В новый офис без проблем: полезные советы по организации переезда

1569
Оповестить коллектив о переезде, делать акцент на преимуществах, мотивировать коллектив на то, чтобы принять участие в подготовке к переезду, опрос всех работников, выявить их желание и возможность работать по новому адресу, лояльное отношение к тем, кто увольняется из-за переезда, максимально замотивировать ключевых сотрудников, разработать программу обучения, спланировать размещение рабочих мест и мебели в новом помещении, организовать разборку и упаковку техники и мебели, передать новый адрес клиентам и партнерам

Рано или поздно любая компания сталкивается с необходимостью переезда в другое помещение и обустройством на новом месте. Переезд может стать настоящим бедствием: остановится рабочий процесс, не будет электричества в новом офисе, грузчики «не довезут» несколько коробок с самыми важными вещами. Как организовать переезд компании, чтобы это мероприятие стало большим общим проектом в жизни коллектива? Как объединить людей идеей позитивных изменений и не потерять ключевых сотрудников? Как не забыть ничего важного и уложиться в отведенные сроки?

Не надо сюрпризов

Редко когда компания меняет офис, потому что ее владельцу не нравится вид из окна. Необходимость поиска новых помещений возникает в основном по внешним причинам:

  • капитальный ремонт нынешнего здания;
  • существенные изменения условий договора аренды (арендодатели могут менять сроки и стоимость аренды, выставлять астрономические счета за мнимый и реальный износ здания и т. д.);
  • необходимость объединить структурные подразделения (например, офис, склад и производственные цеха);
  • рост компании, увеличение штата сотрудников.

Прежде всего переезд не должен оказаться сюрпризом. Если у сотрудников не будет необходимой информации, обязательно появятся нежелательные слухи. Лучше как можно раньше оповестить всех о переезде, четко и ясно донести истинные причины, по которым придется сменить место работы, чтобы к моменту самого переезда все страсти утихли и сотрудники свыклись с мыслью о нем.

Нужно давать информацию и о ходе подготовки к этому мероприятию. Очень важно проводить внутренний пиар, делая акцент на преимуществах, которые получат сотрудники в новом офисе. Осознав неизбежность и необходимость грядущих перемен, большая часть сотрудников их поддержит. С их помощью нужно изменять отношение к переезду негативно настроенных коллег.

Мотивируйте работников принимать активное участие в процессе. Подарите всем рулетки, устройте конкурс на самые дельные советы переезжающим. Или объявите соревнование между отделами на самую быструю и организованную упаковку вещей, а потом на самую грамотную расстановку мебели и немедленное включение в работу на новом месте.

Совет

Заблаговременно раздайте листовки с подробным описанием и схемой проезда к новому офису. Укажите основные ориентиры, маршруты наземного транспорта, места парковки для автомобилей, входы и выходы из метро и т. д.

Из центра на окраину

Чаще всего компании переезжают из центра города на окраину или в пригород. Это дает возможность в рамках прежнего бюджета арендовать больше площадей, но влечет потерю части сотрудников и необходимость поиска новых. Об этом стоит задуматься, и не менее чем за два месяца до предполагаемой даты переезда провести опрос всех работников, выявив их желание и возможность работать по новому адресу*.

А как у вас?

Мы обратились с вопросом к работодателям:

С какими сложностями вы столкнулись при переезде?

Иван,
системный администратор (Москва):

– На мой взгляд, неправильно подобран сам офис, хотя и близко от метро, но посетителям приходится сначала брать штурмом пост охраны, а потом долго блуждать по лабиринтам коридоров. Старый офис лучше.

Анастасия,
оператор ПК (г. Кострома):

– На неделю встала работа в связи с отсутствием интернета и телефонной связи на новом месте. До конца не был сделан ремонт, на всех явно не хватило розеток.

Сергей,
юрист (г. Орел):

– Сложности были связаны со сборкой мебели, поиском шнуров, компьютеров и отсутствием перегородок. Части от столов были потеряны, хоть мы и подписывали их все – с трудом потом собрали воедино.

Елена,
офис-менеджер (г. Иваново)

– Не всем хватило ящиков и коробок для перевозки всех документов и вещей. Создалась нездоровая обстановка в борьбе за упаковочный материал. После переезда все столы и стулья были потеряны, мы сами ходили по офису и отбирали свои вещи у тех, кто успел взять их раньше.

Расположение компании окажется важным для офисных служб, низкооплачиваемых сотрудников производства и тех, кто живет очень близко к настоящему месту работы. Тех, кто не готов переехать вместе с коллективом, следует успокоить – времени для поиска новой работы им хватит. Специалисты службы персонала могут помочь таким сотрудникам составить и разместить резюме в «работных» СМИ, всячески содействовать трудоустройству: написать характеристики и рекомендации, посоветовать обратиться в компании аналогичного направления деятельности.

Лояльное отношение к тем, кто не поедет на новое место работы, вполне может поменять настрой «отщепенцев», и, возможно, они постараются найти возможность продолжить трудиться на новом месте. Тех, кто изначально не противился изменениям, рекомендуем обязательно поблагодарить за поддержку и порадоваться, что они остаются.

Поиск новых сотрудников

Если ваша компания занимается, например, изготовлением пищевых продуктов и переезжает в пригород, где находятся только деревообрабатывающий комбинат, завод по изготовлению цемента и фабрика игрушек, поиск технологов пищевого производства, наладчиков пищевого оборудования и других узкопрофильных специалистов будет сильно затруднен.

В этом случае нужно максимально замотивировать ключевых сотрудников, чей уход сильно пошатнет рабочие процессы – пересмотреть режим работы, поменять графики смен (для непрерывных производств), определить сумму компенсации за проезд, наладить движение арендованного транспорта от ближайших станций метро, продумать организацию питания и мест отдыха, предоставить дополнительные льготы и в конце концов повысить зарплату. О льготах для ключевых сотрудников нужно сказать не после того, как они подадут заявление об увольнении, а в первый же день установления точной даты переезда и места назначения.

Разработайте программу обучения для сотрудников тех должностей, на которых предполагается значительный отток персонала, а также составьте положение об оплате труда наставников. Если есть финансовая возможность, примите тех, кто живет ближе к новому офису, на дополнительные ставки (возможны варианты работы по совместительству, но с гарантией трудоустройства после переезда).

Опубликуйте статью в местных СМИ о скором переезде компании, разместите вакансии на стенде местного центра занятости. Примите участие в ярмарке вакансий того округа, куда собираетесь переезжать. Разместите на фасаде здания растяжку «Приглашаем на работу». Начинайте проводить собеседования в новом здании (если хотя бы один кабинет будет готов к приему посетителей) или в здании центра занятости.

Активную работу по поиску сотрудников необходимо начинать, как только договор с будущим арендодателем подписан, строительство нового здания завершено и определены сроки переезда. Потому что если вопрос с переездом еще не будет улажен, но вы «на всякий пожарный» постоянно будете проводить опросы, кто поедет с вами, а кто останется, коллектив охватит паника. Сотрудники будут молчать и бояться, что их уволят. Соискатели, как только станет известно, что планируется переезд в пригород, будут отказываться от трудоустройства. Старайтесь действовать последовательно.

Предварительные мероприятия

Сейчас на рынке множество компаний предлагают услугу переезда «под ключ» – заберем ваши вещи со старого места, бережно упакуем, трезвые грузчики все аккуратно поместят в машину и на новом месте также аккуратно распакуют и расставят по своим местам – садись, работай! На деле все происходит иначе. Множество вопросов такие компании не в состоянии решить, и стоит задуматься о них самостоятельно.

Совет

Поручите руководителям структурных подразделений спланировать размещение рабочих мест и мебели в новом помещении. Это позволит более экономно организовать офисное пространство, а также избежать споров, кому, где сесть и как поставить свой стол. Планировка, возможно, еще не раз изменится, но затраченные усилия сторицей окупятся на новом месте, где мебель быстро и организованно встанет на свои места.

Можно с уверенностью сказать, что ни в одном сложившемся коллективе нет специалиста по организации переезда. Такой должности вообще нет. Хорошо, если у вас есть административно-хозяйственный отдел, работники которого привыкли иметь дело со шкафами, стульями, коробками и упаковкой-распаковкой вещей. Они окажутся ценными советчиками в вашем сложном деле.

А что если такого отдела нет? Организационные моменты могут лечь на плечи секретаря и даже менеджера по персоналу. В любом случае HR-у стоит быть включенным в процесс, взаимодействовать с сотрудниками в ключевых вопросах при переезде, а также предложить кандидатуры тех членов коллектива, которые по своим личным качествам и профессиональному опыту могли бы подойти на позицию «дирижера» мероприятия.

Перед тем как выдвигаться на новое место, вы должны быть уверены в том, что есть нужное количество телефонных номеров, розетки рядом с рабочими местами, интернет готов распахнуть свои необъятные просторы для всего штата сотрудников и электронная почта будет работать как часы. Если собственного IT-отдела в компании нет, перенос телефонных номеров и организацию доступа в интернет можно поручить стороннему подрядчику, четко обозначив зону его ответственности и результат, который нужно получить на выходе.

Упаковка и транспортировка

Вам понадобятся коробки, скотч, малярная лента, пленка с воздушными пузырьками, черные маркеры и стрейч-пленка. Остальное по вкусу. Каждый сотрудник вполне в состоянии освободить от документов свой шкаф и рабочий стол, параллельно выбросив ненужное. Если вы доверите эту работу сотрудникам фирмы-перевозчика, то рискуете получить полнейший беспорядок. Они перевезут вам весь мусор, который вы могли благополучно оставить на старом месте. Ненужным окажется и то, что после переезда не будет распаковано еще год.

Совет

Запаситесь заранее нужным количеством коробок. Самая большая коробка должна быть такой, чтобы в ней поместился ваш ксерокс, а самая маленькая – размером с коробку от офисной бумаги формата А4. Коробки меньшего и большего размеров окажутся совершенно бесполезными, так как огромные ящики при максимальном заполнении окажутся неподъемными, а маленькие – нефункциональными.

Задача сотрудников компании-перевозчика – разобрать мебель, упаковать оргтехнику, погрузить все машину. Затем то же самое в обратном порядке. Не жалейте времени на сборку-разборку мебели. В собранном состоянии она занимает огромные объемы пространства, и вам придется нанимать в 2–3 раза больше автотранспорта для перевозки. За процессом упаковки, транспортировки и сборки нужно следить, иначе после перевозки могут появиться трещины и царапины там, где им вовсе быть не следует.

Упаковку всего хозяйства и разборку мебели лучше организовать в пятницу – с утра пораньше. Возможно, придется задержаться, но все будет готово к перевозке в лучшем виде. Саму перевозку и расстановку вполне можно организовать в выходные дни. Понедельник уйдет на распаковку и наладку оборудования, а со вторника весь офис заработает в прежнем ритме.

Всегда хорошо, когда в штате компании есть пара крепких ребят. Если надо – горы свернут. Но не взваливайте на них всю работу по погрузке-разгрузке. Дайте грузчикам компании-перевозчика продемонстрировать мастер-класс. А чтобы они не ломали головы, как спустить сейф с восьмого этажа и поднять его в грузовик, предложите представителю компании-перевозчика за неделю осмотреть все возможные пути к выносу вещей и мебели и место парковки грузового транспорта.

После переезда

Постарайтесь как можно быстрее наладить сложившиеся коммуникации между сотрудниками. Чем быстрее они включатся в работу, тем меньше будет высказано претензий по переезду в адрес руководства. Ничего не должно напоминать о происшедшем переселении! Сразу соберите и расставьте всю мебель, а упаковку утилизируйте. В первый день работы поместите на доску объявлений и раздайте всем новый телефонно-должностной справочник, схему кабинетов внутри офиса, объясните, как звонить в офис из города, и опишите инфраструктуру в зоне пешеходной доступности – кафе, ресторан, аптека, банк, магазин продуктов и т. д.

Совет

После того как все вещи упакованы, на коробки и мебель наклеены этикетки с названиями отделов и фамилиями владельцев, посчитайте количество мест и составьте их список. В новом помещении вам проще будет найти все свои вещи и ничего не забыть.

Чтобы новый адрес компании не остался загадкой для большинства клиентов и партнеров, сотрудники должны передать его всем своим контрагентам и внести новые координаты в подпись электронных писем. Повесьте баннер с аналогичной информацией на главной странице вашего сайта (примерно на полгода).

Следует помнить, что немалый процент корреспонденции и курьерских рассылок все равно будет приходить по старому адресу в течение нескольких месяцев, а то и целого года. Арендуйте абонентский ящик в почтовом отделении, в который будут перенаправляться все поступающие по прежнему адресу письма. В старом офисе оставьте пачку информационных листовок с адресом и схемой проезда.

Итак, при организации переезда постарайтесь заранее все продумать и спланировать, а затем четко следовать намеченной схеме. Воспользовавшись нашими советами, вы сможете избежать многих непредвиденных ситуаций, как по команде переехать в другой офис и быстро наладить работу на новом месте.

Фэн-шуй для руководителя

В рабочем кабинете вы проводите значительную часть своей жизни, и нужно, чтобы это место было не только комфортным, но и помогало в достижении намеченных целей. При переезде в новый офис у вас есть возможность воспользоваться методикой фэн-шуй по созданию благоприятных зон в помещении и со знанием дела организовать свое рабочее пространство.

1. Направьте взор на взаимное расположение стола, двери и окна кабинета. Самое лучшее место то, откуда видна входная дверь: вы будете чувствовать себя хозяином положения. Дверь за спиной снижает работоспособность.

2. Окно за спиной вредит меньше, но лучше избежать такого расположения. Если это невозможно, помогут плотные шторы или жалюзи: они создадут иллюзию защиты.

3. Письменный стол лучше расположить по диагонали от входа под прямым углом к одной из боковых стен. Не ставьте стол между дверью и окном: энергетический сквозняк сдует все ваши доходы. Если вы не можете обеспечить это условие, поставьте на левую сторону стола предмет, преломляющий свет и обращенный к двери.

4. Ваше рабочее кресло должно быть оснащено высокой спинкой и подлокотниками: такая конструкция обеспечивает доминирующую позицию. Кресла и стулья для гостей кабинета могут быть попроще. Однако если ваша цель – создать атмосферу взаимопонимания, вам лучше «сойти с трона» и сесть за круглый стол для переговоров с одинаковыми креслами.

5. Не садитесь в углу: вы окажетесь выключенным из жизни, «задвинутым в угол». Если подобной расстановки мебели не избежать, поставьте за спиной шкаф, который срежет нежелательный угол.

6. Не располагайте рабочее место под книжными полками и кондиционерами: нависающие конструкции могут стать источником неудач. Спрячьте все телефонные провода, компьютерные кабели. По фэн-шуй все видимые трубы и провода означают отток денег.

7. Удачное освещение – прекрасный способ привлечения положительной энергии. Источник света должен находиться прямо над головой или со стороны нерабочей руки. Хорошо, когда на письменном столе есть лампа. Если вы работаете за компьютером, свет должен быть направлен прямо на клавиатуру. Если приходится работать в комнате без окон, повесьте на стену фотографию, репродукцию с изображением природного ландшафта или используйте любой другой элемент природы (маленький аквариум, вазу с цветами).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль