Куда уходит рабочее время сотрудников? Выясните с помощью моментных наблюдений

1517
Не много ли рабочего времени тратят сотрудники на решение личных дел? Эффективен ли их труд? Чтобы разобраться, используем метод моментных наблюдений. Подробности и примеры – в материале.

Руководитель компании, обсуждая с HR-директором текущие вопросы, выразил недоумение по поводу увеличения штата в двух подразделениях, в которых год назад уже увеличивали численность сотрудников. «Проверьте, насколько эффективно загружены сотрудники этих служб, может они работают там спустя рукава», поручил гендиректор руководителю HR-службы. Сделать все нужно оперативно и без долгих приготовлений. В данной ситуации, подумал HR, наиболее подойдет для успешного выполнения задачи метод моментных наблюдений

Смысл такого метода довольно прост: наблюдатели периодически наведываются в отделы и службы компании и внимательно фиксируют, чем сотрудники занимаются в рабочее время. Через определенное время подводят итоги, производятся необходимые расчеты, и руководитель департамента получает цифры, которые наглядно показывают, как тот или иной сотрудник относится к своему труду. Действительно ли работник не может все успеть сделать по причине чрезмерно высокой нагрузки, несмотря на добросовестно прилагаемые усилия, или это просто нерадивый сотрудник?

Подберите несколько наблюдателей, желательно, чтобы в их число входили начальники отделов и служб

В число наблюдателей необходимо включать не только HR-специалиста, но и сотрудников из подразделений, которые тесно связаны с теми отделами или службами, за работниками которых планируется провести наблюдение. Следует принять во внимание, что если одним из наблюдателей будет руководитель подразделения, полагаться на его искренность можно только тогда, если он сам кровно заинтересован в получении правдивых результатов действий своих подчиненных.


Совет

Следует планировать наблюдения таким образом, чтобы их можно было проводить не каждый день подряд, а с некоторой периодичностью, например, в понедельник, среду и пятницу. Такое распределение поможет проводить процесс ненавязчиво, без привлечения внимания со стороны наблюдаемых сотрудников.


Составьте карту обходов и график наблюдений

При составлении графика следует указать даты, когда планируете проводить наблюдения, и обязательно укажите время каждого обхода (несколько раз в течение рабочего дня). Характер деятельности сотрудников меняется в разное время, поэтому и обходы для фиксирования нужно намечать в разные часы. В том случае, если наблюдателям понадобится ходить по территории на большие расстояния по разным зданиям и офисам, то следует продумать и начертить карту таких обходов. В этой схеме должны быть отображены, кроме направления движения, еще и наиболее короткие и удобные пути, а также время, в которое наблюдатель обязан быть в конкретном месте.

Настоятельно рекомендуем удостовериться, что наблюдатели не находятся в приятельских отношениях с теми, за кем наблюдают.

Исследование можно ускорить, если офис устроен по принципу open space. Оптимальная норма – совершать 10 обходов за день

Наблюдать за работой сотрудников гораздо проще, когда в помещении офиса отсутствуют перегородки или установлены прозрачные барьеры. В таком случае не нужно лишний раз придумывать повод для появления в офисе, все действия работников хорошо видны на расстоянии. При данном раскладе можно значительно ускорить проведение исследования. Однако вести наблюдение придется открыто, объяснив работникам, что применяется метод моментных наблюдений. Конечно, сотрудники будут стараться показать себя с лучшей стороны. Сразу начнут трудиться с большим усердием, но, как показывает практика, люди привыкнув к тому, что за ними наблюдают, постепенно расслабляются и дальше продолжают трудиться в привычном для них ритме.

Наблюдатели заранее должны ознакомиться с должностными инструкциями работников и придумать для разных видов работ свои обозначения

Все это позволит упростить наблюдателям фиксирование занятий офисных работников. Для более быстрого заполнения листа наблюдения за несколькими сотрудниками одновременно, необходимо разделить выполняемую ими работу на виды, и к каждому придумать свое обозначение, состоящее из одной-двух букв. Пользуясь этими знаками, фиксируйте то, чем в данный момент времени заняты работники.

В специально разработанном листе наблюдения нужно указать фамилии тех сотрудников, за кем планируете вести наблюдение. Против каждой фамилии должна быть предусмотрена графа, в которой проставляется соответствующий виду занятий сотрудника код. Составляются такие листы наблюдения на каждый день обхода.


Пример

Специалист по обучению персонала, подробно изучив должностные инструкции тех сотрудников, в отношении которых было запланировано наблюдение, предложил классификацию по шести видам занятий работников и для каждого вида работ ввел свой сокращенный буквенный код. Вскоре после того, как HR-директор одобрил эту классификацию, ее стали применять на практике.

  • П – подготовительно-заключительная деятельность (включение/выключение компьютера, подготовка рабочего места);
  • О – основная деятельность (непосредственное исполнение своих служебных обязанностей);
  • В – вспомогательная деятельность (ксерокопирование и скрепление документов);
  • Н – непредвиденная деятельность (обращение коллег);
  • ПрТ – простои организационно-технического характера (перезагрузка компьютера, вызов к директору);
  • ПрН – простои, связанные с нарушением трудовой дисциплины (разговоры с коллегами на отвлеченные темы, переписка по ICQ, просмотр журналов).

После заполнения всех листов наблюдения за все дни исследований, можно рассчитать процент занятости сотрудников. Норма выполнения служебных обязанностей составляет 80-85%

Для того чтобы понять, какое количество рабочего времени сотрудник затрачивает на исполнение служебных обязанностей, нужно делать расчет по каждому работнику отдельно. Следует подсчитать, сколько моментов фактически работник тратил на каждый вид деятельности за все время наблюдения. Общее количество моментов наблюдения принимается за 100%, после нетрудно подсчитать процент на каждый вид занятий сотрудника.

Чтобы определить итоговый показатель по всему подразделению, суммируются показатели каждого работника, а полученная сумма делится на общее количество сотрудников, за которыми велось наблюдение. Нормой считается, если на выполнение служебных обязанностей сотрудник затрачивает 80-85% рабочего времени, а 15-20% уходит на прочие неслужебные дела. Когда неслужебные дела превышают 30%, это показатель того, что работник плохо относится к своим прямым обязанностям.

Читайте материалы по теме:

Сколько сотрудников должно быть в компании? Рассчитываем оптимальную численность персонала

Нужно сократить количество персонала. Как при этом сохранить лояльных сотрудников для компании

Оцениваем лояльность персонала: что мешает ей быть выше? Провести опрос недостаточно! Используйте и другие инструменты



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Каким для вашей компании оказался год 2016?

  • Успешным! Повысились продажи, открыли новые офисы 27.27%
  • 50/50: в чем-то выросли, в чем-то надо улучшать показатели 36.36%
  • Стабильным! Основные показатели остались на прежнем уровне 22.73%
  • Пока рано подводить итоги. Для нас год еще не закончился 18.18%
Другие опросы

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль