Бюджет на персонал с нуля. Статья расходов – оплата труда. Как составить и защитить на совете директоров

3513
Если грамотно составить и утвердить HR-бюджет, многих проблем можно избежать. Например, можно легко обосновать расходы на оплату труда сотрудников перед руководством. Изучите наши рекомендации, как это сделать правильно.

Легко ли выпросить у генерального директора хотя бы одну новую ставку? Вопрос для вас, конечно же, риторический. Даже если открывается новый филиал, и кажется очевидным, что надо выделять деньги на зарплаты сотрудникам, деньги на обслуживающий персонал приходится порой просто выбивать. Но подобной проблемы можно избежать, если грамотно составить и утвердить HR-бюджет.

Тогда расходы на сотрудников филиала (включая обслуживающий персонал), заранее утвержденные руководством, не нужно будет обосновывать. Таким образом, бюджет на персонал – это не просто документ, из которого видно, во сколько обходятся компании ее сотрудники, но и реальный инструмент, облегчающий вашу работу. В этот документ включают разделы, которые соответствуют основным типам расходов. В разных компаниях тратятся на персонал по-разному: это зависит от финансовых возможностей фирмы, ее корпоративной культуры и количества работающих. Поэтому и число разделов в HR-бюджете может различаться. Мы рассмотрим такой вариант, когда бюджет состоит из шести разделов:
фонд оплаты труда (ФОТ);социальные выплаты и льготы;подбор персонала;обучение и повышение квалификации;корпоративные мероприятия;прочие расходы.

Рассказать о нюансах составления всех разделов в рамках одной статьи не представляется возможным, поэтому мы решили посвятить каждому разделу отдельную статью. В этом номере мы рассмотрим, что включать в один из главных разделов – фонд оплаты труда.

Что включать в раздел

В понятие «Фонд оплаты труда» входит не только собственно сама зарплата, но и другие выплаты: отпускные, премии, бонусы, переменная часть зарплаты и налоги. Заложите и некую сумму на оплату больничных листов. Для составления вам понадобятся штатное расписание (чтобы вывести общую сумму зарплаты), график отпусков и сведения из бухгалтерии. Понятно, что заранее спрогнозировать, сколько компания потратит на оплату больничных листов, невозможно. Поэтому планируйте размер выплат, исходя из сведений за предыдущий год (рассчитайте среднее арифметическое значение, разделив всю сумму на количество месяцев). Также учтите, что в этом году порядок оплаты больничных изменился (подробнее об изменениях в выплатах больничных и других новых законах читайте в статье «О чем помнить, работая с персоналом. Обзор самых важных изменений в трудовом законодательстве в 2011 году»). Поэтому сверьте свои планы с бухгалтерией.

Прежде чем приступать к расчетам, определите цели

Начните с того, что спросите себя: для чего собственно составлять бюджет и в частности раздел ФОТ. Конечно, в первую очередь для того, чтобы иметь представление о затратах на персонал. Но цель заключается и в том, чтобы направить усилия на достижение стратегических целей компании. Побеседуйте с гендиректором и линейными менеджерами, чтобы узнать цели на ближайшее время.

Если, к примеру, вы узнаете, что компания собирается расширяться, то вам нужно запланировать новые вакансии и расходы на зарплату. Кроме того, придется включить в бюджет и расходы на найм, адаптацию и обучение (при необходимости) новых сотрудников, мероприятия по командообразованию.

Пример

Руководство компании говорит о том, что нужно увеличить объем работ подразделения на 20 %. В переводе на персонал это означает, что необходимо ввести пять новых должностей в штат и запланировать выплаты в разделе ФОТ. Но специфика работы такова, что возникает цепочка: для привлечения заказчиков нам нужен один менеджер проектов, которому понадобится один инженер, а инженеру в свою очередь – три монтажника. Итоговую цифру выплат лучше всего обсудить с экономистом или главным бухгалтером, так как в году еще может быть индексация зарплаты (примерно на 6 %). Так вы получите фактические цифры, которые представите генеральному директору.

Если же компания не планирует расширяться, но намерена добиваться повышения эффективности труда, то HR-службе придется сосредоточиться на вопросах, связанных с механизмами повышения зарплат, оценкой персонала, оптимизацией бизнес-процессов. Предусмотрите доплаты сотрудникам за степень и квалификацию.

Также раздел ФОТ поможет увидеть, соответствуют ли доходы ваших сотрудников уровню, диктуемому рынком. Возможно, вы поймете, что пора индексировать зарплаты. А если надо, то как – всем, применяя усредненный процент, либо выборочно самым результативным? Решать этот вопрос нужно, общаясь с руководством компании.

Иначе говоря, в процессе составления HR-бюджета вы выявите те вопросы, которые требуют решения именно в вашей компании.

Вебинар 29 марта "Выстраивание функции HR аналитики в компании"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Разработка ключевых HR-метрик компании
  2. Разработка нетипичных HR-метрик для выявления скрытых возможностей
  3. Связь HR-аналитики с бизнес-показателями всей организации. Как превращать данные в бизнес-решения.
  4. Аналитика HR бюджета для его оптимизации
  5. Исследование вовлеченности и решения на основе полученных данных

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Составьте первичный прогноз бюджета на год, выделив ФОТ

Речь идет о примерном прогнозировании общей суммы расходов на персонал. Надо понимать, сколько вообще вы можете тратить, и не превышать сумму. Иначе руководство негативно отнесется к представленной вами структуре расходов. Есть три способа прогнозирования.

Способ 1. Прямой расчет. Исходим из того, что есть и что нужно изменить.

Пример

В компании сейчас работают 65 сотрудников. Планируется открыть филиал в другом городе, для чего потребуются еще 11 сотрудников. Мы рассчитываем, сколько будем платить им, суммируем и отражаем в бюджете.

Способ 2. По остаточному принципу. Руководство распределяет все расходы на год и остаток отдает HR-службе. Проследив, какой была сумма в прошлых годах и как она зависит от прибыли, предположите, сколько выделят на этот раз.

Способ 3. Процент от общего бюджета компании. О размере бюджета вы договариваетесь с гендиректором, отстаивая каждую цифру.

Пример

В строительной фирме Директор по персоналу и гендиректор договорились, что расходы на персонал не должны превышать 25 % от общего бюджета всей фирмы. Директор по персоналу распределил эту сумму так: 17 % – фонд оплаты труда, 4 % – на обучение, 2 % – прочие расходы, 2 % – на службу по персоналу.

Проверяем, а для новой компании – составляем перечень должностных единиц

Зарплаты сотрудникам, как правило, начисляются в соответствии со штатным расписанием. Проверьте, все ли данные актуальны: отражены ли последние увольнения и новые сотрудники. Обратите внимание на окладную и премиальную части (смотрите таблицу 1): соизмеримы ли они с данными рынка.

В других компаниях проводят грейдирование (все должности, а не сотрудников, распределяют по группам, ранжируют их, присваивая каждому рангу свой код) и устанавливают три варианта зарплаты: минимум, медиана, максимум. Размер медианы нижестоящего сотрудника должен быть близок минимуму ближайшего вышестоящего (смотрите таблицу 2).

Штатное расписание, премии, доплаты и отпускные включите в раздел ФОТ бюджета на персонал, чтобы наглядно показать, откуда взяты цифры (смотрите таблицу 3).

Как обосновать расходы на ФОТ руководителю компании

Начнем с того, что руководитель убежден: решать, кому и сколько платить, его прерогатива (и собственника бизнеса). Поэтому разговор о повышении или индексации зарплат начинайте очень аккуратно, подготовив необходимые обоснования. Не говорите «для персонала будет лучше, если…». Говорите о планах, которые стоят перед бизнесом, и в этой плоскости рассматривайте вопросы расходов на персонал. Скажите: «Для компании будет лучше, если…» Используя все виды бенчмаркинга, определите, соответствуют ли зарплаты в вашей компании средним показателям на рынке труда (данные можно также найти в исследованиях кадровых агентств) и обоснуйте необходимость повышения зарплат, упирая на факты и цифры.

Предложите руководству компании наиболее привлекательный способ повышения зарплаты. Например, скажите, что не надо повышать оклад, а можно ввести или повысить премию, выплачивать ее только в случае качественного выполнения работы. Объясните гендиректору, что речь идет не о безосновательном и поголовном повышении и суть вашего предложения – доплаты самым достойным.

Для пущей убедительности увяжите факт начисления премии с результатами оценки персонала (смотрите таблицу 4) – чем выше баллы, тем больше премия. Правда, если такая оценка никогда ранее не проводилась, до защиты HR-бюджета разработайте ключевые показатели эффективности и критерии оценки. Если нет возможности самостоятельно рассчитать эти показатели, обратитесь к внешним консультантам, а потом воспользуйтесь демо-версией программы.

Пример

В нашей компании мы разработали показатели эффективности для групп сотрудников (коммерческий отдел, инженерный отдел и т. д.). И теперь, рассчитывая бюджет ФОТ, мы учитываем не только окладную часть и разовые премии по итогам года, но и бонусы по результатам каждого квартала для разных отделов. Делать это просто, так как начисление зависит от выполнения плана.

Подбирайте такие формулировки, которые соответствуют целям и интересам бизнеса. Так вы простимулируете эффективных сотрудников. Объясните руководству, что нельзя игнорировать изменения на рынке труда в части размера зарплат. Результатом этого может быть массовый отток сотрудников из компании.

4 вида бенчмаркинга

Внутренний – сравните оклады сотрудников внутри компании. Если вы заметили, что у сотрудников с похожими нагрузками очень отличаются зарплаты, используйте это как повод для повышения меньшего оклада.

Общий – посмотрите зарплаты сотрудников ваших непрямых конкурентов и сверьте со своими. Если у вас меньше, то это ваш козырь.

Конкурентный – сопоставляйте оплату труда вашей фирмы и конкурентов. Зарплаты конкурентов можно узнать, посмотрев их объявления о вакансиях.

Функциональный – сравнивайте оплату труда специалистов с функциями, похожими на те, что и у ваших сотрудников (не привязываясь к отрасли).

Таблица 1. Список должностей и размер выплат

Бюджет на персонал с нуля. Статья расходов – оплата труда. Как составить и защитить на совете директоров

Таблица 2. Сводный перечень должностей и выплат по грейдам

Бюджет на персонал с нуля. Статья расходов – оплата труда. Как составить и защитить на совете директоров

Таблица 3. Бюджет на персонал: фонд оплаты труда (фрагмент)

Бюджет на персонал с нуля. Статья расходов – оплата труда. Как составить и защитить на совете директоров

Таблица 4. Расчет выплат сотрудникам с учетом оценки (в баллах)

Бюджет на персонал с нуля. Статья расходов – оплата труда. Как составить и защитить на совете директоров

О. Рымкевич



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль