Проведение собеседований: рекомендации и готовые шаблоны

6827
Техники интервью, понимание общих принципов делового общения, здоровая корпоративная культура и правильно поставленные задачи подбора – какие еще вводные необходимы HR-у, чтобы проведение собеседований было максимально результативным? Читайте в нашем материале.

Из статьи вы узнаете:

  • Как пригласить человека на собеседование;
  • Как проводить собеседование с кандидатом: общие принципы;
  • Каковы этапы проведения собеседования;
  • Групповое или индивидуальное интервью – что выбрать.

Проведение собеседований – один из ключевых методов при отборе и оценке персонала. При кажущейся внешней простоте применения собеседование является одним из самых трудоемких процессов, требующим от проводящего его работника незаурядных способностей и обязательной подготовки. Необходимо четко осознавать цель собеседования.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 HR-документов

Проведение собеседований: рекомендации и готовые шаблоны

Какие ошибки не должен допускать HR во время мотивационного интервью

Список типовых вопросов для проведения интервью по компетенциям

Вопросы для интервью с руководителем проектами

Порядок проведения структурированного интервью и список вопросов к нему

План структурированного собеседования

План собеседования по компетенциям

План ситуационного собеседования

Основной целью собеседования является получение информации, с помощью которой можно будет:

1. Провести оценку, насколько данный соискатель подходит для предполагаемой должности (то есть, оценить профпригодность кандидата, его профессиональные знания и навыки, деловые, индивидуально-психологические и психофизиологические качества);

2. Определить, насколько данный кандидат выделяется из всех заявивших свои кандидатуры на замещение вакантной должности (какие качества и навыки преобладают, а какие, наоборот, нуждаются в дальнейшем развитии; насколько эти качества важны для вакантной должности; возможен ли прием на работу сотрудника с условием дальнейшего роста; будет ли вакантная должность «шагом вперед» для соискателя или он давно «перерос» предполагаемую должность);

3. Проверить, достоверность предоставляемой соискателем информации (имеется в виду только первичная оценка).

В настоящее время все больше внимания уделяется не только выяснению соответствия кандидата требуемой квалификации, но и определению того, сумеет ли новый работник войти, «вписаться» в корпоративную культуру организации. Сможет ли сотрудник принять действующие в компании принципы и нормы поведения.

Как пригласить человека на собеседование

Процедура приглашения на собеседование по телефону, складывается из следующих этапов. Первоначально сотрудник кадровой службы:

  • Вежливо здоровается с потенциальным претендентом, уточняет, что это действительно тот соискатель, который подавал резюме, а не имеет место ошибка;
  • Представляется, после чего называет причину звонка. Спрашивает, заинтересован ли все еще человек в получении работы;
  • При отрицательном ответе, вежливо прощается;
  • Если ответ «да», то ставит в известность о времени и месте проведения собеседования.

Это пример того, как правильно пригласить на собеседование соискателя. Данная рекомендация подходит для тех случаев, когда речь идет о высокой должности, требующей серьезного отбора среди претендентов. В остальных случаях принято использовать более простые варианты.

Как пригласить человека на собеседование. Шаблон письма

При массовом подборе персонала для приглашения кандидата на собеседование можно использовать шаблонное письмо. Ниже вы найдете несколько примеров.


Первый пример:

Уважаемый (ФИО кандидата)!

Спасибо за присланное резюме на должность (название должности). Мы ознакомились с Вашим резюме и Ваша кандидатура нас заинтересовала. Мы приглашаем Вас на собеседование 15 июня в 11:00. Вас встретит менеджер отдела (наименование подразделения) Юрьев Валерий Васильевич. С уважением, компания (название организации).

Второй пример:

Уважаемый (ФИО кандидата)! Компания (название организации) приглашает Вас пройти собеседование на должность (наименование позиции), которое состоится 25.02.2015 в 11.00. С уважением, компания (название организации).

Третий пример:

Уважаемый (ФИО кандидата). Я недавно получил Ваше резюме на вакансию (название позиции). Мы уже подобрали претендента на эту должность, но у нас имеется другая свободная позиция, которая возможно Вас заинтересует. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (номер) и мы обсудим с Вами детали. С уважением, (ФИО сотрудника, название должности).


Проведение собеседований. Подготовка к интервью

Собеседование, которое подготовлено заранее, позволяет получить максимальную отдачу от встречи с соискателем. Для этого, должна быть предварительно составлена программа собеседования с претендентом. Она зависит от нескольких факторов:

  • общего числа претендентов на ту или иную вакансию;
  • от того, какого вида будет проводиться собеседование (предварительное, промежуточное или окончательное собеседование с руководством компании);
  • от места где будет проводиться собеседование.

После того как составлена программа и соискатели работы согласились на встречу, можно непосредственно приступить к проведению собеседования.

Проведение собеседований в практической части показывает, что существует целый ряд проблем, связанных с эффективностью собеседования как инструмента отбора кадров. Все дело видимо в том, что при окончательном собеседовании, которое проводит с претендентом руководитель компании, имеет место тенденция принимать решение, руководствуясь полученным первым впечатлением, без учета мнения сотрудников кадровой службы. Мнения, достаточно значимого, которое было получено в ходе предварительного этапа проведения собеседований.

Значит основной задачей сотрудников кадровой службы при отборочном собеседовании – является получение наиболее объективной оценки качественных характеристик претендента. Данная задача может быть достигнута при получении информации о профессиональной пригодности, преобладании тех качеств, которые требуются для той или иной должности, а также обязательном установлении достоверности представленных соискателем сведений.

В ходе предварительного собеседования нужно постараться выяснить также степень заинтересованности претендента в получении конкретной работы и его потенциал для компании.

В мировой практике кадровой работы с успехом используются многие составляющие следующих методов отборочных собеседований:

  • одна из составляющих британского метода – личная беседа с претендентом;
  • письменные экзаменационные тесты китайского метода;
  • предварительную подготовку претендентом письменных документов, рекомендательных писем немецкого метода;
  • психологическое тестирование с проверкой интеллектуальных способностей и проверка кандидата в неформальной обстановке, взятые из американского метода проведения собеседования.

Многими компаниями взяты на вооружение, составляющие британского метода, а также несколько элементов американского метода, который непосредственно связан с тестированием соискателей.

Вебинар 29 марта "Выстраивание функции HR аналитики в компании"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Разработка ключевых HR-метрик компании
  2. Разработка нетипичных HR-метрик для выявления скрытых возможностей
  3. Связь HR-аналитики с бизнес-показателями всей организации. Как превращать данные в бизнес-решения.
  4. Аналитика HR бюджета для его оптимизации
  5. Исследование вовлеченности и решения на основе полученных данных

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Порядок проведения собеседования

Занимаясь подготовкой проведения собеседования hr-сотрудник:

  • тщательно изучает резюме и письменные рекомендации кандидата;
  • составляет план с разработкой основных вопросов собеседования;
  • готовит материалы (это могут быть профессиональный тест, опросник, анкета для проведения собеседования);
  • заранее извещает соискателя о дате и месте проведения собеседования с четким указанием адреса компании и контактными телефонами hr-специалиста, в обязанности которого входит проведение собеседований;
  • ставит в известность секретаря о времени визита и имени визитера с тем, чтобы встретить его и провести к месту собеседования;
  • оформляет сводную таблицу с результатами предварительного собеседования для оценки испытуемого.

Собеседование с кандидатом должно начинаться с того, что представляется человек, который будет его проводить, и он же кратко описывает цели предстоящего разговора. Специалистами не рекомендовано немедля спрашивать соискателя о его компетенциях. Для начала будет лучше задать пару-другую вопросов общего плана не связанных с предстоящим собеседованием.

Затем стоит коротко рассказать о компании и вакансиях, на которые и проводится собеседование. Подача информации должна происходить в самом выгодном свете, но, при этом, без излишнего приукрашивания действительного положения вещей и без ложных обещаний. После чего можно прямо подступиться с вопросами к соискателю об образовании, квалификации, предшествующем опыте, личностных качествах и т.п. На завершающей стадии следует дать возможность кандидату самому задать вопросы, которые вызывают его интерес.

Использование такого маленького приема, как замена местами этапа вопросов к кандидату и вопросов от него, позволяет точнее сделать оценку манеры поведения и разговора кандидата, его инициативности и активности.

Как проводить собеседование с кандидатом

Самым важным в проведении собеседования является возможность получения, наиболее полного и правильного впечатления о кандидате. В связи с этим перед интервьюером стоит задача – разговорить собеседника, построить беседу таким образом, чтобы большую часть времени, отведенного на собеседование, выговаривался кандидат. А для этого необходимо расположить к себе человека, создать доверительную обстановку. Достичь подобного можно применением небольших приемов – усадить кандидата в кресло, а не за письменный стол, чтобы стол не воспринимался соискателем неким барьером, а hr-специалист должен присесть рядом.

Вполне закономерно, что заранее подготовленные вопросы и требования к соискателю, будут выглядеть весьма естественно. Подобная «анкета для собеседования» позволит интервьюеру вести разговор согласно четко намеченному плану и не тратить драгоценное время понапрасну. Все, что заинтересовало проводящего собеседование человека необходимо записывать или, по крайней мере, делать небольшие заметки.

Вовсе не стоит оказывать «помощь» кандидату наводящими вопросами или давать подсказки, дабы он не посчитал, что на вопросы, которые задает работник кадровой службы, имеются как правильные, так и неправильные ответы.

И, наконец, самое главное это то, что не стоит в ходе собеседования проводить оценку соискателя. Будет объективнее и лучше, если все выводы сделать только после завершения беседы, немного поостыв, на ясную голову.

Этапы проведения собеседования

Этап первый: установление контакта. Проводящему собеседование важно создать благоприятное впечатление о компании, дать возможность кандидату снять тревогу и расслабиться.

Этап второй: короткий рассказ о компании, о специфике бизнеса, основных задачах данной должности, о причине появления вакансии.

Этап третий: это собственно интервью в традиционном понимании этого слова. Рекрутер предлагает кандидату ответить на ряд вопросов, предлагает ситуационные задачи и др. В среднем для эффективного собеседования достаточно 0,5-1 часа, однако изредка оно может длиться 1,5-2 часа.

На этом самом важном этапе собеседования нужно учитывать несколько аспектов:

  • Методы должны быть самыми разнообразными, каждое предположение hr-специалист должен проверить не менее трех-четырех раз, с использованием различных методик и способов.
  • Следует чередовать темы вопросов, что позволит максимально снизить вероятность получения социально-желательных ответов. 
  • Вопросы необходимо задавать в быстром темпе, инициатива должна быть у специалиста который проводит собеседование.
  • Процесс записи информации, получаемой на собеседовании, если он ведется, должен быть организован таким образом, чтобы кандидат не видел, что именно записывает интервьюер, и при этом бы интервьюер должен успевать записывать, пока кандидат говорит и не делать слишком больших пауз между вопросами.
  • Не обязательно задавать много биографических вопросов. Большая часть таких сведений отражена в резюме. Следует учитывать также, что к таким вопросам кандидат всегда заранее готовится и проводящий собеседование подвержен риску получить социально-желательные ответы. 
  • Не следует также полностью планировать сценарий собеседования заранее: исходя из ответов и поведения кандидата, нужно быть готовым к импровизации.

Четвертый этап: возможность для кандидата задать интересующие его вопросы.

Приемлемо, если кандидат задает умеренное число вопросов (от трех до пяти), которые связаны с содержанием трудовой деятельности, затрагивают отношения в коллективе, уровень ответственности, специфику бизнеса, а также касается вопросов, связанных с компенсационным пакетом.

Пятый этап (заключительный): следует обсудить алгоритм дальнейшего взаимодействия. По инициативе HR-а могут быть оговорены примерные сроки принятия решения по кандидатуре соискателя, предполагаемое количество дополнительных этапов собеседования и их цель, порядок получения ответа.

Во время проведения собеседований с кандидатом на должность важно понимать, что анализ строится не только на его словесных ответах, на вопросы, следует также сопоставить невербальное поведение и речь соискателя, с целью выявления совпадений или различий.

Проведение собеседований: общие рекомендации

1. Все заранее подготовленные вопросы должны задаваться четко. Инициатива постоянно исходит от проводящего собеседование.

2. Проявлять доброжелательность и быть в соответствующем настроении для объективной оценки кандидата. Быть дружелюбным, чтобы расположить к себе кандидата.

3. Беседа должна быть спланирована таким образом, чтобы как можно меньше времени уходило на отвлечение посторонними предметами, телефонными звонками и прочим.

4. К кандидату лучше обращаться формально, по имени (или имени и отчеству, если собеседнику комфортно такое обращение).

5. Отношение к кандидату должно быть таким, как вам хотелось бы, чтобы относились к вам, если бы вы сами трудоустраивались.

6. Речь интервьюера довольно четкая и не быстрая. Соискатель должен иметь возможность осмыслить задаваемые вопросы, так как иногда кандидат, испытывая большое нервное напряжение, не всегда успевает вовремя правильно ответить.

7. Рассказать кандидату обо всех положительных и отрицательных сторонах предлагаемой вакантной должности, а также об основных требованиях к работнику, условиях труда, возможностях продвижения и так далее. При этом не стоит преувеличивать возможности перспектив и продвижений по службе.


Несколько рекомендованных фраз для окончания предварительного собеседования:

«Спасибо за встречу. Я постараюсь в течение 2-3 дней переговорить с генеральным директором о вашей кандидатуре, и в случае заинтересованности мы свяжемся с вами для назначения встречи» или «Спасибо. Будем вам звонить для назначения следующего интервью».


По результатам предварительного собеседования работник кадровой службы составляет сводную таблицу для оценки кандидата.

Как проводить собеседование с кандидатом – с глазу на глаз или в группе?

В практической деятельности, занимаясь подбором персонала, обычно используют беседу один на один при предварительном собеседовании и групповое интервью при проведении промежуточного и окончательного собеседования с кандидатом. Это обусловлено тем, что приватная беседа «с глазу на глаз» имеет свои преимущества при первоначальном общении с кандидатом.

Во-первых, беседу легче планировать. Во-вторых, атмосфера непринужденной обстановки позволяет кандидату почувствовать себя более раскованно и он охотнее идет на контакт. Но необходимо уточнить, что проведение подобного собеседования требует от рекрутера наличия определенного опыта для того, чтобы вести разговор в нужном направлении и контролировать ход беседы. Сотрудник кадровой службы должен уметь оценивать кандидата и принимать соответствующее правильное решение для последующих действий по данному вопросу.

Групповое интервью, применяется при проведении промежуточного и окончательного этапов собеседования. Присутствуют при этом обычно: руководители компании, начальники отделов и служб (если вакансия предоставляется одним из отделов компании), представители кадровой службы (обычно сотрудник, который проводил предварительное собеседование).

Проведение собеседования с претендентами на руководящие должности является скорее исключением. К примеру, претендент на должность главного инженера компании проходит собеседование лично с гендиректором организации без предварительных и промежуточных этапов.

Начальники отделов наравне с работниками среднего звена, отбираются на предварительном собеседовании в отделе кадров и далее готовятся для проведения промежуточных собеседований. Представление документов соискателя руководству компании обычно предшествует проведению таких собеседований. Руководство рассматривает резюме кандидата письменные рекомендации, результаты опросников и тестирований, а также изучается сводная таблица с оценками соискателя. При этом дается устная оценка результатов предварительного собеседования с рекомендациями по проведению окончательного собеседования.

Преимущество группового собеседования заключается в более глубокой и объективной оценке кандидата со стороны членов комиссии. На данном этапе также очень важно, чтобы была создана доверительная атмосфера, которая поспособствует кандидату преодолеть скованность и напряжение, и позволит лучше оценить его профессиональные качества. Не нужно заниматься повторением вопросов, которые уже задавались во время предыдущего собеседования.

Однако, как правило, руководители компании будут настаивать на том, чтобы из уст претендента прозвучал рассказ о предыдущем месте работы, причинах ухода, а также изложил свои планы, связанные с предлагаемой вакансией. Для извлечения максимума достоверных сведений, во время проведения группового собеседования обычно звучат следующие вопросы:

  • Расскажите нам о том, чем вы занимались на предыдущем месте работы?
  • Каковы реальные причины смены работы?
  • Что вы ожидаете от работы в нашей организации?
  • Чем бы вы еще хотели заниматься (продолжать учебу, строить карьеру и так далее.)?
  • На какой уровень зарплаты вы претендуете?
  • Какие у вас имеются вопросы?
  • Когда вы готовы приступить к работе в нашей компании?

Завершается собеседование следующими фразами «Спасибо за ваши ответы, по результатам собеседования мы вам позвоним» или «Спасибо, у нас несколько кандидатов на данную вакансию. Результаты вам сообщим позже. Позвоните нам... тогда-то».

Оформление результатов собеседования

Итогом проведения собеседования является объективная оценка всех соискателей и выбор одного кандидата из общего числа для закрытия вакансии. Практика показывает, что решающий голос всегда остается за руководством компании. Хотя при осуществлении выбора далеко не последняя роль принадлежит работникам отдела кадров с их предварительной оценкой и представлением руководству компании наиболее подходящего кандидата.

При этом особенно важно, чтобы оценка кандидата была объективной и компетентной. Работники кадровой службы должны представить кандидата руководству компании показав его сильные и слабые стороны, доказать его нужность для компании или же, наоборот, постараться в достаточно мягкой форме рекомендовать неугодную кандидатуру отклонить.

Именно поэтому и подготовка к проведению собеседования, и его реализация с завершающим этапом обоснования решения по выбору кандидата, целиком и полностью зависят от успешности труда кадровой службы компании.

Вам также будут полезны следующие материалы по теме «Проведение собеседований»:

Нужно оценить личностные качества кандидата. Какие методики и кейсы использовать на собеседовании

Как на собеседовании узнать все о соискателе? Задать правильные вопросы и верно истолковать ответы

Как распознать на собеседовании, насколько конфликтен кандидат? Используйте специальные вопросы, тесты и кейсы

На собеседовании трудно понять, каков на самом деле кандидат? Чтобы раскрыть его, применяйте технику «Нестандартные вопросы»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «Директор по персоналу»

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль