Профессиональная адаптация в документах

1173
Этапы адаптации сотрудников, перечень необходимых документов и их суть, ключевые документы по адаптации, их содержание, эффективность программы адаптации

Можно долго спорить, нужно ли вводить документальное обеспечение HR-процессов или нет, стоит ли плодить кипы бумаг с планами и склады электронных материалов с отчетами, или можно ограничиться только устными рекомендациями. Опыт крупных компаний показывает, что системы репортинга* и планирования, фиксирующие задуманное и реализованное, лишними не будут, а наоборот, приведут к нужному результату. Например, при адаптации в компании новичков.

Что имеем?

Процесс адаптации нового сотрудника довольно длительный. Он происходит у каждого человека по-разному. Продолжительность этого процесса во многом зависит от того, насколько грамотно выстроена система адаптации в компании в целом. Все существующие процедуры адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в должность и во внутреннюю жизнь организации, помочь им «стать своими среди своих». Поэтому мы условно разделим этот процесс на несколько этапов, о которых речь пойдет ниже. Эти этапы сопровождаются разработкой новых или переработкой уже существующих документов к особенностям новичка. Расскажем, как это происходит в нашей компании.

Профессиональная адаптация в документахЕкатерина ПРОХОРОВА,
директор по персоналу компании IBS:

«Для нового сотрудника в нашей компании разрабатывается адаптационный план-график. Помимо этого для рабочих позиций закреплена матрица, или определенный набор адаптационных мероприятий. Их прохождение также документируется. В крупных, активно развивающихся компаниях ведение таких документов очень актуально. Это помогает контролировать адаптационный процесс большого количества сотрудников. К минусам подобной методики можно отнести то, что не все могут участвовать в процессе в полной мере в силу своей загруженности. Многие сразу внедряются в проекты, уезжают в регионы. Поэтому в планах – создание дистанционной системы адаптации новых сотрудников».

В первые дни в компании сотрудник, как правило, получает пакет документов, в том числе и план введения в должность. Он разрабатывается с учетом специфики работы новичка и отражает результаты прохождения испытательного срока, оценку компетенций руководителем. Заполненный документ с оценкой возвращается в отдел персонала. Просматривая план, HR-специалист узнает, как оценил руководитель работу сотрудника, над чем еще стоит поработать, и какую помощь необходимо оказать работнику.

Профессиональная адаптация в документахЛюбовь КАШТАНОВА,
начальник отдела кадровой работы ОАО «Полюс Золото»:

«При переходе сотрудника на новую должность необходимо информировать его о подразделении, рабочем месте, профессиональных обязанностях и производственных процессах. Затем рассказать ему о взаимодействии с другими отделами. При организации адаптации нового сотрудника понадобятся план работы и анкета для оценки деятельности работника (заполняется руководителем). Это возможно в том случае, если в компании разработан внутренний нормативный документ о порядке адаптации персонала в случае перевода на другую должность. Даже мировой финансовый кризис в принципе не может повлиять на систему адаптации новых сотрудников. Наоборот, она помогает им быстрее включиться в бизнес-процессы компании».

Без такого плана сложно было бы и самому сотруднику: документ ориентирует его в массиве данных о компании и ставит профессиональные задачи на конкретный срок. К тому же визуализация информации (будь то в виде листка бумаги, текстового файла или презентации) является одним из способов проверки того, как сотрудник относится к ведению документации, и в какой степени обладает самоконтролем.

Что написано пером…

Чтобы не перегружать руководителей, наставников и сотрудников бумажной работой и составлением презентаций, мы выработали перечень необходимых документов. Вопрос об их количестве зависит от компании и тех задач, которые перед ней стоят. Мы пронаблюдали, как происходит адаптация новых сотрудников, и предложили ряд типовых документов, которые стали по-настоящему эффективными и полезными в работе.

Профессиональная адаптация в документахМарина ДМИТРИЕВА,
начальник отдела кадрового администрирования и подбора персонала ОАО «МОЭК»:

«Адаптации нового сотрудника очень важна. Однако обилие документов, ее сопровождающих, отнимает рабочее время. Считаю, что стоит оставить план адаптации, в котором указаны ключевые мероприятия для нового сотрудника, а также заносятся отметки об их прохождении. Такой подход избавит от создания огромных отчетов как новичка, так и его наставника. Можно также утвердить памятку для нового сотрудника. Много документов не нужно. Необходимую информацию передаст наставник или непосредственный руководитель, который в любом случае есть у новичка».

 

Документы по адаптации сотрудника в компании

Коротко о главном

Одним из ключевых документов является программа адаптации. Она последовательно рассматривает ключевые этапы этого процесса и их документальное сопровождение. Например, у нас программа состоит из нескольких частей – введения, описания адаптационных этапов и перечня мероприятий. Она помогает наставникам, руководителям и специалистам ориентироваться в тонкостях адаптации.

В вводной части сообщается о том, для чего нужен документ, какие ресурсы компании (видео, печатные издания, интранет и пр.) имеются, на что мы делаем упор при проведении мероприятий (на активное участие сотрудников или пассивное восприятие услышанного), какими способами этого достигаем (через вовлечение в дискуссии, обучение, наставничество) и к какому результату стремимся (снизить до нуля текучесть кадров на испытательном сроке).

Далее идет описание адаптационных процессов. Например, вначале мы рассказываем, как происходит общая ориентация сотрудников. В первый рабочий день новичок получает следующий пакет документов.

План введения в должность.Используя этот документ, руководитель оценивает компетенции сотрудника по балльной системе: 0 – компетенция отсутствует; 1 – компетенция проявляется слабо; 2 – компетенция проявляется в достаточной мере; 3 – кандидат обладает компетенцией в мере, гораздо большей, чем требуется в данной должности, способен транслировать компетенцию другим.

Профессиональная адаптация в документах

Рабочая тетрадь новичка.Включает несколько разделов, которые помогают не только новичку. Например, просматривая путеводитель нового сотрудника, который обязательно размещается на личной странице работника в интранете, специалист по адаптации всегда в курсе, что делает новичок, в какое время, где сейчас, кто его куратор.

Вся информация представлена в виде таблицы. В тетради новичка есть также лист контроля за готовностью рабочего места для нового сотрудника и опросник № 1 удовлетворенности работой наставника.

Папка нового сотрудника.Она содержит полную информацию о компании. Изучив папку, сотрудник познакомится с корпоративной культурой, режимом труда и отдыха, узнает о коллективе отдела, его нормах и традициях.

Заполненная тетрадь новичка и копия плана введения в должность (оригинал хранится у сотрудника до конца испытательного срока) через неделю работы в компании передается в отдел по работе с персоналом. В крупных компаниях удобнее узнавать о прохождении испытательного срока сотрудником через опросники. Лучше всего, если опрос проводится через неделю и месяц работы в компании. Теперь специалист по адаптации имеет возможность контролировать процесс и при необходимости решать все возникающие проблемы.

Профессиональная адаптация в документах

 

 

Вместе весело шагать!

Вернемся к программе адаптации. Итак, первая неделя прошла, сотрудник уже заполнил первый опросник, познакомился с отделом, освоился на новом рабочем месте. Далее программа детально описывает этап действенной ориентации. В этот период основная бумажная работа – у специалиста по адаптации. Он готовит материалы и программы тренингов, слайд-шоу, презентации, опросники.

Завершающим адаптационным мероприятием в нашей компании является «Посвящение в Протековцы». Приглашаются представители руководства, которые поздравляют новичков с вступлением в ряды сотрудников компании. Новым работникам вручаются дипломы о первой успешно пройденной дистанции. Этим документом знаменуется окончание периода адаптация нового сотрудника.

Как показывает опыт нашей компании, грамотно построенная система адаптации новых сотрудников в значительной степени облегчает адаптационный период. К тому же успешное прохождение этого этапа позволяет ожидать от нового сотрудника высоких показателей работы в значительно более короткие сроки.

Подобная программа эффективна для крупных компаний с развитой системой наставничества. У нас она действует на протяжении двух лет. За это время значительно снизился уровень текучести персонала в период испытательного срока. Именно к этому результату мы все вместе стремились.

Профессиональная адаптация в документах

Профессиональная адаптация в документах

* Reporting (англ.) – составление отчетов, описание событий.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Каким для вашей компании оказался год 2016?

  • Успешным! Повысились продажи, открыли новые офисы 27.27%
  • 50/50: в чем-то выросли, в чем-то надо улучшать показатели 36.36%
  • Стабильным! Основные показатели остались на прежнем уровне 22.73%
  • Пока рано подводить итоги. Для нас год еще не закончился 18.18%
Другие опросы

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль