Персональный менеджмент: с чего начать?

547
С чего необходимо начать? Как все успеть? Кому что можно поручить? Как контролировать сотрудников, большая часть которых будут новичками?

Проблема 1.Как организовать свою работу, когда возникает ощущение полного беспорядка?

Проблема 2.Как совместить планирование рабочих задач и личных дел?

Проблема 3.Как держать под контролем 100 дел одновременно?

Сегодня на очередном совещании руководство объявило о приобретении нескольких заводов, в связи с чем был объявлен курс на расширение предприятия. Наталье К., руководителю отдела персонала, было поручено расширить свой отдел до 12 человек и начать массовый подбор производственного персонала. Также среди главных задач стояла разработка комплексной системы управления персоналом, включающей все направления: подбор, обучение, наставничество, адаптацию, мотивацию и т. п. Наталья сидела перед исписанным листом блокнота. Казалось, что на нем можно различить доб­рую сотню поручений, которые нужно было выполнить в течение ближайшего месяца. Между написанных строк всплывали повседневные задачи: забирать сына из садика, отводить дочь в музыкальную школу по вечерам, ходить в бассейн… Несмотря на то что Наталья руководила отделом по работе с персоналом, состоящим из трех специалистов, уже пять лет, ее охватила паника. С чего необходимо начать? Как я все это успею? Кому что можно поручить? Как я смогу контролировать 12 сотрудников, девять из которых будут новичками?

Вопрос 1. Почему мы торопимся, но не всегда успеваем?

Торопиться, чтобы все успеть, особенно актуально в мегаполисе – думают многие, но это не всегда так. Много дел может быть и у директора предприятия в небольшом городке. Рано или поздно большинство руководителей сталкиваются с проблемой совмещения рабочих и личных задач. Нередко рабочий день увеличивается на шесть-восемь часов и совсем не остается времени для себя. Эта проблема связана прежде всего с недостатками в планировании и систематизации текущих дел.

Как правило, руководители стараются держать все в голове. При этом чаще всего это им отлично удается, однако существует объективная потребность в планировании не только деятельности компании, но и личного времени. Многие ничего не успевают потому, что решают задачи по мере их поступления, не планируя и не распределяя их по дням. А дела, как правило, накапливаются, и решить или доделать их необходимо в один, самый последний день.

Вопрос 2. Почему часто технология планирования не работает?

Персональный менеджмент включает несколько направлений работы над собой, среди них планирование карьеры, тайм-менеджмент, самомотивация и технологии планирования личной работы. О последней технологии написано не в одном учебнике по персональному менеджменту. Большинство руководителей посещали тренинги по личной организации и развитию таких компетенций, как самоорганизация и планирование. Однако только малая часть руководителей, прошедших обучение, приспосабливаются к рекомендуемым технологиям.

«Начну с понедельника!» – девиз многих. С понедельника мы бросаем курить, начинаем режим правильного питания, начинаем все записывать, планировать и четко следовать предписанным на тренингах инструкциям. Однако через какое-то время все равно приходится оставаться на работе до полуночи, сдавать отчеты в последний день, доделывать за подчиненных их работу и т. п. Составленные планы и графики остаются под грудой более важных бумаг и срочных документов. Основная проблема, почему не работают предлагаемые гуру технологии, заключается в том, что руководители пытаются приспособиться к ним вместо того, чтобы приспособить их под себя.

Персональный менеджмент: с чего начать?

Вопрос 3. В чем загвоздка персонального планирования руководителя?

Специалистам, которые несут ответственность только за свою часть работы, бесспорно, легче планировать свой рабочий день и распределять дела на месяц. Общепризнанным фактом является то, что чем меньше дел у сотрудника, тем легче держать их в голове и контролировать выполнение. У руководителя все по-другому. Можно составить свой идеальный план работы, однако велики шансы, что ни один пункт не будет выполнен вовремя, потому что многое будет зависеть от работы подчиненных.

Возникающие проблемы в ходе реализации запланированных дел связаны прежде всего с тем, что задачи не согласованы с планами сотрудников. Например, когда руководитель:

  • мало делегирует и старается выполнить как можно больше работы самостоятельно;
  • поручает слишком сложные задачи подчиненным;
  • устанавливает несогласованные (нереальные) сроки выполнения работ;
  • переделывает работу подчиненных, а не возвращает на доработку и т. п.

Вопрос 4. Почему рутина накрывает с головой и не видно конца и края?

Наверняка каждый руководитель по пути на работу, а в некоторых случаях и с вечера, ложась спать, продумывает (прокручивает в голове) все дела, которые нужно будет сделать завтра. Расставляет приоритеты, прикидывает, кому нужно позвонить, от кого получить информацию, сколько у него будет времени для выполнения самой сложной или не очень приятной работы. Однако в течение дня непременно будут приняты десятки незапланированных звонков, состоятся встречи с сотрудниками и вышестоящим руководством по вдруг возникшим вопросам, будут получены письма, на которые нужно ответить срочно, или будут поданы бумаги, которые нужно было подписать вчера, и т.д. Проблемы, которые не дают четко следовать плану, возникают прежде всего потому, что руководитель не говорит «нет», когда это можно и нужно.

Вопрос 5. Чем чревато невыполнение запланированных дел?

Все задачи в плане можно разделить на должные и желаемые. Еще их можно разделить по принципу Джефферсона: на важные, срочные, неважные и несрочные. Если не выполнить обязательные задачи, предписанные должностной инструкцией, то вас ждет административное наказание. Желаемые, то есть личные, задачи не входят в перечень обязательных, связанных с профессиональной деятельностью. Однако их невыполнение грозит негативными последствиями для вас лично. Например, после работы вы два раза в неделю ходите в спортзал. Прекратив эти занятия, вы не понесете никакого наказания, однако если будете пропускать их в течение месяца, скажем, из-за большой загруженности на работе, то вы потеряете форму, бодрость и настроение, что в конечном счете негативно скажется на вашей работе.

Решаем задачи, избавляемся от проблем

Шаг 1.Чтобы все успевать и никуда не торопиться, можно прибегнуть к самому простому, но действенному способу – составить сетку дел. Проще всего это будет сделать в программе Excel. Если работа требует долгосрочного планирования, то это может быть сетка задач на год. Однако удобнее всего сделать сетку из четырех строк и семи столбцов. Строки – это четыре недели в рамках месяца, столбцы – дни недели. Так у вас будет возможность видеть весь план, что называется, сверху, контролировать его выполнение и вносить возможные изменения, не нарушая общего установленного порядка.

Шаг 2.Чтобы технологии персонального менеджмента работали, адаптируйте их под себя. Сделайте фотографию своего рабочего места.

Проведите мониторинг своего рабочего дня. Это вы можете сделать самостоятельно (сложнее) или попросить опытного кадровика или личного помощника. Необходимо записать (лучше в электронном виде) все действия, которые вы выполняете в течение рабочего дня. Звонки, переговоры, работа на компьютере, обед и т. п. При этом важно отследить ритмы работы, моменты усталости, отдыха, наибольшей активности, потребности в физической разминке и т. д.

Знания о том, в какое время вы наиболее работоспособны, когда вашему организму требуется сделать перерыв, как лучше всего питаться в рабочее время, помогут вам спланировать свой день наиболее эффективно. Например, если вы наиболее активны с утра, ставьте в план решение сложных задач в ранние часы. Также вы обнаружите много «поглотителей» времени – перекуры с коллегами, серфинг сайтов по личным интересам и т. п.

Персональный менеджмент: с чего начать?

Елена ШИЛО,
генеральный директор «Логика роста» (Санкт-Петербург):

«Существует много разных способов планирования своей работы. Важно определить критерий, на основании которого осуществляется планирование. Например, одним из критериев может стать оплата труда. Ответьте себе на вопрос: “За какие результаты моей деятельности на рабочем месте мне платят деньги?” и составьте список. В него можно включить, например:

  • ежемесячный отчет перед вышестоящим руководителем;
  • расширение клиентской базы на два-три контрагента ежемесячно;
  • обслуживание минимум 75 процентов всей клиентской базы;
  • и линейные задачи из должностной инструкции.

Представим, что получилось 20 пунктов, которые вы можете разделить на ежемесячные, еженедельные и ежедневные дела. Вышло не так уж и много в день! Применяя этот способ планирования, уже до обеда можно со всем управиться. При этом, разработав план по такому критерию, руководитель сможет более четко определить, какие дела ему можно будет не выполнять самому. Это касается и должностных обязанностей, и личных дел. В нашем примере, если Наталье повысят зарплату, то она сможет нанять няню для детей и таким образом решить вопросы с садиком и музыкальной школой. Если зарплата увеличится незначительно, то ей придется делегировать свои полномочия кому-то другому, чтобы успевать выполнять возросший объем работы за привычные восемь часов».

Шаг 3.Чтобы совместить в своем плане на месяц текущие рабочие задачи, поручения работникам и личные дела, рекомендуем проделать следующее:

  • выпишите все зависящие от вас рабочие задачи и желаемые дела в единый список в том порядке, в каком они приходят в голову;
  • выберите параметр оценки важности запланированных дел, например, это могут быть «негативные последствия за невыполнение», «поощрение за выполнение», «важность + срочность» и т. п.;
  • поставьте напротив каждой задачи степень значимости от 1 (наиболее важная) до последней цифры (наименее важная);
  • определите контрольные даты выполнения задач;
  • подчеркните те из них, которые вы можете смело поручить своим подчиненным;
  • поставьте напротив каждой подчерк­нутой задачи имя сотрудника, которому вы поручите эту задачу;
  • распределите задачи по установленным датам в сетке плана на месяц так, чтобы одновременно не скапливалось более пяти плюс-минус две;
  • этот план вы можете отправить своим сотрудникам;
  • теперь дополните план неподчерк­нутыми делами, сначала постоянными, которые вы выполните самостоятельно, в течение рабочего времени, затем теми делами, которым нужно посвятить вечернее время, таким как танцы или спортзал (два раза в неделю), а затем новыми, которые требует единичного действия, например купить подарок другу.

В результате вы составили систематизированный план – сетку, включающую весь спектр дел на месяц. Он позволит ничего не упустить, и даст возможность вам увидеть, что вы успеваете реализовать все обязательные и желаемые дела. При этом вы освобождаетесь от постоянных мыслей о том, что же еще нужно успеть сделать в ближайшее время.

Персональный менеджмент: с чего начать?

Шаг 4.Чтобы не отвлекаться на мелочи, тем самым увеличивая свой рабочий день до бесконечности, можно эти мелочи упорядочить. Например, вы получаете более 50 писем в день от служащих внутри компании, партнеров, клиентов и других желающих пообщаться. Откликаетесь на каждый сигнал предупреж­дения о пришедшем письме или, если такого нет, сами открываете почту несколько раз в день, чтобы посмотреть, нет ли чего срочного.

По правилам хорошего тона отвечать на электронные письма следует в тот же день. Если не можете ответить на вопрос в тот же день, непременно следует отписаться, с указанием срока, в течение которого вы будете готовы ответить. Для этого можно настроить свою электронную почту таким образом, чтобы отправитель получал автоматическое письмо с указанием срока полного ответа.

Предложенные техники планирования и самоорганизации помогут начать ваш персональный менеджмент и жить не только работой, но и личной жизнью.

Персональный менеджмент: с чего начать?

Ольга ПРЕОБРАЖЕНСКАЯ,
директор по персоналу КА STAFFWELL:

«Я хочу поделиться опытом планирования работы по развитию своих подчиненных, так как совмещение своей деятельности с удержанием и вовлечением сотрудников компании является одной из самых больших проблем. Как руководителю организовать свою работу и свое рабочее время, чтобы правильно и вовремя оказать поддержку своим подчиненным и успеть сделать все свои текущие дела?

Начнем с самого сложного – планирование работы с подчиненными. Одним из наиболее удобных методов является долгосрочное планирование работы с подчиненными, рассчитанное на 90 дней. Итак, у вас есть 90 дней, чтобы ваши подчиненные почувствовали поддержку и стали более эффективно выполнять свою работу. Сделайте следующее:

  • разбейте этот период на четыре этапа – 48 часов, 7 дней, 30 дней и 90 дней;
  • для каждого этапа пропишите приоритетные задачи и занесите их в свой календарь;
  • в первые 48 часов расскажите своим подчиненным о своих планах по улучшению ваших навыков оказания поддержки;
  • затем выделите в своем расписании время для регулярных встреч с сотрудниками для получения новой информации относительно их проектов;
  • через семь дней попросите подчиненных предложить вам две идеи того, как вам улучшить свои навыки оказания поддержки;
  • создайте таблицу, куда внесите все идеи, попросите ваших сотрудников оценить вашу поддержку;
  • определите действия, которые вы предпримете в будущем для повышения уровня поддержки, и попросите обратную связь.

Затем вы должны прописать задачи для 30 дней (например, групповые обсуждения, обсуждение свободы действий, обратная связь и т. д.) и для 90 дней (например, мини-оценка, практика вне работы, матрица поддержки в команде и т. д.)».

Вот таким образом вы сможете эффективно планировать свое время для работы с подчиненными. Не забывайте при этом пользоваться личным планом действий, который поможет всегда держать под контролем добрую сотню дел и совмещать их с личной жизнью.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль