Как реорганизовать и стандартизировать работу HR-службы: проведение анализов и внедрение изменений

1116
Выявление приоритетных задач кадровой службы, пересмотреть работу кадровой службы и работу с персоналом, направления реорганизации, анализ кадровых процессов, анализ персонального состава HR-службы, конкретизация работ по HR, внедрение изменений, правила для сотрудников HR-службы, централизация кадровой работы

Без четкой работы HR-службы не будет четкой работы всей компании. И чем полнее набор кадровых функций, тем эффективнее будет работа. Этого можно достичь, но не сразу. В особенности если построение такой службы происходит с нуля или служба «заморожена» и ее необходимо реорганизовывать. О том, как реорганизовать службу персонала, нам расскажет Елена КОРОЛЕВА, директор по персоналу группы компаний «ИНФРА-М».

Меня пригласили в компанию «ИНФРА-М» на должность дирек- тора по персоналу в 2005 году. В то время в кадровой службе было всего два сотрудника: директор по персоналу и кадровик. Основной проблемой стало выявление приоритетных задач кадровой службы. Поскольку холдинг находился в стадии реорганизации, основные задачи были определены такие:

  • стандартизация и автоматизация кадрового делопроизводства;
  • централизация подбора и отбора персонала;
  • стандартизация компенсационной политики компании и автоматизация расчета заработной платы;
  • централизация процессов по работе с персоналом.

Некоторые кадровые функции были смешаны или не существовали как таковые. И было необходимо полностью пересмотреть работу кадровой службы и работу с персоналом, проводимую в издательском холдинге на тот момент.

Наша справка

Издательский дом «ИНФРА-М» основан в 1992 г. и уже семь лет занимает лидирующие позиции среди издателей деловой литературы России. Направления деятельности: издательскоедело, полиграфия и книжная торговля. Главная задача издательства – обеспечить предпринимателей, научных работников и студентов необходимой литературой по экономике и праву. В группу компаний входит розничная сеть магазинов «Библиосфера», которая насчитывает более 40 розничных магазинов в 17 регионах страны. Численность персонала (вместе с розничными магазинами) – около 3000 человек.

Сейчас в службе персонала работают восемь человек: директор по персоналу, заместитель директора по персоналу, менеджер по подбору персонала, три инспектора по кадрам, руководитель учебно-методического центра, отвечающий за внутреннее обучение, бухгалтер по расчету заработной платы. Мы расскажем о том, как проходил процесс реорганизации HR-службы и каким образом проводилась работа по стандартизации функций по работе с персоналом (см. схему).

Направления реорганизации службы персонала

Как реорганизовать и стандартизировать работу HR-службы

Анализ кадровых процессов

Первымделоммы провели анализ всей существующей документации по персоналу. Причем документацию нужно было взять в одни руки, потому что большая ее часть была разбросана по разным подразделениям. Параллельно с этим мы провели личные встречи с ключевыми руководителями направлений. Ведь лучше них никто не знал о проблемах, существующих в компании. Итогом таких встреч стала картина взаимодействия между различными отделами. А это, несомненно, пригодилось нам при формировании работы по персоналу в дальнейшем.

В нашем холдинге мы не стали проводить анкетирование, поскольку в организации на тот момент было сформировано крайне негативное отношение к письменным опросам. У руководителей сложилось четкое мнение, что это пустая трата времени. Такая ситуация встречается довольно часто, и поэтому если в вашей организации планируется анкетирование, вначале необходимо сформировать правильное отношение к этому процессу.

Анализ персонального состава HR-cлужбы

На этом этапе потребовалось сопоставить существующие функции отдельных сотрудников HR-cлужбы с задачами, поставленными ранее перед подразделением в целом. Придерживаясь политики личных встреч, я провела беседы с каждым из сотрудников, где выяснились загруженность и правильность работы каждого.

По итогам встреч выяснилось, что кадровое делопроизводство ведется не в полном объеме, а порой и неправильно, что функции подбора разбросаны по руководителям подразделений и что остальные возможные процессы по персоналу либо вообще не существуют, либо существуют лишь в проектах.

Если в организации разработаны и утверждены должностные инструкции, нужно предварительно изучить их. Затем сопоставить разговор о выполняемой работе сдолжностной инструкциейсотрудника.

Наш анализ показал, что должностные инструкции сотрудников кадровой службы не соответствуют реально выполняемым функциям.

Конкретизация работ по реорганизации HR-cлужбы

Благодаря анализу кадровых процессов и состава HR-службы можно представить полную картину по работе с персоналом. И на этом этапе было важно составить план работ по внедрению изменений (см. таблицу).

План работ по реорганизации HR-cлужбы

Цель

Необходимые действия

Ответственные лица

Срок выполнения

Снижение трудозатрат, снижение риска потери информации Автоматизация кадрового делопроизводства,обучение персонала Руководитель IT-отдела, старший инспекторпо кадрам
Упорядочение процедуры подбора персонала Разработка технологии подбора, подготовка единых форм отчетности по подбору, введение практики тестирования кандидатов Директор по персоналу, менеджер по подбору персонала
Стандартизация компенсационной политики Подготовка Положения об оплате труда и премировании, автоматизация расчета компенсаций Директор по персоналу, бухгалтер по расчету заработной платы, программист

План был согласован с высшим руководством компании, а также презентован ключевым руководителям направлений. Такая презентация была необходима для того, чтобы в компании было общее понимание грядущих изменений. Кстати, в ходе презентации мы услышали и дополнительные пожелания по реализации программы, что также было очень ценно.

Внедрение изменений

Так как план был составлен на основе грамотно проведенного анализа, само внедрение происходило, как по маслу. Однако мы старались не забывать и о человеческом факторе, сопровождающем любое изменение. Как правило, любое нововведение сотрудники встречают в лучшем случае настороженно, в худшем – резко против. Мы вначале разъясняли соответствующим сотрудникам и руководителям, что будет изменено в их работе, как это повлияет на результат их деятельности*.

Очень эффективно выдавать на руки планы, графики изменений. Сотрудникам HR-cлужбы – индивидуальные планы работ. Руководителям подразделений – поэтапные планы со сроками и ответственными лицами (на их основе они разрабатывают индивидуальные планы для своих сотрудников).

Что было сделано

Проведенная работа помогла решить задачи, поставленные руководством компании перед HR-службой. Расскажем о том, чего мы достигли.

Очень часто кадровое делопроизводство в организации ведется, что называется, на коленке. Однако при больших масштабах по численности это приводит к серьезным сбоям в работе, высоким трудозатратам и потере информации. Поскольку в холдинг, где мы проводили автоматизацию, входят несколько юридических лиц, было решено внедрять единую платформу «1С:Предприятие 8.0». Это облегчило сбор необходимой информации по кадрам и составление кадровой отчетности. При автоматизированной форме делопроизводства можно смело рассчитывать на необходимое количество сотрудников кадрового подразделения. Как правило, один кадровик требуется на каждые 150–200 сотрудников.

Чтобы упорядочить работу по подбору персонала, мы прописали технологию подбора и отбора кандидатов, разъяснили каждое действие и срок его исполнения, разработали единые формы документации. Например, в компании должна быть унифицированная заявка на подбор, в которой учтены все требования к новому сотруднику, а также утверждены сроки закрытия вакансий.

Когда возникла необходимость тестирования соискателей, мы начали с простых тестов, таких как опросник Кеттела**. Подобные тесты не требуют никаких финансовых затрат. Идеальный вариант, когда осуществляется психологическое и профессиональное тестирование кандидата с помощью автоматизированной системы. Однако не все организации могут себе позволить разработку дорогостоящих тестов и автоматизацию процесса тестирования. В этом случае можно ограничиться профессиональными тестами, разработанными руководителями подразделений исходя из специфики работы (со временем соберется целая база тестов, которая при повторном поиске специалистов поможет значительно экономить время). Затем можно внедрять и психологические методики. И как последний этап – вводить автоматизированное тестирование.

Затрагивая проблему внедрения компенсационной политики, нельзя не оговориться, что такая система должна быть единой. Однако на практике встречается такое пока еще не во всех компаниях. Мы подошли к этому процессу системно: сначала прописали все положения, касающиеся компенсационной политики, и только потом эту политику внедряли. Положение об оплате труда и положение о премировании стали неотъемлемой частью организации труда и заработной платы сотрудников. Благодаря этим документам система компенсаций стала прозрачной и понятной. Каждый из сотрудников теперь знает и понимает, как и за что вознаграждается его работа, на какие льготы он имеет право.

Как и в случае кадрового делопроизводства, мы автоматизировали расчет компенсаций через платформу «1С». В итоге получили четкую систему учета кадровой документации и расчет на ее основе заработной платы сотрудников.

Правила для сотрудников HR-службы

HR-служба должна работать быстро и четко. Большинство кадровых функций требуют быстрого реагирования. HR-служба должна опережать время, создавая все новые и новые идеи для улучшения бизнеса в целом.

HR-служба должна работать на общую прибыль организации. Большинство процессов по персоналу должны исповедовать одну цель: «Процесс должен увеличивать прибыль». При разработке того или иного процесса в стенах HR-службы нужно оценивать, каким образом он может повлиять на прибыль компании.

HR-служба должна постоянно укреплять конкурентоспособность организации. Кадровая служба должна постоянно совершенствовать свою работу, а также отслеживать действия конкурентов по работе с персоналом. Сравнительный анализ рынка должен проводиться периодически и использоваться для улучшения процессов по работе с персоналом.

HR-служба должна быть центром формирования корпоративной культуры. В стенах службы должно зародиться понимание общих целей организации. Лозунги единых корпоративных ценностей должны пропагандироваться при каждой подходящей возможности.

HR-служба должна быть информативно полезной. Учитывая, что многие руководители очень часто подходят к управлению с точки зрения бизнеса, необходимо помогать руководителям овладевать управленческими навыками – от анализа проблем подразделения до выработки рекомендаций.

В заключение отметим, что при централизации кадровой работы мы придерживались правила: «HR-cлужба должна участвовать во всех процессах, связанных с персоналом». А также считаем, что при четком распределении функций грамотных специалистов можно вырастить и внутри самой HR-службы, даже если они начинают с нуля свою профессиональную карьеру.

Таким образом, нам удалось добиться того, что при любом изменении, связанном с сотрудниками и внедрением новых технологий, HR-cлужба выступает как минимум согласующим звеном, а в большинстве случаев – ее инициатором. Мы значительно повысили эффективность нашего кадрового подразделения, а работающие в нем специалисты теперь оказывают реальное влияние на результаты работы организации в целом.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Как вы относитесь к своему руководителю?

  • Уважаю. Он образцовый управленец 80%
  • Боюсь. Он жесткий, но справделивый 6.67%
  • Откровенно, он мне не нравится. Таких наглых типов еще поискать надо 0%
  • Не замечаю. Он всегда предпочитает оставаться в стороне 0%
  • С удовольствием хотелось бы его заменить 13.33%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль