Опасаетесь, что ключевой сотрудник уйдет и унесет с собой все знания и навыки? Внедрите Knowledge Management, и для опасений не будет причин

387
Из компании Rolls-Royce ушел эксперт отдела информационных технологий. Через год департамент по персоналу компании подсчитал, сколько из-за этого потерял бизнес. 400 000 долларов! Осознавая, что ценный сотрудник, уволившись, уносит с собой знания и навыки, работодатели стараются не допустить этого и всеми силами стремятся удерживать персонал. Но можно не тратить на это силы и средства, если снизить зависимость бизнеса от ключевых сотрудников. О том, как это сделать, читайте в статье.

Иначе говоря, не бояться, что ценные работники уйдут, заберут с собой секреты мастерства, и сделать их увольнение безболезненным для компании и для ее бизнеса. Даже если они покинут ее, знания и навыки, которыми они обладали и которые пополнили во время работы, останутся. Такое возможно, если внедрить Knowledge Management – управление знаниями (с англ.) или потоками знаний. Это методика, позволяющая компании накапливать интеллектуальный капитал и вырабатывать инновационные решения. Если говорить проще, создавать новые знания, собирать их (если хотите, извлекать их из сотрудников, в первую очередь – ценных), систематизировать и сохранять, грамотно распределять, использовать для того, чтобы формировать успешную стратегию развития компании, получать дополнительную прибыль и эффективно управлять персоналом. Словом, внедрив Knowledge Management, Вы сможете реально управлять знаниями на благо бизнеса.

Такие компании, как Apple, Google, IBM, Всемирный банк, Microsoft, Samsung, McKinsey, PwС, давно делают это. Они внедрили эту систему еще 30 лет назад. Хорошо известно, каких успехов они добились. Даже став лидерами, эти компании постоянно развиваются, а не довольствуются своим положением победителей, участвуют в MAKE (Most Admired Knowledge Enterprises) – мировой премии, вручаемой за успехи в управлении знаниями. И занимают первые места.

В этой статье я в целом расскажу о том, что такое Knowledge Management, а также о том, что эта система даст компании и HR-специалистам. А затем, в следующих публикациях, мы с Вами рассмотрим конкретные инструменты и как ими пользоваться.

Комментирует Ксения ЯКОВЛЕВА,
HR-директор ZeptoLab:

Knowledge Management делает компанию устойчивой к капризам экономики. Внедряйте его в семь этапов

Этап 1. Определите задачи и цели внедрения системы KM, базируясь на стратегических целях компании.

Этап 2. Создайте проектную группу по внедрению KM, включите в нее HR- и IT-директоров, назначьте лидера проекта.

Этап 3. Сделайте SWOT-анализ KM на текущий момент, найдите «узкие места».

Этап 4. Разработайте требования, которым должна удовлетворять будущая система КМ, протестируйте в демо-доступе несколько систем или составьте техзадание для заказной разработки.

Этап 5. Согласуйте план внедрения, утвердите бюджет, назначьте сроки реализации.

Этап 6. Регламентируйте новые правила KM, оптимизируйте систему наставничества/обучения.

Этап 7. Рассчитайте экономическую выгоду (в конкретных цифрах), которую получит от KM компания, обязательно заручитесь поддержкой топ-менеджмента. Организуйте поэтапный ввод информации в новую систему KM и контролируйте этот процесс.

Знания и информация (данные) – не одно и то же. Имейте это в виду

Осознать, чем различаются эти два понятия, очень важно. Это поможет Вам понять, в чем, собственно, суть самого управления знаниями. Информация – это набор неких данных и фактов, сведений и цифр. Даже если они выстроены и упорядочены, они не перестают быть лишь информацией. В знания информация превращается лишь после того, как осмыслена человеком, интерпретирована им. Другими словами, знания – это информация, трансформированная в опыт и используемая сотрудником в нужный момент для блага компании и в личных интересах.

Конечно, не все знания лежат на поверхности. Существенная доля находится в головах сотрудников. С помощью Knowledge Management Вы извлечете знания из голов сотрудников – сделаете их активными, более раскрепощенными. Они станут увереннее и откровеннее говорить о том, что знают и умеют, начнут свободно делиться своими знаниями, опытом и навыками с коллегами. Знания из неявных (интуитивных, на уровне догадок, субъективных взглядов) и сложно формализуемых превратятся в явные (тексты, цифры, научные формулы, спецификации, руководства) и формализованные. А значит, Вы легко зафиксируете их и сможете хранить, передавать другим сотрудникам.

Пример

В компании Lockheed Martin (США) многое зависит от инженерных работников. Будет ли проект успешным, определяется опытом, знаниями и умениями этих специалистов. Их очень ценят в компании – если они начнут увольняться, на кону окажется ее финансовая стабильность. Чтобы избавить компанию от такой зависимости, HR-департамент предложил внедрить Knowledge Management и постепенно вытягивать из инженеров их опыт и знания, фиксировать их, чтобы они стали собственностью компании и чтобы ими могли пользоваться другие работники. Для этого объявили о создании системы «Лучшие практики». Инженерам, которые детально описывали эти лучшие практики, выплачивали премии. Благодаря этому вскоре появилась целая база хорошо описанных методов работы. Было ясно, когда, почему и какие инструменты применять. Используя эту базу, HR-департамент компании разработал систему внутрикорпоративного обучения для новых инженеров, которые приходили на смену тем, кто покидал компанию. Со временем базу лучших практик стали создавать и в коммерческой службе, а также в департаменте управления персоналом. Это позволило компании уверенно стоять на ногах и не зависеть от текучести кадров.

Собранные и формализованные знания сотрудников фиксируются и материализуются в форме патентов, которые получает компания, закрепляются в различных положениях и регламентах, а также в других документах, базах данных.

В 1991 году появилась даже должность – директор по управлению знаниями

Эту должность официально ввела шведская страховая компания «Скандия». На английском языке эта позиция называлась Chief Knowledge Officer. На такой шаг компанию подтолкнула книга, которая вышла на год раньше, – «Пятая дисциплина: Искусство и практика самообучающейся организации» Питера СЕНГЕ. Автор описал, как можно создать компанию, в которой люди будут обмениваться знаниями и опытом, и процесс обучения в компании станет постоянным. На развитие Knowledge Management вообще и на работу директора по управлению знаниями страховой компании свое влияние оказала также работа Икуджиро НОНАКИ и Хиротака ТАКЕУЧИ «Компания-создатель знания: Зарождение и развитие инноваций в японских фирмах».

Заметно сократите период адаптации новичков. Они быстро начнут работать с полной отдачей

Когда генеральных директоров и президентов 210 компаний США спросили, сколько времени требуется их менеджерам среднего звена, чтобы достичь точки самоокупаемости на новой должности, они сказали, что в среднем не менее 6,5 месяца! Это в среднем! Как видите, это гораздо больше, чем традиционные три месяца испытательного срока. Время уходит на то, чтобы новичок ознакомился не только с организационной структурой, но и с существующими в ней формальными и неформальными информационными и коммуникационными каналами, вписался в корпоративную культуру и зарекомендовал себя, заработал авторитет с нуля. Даже если новичок пришел на руководящую должность, ему будет сложно понять, что и как правильно делать на новом месте, как провести границу между прошлой работой и настоящей.

Пример

В компании Schlumberger (Нидерланды) в рамках Knowledge Management внедрили программу «In Touch». Благодаря этому упростили и ускорили взаимодействие между работниками насосных станций на разных участках нефтепровода и специалистами технических служб. Но самое главное, удалось в два раза сократить период адаптации новичков – с шести до трех месяцев. Недавно пришедшие сотрудники смогли быстрее приступать к самостоятельной работе, так как не боялись проблем – они легко решались благодаря программе «In Touch». Решение можно найти либо в базе данных и в инструкциях, которые были созданы специально для программы, либо отправить запрос профильным специалистам. Запрос доходит до нужного профессионала мгновенно, он оперативно дает ответ. Благодаря этому новички выполняли все оперативно и уверенно, не совершали ошибок, которые наблюдались даже тогда, когда период обучения и адаптации был в два раза дольше.

Knowledge Management способствует тому, что более опытные сотрудники и начинающие станут активно общаться, а это значит, что не потребуется отдельно разрабатывать и внедрять систему наставничества, проводить многочисленные тренинги. Получится, что люди станут учиться друг у друга.

Комментирует Максим КОНДАКОВ,
руководитель отдела персонала компании «Хоумленд Архитектура»:

Внедряя Knowledge Management, все знания жестко увязывайте с результатами деятельности по каждой должности

Я сторонник комплексного подхода к этой системе и считаю, что все ее элементы должны быть увязаны и взаимозависимы. Прежде всего составьте описание технологии должности или, иначе говоря, алгоритм работы или набор пошаговых действий каждого конкретного сотрудника. Соберите и пропишите все лучшие практики по этой должности. Не поручайте это сторонним бизнес-консультантам, а также только HR-менеджерам без поддержки руководителей подразделений. Иначе практики будут придуманными или теоретичными, далекими от реальной работы. Помните: если допустить ошибку, она станет системной, и все следующие шаги будут неверными. Кроме того, создайте базу проблемных ситуаций и приведите варианты решений.

Вебинар 25 января "Подбор руководителей среднего и высшего звена: какие еще компетенции, кроме профессиональных, важны"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Понимание истинной мотивации сотрудника, претендующего на роль руководителя – ключ к прогнозу дальнейшего сотрудничества с работодателем
  2. «Рабочий интеллект»: вариативность мышления + способность к восприятию и анализу информации
  3. Модели поведения и ценности кандидата и их соответствие ожиданиям компании - важное условие для успешной адаптации и работы руководителя в компании
  4. Важные метапрограммы: внутренняя или внешняя референция, процесс или результат, достижение или избегание?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Правила поведения и работы станут максимально понятными и четкими

Ведь Вы сумеете прописать все процессы, которые происходят в компании, выстроить их логически, определив последовательности и закономерности, покажете, что правильно, так как способствует развитию компании, а что нет, так как мешает ей и не приводит к нужным результатам.

Пример

В компании Oracle (один из крупнейших в мире разработчиков программного обеспечения) начали внедрять систему управления знаниями в середине 1990-х годов. В 2000 году более 160 информационных ресурсов, с которыми работали филиалы компании, были объединены в одно целое. Так была создана единая информационная система GlobalxСhange. Для нее HR-департамент при поддержке IT-специалистов и руководителей подразделений собрал и сформулировал знания обо всех аспектах деятельности корпорации. А именно: о сотрудниках, правилах и процедурах, политике в разных областях управления, о разрабатываемых и уже готовых продуктах, о реальных и потенциальных клиентах по всему миру, о том, как внедрялись те или иные проекты компании, о партнерской сети. Это сделало работу всей корпорации очень слаженной, ее управляемость повысилась. Каждый сотрудник получил доступ к определенным зонам системы. Люди отмечали, что их действия стали более осознанными, стало понятно, что и для чего нужно делать, к чему стремиться. В общем, каждодневная работа возымела смысл, появилось понимание, какие правила и порядки в компании.

Мотивация работников заметно повысится

Ведь каждый сотрудник будет знать, что те ценные наблюдения, которые он сделал в процессе работы, тот опыт, который накопил, не пропадут. Все это можно продемонстрировать и передать другим. Нужно лишь зафиксировать их, четко описать, и они окажутся в базе знаний. Наиболее перспективные идеи и предложения, попавшие в базу, реализуйте в качестве отдельных проектов, и сотрудники смогут наблюдать, как проект развивается. Но даже если важные личные открытия сотрудников, сделанные ими в процессе работы, и не будут воплощены в виде отдельных проектов, в любом случае они послужат на благо компании и людей, в ней работающих. Ведь они смогут свободно пользоваться этими открытиями благодаря базе данных.

Пример

В индийской IT-компании Infosys система управления знаниями функционирует под девизом «Узнать однажды, использовать везде». Опираясь на этот девиз, HR-служба выстроила и схему мотивации. Ее смысл в том, что сотрудник, предложивший что-то новое и ценное, получает «познавательную» валюту (KCUs). Какова сумма этой валюты, определяют коллеги. Они оценивают новое знание и присуждают определенное количество единиц валюты. Если же новые знания удается сразу использовать в работе или реализовать в отдельных проектах, то автору-первооткрывателю коллеги присуждают очки. Они конвертируются в денежную премию.

Где поучиться управлению знаниями

Пока только в зарубежных вузах. Например, специализация по Knowledge Management есть в Harvard Business School, George Mason University, the University of California-Berkeley’s School of Information Management Systems. Кафедра управления знаниями открыта в бизнес-школе Хаас Университета Калифорнии. Первым профессором этой кафедры был Икуджиро НОНАКИ. Также можно получить знания и пройти сертификацию в Кембридже, в консалтинговой фирме Knowledge Associates.

Новых идей и необычных проектов станет больше

Сам факт того, что Вы в компании собираете, систематизируете и складируете описания полезных знаний и навыков, которые может использовать в работе любой сотрудник, повысит профессиональную и творческую активность людей. Кроме того, они увидят эти данные в одном месте и смогут легко выявить закономерности и взаимосвязи между ними, проанализировать их, проявить смекалку и выработать весьма интересные новые идеи, сделать заманчивые предложения по улучшению работы. Какие еще преимущества получит HR-департамент и вся компания, смотрите в схеме ниже.

Схема. Основные преимущества, которые получит компания, если внедрит Knowledge Management

Опасаетесь, что ключевой сотрудник уйдет и унесет с собой все знания и навыки? Внедрите Knowledge Management, и для опасений не будет причин

Пример

В середине 1980-х IKEA создала отдельную компанию, которая занимается только накоплением знаний, – Inter IKEA Systems (IIS). Это не только мозг, но и хранитель ДНК всей корпорации. В памяти этой компании хранится базовая концепция IKEA, ее мировой опыт развития. Inter IKEA Systems не только анализирует опыт работы подразделений IKEA и составляет положения (процедуры ведения бизнеса, целеполагание, миссия компании), но и участвует в разработке маркетинговых и рекламных коммуникаций – вплоть до планировки магазинов. Воспользоваться опытом IIS может любой сотрудник IKEA, вне зависимости от должности. Как работники должны взаимодействовать с компанией, накапливающей опыт и знания, не регламентируется. Любой сотрудник может обратиться в эту компанию и поделиться своим опытом. Многие креативные идеи, новинки мебели появились в магазинах IKEA именно благодаря IIS.

Комментирует Алексей АВЕРЬЯНОВ,
Директор по персоналу компании RS Group:

Мы внедряли Knowledge Management силами трех департаментов. Эффект есть! Но была одна сложность

Помимо HR-службы, систему управления знаниями у нас внедряли еще два департамента – IT и маркетинга. Они формировали проектные группы, которые создавали внутреннюю социальную сеть, корпоративную wiki, систему оптимизации процессов «Воронка идей», формировали базы знаний. Сейчас уже можно сказать, что наши ожидания оправдались. На порядок увеличилось количество инновационных идей, предлагаемых сотрудниками, многие бизнес-процессы оптимизированы, новички адаптируются быстрее, возросла вовлеченность сотрудников, улучшились коммуникации между отдельными людьми и между подразделениями. Но мы столкнулись и с «подводными камнями». Например, на этапе запуска системы отдельные сотрудники не хотели делиться информацией. Учитывайте это и формируйте в компании атмосферу открытости, стимулируйте обмен опытом и работу в группах.

С чего начинать, внедряя Knowledge Management?

Сделайте четыре главных шага. Без них Вы не поймете, с чего начинать, куда и как двигаться.

Шаг 1. Прежде всего, объявите, что это – одна из бизнес-стратегий (бизнес-целей) вашей компании. Если Вы разрабатываете KPI для сотрудников, строго отталкиваясь от бизнес-стратегий, то умение управлять знаниями сделайте одним из ключевых показателей каждого сотрудника. Чтобы было понятно, как выполнять такой KPI, как это будет оцениваться, составьте программу обучения Knowledge Management, утвердите проверочные задания и тесты, установите, когда их надо сдать. О том, какой может быть программа обучения, как проверить, усвоены ли знания, Вы поймете из статей, которые будут опубликованы в следующих номерах.

Шаг 2. Получите поддержку руководителей. Добейтесь, чтобы топ-менеджеры и руководители среднего звена были лично заинтересованы во внедрении Knowledge Management и поддерживали эту работу. Особенно на ранних стадиях. Иначе проект обречен на провал.

Шаг 3. Создавайте в компании атмосферу, в которой сотрудники постепенно осознают, что такое Knowledge Management. Затем формируйте культуру обмена знаниями и сотрудничества, используйте инструменты этой системы, генерируйте идеи. После этого задействуйте технологические методы внедрения управления знаниями – от электронной почты, видеоданных до внутренних социальных сетей и баз данных.

Шаг 4. Проведите аудит знаний вашей компании. Попытайтесь выявить все те области, где сотрудники применяют различные знания, и зафиксировать эти знания. Причем как явные, так и неявные. Благодаря этому Вы поймете, что и как делают сотрудники компании на разных участках, какова логика у всех этих действий, что нужно в первую очередь знать новичкам. Кроме того, Вы выявите те сферы, где знаний не хватает либо они нуждаются в качественном улучшении.

Маданмохан РАО, международный эксперт по Knowledge Management, профессор (Индия)



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Как вы относитесь к своему руководителю?

  • Уважаю. Он образцовый управленец 83.33%
  • Боюсь. Он жесткий, но справделивый 16.67%
  • Откровенно, он мне не нравится. Таких наглых типов еще поискать надо 0%
  • Не замечаю. Он всегда предпочитает оставаться в стороне 0%
  • С удовольствием хотелось бы его заменить 0%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль