Когда нужно готовить работников к аттестации и как это делать?

1556
Представьте, что завтра вам предстоит пройти аттестацию, а вы даже не знаете толком, о чем вас будут спрашивать. А теперь проанализируйте, какие у вас возникли в этот момент эмоции? Наверное, чувство неуверенности, тревоги, а возможно, и страх потерять работу. То же самое испытывают при проведении внезапной аттестации и ваши сотрудники, если им заранее не рассказали, как она будет организована. Всегда ли нужно разъяснять процедуру предстоящей аттестации? Как организовать эту работу с пользой для сотрудников и компании?

Доводы «за» и «против»

Подготовка персонала к аттестации – это не что иное, как информирование сотрудников о том, в каком виде будет проходить аттестация (например, профессиональное тестирование в объеме, соответствующем должностным обязанностям) и как нужно правильно реагировать на вопросы членов экзаменационной комиссии. То есть мы расставляем все точки над i, чтобы сотрудники не испытывали трудностей и страха перед предстоящим мероприятием и показали себя только с лучшей стороны. Таким образом, цель, которая достигается в ходе аттестации, – это стимулирование персонала совершенствовать свою квалификацию. Работники заранее готовятся, освежают знания, проводят «ревизию» своих профессиональных умений. В этой ситуации как раз и потребуется помощь со стороны службы управления персоналом (в виде подготовительных процедур).

Отметим, что если компания ставит своей целью проведение аттестации «не в интересах» работников, а ищет повод для их увольнения, подобное отношение к персоналу спровоцирует ряд проблем*. Например, отток квалифицированных работников, производственные и трудовые конфликты, снижение производительности труда. Стоит задуматься, нужно ли это работодателю? Если вы на вопросы ответили «нет», тогда узнайте, как помочь персоналу подготовиться к аттестации, и применяйте полученные рекомендации на практике.

Когда нужно готовить работников к аттестации и как это делать?

Светлана ЧЕРНЯК,
директор по персоналу ТД ПРОПЛЕКС (г. Подольск):

«Можно и не готовить сотрудников к аттестации. Дело в том, что эта процедура нередко используется как юридический инструмент для увольнения сотрудника (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ) при условии, что соблюдены нормы трудового законодательства. Допустим, если преследуется цель – уменьшить численность персонала, то “элемент неизвестности”, когда не сообщается ничего о процедуре аттестации (сотрудник не знает, что его ждет, какие вопросы будут задавать), помогает сбить с толку работника. Он покажет неважный результат и может быть признан не соответствующим должности. В такой ситуации по понятным причинам нет смысла готовить сотрудника к оценочным процедурам. Однако это не совсем этично по отношению к работнику, поэтому мы не рекомендуем прибегать к аттестации как к карательной процедуре и советуем готовить к ней персонал».

Как рассказать об аттестации?

Перед проведением аттестации (приблизительно за два месяца) проинформируйте работников о сроках, целях, форме, особенностях и порядке проведения аттестации. Для этого расскажите, что такое аттестация, для чего она проводится и в какой период.

Например, сделать это можно таким способом. Если в компании до 50 человек, соберите весь персонал в помещении, где вы обычно проводите коллективные собрания. Если сотрудников больше 50 и актовый зал всех не вмещает, организуйте в нем отдельные презентации поочередно для каждого отдела. Подготовьте презентационные слайды с текстом (информацию для них смотрите в Положении об аттестации, которое обязательно должно у вас быть перед началом проведения оценочных мероприятий**). С помощью слайдов расскажите:

  • о целях проведения аттестации (допустим, для принятия решений о дальнейшем карьерном росте сотрудников внутри фирмы);
  • о способах оценки профессиональных навыков (скажем, в форме тестирования на профессиональные темы и собеседования с членами аттестационной комиссии);
  • о регламенте аттестации (кто из руководителей будет в аттестационной комиссии, сколько по времени займет вся процедура, какие решения будут приниматься по результатам, где все будет происходить).

Вся презентация пройдет приблизительно за 55–60 минут, из них:

  • 30 минут для демонстрации 15–20 слайдов (в зависимости от информации, которую вы хотите донести);
  • 15–20 минут на вопросы, которые будут задавать вам сотрудники;
  • 10 минут на сборы сотрудников в актовом зале.

Не лишним будет еще раз ознакомить сотрудников с Положением об аттестации. Например, это они смогут сделать, зайдя в службу персонала, если это небольшая фирма. Или можно разослать по электронной почте, разместить на корпоративном сайте, если компания многочисленная.

О чем должны помнить сотрудники?

Помимо разъяснений самой процедуры в задачи предаттестационной подготовки входит еще и актуализация знаний персонала. Это не значит, что вы должны организовать полномасштабное длительное обучение ваших работников (если подобное необходимо в силу специфики бизнеса, об этом надо позаботиться примерно за три-четыре месяца до аттестации). Обычно же суть подготовки именно в актуализации знаний (в ходе предаттестационных инструктажей для персонала).

Например, полезно освежить знания персонала о внутрифирменных регламентах. Ведь со временем забываются детали (как правило те, которые редко используются). Например, в ходе аттестации помимо всего прочего проверяем знание деталей фирменного стиля у специалистов бэк-офиса (бухгалтерия, АХО), которые редко общаются с клиентами компании. Объясните, где найти эти документы (на корпоративном сайте, в отделе маркетинга, в службе персонала). Что конкретно повторить (допустим, запомнить, как выглядит логотип, какой фирменный цвет). Об этом может рассказать по вашей просьбе ведущий маркетолог компании (на это у него уйдет 10–15 минут).

Что касается ревизии профессиональных знаний и навыков, за помощью обращаемся к непосредственным руководителям аттестуемых. Именно непосредственные руководители должны быть в курсе того, какие инструкции, специализированные нормативные правовые документы нужно хорошо знать сотруднику, какими навыками ему следует обладать для успешного выполнения работы. Поэтому для каждого отдела организуем получасовой инструктаж, который проводится при участии руководителя подразделения.

Как это происходит на практике. Допустим, менеджер по продажам должен разбираться в деталях продукции компании и иметь навыки проведения результативных переговоров с клиентами. Для этого ему нужно в совершенстве знать ассортиментный ряд (наименование, характеристики товаров – информация об этом может быть в презентационных файлах компании) и уметь реагировать на нестандартные ситуации, возникающие в ходе переговоров (перечень и типажи клиентов, скажем, также описаны во внутренних обучающих документах, разработанных заранее). В ходе инструктажа руководитель отдела продаж акцентирует внимание на соответствующих регламентах, инструкциях, нормативных документах, которые нужно еще раз перечитать (инструктаж займет максимум полчаса).

Когда нужно готовить работников к аттестации и как это делать?

Галина КУШНАРЕВА,
бизнес-тренер компании Business Relations (г. Москва):

«У нас небольшой коллектив, и когда руководитель хочет провести аттестацию, он поступает так. Сначала информирует всех сотрудников лично об аттестации и на общем собрании объясняет ее цели и задачи. Затем дает задание менеджеру по персоналу еще раз пересмотреть документ, по которому работники будут готовиться к этой процедуре, и переработать содержание установочных тренингов по сервису, продажам или изучению продукта. Руководитель четко объясняет рабочие обязанности. К этому времени уже известен график обучения с последующей аттестацией. После оценочных процедур начальник анализирует результаты и рассказывает о них отдельно каждому работнику. Обозначает перспективы для роста и изменений».

Как определить готовность работников?

Главная задача предаттестационного инструктажа – это, понятно, подготовка сотрудников к аттестации. Но как понять, что проведенных мероприятий достаточно и работники уже настроились на необходимый рабочий лад? Определить это можно по наличию у работников мотивов к достижениям. Понять, что такая мотивация есть, можно в ходе опроса. Допустим, после инструктажа попросите сотрудников заполнить анкету (см. образец).

Когда нужно готовить работников к аттестации и как это делать?

Если сотрудники отвечают, что материалов для подготовки достаточно, а ожидания от аттестации самые позитивные (например, связаны с карьерным ростом, повышением зарплаты), можно говорить, что персонал готов. Косвенно об этом свидетельствуют и отсутствие негативных слухов о предстоящей процедуре (скажем, о том, что мероприятие проводится с целью увольнения части персонала), нескрываемого страха у работников за свое будущее в компании (если высказывается подобное в курилках и других местах скопления персонала).

Таким образом, в небольших компаниях (с численностью до 50 человек) подготовка персонала к аттестации не займет много времени. Потребуется час на презентацию и час на инструктаж, плюс день или менее того на вашу подготовку к проведению этих мероприятий (подбор информации для слайдов, распечатка нужных документов и т. п.).

В средних и крупных компаниях (свыше 50 работников) времени на предаттестационные мероприятия уйдет больше, так как всем сразу рассказать об оценочных мероприятиях не удастся. Нужно разделить персонал на группы (например, по принадлежности к подразделению) и проводить запланированное по схеме, как для небольшой компании. Подготовка займет от месяца до полугода в зависимости от количества аттестуемого персонала. Если ответственно подходить к этому процессу, желаемый результат будет достигнут: ваши сотрудники продемонстрируют свои лучшие личностные и профессиональные качества, а вы узнаете, какими человеческими ресурсами обладает компания.

* С какими трудностями можно столкнуться при проведении аттестации с целью увольнения персонала, мы рассказывали в№ 1, 2009и№ 2, 2009.

**Образец Положения об аттестации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «Директор по персоналу»

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль