Учимся экономить время при работе с электронной почтой: выбираем почтовую программу

454
Что такое почтовая программа. Принципы выбора программы. Список наиболее популярных у пользователей почтовых программ. Как настроить Microsoft Office Outlook, полезные функции (корпоративный бланк, сортировка сообщений, списки рассылки). Советы пользователям

«Электронная почта важнейший инструмент маркетинга...», «Outlook основной инструмент специалиста...» сегодня часто можно услышать или прочитать подобные лозунги. И действительно, в эру информационного общества было бы очень странно, если бы один из основных способов коммуникаций не превратился в повседневный рабочий инструмент. Поговорим о том, чем помогут почтовые программы сотруднику службы персонала.

У вас одно новое сообщение

Словосочетание «почтовая программа» часто используется в нашей речи. Задумывались ли вы когда-нибудь, что имеется под этим в виду? Существует довольно много программных приложений, так или иначе связанных с электронной почтой: это и почтовые серверы, и приложения, предназначенные для массовой рассылки электронной почты (спама), и «мейл-чекеры» и многое другое. Однако среди «продвинутых» пользователей в ходу понятие «почтовый клиент» или «почтовый агент».

Зачем нужен почтовый клиент, если похожие возможности предоставляет практически любая почтовая служба (например, на mail.ru, yandex.ru). Во-первых, почтовый клиент позволяет хранить корреспонденцию на жестком диске вашего компьютера. Во-вторых, при помощи почтового агента вы можете одновременно работать с несколькими почтовыми ящиками. В-третьих, многие почтовые клиенты предоставляют еще и другие возможности, например, режим напоминаний. Таким образом, если у вас больше одного почтового ящика и вы устали переключать окна браузера, то почтовая программа поможет справиться с этой проблемой. Если вы опасаетесь за сохранность своей корреспонденции и хотите работать с ней, не имея соединения с интернетом, то почтовый клиент предоставит вам и такую возможность.

Учимся экономить время при работе с электронной почтойОксана ЛОГИНОВА,
проектный менеджер «СКБ Контур»:

«Для отправки деловой почты организациям могут потребоваться почтовые системы, которые обеспечивают использование электронной цифровой подписи и обеспечивают не только обмен корреспонденцией и надежную защиту, но также учет и регистрацию документов. Юридическая значимость документооборота в таких системах обеспечивается третьей стороной оператором связи».

Перед тем как установить новую почтовую программу, попробуйте ее бесплатную версию. При выборе почтовой программы руководствуйтесь: популярностью среди пользователей (например, Microsoft Office Outlook, Outlook Express и The Bat!), эстетическими качествами (например, более широкие возможности оформления корреспонденции в Eudora), стоимостью, обеспечением полноты взаимодействия (Lotus Notes, Microsoft Office Outlook), простотой работы с программой (Mozilla Thunderbird, Outlook Express), безопасностью (необходимость шифрования данных) и др.

Если вы уже определились с тем, какую программу вы хотите испытать, то сначала расскажите об этом IT-специалисту, потому что не все программы могут соответствовать их требованиям по безопасности, по стандартным протоколам и т. д. После этого попросите системного администратора помочь вам сделать так, чтобы на время испытаний корреспонденция хранилась на сервере, на тот случай если вы решите не останавливаться на первом варианте. Если вы решили использовать другую программу, то можно перенести информацию из старой программы в нее. Кроме того, IT-специалисты будут рады помочь вам с настройкой резервного копирования (backup) и соединения с вашим почтовым сервером. Здесь также стоит обратить внимание на частоту доставки корреспонденции обычно раз в 10–15 минут вполне достаточно.

Руководство для начинающих

Если вы впервые используете почтовую программу, то сначала изучите ее функциональные области. Так, при помощи пунктов меню вы можете получить доступ практически к любой функции вашей программы. Область просмотра списка писем помогает перемещаться между письмами. Область чтения позволяет быстро просматривать корреспонденцию. Затем нужно найти и запомнить, как получить доступ к адресной книге, систематизирующей списки ваших адресатов.

Обзор почтовых программ

Учимся экономить время при работе с электронной почтойАлександр ЧЕЛОВЕЧКОВ,
директор ООО «НТЦ Новатор» (г. Екатеринбург):

«Главное, что должен делать почтовый клиент, так это обеспечивать конфиденциальность пересылаемой информации и при этом не разорять пользователя на интернет-трафике».

Некоторых специалистов смущает необходимость все время открывать и закрывать почтовую программу. К тому же, когда она закрыта, то не проверяет наличие новых писем. И так можно упустить срочную и важную корреспонденцию. В таких случаях вовсе не обязательно закрывать программу каждый раз, когда вы закончили с ней работать. Просто сворачивайте, она не будет мешать вам, но тем не менее будет выполнять свои функции.

User’s guide для опытных

Чтобы упростить и систематизировать свою работу с программой, нужна ее «тонкая доводка». Это сделать можно с помощью изменения настроек программы. В Microsoft Office Outlook выберите пункт «Параметры», в меню «Сервис». Это центр настройки программы. Здесь вы можете указать, что программа должна делать с нежелательными письмами (спамом); настроить вид календаря; установить настройки для уведомлений о пришедшей почте; настроить внешний вид сообщения по умолчанию (подпись, форматирование ответов и пересылаемых сообщений, бланк сообщения по умолчанию); указать сотрудника, которому можно написать во время вашего отсутствия и др.

Создайте корпоративный бланк.Это позволит вам быстро оформить деловое письмо, не набирая каждый раз заключительные фразы и номера телефонов для контакта. Очень помогает, когда надо срочно отправить официальную корреспонденцию. Письма, в которых используются бланки, должны быть в формате HTML или RTF (определяется в его параметрах). Создав несколько бланков, вы сможете выбирать их при необходимости или установить один для создания писем по умолчанию. В Outlook Express это можно сделать при помощи окна «Параметры». Для этого воспользуйтесь кнопкой «Создать» области «Бланк» на вкладке «Создание сообщения». В программе The Bat! для этого существует функция «Быстрые шаблоны» (меню «Свойства»).

Сортируйте сообщения.Письма можно размещать в разных папках почтового ящика. Так, корреспонденция от генерального директора будет попадать в одну папку (параметр по отправителю), а новостная рассылка в другую (например, по теме). Для этого используйте правило сортировки сообщений. Его можно создать на основе существующего письма. В Microsoft Office Outlook выберите письмо в списке, кликнув по нему правой кнопкой мыши, и в появившемся меню выберите «Создать правило». Или можно настроить правила обработки сообщений из центра определения правил. В Microsoft Office Outlook выберите пункт «Организовать» из меню «Сервис», в The Bat! воспользуйтесь сочетанием клавиш CTRL + + SHIFT + S, чтобы вызвать мастер создания фильтра. Вам потребуется указать критерии отбора писем (адрес, содержимое темы, содержимое тела письма), действие (поместить в папку, удалить, скопировать в папку) и место назначения, если выбрано перемещение или копирование.

Формируйте списки рассылок.Это функция понадобится, если вам часто приходится рассылать множество одинаковых писем, например, сообщения о предстоящем мероприятии для всех или определенного круга сотрудников. Создайте список рассылки, добавив в него своих постоянных адресатов. Если вы хотите, чтобы получатели письма не знали друг о друге, то воспользуйтесь полем «Скрытая копия» для указания адресатов, однако учитывайте, что современные фильтры спама воспринимают такие письма как нежелательные. Также часто отсеивается корреспонденция, в которой в подписи автора содержится ссылка на сайт или адрес электронной почты.

Почтовые клиенты сегодня это довольно сложные программные комплексы, о которых пишут большие по объему книги. Чтобы избежать их покупки, обращайтесь к встроеннойсправке.Там можно найти ответы на вопросы, которые еще даже не успели появиться. Но если даже она не помогает вам, то наверняка рядом есть энтузиасты, которые могут прочитать познавательную лекцию о программе даже ее создателям.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль