит сертификат консультанта по данному продукту. Желательно, чтобы он еще прошел начальный курс программирования. Этого объема знаний будет достаточно, чтобы человек понимал, как работает автоматизированная система, какие функции и для чего заложили разработчики. Но этот вариант может не подойти, так как не всякая компания-разработчик способна организовать обучение.

Пример

Когда в «КАРО ФИЛЬМ» началась работа по автоматизации системы обучения, одна из сотрудниц HR-департамента сама предложила свою кандидатуру на роль куратора. Проект заинтересовал девушку потому, что первое образование у нее связано с программированием. Кроме того, есть профессиональный азарт. HR-директор одобрил кандидатуру девушки, так как знал, что она обладает прекрасными коммуникативными и организаторскими способностями. Ее направили на обучение в учебный центр компании-провайдера. После этого она смогла самостоятельно обучать пользователей, давать задания IT-службе, следить, чтобы учебные курсы своевременно обновлялись.

Способ 2. Потребовать, чтобы в период внедрения проекта в офисе всегда находился сотрудник компании-разработчика. И отвечал на любой вопрос, помогал в сложной ситуации. Это надо оговорить еще на стадии подписания договора с компаниейпровайдером. Конечно, это увеличит стоимость проекта, но, если все Ваши подчиненные не являются продвинутыми пользователями, это наиболее оптимальный способ решения проблемы.

Таблица. Алгоритм действий: как внедрить автоматизированную систему

Как внедрить автоматизированную систему обучения?

Как внедрить автоматизированную систему обучения?

Александра ЛАРИНА, заместитель генерального директора по персоналу компании «Специальные Системы и Технологии»

Подумайте, окупятся ли затраты на внедрение и доработку системы. Особенно, если компания небольшая

Ведь Вам придется платить за внедрение и доработку автоматизированной системы управления персоналом, потратиться на зарплату IT-специалиста, который будет обеспечивать ее работу. Оправдаются ли эти затраты? Чтобы понять это, посмотрите, какие трудозатраты HR-менеджеров сократятся благодаря автоматизации процессов, удастся ли высвободить данный ресурс для решения других задач. Ведь генеральный директор захочет понять, какой смысл в системе: зачем ее купили, потратив немалые деньги, наняли отдельного специалиста для ее поддержки, есть ли отдача. Особенно важно знать ответы на эти вопросы HR-директорам небольших компаний, где объем информации невелик, и данные, как правило, можно собирать и анализировать без дорогостоящей ERP или CRM-системы.

Как внедрить автоматизированную систему обучения?

Ирина ШАМРОВА, руководитель отдела обучения и развития персонала компании PwC

Сотрудники выбирают коуча и дату занятий. А HR может отслеживать, как проходит обучение

Это стало возможно после того, как мы пять лет назад внедрили автоматизированную систему обучения Learning Management Academy. В системе есть опция, используя которую сотрудник может зарегистрироваться на курсы, выбрать дату занятий, а при необходимости перенести их или вовсе отменить. В личном профайле каждому сотруднику необходимо указать своего коуча. Система удобна тем, что коуч может отслеживать обучение своего коучи. А еще HR-менеджеры могут получать данные о том, сколько сотрудников каждого отдела посетило занятия, сколько времени каждый отдел тратит на учебу – нет ли перекоса по отношению к количеству рабочих часов. HR видит, выполняется ли план развития сотрудника и ответственно ли коуч относится к процессу обучения.

Как внедрить автоматизированную систему обучения?

Анна СЕЧЕНОВА, заместитель директора департамента подбора и развития персонала Банка Хоум Кредит

Пусть и руководители, и тренеры видят, как выполняется план по обучению. Тогда возникнет соревнование

В нашей автоматизированной системе обучения есть возможность формировать отчет, который в процентах отображает статистику по каждому филиалу – сколько обученных, насколько выполнен план обучения, соблюдены ли стандарты, какие сотрудники наиболее обучены, а какие – наименее. Эти данные могут видеть и руководители, и, естественно, тренеры. Итоги подводятся ежемесячно. Это привело к тому, что учебные центры разных филиалов стали соревноваться друг с другом – кто покажет лучшие результаты в работе. 

Разделите сотрудников на группы и в каждой покажите демоверсию и презентацию

Тогда ваши сотрудники быстрее научатся работать с автоматизированной системой. С помощью демоверсии айтишники покажут, как она работает. А презентация нужна, чтобы наглядно объяснить все возможности и ресурсы программы обучения. Презентация может быть какой угодно: классической в формате PowerPoint либо как видеоролик, или в виде текстового файла с картинками и скриншотами. Если компания большая и продемонстрировать демоверсию и презентацию сразу всем невозможно, разделите персонал на группы и работайте по очереди с каждой. А затем выложите эти материалы на корпоративный сайт и разошлите сотрудникам на электронную почту письма с информацией.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль