Тайм-менеджмент: 10 хитростей на каждый день

5374
Начните управлять своим временем, и тогда в ваших сутках будет на час, а то и на два часа больше. Вот несколько советов, как расставить приоритеты и использовать все 1140 минут дня для себя.

Говоря об экономии, мы часто вспоминаем о деньгах, забывая про другой, гораздо более ценный ресурс – наше время. Каждый день – это капитал, который можно выгодно инвестировать, а можно просто спустить в никуда. Тайм-менеджмент многими воспринимается как сложная наука, жесткое и методичное управление временем, тогда как в действительности это набор простых и очевидных правил, позволяющих нам с уважением относиться к собственному времени. Овладев этими хитростями, вы удивитесь тому, как много можно успеть всего за один день – ведь это целых 1140 минут!

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 HR-документов

Тайм-менеджмент: 10 хитростей на каждый день

Методика «Как осуществить цель»

Таблица. Как повысить энергетическую мощь, улучшить тонус

Зачем мне это нужно? Эффективный тайм-менеджмент начинается с цели

Тайм-менеджмент: 10 хитростей на каждый день

© Picvario.com

Первый шаг всегда дается с трудом. Если уж вы решили, что не собираетесь подчиняться времени, нужно быть максимально честным по отношению к самому себе. Представьте, что 1140 минут, о которых мы говорили раньше, это все, что у вас есть. Но не стоит паниковать: это все лишь показательное упражнение. Попробуйте записать все, что вам нужно успеть сделать за этот день. Не то, что вы привыкли автоматически, не задумываясь, а то, что действительно важно. Осознанность – вот ключевое слово. Это упражнение отлично помогает расставлять приоритеты.

Теперь о приятном: управление временем способно подарить вам до двух свободных часов в день. Вообразите себе: отныне в ваших сутках будет не 24, а 25 или даже 26 часов! И, поверьте, это не предел. Что вы сделаете в эти 2 часа? Определите цели и сроки. Предположим, вы всегда хотели выучить итальянский язык. Абстрактное желание говорить по итальянски ничем не поможет. А вот цель – получить языковой сертификат, сдать сложный тест или просто прожить в Риме месяц, общаясь только на итальянском, – это уже похоже на долгосрочный проект. Когда цель известна, можно определить сроки: сдать первый тест через месяц, получить диплом через год, уехать в Италию во время следующего отпуска.

А теперь, представляя свои цели и располагая определенной мотивацией для их достижения, проверьте, на что вы тратите свое время. Попробуйте в качестве эксперимента записать все, что вы делаете в течение дня. Должен получиться список ваших рутинных дел с указанием отведенного на них времени. Во-первых, возвращаясь к осознанности, отводя драгоценные минуты под то или иное дело, вы будете прислушиваться к внутренним часам. Во-вторых, результаты дадут вам богатую пищу для размышлений. Помните: принципы тайм-менеджмента учат вас распоряжаться вашим временным капиталом, а направления для инвестиций вы определяете самостоятельно.

Управление временем: тайм-менеджмент в действии

Теперь, когда подготовительная работа проделана, можно начинать осваивать конкретные приемы и хитрости: они же методы тайм-менеджмента. Первое, к чему нужно привыкнуть: придется много планировать и много записывать. По сути, весь тайм-менеджмент покажется стороннему человеку бесконечным составлением списков и чересчур педантичным планированием. Секрет в том, что именно планирование способно освободить вам обещанные 2-3 часа в сутки.

Ежедневник – первый инструмент эффективного планирования

Начать работу над составлением планов можно с покупки ежедневника. Это может быть обычный блокнот записная книжка или электронный ежедневник – все что угодно, чтобы вам было удобно фиксировать свои мысли, структурировать планы, записывать пришедшие в голову идеи. Удивительно, но приобретение ежедневника для некоторых само по себе может стать дополнительной мотивацией контролировать распорядок дня и выполнение поставленных задач.

В качестве вспомогательных инструментов можно использовать доски для записей, блокноты, стикеры, планеры – все, что сначала оказывается под рукой, а потом остается перед глазами.

Правильно расставленные приоритеты – половина успеха

Запомните: никакие принципы тайм-менеджмента не будут работать без правильной расстановки приоритетов. Как ни парадоксально звучит, самое главное – это определить самое главное.

Создайте список долгосрочных целей и обязательно запишите его. Планы, когда их просто держат в голове, осуществляются очень долго или не осуществляются вовсе. Записав их на бумаге, мы получаем личный бизнес-план, очередной инструмент, служащий ориентиром. На данном этапе не стоит пытаться привязать к каждой цели какой-то определенный срок выполнения. Пусть это будет мозговой штурм, поток идей, каждая из которых достойна записи.

Предположим, вы смогли записать 50 ваших пожеланий и намерений. Перечитав этот список, вы объедините некоторые цели, некоторые вычеркнете, некоторые дополните. Пусть в итоге останется хотя бы 20. Теперь можно разделить их на группы в соответствии с их значимостью. Можно использовать матрицу Эйзенхауэра, поделив задачи на 4 категории: важные и срочные; важные, но не срочные; неважные, но срочные; неважные и не срочные. Догадываетесь, нахождение каких задач в списке стоит подвергнуть сомнению? Можно просто присвоить каждой задаче индекс приоритета от 1 до 5, где к задачам с индексом 5 нужно приступить уже сегодня. Такой метод поможет не только конкретизировать ваши планы, но и задать им определенную структуру. Управление временем возможно только после того, как у нас на руках окажется план действий.

Все лишнее долой

Теперь, имея на руках свой собственный бизнес план, можно избавиться от всего, что в него не входит. Это распространяется на все: от рабочего места до кладовки в квартире. Даже такая мелочь как заваленный бумагами стол может стать препятствием на пути к осуществлению ваших планов. Бардак, к сожалению, вездесущ и умеет исподволь проникать внутрь, отвлекая нас от главного, снижая концентрацию. Так что с ненужными вещами, мыслями и планами придется распрощаться. Устройте себе неделю «закрытия хвостов», выделите время закончить все незавершенные дела, снимите гири с ног и приступайте к делу без лишних помех. Помните, мы выяснили, что личный тайм-менеджмент потребует от нас максимального внимания.

Постановка задач

Самое время превратить составленный нами список приоритетов в конкретный план действий. Каждое приоритетное направление, каждую цель можно разделить на вполне определенные шаги, задав им сроки выполнения.

Если вспомнить пример с изучением языка, то план будет выглядеть таким образом:

  1. Первая неделя: определиться с подходящим способом изучения (посещение курсов, онлайн-изучение, поездка в другую страну, общение с носителями языка, индивидуальные уроки)
  2. Вторая неделя: подобрать конкретные варианты (сделать подборку лингвистических курсов, выбрать лучшие по уровню и количеству предоставляемых услуг, определиться со стоимостью обучения)
  3. Третья неделя: записаться в группу, сходить на пробное занятие в несколько разных школ, выбрать одну.
  4. Четвертая неделя: приступить к занятиям
  5. В течение трех месяцев: сдать тест на допуск к следующей ступени обучения
  6. В течение года: провести отпуск в стране изучаемого языка, применяя навыки на практике
  7. В течение двух лет: получит диплом о начальном уровне знания языка

Имея перед глазами такой план, вы будете ясно представлять каждый следующий шаг и сроки для его реализации. Это поможет сохранять концентрацию на протяжении всего пути и понимать, как эффективно управлять временем для достижения ваших целей.

Не забудьте проконтролировать

Как уже говорилось, не стоит переоценивать управление временем: тайм-менеджмент невозможен без соблюдения некоторых неизменных правил. Например, обязательный контроль результатов. Определите себе регулярное время проверки. В конце недели можно взять свой список планов и пройтись по нему, отмечая выполненные дела. Постарайтесь быть объективным и беспристрастным, представьте, что имеете дело только с чек-боксами: выполнено или нет. Контролируя себя, вы помогаете себе же строить дальнейшие планы, оценивать свои результаты и вовремя менять стратегию.

Вебинар 25 января "Подбор руководителей среднего и высшего звена: какие еще компетенции, кроме профессиональных, важны"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Понимание истинной мотивации сотрудника, претендующего на роль руководителя – ключ к прогнозу дальнейшего сотрудничества с работодателем
  2. «Рабочий интеллект»: вариативность мышления + способность к восприятию и анализу информации
  3. Модели поведения и ценности кандидата и их соответствие ожиданиям компании - важное условие для успешной адаптации и работы руководителя в компании
  4. Важные метапрограммы: внутренняя или внешняя референция, процесс или результат, достижение или избегание?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Распространенные методы тайм-менеджмента, или 10 хитростей на каждый день

Эффективный тайм-менеджмент включает в себя не только построение глобальных планов и стратегий, позволяющих эффективно распределять наши ресурсы, в первую очередь время. К числу методов, делающих управление временем реальностью, относится множество маленьких хитростей, полезных привычек, ключевых навыков, зачастую переводящих тайм-менеджмент в сферу так называемого лайфхака: набора методик и приемов «взлома» окружающей жизни для достижения поставленных целей.

В качестве примера можно привести следующие эффективные для экономии времени хитрости:

  • 1. Научитесь говорить «нет»

Это действительно хороший способ приучить ваше окружение к тому, что отвлекать вас во время работы совершенно бессмысленно. Найдите в себе силы и скажите «нет» всему, что съедает ваше время: интернет-серфингу, пустым разговорам, чужим делам. Можете даже составить топ-лист таких занятий и озаглавить их как «То, чего я не буду делать». Если уж вам так необходимо пощелкать пультом от телевизора в течение 20 минут перед сном, выделите на это время в своем списке дел на день. Не забывайте про осознанность, и вы сможете свести потери времени к минимуму.

  • 2. Начинайте с самого сложного

Как показывает практика, самые сложные и объемные дела лучше перенести на первую половину дня. Во-первых, это освободит вас от размышлений о нависающем над вами неприятном занятии. Во-вторых – послужит дополнительной мотивацией. В конце-концов, после завершения такого дела, все остальное покажется не таким уж сложным.

  • 3. «Ешьте слона» по частям

Разделите одну большую цель на много маленьких и идите к ней шаг за шагом. Действительно, путешествие в тысячу миль начинается с одного шага. Делайте хотя бы по одному шагу в день, так вы будете гораздо ближе к цели.

  • 4. Делегируйте

Среди ваших обязательных дел наверняка найдутся те, с которыми в состоянии справится другие люди. Не пытайтесь взвалить все на себя, научитесь доверять и передавать задачи другим исполнителям. Как правило, это касается второстепенных дел, где результат важнее процесса. Личный возможности любого человека ограничены, поэтому тайм-менеджмент учит нас делегировать.

  • 5. Делайте перерывы

Не пытайтесь одолеть дела с наскока. Конечно, ваша работоспособность и увлеченность – это только плюс, но перерыв в работе – это не только отдых. Попробуйте интервальный метод. Например, можно разделить каждый час на две части в 45 и 15 минут. Сначала сконцентрируйтесь на задаче на 45 минут, не позволяя никому и ничему отвлечь себя, а в следующие 15 минут попробуйте отключиться, сделайте перерыв. Мозг может сам совершенно неожиданно подкинуть новую идею. Работая интервалами, проще сохранять концентрацию. Вдобавок ко всему, во время перерыва как раз можно заняться второстепенными делами.

  • 6. Используйте принцип 80/20

Вполне естественно, что принципы тайм-менеджмента заимствуют многое из сфер экономики и классического менеджмента. Например, эффективен может оказаться принцип Парето или правило 80/20. Это эмпирическое правило гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Правило применимо и в отношении времени: 20% временных затрат приносят 80% результата, остаток в 80% отвечает за 20% результата. Именно поэтому следует определить наиболее результативные задачи и сконцентрироваться на них.

Личный тайм-менеджмент: учимся держать баланс

Освоив все приведенные выше методики вы, конечно, сможете придти к пониманию, как эффективно управлять временем, но постарайтесь не забыть о главном: тайм-менеджмент – это инструмент, позволяющий нам освободиться от контроля времени и научиться самим контролировать его. Это способ жить без постоянной спешки и располагать достаточным количеством свободного времени, чтобы… А чтобы что, собственно?

Управление временем необходимо нам для того, чтобы расширить свои границы, освободить немного времени и, конечно, потратить его с пользой и удовольствием.

Не стоит забывать, что успешный человек не тот, кто все успевает, а тот, кто умеет поддерживать баланс. Тайм-менеджмент освободит вам лишние несколько часов жизни, но как вы их потратите – решать вам.

Еще несколько хитростей, способных помочь поддерживать равновесие:

  • 7. Следите за собой

Помните, что всегда необходимо относиться к себе с должным вниманием. Попробуйте отследить, когда вы наиболее работоспособны, как ваше настроение меняется в течение дня, сколько часов сна вам необходимо для хорошего состояния. Так вы сможете с большей пользой распоряжаться собственным временем.

  • 8. Поддерживайте баланс

Попробуйте отследить свои расходы: не однобоко ли ваше планирование? Сколько времени вы уделяете карьере, сколько семье, здоровью, самореализации, отдыху. Методы тайм-менеджмента могут оказаться очень эффективными для равномерного распределения вашего времени.

  • 9. Хвалите себя

Не забывайте о поощрении. Это дополнительная мотивация и положительные эмоции. Хвалите себя за каждый сделанный шаг, позволяйте себе маленькие радости. Это дополнительный стимул к дальнейшим действиям. И не ругайте себя за ошибки. Их не делает только тот, кто не делает вообще ничего. «Если ошибетесь, просто продолжайте танцевать».

  • 10. Делайте то, что вам важно

Мы уже говорили о том, что в сутках на самом деле невероятно много времени – целых 1140 минут. Это действительно немало. Что можно сделать за одну минуту? Сделать звонок, на который долго не решались; отправить резюме и попробовать получить работу, о которой всегда мечтали; открыть полезный видеоурок или интересную книгу. Можно обнять любимого человека, погладить собаку, посмотреть на небо, закрыть глаза и улыбнуться новому дню. Тайм-менеджмент – это всего лишь инструмент. Научитесь применять его правильно, и вы удивитесь тому, сколько новых возможностей вам откроется.

Читайте также другие материалы:

Как достичь совершенства в разных областях жизни? Думать не только о крупном, но и о мелочах, деталях

Из автогонщика в бизнес-коучи. Что помогло Джону УИТМОРУ быть первым и в спорте, и в бизнесе

Как «продать» генеральному директору свою идею? Выработайте стратегию действий



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Как вы относитесь к своему руководителю?

  • Уважаю. Он образцовый управленец 78.57%
  • Боюсь. Он жесткий, но справделивый 7.14%
  • Откровенно, он мне не нравится. Таких наглых типов еще поискать надо 0%
  • Не замечаю. Он всегда предпочитает оставаться в стороне 0%
  • С удовольствием хотелось бы его заменить 14.29%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль