How do you write English? Пишем письмо иностранному соискателю

549
«Я-подход», «Мы-подход», правила электронного письма и переписки, стиль и характер письма, формулы вежливости, использование сокращений, зарубежная корреспонденция, прикрепленное резюме, сопроводительное письмо

Российские компании не новички на зарубежном рынке труда. Менеджерам по персоналу приходится подбирать сотрудников, проводить интервью, переписываться на иностранном языке. В последнее время сложно себе представить HR-а, не владеющего, например, английским. Давайте поговорим о том, как правильно вести на английском языке переписку с зарубежными коллегами, как составить письмо, какие слова и выражения использовать.

«Мы-подход» не пройдет

В процессе овладения иностранным языком понимаешь, что правила зарубежной и отечественной официально-деловой переписки кардинально отличаются друг от друга. Например, если для российской корреспонденции характерен «Мы-подход», то для западной – «Я-подход». У нас чаще всего переписка ведется от имени администрации, правления, дирекции. Поэтому нередко письмо начинается со слов: предлагаем, сообщаем, направляем. Зарубежные коллеги чаще пишут от первого лица: I am writing to request… – Я обращаюсь с просьбой… I am happy to advise you that … – Я рад сообщить Вам , что …

Если в отечественной корреспонденции мы используем шаблонные фразы и стремимся к протокольной точности, то коллеги за рубежом пишут простыми, обыденными словами. Однако и они используют устоявшиеся формулировки, которые фиксируют стандартные ситуации.

В письме, направляемом по электронной почте, различают пять обязательных частей: обращение (Salutation), заголовок (Subject), текст письма (Body of the letter), завершающая формула вежливости (Complimentary Close), имя и должность отправителя (Signature). Зная расположение и содержание этих частей, вы легко и быстро составите нужное письмо.

Простые истины электронного письма

Форма прямого обращения (Salutation) в начале письма имеет несколько вариантов и ориентирует вас в разных ситуациях. Например, если вы адресуете письмо компании, то возможна формула Dear Sirs или Dear Gentleman / Gentlemen, как принято в США. Варианты Deаr Sir или Dear Madame («Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа») пишите, если письмо предназначено коллеге, но неизвестно его имя. Возможна формула Dear Sir or Madame, если вы не знаете пол должностного лица. Но наименее официальное персональное обращение: Dear Miss Brown, Dear Duglas.

После обращения дается краткое указание на содержание письма или его тему – заголовок к тексту (Subject). Он не обязателен, но свидетельствует о хорошем тоне. Заголовок разместите на отдельной строке и используйте минимум знаков препинания. Он должен быть коротким и привлекать к себе внимание: Cover letter – Сопроводительное письмо; SHRM STRATEGY CONFERENCE – Стратегическая конференция SHRM.

После заголовка печатается текст (Body of the letter) письма, который должен быть логичным, ясным и хорошо структурированным. Сначала изложите причину и цель письменного обращения, а потом его основную суть и выводы:

  • I am writing you because of your advertisement. – Я ?обращаюсь к Вам в связи с Вашим объявлением .
  • We are pleased to inform you that you can start working for us tomorrow at
  • 9 a.m. – Мы рады сообщить Вам, что вы можете приступить к работе у нас завтра с 9 часов.

Хитрые правила переписки

Отечественные работодатели чаще всего сообщают хорошие и плохие новости устно, сопровождая уведомлениями, врученными лично под роспись или высланными по почте. По-другому обстоят дела у зарубежных коллег. У них принято посылать письма, в которых простыми словами сообщается позитивная или негативная информация, например, о том, что кандидатура соискателя не подходит для данной должности. Для этого используйте фразы из таблицы на стр. 87.

Как сообщить плохие и хорошие новости

Когда вы сообщаете определенную информацию, объясните, что вы собираетесь сделать, чтобы изменить ситуацию, или как будете действовать в данный момент. Лучше написать так: We are able to /can/…?– Мы можем или сможем…; We are unable to /cannot/… – Мы не можем или не сможем…; We have been forced to… – Мы вынуждены…

Этикет деловой переписки требует, чтобы за этим последовало объяснение причин, поэтому часто используются предлоги: owing to – из-за, в связи с; this is due to – благодаря; because to – потому что; as a result of – так как в результате.

В деловой переписке широко употребляются и особые формы глаголов (страдательный залог).

Payment will be made on any acceptable basis. – Плата будет произведена на любых приемлемых условиях.

 

 

Формулы вежливости

Мы часто заканчиваем деловое письмо, используя фразу «с уважением», а как это сделать на английском? Здесь есть несколько вариантов, причем все зависит от того, как вы записали обращение в начале текста. Заключительная фраза текста (Complimentary Close) может быть такой:

  • Please accept thanks in advance. – Заранее примите нашу благодарность.

Разобраться в том, какая заключительная фраза какому обращению соответствует, вам поможет таблица на стр. 88. Обратите внимание, что выбор фразы зависит от стиля и характера письма.

 

Обращение и заключительные фразы

 

Не забудьте указать свое имя и должность (Signature), которые помещаются под формулой вежливости и оформляется отдельной строкой. Обратите внимание, что если отправитель – мужчина, то это никак не оговаривается. А если отправитель – женщина, то это обычно отмечается в скобках после имени – (Ms).

Yours faithfully Yours sincerely

Dennis J. Stenberg Sophie Bolan (Ms)

Chairman Manager

Я вам пишу !

В электронной переписке у нас не приняты сокращения. Однако это вполне приемлемо для коллег за рубежом. Где можно использовать сокращения? Например, в обращении.

Если письмо адресовано мужчине, то перед фамилией используется сокращение от слова Mister – Dear Mr Spencer. Если письмо адресовано женщине, то перед фамилией возможно универсальное сокращение Мs – Dear Ms Steele.

Перед заголовком часто используется Rе. – сокращение от reference, что означает «по делу», «касательно», «относительно». Если не вы сами являетесь инициатором переписки, а просто пишете по заданию кого-то, тогда необходимо перед именем отправителя использовать сокращение pp – от per procurationem, что означает «по доверенности»:

  • Yours truly
  • Shirley Johnson
  • pp GEORGE FREEMAN
  • Chairman

Если вы хотите пригласить коллегу на презентацию или конференцию, то под текстом письма с правой стороны поставьте сокращение R.S.V.R., которое будет означать «пожалуйста, ответьте». Также нужно всегда помнить, что в деловой переписке не принято употреблять сокращенные формы глаголов, которые широко используются в разговорной речи. Вместо I’m нужно писать I am, вместо can’t – cannot, вместо haven’t – have not.

Не бойтесь составлять письма на английском языке. Чем больше у вас будет практики, тем быстрее сформируется навык и уверенность в том, что вы понимаете, и вас понимают. Знание языка – это выгодное преимущество, особенно если менеджер по работе с персоналом собирается работать в иностранной компании или с зарубежными партнерами.

How do you write English? Пишем письмо иностранному соискателю



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль