Сделайте так, чтобы новички реже уходили из компании. Составьте Положение об адаптации персонала

10578
Как работать с сотрудником в период его адаптации в компании? Кто из HR-менеджеров и непосредственных руководителей и за какие мероприятия по адаптации персонала отвечает? Разобраться в этих вопросах поможет Положение об адаптации. Как его составить, читайте в статье.

Из этого материала вы узнаете:

  • Как происходит адаптация на работе;
  • Как составить Положение об адаптации персонала;
  • Какие существуют стратегии адаптации, мероприятия по адаптации персонала.

С тем, что новых сотрудников надо адаптировать, в принципе соглашаются и HR-ы, и руководители разных уровней. Но их мнения о том, как именно это делать и кто должен этим заниматься, часто расходятся. «Адаптация – не мое дело, пусть этим занимаются менеджеры по персоналу», – говорят руководители. «Мы не работаем напрямую каждый день с сотрудниками, поэтому адаптация на новой работе не наша компетенция», – высказываются HR-менеджеры.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 HR-документов

Сделайте так, чтобы новички реже уходили из компании. Составьте Положение об адаптации персонала

Положение о службе персонала

Положение об адаптации

Индивидуальный план работы на период адаптации

Лист оценки сотрудника после прохождения адаптации

Отчет сотрудника после прохождения адаптации

Анкета сотрудника, прошедшего адаптацию

Форма опроса для коллег нового сотрудника

Чтобы закончить эти пререкания, пропишите, кто и что делает, иначе спор о том, кто же должен взять на себя ответственность за адаптацию персонала, так и не прекратится. А истина, кстати, где-то посередине. В любом случае надо обозначить, кто и за что конкретно отвечает в процессе адаптация новых работников в организации. В противном случае ответственных не найдете никогда – всегда так бывает, если к делу имеют отношение вроде бы все и в то же время никто.

Положение об адаптации персонала – это документ, с которым вы под расписку ознакомите руководителей подразделений и HR-менеджеров. Исполнять то, что там прописано, будет их обязанностью. Составляя Положение об адаптации, вы фактически формируете систему адаптации в компании. Поэтому оно должно быть конкретным. Расплывчатые и общие формулировки дают возможность уклоняться от исполнения предписаний. Не забудьте внести в Положение об адаптации новых сотрудников важные пункты, от которых будет зависеть текучесть среди новичков.

Что проводится для новичка в первые дни его работы и кто за это отвечает. Пишите конкретно!

Психологи считают, что именно в первые три дня работы на новом месте сотрудник принимает решение, останется он работать в компании или нет. Положение об адаптации должно содержать информацию о том, кто и как именно взаимодействует с «новобранцем». Сделайте таблицу и в ней перечислите все те мероприятия по адаптации персонала, которые должны проводиться для новичков в первую неделю, указав ответственных. Предусмотрите Welcome-тренинг, указав, кто отвечает за подготовку материалов, а кто проводит тренинг. Как может выглядеть такая таблица, смотрите ниже.

Таблица 1. Адаптация и мотивация персонала: структура адаптации в первые дни работы в компании

Когда проводится Цель Что конкретно организуется Кто ответственный
Первый рабочий день Познакомить с организацией, дать представление о ее структуре Сотрудник оформляется в отделе кадров. Предоставить новичку общие сведения о рабочей дисциплине и оплате труда Инспектор по кадрам, менеджер по персоналу
Проводится Welcome-тренинг, на котором в интерактивной форме дается основная информация о структуре компании, ее миссии и ценностях, о правилах поведения в компании Менеджер по персоналу (контроль – Директор по персоналу)
После тренинга – экскурсия по компании: знакомство с подразделениями и их руководителями, несколько слов о «Доске почета», посещение «Музея славы» (история компании, ее достижения). Сотруднику показывают, где находятся место общественного питания, курилка, парковка Менеджер по персоналу
Выдать набор сотрудника – телефонный справочник, записную книжку и ручку с символикой компании, «Книгу сотрудника», в которой есть информация об истории организации, ее миссии, планах и задачах Менеджер по персоналу
Ввести в подразделение Сотрудника представляют коллегам по подразделению, знакомят с его руководителем, дают информацию о деятельности подразделения HR-менеджер и руководитель подразделения
Ввести в должность Новичку готовят рабочее место, устанавливают корпоративную электронную почту и телефон с внутренним номером, назначают наставника (если им является не непосредственный руководитель), знакомят с должностными инструкциями и требованиями, предъявляемыми к работе, обозначают зону ответственности Непосредственный руководитель, специалист IT-отдела
Составляется индивидуальный план работы Непосредственный руководитель, согласование с Директором по персоналу
Второй рабочий день Ввести в должность Сотруднику дают первое практическое задание, объясняют, как лучше действовать, чтобы его выполнить, обозначают сроки. Если задание краткосрочное, то проконтролировать, как оно выполнено, дать оценку работе Непосредственный руководитель, наставник
Пятый рабочий день Ввести в должность С сотрудником беседует непосредственный руководитель и подводит первые итоги: оценивает, сколько заданий за четыре рабочих дня выполнил новичок и в каком качестве, допускал ли какие-либо ошибки, справляется ли с нужным объемом работы, уточняет, не нуждается ли индивидуальный план работы в корректировке Непосредственный руководитель, наставник

Ясно обозначьте, за что в вопросе адаптации отвечает HR-менеджер, за что – руководитель

Чтобы исключить ситуации, когда HR-ы и руководители подразделения перекладывают ответственность друг на друга, четко обозначьте зоны ответственности тех и других. В глобальном смысле.

Очевидно, все, что касается профессиональных вопросов и функционирования подразделения, в котором работает новичок, является зоной ответственности руководителя подразделения. А за социальную, коммуникативную адаптацию, за постижение корпоративной культуры отвечать должен HR-департамент. Положение об адаптации персонала – документ, в котором будут обозначены зоны ответственности всех участников процесса адаптации.


Пример

Составляя Положение по адаптации сотрудников, HR-директор решил четко определить, за что отвечают HR-менеджеры, а за что – непосредственные руководители. Было очевидно, что руководитель должен помогать новичкам осваиваться в рабочих вопросах и бизнес-процессе компании. А HR-менеджер призван заботиться о том, чтобы новобранцы адаптировались социально и психологически. В результате в Положении появился такой пункт:

«…1.5. Непосредственный руководитель нового сотрудника и HR-менеджер понимают зоны своей ответственности за стратегии адаптации, применяемые в отношении работника.

Руководитель отвечает за:

– формирование специальных навыков и знаний (профессиональная адаптация). Ответственность за это несет также наставник, если им является отдельное лицо, а не руководитель;

– понимание места своего подразделения в общей структуре организации (организационная адаптация на работе).

Менеджер по персоналу отвечает за:

– адаптацию к режиму работы и отдыха, правильное понимание сотрудником корпоративной культуры компании, правил работы и поведения, межличностные отношения новичка в коллективе (психофизиологическая адаптация)».


Вебинар 29 марта "Выстраивание функции HR аналитики в компании"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Разработка ключевых HR-метрик компании
  2. Разработка нетипичных HR-метрик для выявления скрытых возможностей
  3. Связь HR-аналитики с бизнес-показателями всей организации. Как превращать данные в бизнес-решения.
  4. Аналитика HR бюджета для его оптимизации
  5. Исследование вовлеченности и решения на основе полученных данных

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Зафиксируйте, что конкретно должен делать в течение всего срока адаптации руководитель

Из-за большого количества дел руководитель может забыть, что нужно уделять внимание новичку. И получится, что ему никто не ставит задачи либо ставит невнятно. Самый главный бич – отсутствие обратной связи. Непосредственный руководитель не говорит новичку, что у него получается хорошо, а что не очень, и как это можно исправить. Конкретно укажите, как часто непосредственный руководитель должен беседовать с новым сотрудником, о чем говорить. Чтобы руководитель был заинтересован в такой работе, введите ему KPI «Обучение и развитие новичков» либо «Текучесть не выше 5%» (этот показатель зависит, в том числе, и от качества адаптации новых сотрудников). По этому показателю оценивайте работу управленца (как именно, пропишите в другом Положении – об обучении).


Пример

«...2.1. Непосредственный руководитель нового сотрудника действует в период его адаптации следующим образом:

– четко формулирует задания;

– объясняет суть каждого задания и дает рекомендации, как его лучше выполнить, какие инструменты задействовать;

– четко обозначает сроки, за которые требуется выполнить задания;

– время от времени проверяет, как выполняется задание, и при необходимости оказывает помощь и поддержку новичку;

– когда задание выполнено, оценивает качество и дает обратную связь, поясняет, что удалось, а что нет, какие ошибки допустил новый сотрудник и как их можно в будущем избежать, над чем поработать в дальнейшем;

– проводит беседы с новичком – не реже одного раза в неделю;

– фиксирует, проявляет ли сотрудник такие качества, как инициативность, дисциплинированность, коммуникабельность, владение компьютером.


Установите: на период адаптации составляется индивидуальный план работы новичка

Во-первых, это сделает абсолютно ясным для всех, что собой представляет адаптация работника и что конкретно делает новичок в период адаптации. В конце этого периода будет понятно, что именно оценивать и в работе нового сотрудника, и в действиях руководителя (помогал ли он новичку выполнить план и адаптироваться).

Во-вторых, это исключит субъективизм в оценке того, прошел или не прошел работник испытательный срок, и как в целом осуществлялась адаптация на новом месте работы.

. Случается, что в отделе или службе плохо приживаются новички из-за придирок руководителя. Ему кажется, что никто из них не справляется с задачами (а возможно, он просто боится конкуренции). При этом рациональных доводов, доказывающих, что новичок не справляется и ведет себя не так, как принято в компании, шеф привести не может. Если же составить План работы нового сотрудника на время адаптации, то абстрактные рассуждения и выводы руководителя или самого новичка будет легко перевести в конкретную плоскость и предметно обсудить, что работник делал не так.

В-третьих, благодаря Плану работы можно будет увидеть, нормальная ли загрузка у новичка, и избежать как такой ситуации, когда он выполняет минимум и не знает, чем в оставшееся время заняться, так и другой – когда на новичка навалили столько дел, что ему не справиться с ними и за год работы.

Форму плана работы новичка в период адаптации сделайте Приложением 1 к Положению об адаптации. Новичка лучше ознакомить с Планом как можно раньше, чтобы он тоже понимал: подвигов от него никто не потребует, но нужно показать хорошую работу. Такие стратегии адаптации персонала весьма эффективны в работе.

Определите, как долго продолжается адаптация работника

Конечно, идеально, если период адаптации совпадает с продолжительностью испытательного срока. Когда истечет этот срок, Вы сразу оцените все в комплексе – и то, как работал новый сотрудник, и то, как он адаптировался. Во многих компаниях период адаптации короче испытательного срока – составляет где-то месяц. Но в некоторых гораздо дольше – год, как в Procter&Gamble, и даже три года, как в IBM. Разумеется, устанавливается испытательный срок не просто так, а исходя из потребностей компании и необходимости некоторое время, скажем, обучать новичков. Ведь обучение тоже может быть частью процесса адаптации.

Те компании, которые уравнивают период адаптации и испытательный срок, как правило, отождествляют и сами эти понятия. Но как поступить в вашей компании, решать вам самим.


Пример

Осмыслив цели, которые хочет достичь компания в результате адаптации новичков, оценив степень специфичности ее работы, Директор по персоналу решил, что адаптация должна продолжаться в компании не более двух месяцев. В Положение об адаптации он внес такой пункт:

« … 1.3. Период адаптации для новых сотрудников составляет два месяца. На это время составляется План работы новичка. Непосредственный руководитель проводит три промежуточных оценочных интервью с новичком – раз в две недели, а в конце срока организуется итоговая оценка процесса адаптации».


Тренинг + шедуинг. Укажите, как будете адаптировать сотрудников, ставших руководителями

Если у компании есть заинтересованность в том, чтобы такие сотрудники стали эффективными управленцами, их должен кто-то поддерживать и направлять. Составляя Положение об адаптации, обсудите с руководством компании, кто и как будет помогать начинающим руководителям, какова структура адаптации для менеджеров. Если у Вас предусмотрены адаптационные тренинги для молодых управленцев, зафиксируйте это. Укажите количество тренингов, кто их проводит. По вопросам, связанным с психологией управления, может консультировать недавно назначенных руководителей и Директор по персоналу, но по профессиональным вопросам, планированию и бюджетированию – вышестоящий начальник, предположим, кто-то из топ-менеджеров. Его можно назначить наставником молодого управленца.


Пример

Когда HR-директор составлял Положение об адаптации, то стал обдумывать, как адаптировать не только сотрудников, которые были исполнителями, а затем перешли на руководящую должность, но и управленцев, принятых со стороны. Директор по персоналу решил, что и тех, и других надо адаптировать одинаково. В чем конкретно это будет выражаться, глава службы персонала согласовал с гендиректором и внес в Положение такой пункт:

«…4.2. Сотрудники, назначенные на руководящую должность из исполнителей, а также управленцы, принятые в компанию со стороны, проходят один и тот же курс адаптации, который продолжается три месяца.

В первый месяц руководители посещают курс тренингов «Как ставить амбициозные цели, добиваться их исполнения, умело делегируя полномочия подчиненным и грамотно их контролируя». Тренинги проходят по средам с 18.00 до 20.00.

4.3. Каждому управленцу выделяется наставник из числа вышестоящих опытных руководителей. Он помогает принимать решения в сложных управленческих и бизнес-решениях.

4.4. Наставничество проходит в форме шедуинга (от англ. shadow, что в переводе на русский язык означает «тень»): начинающий управленец проводит рабочее время с более опытным руководителем, наблюдает за ним во время проведения деловых переговоров, планерок, общих собраний. После мероприятия обучающийся может задать вопросы, обсудить детали, прояснить для себя неясные моменты в действиях старшего руководителя.

4.5. Продолжительность – две недели (по 2–3 рабочих дня в неделю). Для наставников устанавливается KPI «Обучение и адаптация начинающих управленцев. Этот показатель влияет на оценку работы топов (как именно, прописано в Положении об оценке)».


Что в конце периода адаптации? Ее оценка: формы отчетности для всех участников

Нужно узнать, что думают об адаптации и сам новичок, и его непосредственный руководитель, и HR-менеджер, и наставник, если его назначали и если им не являлся сам руководитель. Разработайте формы отчетных документов – для каждого специалиста свой. Так, для новичка разработайте форму заключительного отчета (см. форму в разделе «Образцы документов»), в котором сотрудник сам оценит, соответствует ли он требованиям, предъявляемым компанией к работникам. Кроме того, подготовьте расширенную анкету(см. также «Образцы документов»), заполнив которую, новобранец оценит качество адаптации. Наставник (или непосредственный руководитель, если он был наставником) пусть заполнит лист оценки сотрудника, а анализ вовлеченности новичка в жизнь коллектива пусть сделает HR-менеджер. Ведь вовлеченность – это один из показателей качества процесса адаптации.

Сделайте так, чтобы новички реже уходили из компании. Составьте Положение об адаптации персонала


*Полный текст Положения об адаптации и всех приложений к нему ищите в разделе «Образцы документов»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль