Собеседование секретаря: как выбрать помощника руководителя, референта и офис-менеджера

20926
Должность секретаря, офис-менеджера или референта требует особых качеств: коммуникабельности, организованности, пунктуальности, опыта работы с оргтехникой. О том, как организовать собеседование секретаря, о чем спрашивать офис-менеджера и как HR-у оценить качества и навыки кандидата, читайте в материале.

На манеры, коммуникативные навыки и внешний вид секретаря будут обращать внимание и сотрудники, и клиенты, и партнеры компании. А секретарь-референт, помимо всего прочего, должен хорошо разбираться в принципах и специфике работы организации, а также уметь находить общий язык с непосредственным руководителем.

Вопросы для собеседования секретаря

Чтобы понять, насколько кандидат подходит на должность секретаря, рекрутер предлагает ему ответить на ряд вопросов. Стандартные вопросы для секретаря на собеседовании обычно выглядят следующим образом.

Группа вопросов на собеседовании секретаря для определения уровня организованности кандидата:

  1. Возникают ли у вас конфликты дома или на работе из-за невыполнения домочадцами или сотрудниками обещаний или игнорирования своих непосредственных обязанностей?
  2. Есть ли у вас практический организаторский опыт, и если да, то в какой сфере?
  3. Как вы планируете свой рабочий день (неделю)?
  4. Можете ли вы параллельно выполнять несколько разноплановых задач?

Вопросы, выявляющие особенности характера и восприятия человека:

Собеседование секретаря: как выбрать помощника руководителя, референта и офис-менеджера

  • Готовы ли вы тратить свое время на обучение, если возникнет потребность в получении новых знаний?
  • Если вы вступаете в конфликт с другим человеком, что чаще всего служит поводом?
  • Приходилось ли вам выполнять рабочие обязанности в свободное от работы время? Как вы к этому относитесь?
  • Легко ли вы переключаетесь на другую работу?
  • Что вы предпочитаете читать – книги или периодику?
  • На что вы обращаете внимание при первой встрече с человеком? Запоминаете ли мелкие детали?
  • Что может вывести вас из равновесия или обидеть?

Вебинар 25 января "Подбор руководителей среднего и высшего звена: какие еще компетенции, кроме профессиональных, важны"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Понимание истинной мотивации сотрудника, претендующего на роль руководителя – ключ к прогнозу дальнейшего сотрудничества с работодателем
  2. «Рабочий интеллект»: вариативность мышления + способность к восприятию и анализу информации
  3. Модели поведения и ценности кандидата и их соответствие ожиданиям компании - важное условие для успешной адаптации и работы руководителя в компании
  4. Важные метапрограммы: внутренняя или внешняя референция, процесс или результат, достижение или избегание?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

И наконец, вопросы на собеседовании секретаря для получения информации о коммуникативных способностях соискателя:

  1. Часто ли вам приходится общаться с незнакомыми людьми?
  2. С людьми какого типа вам проще всего взаимодействовать?
  3. Вам легче формулировать свои мысли и взгляды в письменной или устной форме?
  4. Можете ли вы начать разговор первым (первой)? Это вызывает у вас дискомфорт?
  5. Что вам не нравится в людях? Стараетесь ли вы всегда честно говорить людям нелицеприятные вещи или предпочитаете держать свои эмоции при себе?

Не забудьте расспросить кандидата на должность секретаря обо всех обязанностях, выполняемых на предыдущем месте работы, планах на будущее и оценке собственных возможностей, а также о мотивах, побудивших искать работу. Полученные ответы помогут сформировать психологический портрет потенциального работника более полным.

Чтобы собеседование на должность секретаря прошло с максимальной отдачей, не превращайте общение с соискателем в «игру в одни ворота»: обязательно ознакомьте его с основной информацией о компании, должности, которую он хочет занять, и основных функциях секретаря в вашем офисе. Оставьте немного времени для ответов на вопросы кандидата (а если он действительно внимательный и ответственный человек, они у него наверняка возникнут).

Важно!

Не забывайте обращать внимание на внешний вид кандидата, который пришел к вам на собеседование. Секретаря или офис-менеджера воспринимают как «визитную карточку» компании, поэтому опрятность и располагающий внешний вид в сочетании с грамотной речью не менее важны, чем умение пользоваться оргтехникой и держать в памяти недельное расписание мероприятий.

План собеседование на должность секретаря

Начинать общение с кандидатом на должность секретаря следует с изучения резюме и рекомендаций с предыдущих мест работы, если соискатель предоставил их рекрутеру. В первую очередь анализируется информация о квалификации и опыте работы специалиста. Работа секретаря в условиях современного офиса требует высокой стрессоустойчивости и хороших навыков работы с компьютером, поэтому любая специальная подготовка (курсы секретарей) и наличие практического опыта приветствуются.

Справка

План подбора кандидата на должность секретаря

  • Изучения резюме соискателя;
  • Изучите рекомендации с предыдущих мест работы (если есть);
  • Проанализируйте информацию о квалификации и опыте работы специалиста;
  • Пригласите потенциального кандидата на собеседование.

После первичного отбора кандидатов наиболее перспективных соискателей следует пригласить на собеседование: на работу секретарем часто устраиваются люди, не обладающие необходимыми для такой должности чертами характера, поэтому задача рекрутера заключается в отклонении таких кандидатур после личной встречи и беседы.

Пример

Если обращать внимание только на резюме, можно по ошибке принять на работу не самого подходящего человека. Нередко приходится слышать от менеджеров по персоналу сетования из разряда «наш секретарь знает три иностранных языка и получил два высших образования. Однако если он будет опаздывать и не поймет специфику работы предприятия, его придется уволить.

Функции секретаря

Основные функции секретаря заключаются в обработке документации, организации работы руководителя и общении с людьми (приеме посетителей и телефонных звонков). Если предполагается проводить собеседование офис-менеджера, то к этому перечню следует добавить техническое обеспечение приемной или всего офиса. Следовательно, наиболее важными качествами претендента на данную должность считаются:

Справка

Личные качества секретаря

  • неконфликтность;
  • коммуникабельность, умение доброжелательно и тактично общаться с людьми;
  • пунктуальность и хорошая память;
  • наличие организаторских способностей;
  • ответственность и дисциплинированность;
  • эмоциональная устойчивость и внимательность.

Собеседование на должность «помощник руководителя» 

Если начальнику требуется секретарь-референт, лучше сразу настроиться на длительное и непростое собеседование: помощник руководителя, соответствующий всем требованиям работодателя, считается редкой птицей, поэтому найти его – большая удача для рекрутера. Кандидат, претендующий на такую должность, должен обладать не только всеми присущими хорошему секретарю навыками (коммуникабельностью, хорошей памятью и умением справляться с несколькими задачами в сжатые сроки), но и разбираться в специфике работы компании, а также, что немаловажно, находить общий язык с руководителем.

Соответственно, в анкету добавляются новые вопросы. На собеседовании помощник руководителя должен продемонстрировать:

  • умение правильно расставлять приоритеты в работе,
  • соответствие стандартам корпоративной культуры,
  • знание хотя бы одного иностранного языка,
  • вовлеченность в бизнес-процесс.

Чтобы понять, сработается ли претендент со своим непосредственным начальником, определите темперамент руководителя и потенциального секретаря, проанализируйте их сочетаемость.

После того, как первое собеседование секретаря отсеет заведомо неподходящих кандидатов, проведите вторую встречу вместе с руководителем: личное взаимодействие поможет разрешить все сомнения.

Вам также будут интересны материалы:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Тест для определения темперамента Г.Ю.Айзенка.pdf
  • План собеседования по компетенциям (бланк).doc
  • План собеседования по компетенциям (образец).doc
  • План ситуационного собеседования (бланк).doc
  • План ситуационного собеседования (образец).doc
  • Регламент подбора персонала (бланк).pdf
  • Регламент подбора персонала (образец).pdf


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Как вы относитесь к своему руководителю?

  • Уважаю. Он образцовый управленец 83.33%
  • Боюсь. Он жесткий, но справделивый 16.67%
  • Откровенно, он мне не нравится. Таких наглых типов еще поискать надо 0%
  • Не замечаю. Он всегда предпочитает оставаться в стороне 0%
  • С удовольствием хотелось бы его заменить 0%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль