Договор на HR-аутсорсинг: важные моменты для защиты интересов

1574
Договор на HR-аутсорсинг (суть, проблемы). Предмет договора, отличие лизинга и аутсорсинга. Как убедить аутсорсеров соблюдать дисциплину труда. Мнения экспертов. Как защитить конфиденциальную информацию при HR-аутсорсинге. Как отследить соблюдение условий договора о передаче функций по управлению персоналом. Полезные советы

В прошлый раз мы говорили о том, что представляет собой аутсорсинг в сфере управления персоналом*. Определились с преимуществами, которые получает компания-работодатель, передавая сторонней организации функции своей кадровой службы. На этот раз поговорим о заключении договора на оказание услуг между компанией-заказчиком и компанией-аутсорсером. Посмотрим, в чем состоит особенность этого документа и какие положения необходимо отразить в нем в обязательном порядке.

Что включать в договор?

Договор о передаче функций по управлению персоналом – это разновидность гражданско-правового договора на оказание услуг. Основные положения такого документа регулируются нормами главы 39 Гражданского кодекса. Здесь дано определение договора, прописаны условия его заключения, выполнения и расторжения, предусмотрен порядок оплаты за оказанные услуги. Однако это только общие моменты. К составлению любого договора, в том числе и договора о передаче функций по управлению персоналом, следует подходить строго индивидуально.

Так, при разработке договора на HR-аутсорсинг следует: первое – четко определиться с самим предметом договора; второе – продумать, как правовыми средствами пресечь возможную утечку конфиденциальной информации, которая станет «общедоступной» в процессе исполнения договора;третье– решить, каким образом заставить сотрудников компании-аутсорсера соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (в том случае, если деятельность по оказанию услуг осуществляется на территории компании-заказчика). Итак, обо всем по порядку.

Предмет договора

При оформлении договора на HR-аутсорсинг следует, прежде всего, обратить внимание на сам предмет договора. Дело в том, что, в отличие от договора лизинга персонала (где предметом договора является предоставление «в аренду» конкретных работников), предметом договора на аутсорсинг является выполнение конкретной услуги.

Иными словами, при аутсорсинге стороны договариваются не о предоставлении заказчику определенных специалистов для выполнения кадровых работ, а непосредственно о выполнении самих кадровых работ. А кому из своих работников поручить выполнение этой функции, компания-провайдер решит сама. Из этого следует, что компания-заказчик (как на стадии заключения договора, так и в процессе его исполнения) не вправе «браковать» того или иного предложенного специалиста. Например, по причине его низкой квалификации (в то время как такой отказ вполне возможен при лизинге). Свои претензии партнеру компания-заказчик вправе предъявить только по поводу качества или сроков выполняемой работы.

Пример

Так при лизинге

Торговая фирма «Эксклюзив» заключила договор на оказание услуг с лизинговой компанией «Р...». По договору компания-провайдер должна предоставить компании-заказчику специалиста по разработке программного обеспечения для реализации маркетингового проекта сроком на один год. В качестве условий договора выдвигаются следующие требования: наличие у будущего работника технического образования, базовое знание английского языка, готовность к служебным командировкам.

Так при аутсорсинге

Строительная компания «Мастерок» заключила договор с аутсорсинговой компанией «Т...». По договору компания-провайдер должна в течение трех лет осуществлять функции службы персонала компании-заказчика, а именно: заниматься подбором кандидатов, оформлять прием и увольнение сотрудников, внедрять новую систему мотивации, в полном объеме вести кадровое делопроизводство. При этом состав специалистов для выполнения указанных работ компания-исполнитель определила самостоятельно.

Как убедить аутсорсеров соблюдать дисциплину труда?

При аутсорсинге функций по управлению персоналом сотрудники компании-провайдера зачастую находятся на территории компании-заказчика, образуя таким образом своеобразный внутренний штаб. Подобная организация работы удобна, например, при передаче на аутсорсинг кадровой документации (исключается необходимость перемещения массива кадровых документов за пределы организации). Или при разработке пакета локально-правовых актов, в том числе положений о структурных подразделениях (ведь такого рода работа предполагает тесное общение с линейными руководителями).

При нахождении сотрудников-аутсорсеров на территории организации-заказчика часто встает вопрос о необходимости подчинения правилам внутреннего трудового распорядка.

Поскольку работники-аутсорсеры не состоят в трудовых отношениях с заказчиком, у руководства компании-заказчика нет правовых рычагов для применения к ним (в случае необходимости) каких-либо мер дисциплинарного воздействия. По закону воздействовать на них в дисциплинарном порядке имеет право только их непосредственный работодатель, а именно компания-провайдер. Поэтому в тексте заключаемого договора в обязательном порядке нужно предусмотреть следующее: включить пункт, согласно которому аутсорсинговая компания гарантирует компании-клиенту (под угрозой штрафных санкций, вплоть до досрочного расторжения договора на оказание услуг), что ее сотрудники-аутсорсеры будут неукоснительно соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие на территории компании-клиента.

Делимся опытом

Наша организация тесно сотрудничает с аутсорсинговой компанией. Нас вполне устраивает качество предоставляемых услуг. Но поначалу привлеченные специалисты не только опаздывали на работу, но и допускали необоснованные прогулы. Мы знали, что к порядку их может призвать только их непосредственный работодатель, но жаловаться своему партнеру не стали. Просто не захотели ссориться и создавать в коллективе конфликтную обстановку.

Чтобы исправить ситуацию, мы решили действовать методом «от противного»: не «давить» на нарушителей, а, наоборот, поощрять добросовестных работников. То есть если привлеченный специалист соблюдает порядки, заведенные в компании (вовремя приходит и уходит, особенно хорошо работает, выполняет принятый в компании дресс-код), мы обязательно отмечаем его. Например, выдаем льготные талоны на питание, прикрепляем к ведомственной поликлинике, обеспечиваем его детей путевками в лагерь, а самому работнику предоставляем возможность бесплатно отдохнуть в одном из наших загородных пансионатов. Надо сказать, что этот метод очень хорошо работает: уже через месяц после нововведения со стороны привлеченных сотрудников не было зафиксировано ни одного случая нарушения трудовой дисциплины.

Наталья Синявская,
заместитель генерального директора (Москва)

Пример

Медицинская компания «Эскулап» передала на аутсорсинг компании «У...» расчет и начисление заработной платы сотрудников. По условиям договора специалист компании-аутсорсера Наталья Ч. должна была работать в главном офисе компании-заказчика с 9:00 до 18:00, так же как и другие сотрудники организации. Однако женщина появлялась на рабочем месте не ранее 11 часов и оставалась там не более чем на 2–3 часа в день. Свое поведение она объясняла тем, что за это время вполне успевает выполнить все намеченные дела. Такой режим работы не устраивал руководство компании-заказчика. Сотрудники жаловались, что, обращаясь в расчетный отдел за консультацией или за справками о зарплате, постоянно «натыкаются» на закрытый кабинет. Компания «Эскулап» неоднократно обращалась к компании-исполнителю с претензией на некачественное выполнение услуг, но никакой реакции от партнера не поступало. В результате компания-клиент в одностороннем порядке разорвала договор с компанией-аутсорсером, заранее в письменном виде предупредив ее об этом и оплатив ей все понесенные расходы.

Как сохранить информацию в тайне?

При заключении договора на HR-аутсорсинг возникает еще одна проблема: как защитить конфиденциальную информацию (информацию, составляющую коммерческую тайну, информацию о персональных данных сотрудников) от возможной утечки. Аутсорсеры допускаются к святая святых компании – к информации о размере заработной платы сотрудников, об уплате (или неуплате) компанией обязательных налогов и платежей. И если вовремя не принять необходимые меры, существует большой риск, что такая информация станет достоянием нежелательных лиц и организаций, что может нанести компании и ее сотрудникам моральный или материальный вред.

Прежде всего, при допуске аутсорсеров к персональным данным сотрудников компания-заказчик должна предварительно заручиться письменным согласием сотрудников на передачу информации о них третьим лицам. Также следует включить в договор на оказание услуг условие о неразглашении конфиденциальной информации. Кроме того, нужно учесть, что соприкасаться с «тайной» информацией будет не абстрактное юридическое лицо, каковым является компания-провайдер, а вполне конкретные физические лица, ее сотрудники. Поэтому имеет смысл наряду с «генеральным» договором заключить специальные (дополнительные) соглашения между компанией-заказчиком, компанией-провайдером и каждым сотрудником компании-провайдера о неразглашении конфиденциальной информации, которая станет известна обозначенному кругу лиц в связи с исполнением основного договора.

Эти соглашения следует оформить как приложение к договору на оказание услуг. Надо сказать, что наличие такой бумаги во многом дисциплинирует аутсорсеров, повышает персональную ответственность каждого из них за бережное и корректное обращение с чужой информацией.

Кто следит за договором?

Обычно на период действия договора на HR-аутсорсинг организация-заказчик назначает из числа своих сотрудников ответственное лицо. Этот работник должен контролировать объем, качество и сроки предоставляемых услуг. Назначение ответственного сотрудника способствует четкой координации во взаимодействии партнеров, помогает выработке согласованной позиции по тому или иному вопросу, возникающему в процессе исполнения договора.

Пример

Компания «Темп» передала на аутсорсинг компании «У...» подбор сотрудников для отдаленных филиалов, разработку системы мотивации для работников производственного блока, разработку пакета документов, регулирующих внутренний трудовой распорядок. Ответственным за координацию действий по договору аутсорсинга была назначена Надежда Т., начальник отдела кадров компании «Темп». В соответствии с приказом генерального директора на сотрудницу возлагались следующие обязанности. Первая – решать в оперативном порядке все организационные вопросы, связанные с выполнением договора на аутсорсинг. Вторая – контролировать выполнение аутсорсерами правил внутреннего трудового распорядка, действующих в компании. Третья – контролировать своевременность выплаты компании-аутсорсеру денежного вознаграждения за выполненные услуги. Четвертая – ежемесячно предоставлять генеральному директору компании «Темп» отчет о качестве и объеме работ, выполненных аутсорсерами за указанный период**.

Полезные советы

Наделяя сотрудника обязанностями, помимо тех, что предусмотрены в его трудовом договоре, руководству компании следует помнить следующее. Первое – возлагать на сотрудника какую-либо дополнительную нагрузку можно только после получения его согласия. Второе – согласие работника должно быть получено в письменном виде и оформлено как дополнительное соглашение к его трудовому договору. Третье – после внесения изменений в трудовой договор должен быть издан соответствующий приказ, с которым работника следует ознакомить под расписку.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль