Гендиректор попросил Вас найти ему помощника. Как выбрать такого, который устроит шефа?

1565
Шеф сказал, что помощник должен быть не простым бездумным исполнителем, а понимать специфику работы компании и бизнес-процессы. Как и где искать такого сотрудника?

Шеф сказал, что помощник должен быть не простым бездумным исполнителем, а понимать специфику работы компании и бизнес-процессы. HR-департамент нашел женщину 32 лет, отвечающую этим требованиям. Но гендиректору она не подошла, так как болезненно реагировала на его четкие и категоричные указания. Позже нашли другую женщину, спокойно воспринимающую слова шефа, но и она не устроила его – совсем не разбирается в специфике компании.

Стало ясно, что менеджеры по подбору совершают ошибку – то делают упор на профессиональные качества претендентов на должность помощника (или секретаря-референта) гендиректора, забывая о личностных, то, напротив, упирают на личностные в ущерб профессиональным. Между тем помощник – человек, которому предстоит проводить больше всего времени с генеральным директором, правильно реагировать на его слова и понимать их, сопоставляя с бизнес-процессами в компании. А значит, черты характера помощника – это первое, на что следует смотреть рекрутерам. Важно понять, подойдет ли помощник шефу психологически, смогут ли они найти общий язык, достаточно ли соискатель стрессоустойчив (если такое качество необходимо). Но и забывать про чисто профессиональные навыки не следует. Скажем, надо выяснить, готов ли сотрудник выезжать иногда с шефом в командировки. HR-директор, осознавая важность задачи, поставленной руководителем компании, будет курировать процесс подбора помощника и направлять действия менеджеров по подбору в нужное русло.

Гендиректор попросил Вас найти ему помощника. Как выбрать такого, который устроит шефа?Ольга МОЛИНА,Директор по персоналу «АстраЗенека Россия»

Если что-то в кандидате Вас настораживает, исследуйте это с помощью кейсовНо нужно четко понимать, какие требования к кандидатам являются принципиальными, а какие – факультативны. Во многом это зависит от обязанностей, которыми генеральный директор наделит своего помощника, и от того, как он построит с ним взаимодействие. Как правило, от помощника требуются такие качества, как организованность и умение правильно расставлять приоритеты в работе. Зачастую ему необходимо знать иностранный язык. Кроме того, он обязательно должен быть стрессоустойчивым и уметь не поддаваться на провокации. Обращайте внимание и на соответствие кандидата стандартам корпоративной культуры.

Совет 1. Определите, подойдет ли кандидат гендиректору по темпераменту

Только в этом случае они смогут сработаться друг с другом, так как будут действовать гармонично и выстроят правильные коммуникации. Чтобы выявить возможную совместимость или несовместимость кандидата и Вашего шефа, определите сначала, к какому виду относится темперамент генерального директора, затем – темперамент соискателя на должность секретаря, и посмотрите, подходят ли они друг другу. Психологи выделяют четыре вида темперамента: холерик, сангвиник, флегматик и меланхолик. Вспомните, как ведет себя Ваш руководитель, и решите, какому из следующих описаний он наиболее соответствует:

1. Человек энергичный и напористый, не всегда контролирует свои эмоции. Если выходит из себя, то успокаивается не сразу. Своим делом занимается с полной отдачей, на посторонние вещи не отвлекается. Прямолинеен в делах и отношениях. Препятствия предпочитает преодолевать. Такие черты свойственны холерику .

2. Человек спокойный и уравновешенный, которого очень трудно вывести из себя. Терпеливый. Медленно приспосабливается к новой обстановке. В дело вникает глубоко, работает неторопливо, не любит отвлекаться от основного занятия. Это описание классическогофлегматика .

3. Человек гибкий и динамичный, открытый новому. Легко возбуждается, но быстро и успокаивается. Постоянно расширяет круг контактов, легко переключается с одного занятия на другое. Ни при каких обстоятельствах не падает духом, сумеет всегда найти выход. Так выглядит психологический портрет сангвиника .

4. Человек чувствительный и изменчивый, очень зависит от своего внутреннего состояния. Легко расстраивается по пустякам и долго не успокаивается. Нуждается в эмоциональной поддержке со стороны окружающих, хотя и старается скрыть перепады настроения. Здесь речь идет о меланхолике .

Беседуя с кандидатом на должность помощника, понаблюдайте за ним, чтобы установить вид его темперамента. Чтобы снизить риск ошибки, предложите ему пройти специальный тест *.

Насколько хорошо люди с разными видами темперамента совместимы друг с другом, показано в схеме.

Пример

С помощью теста Директор по персоналу определил, что кандидат на должность ассистента обладает темпераментом холерика. Гендиректор был ярко выраженным флегматиком, так что по темпераменту они прекрасно дополняли бы друг друга. Но особенность должности ассистента заключалась в том, что она находилась в компании в двойном подчинении. Вторым руководителем был директор по продажам, по темпераменту холерик. А поскольку холерику чрезвычайно трудно бывает ужиться с человеком, обладающим аналогичным темпераментом, то Директор по персоналу решил не рисковать.

Гендиректор попросил Вас найти ему помощника. Как выбрать такого, который устроит шефа?Кира МАТВЕЕВА,главный специалист по подбору персонала банка «Открытие»

Ищите того, кто способен всегда быть вовлеченным в бизнес-процессВедь помощнику гендиректора приходится общаться с большим числом людей, участвовать в переговорах, присутствовать на мероприятиях, поэтому необходимо постоянно быть вовлеченным в процесс. Свою работу такой человек должен по-настоящему любить, тогда сможет выполнять ее эффективно. На собеседовании расспросите кандидата, какие из корпоративных ценностей у предыдущих работодателей ему нравились. Посмотрите, совпадают ли они с теми, которые есть в вашей компании. Обратите внимание, обладает ли соискатель чувством стиля. Он должен выглядеть ухоженным, ведь ассистент гендиректора – лицо компании, связующее звено между руководителем и сотрудниками, деловыми партнерами, клиентами. Обязательно организуйте собеседование наиболее достойных кандидатов с руководителем. Ведь только при личном контакте становится понятно, удастся ли сработаться с человеком.

Совет 2. Оцените личностные компетенции кандидата. Они важнее профессиональных

Такие черты, как аккуратность, неконфликтность или инициативность, невозможно привить человеку. Они либо есть, либо их нет. Именно поэтому так важно понять, обладает ли ими претендент на должность помощника гендиректора. Заранее составьте краткое описание тех личностных качеств, которыми должен обладать этот специалист (со слов гендиректора), внесите их в лист оценки, который Ваши менеджеры по подбору будут заполнять по итогам собеседований (см. пример листа оценки). Своеобразным стандартом профессии можно считать такие качества, как ответственность, организованность, бесконфликтность, аккуратность. Согласуйте их с гендиректором и внесите в лист оценки.

Совет 3. Вместо интервью по компетенциям проведите ситуационное интервью (по кейсам)

Как показывает практика, этот вид интервью больше подходит для претендентов на должность ассистента. Если проводить с ними интервью по компетенциям, то есть просить описать реальные случаи из практики, в которых они могли проявить те или иные свои качества, то кандидатам сложно бывает вспомнить подходящие эпизоды или же они просто не сталкивались с ситуациями, которые Вас интересуют. И тогда Вы не получите нужной информации. Интервью по кейсам позволяет избежать всех этих проблем.

Вы заранее придумываете ситуацию, подобную тем, что возникают на практике, описываете ее кандидату и спрашиваете, как бы он повел себя в ней. Только предварительно разговорите человека, чтобы он не ограничивался односложными фразами. Для этого задавайте уточняющие вопросы: «Итак, посетитель зашел в приемную. Вы представились, что дальше? А когда сообщите о нем руководителю?» По ответам Вы определите, какие модели поведения кандидат считает правильными и готов ли он проявлять требуемые компетенции в жизни. А если готов, то в какой мере (на сколько баллов по шкале из листа оценки).

Пример

Трем соискателям описали ситуацию: в приемную звонит крайне возмущенный клиент и требует немедленно соединить его с генеральным директором. Как реагировать? Первый кандидат ответил, что переведет звонок на шефа. Второй предложил бы клиенту перезвонить позже, предупредил руководителя и ждал от него дальнейших указаний. Третий предложил бы клиенту описать суть проблемы, а затем связал именно с тем специалистом, который в состоянии ее решить. С помощью этого кейса HR-директор проверял компетенцию «инициативность». Поэтому первому соискателю он поставил оценку 0, поскольку тот не хотел брать на себя лишнюю ответственность и проявлять инициативу. Второму – оценку 2, поскольку его действия выглядели бы половинчатыми. А третий заслужил максимальную оценку 4.

Схема. Насколько хорошо люди с разными темпераментами сов-местимы друг с другом

Гендиректор попросил Вас найти ему помощника. Как выбрать такого, который устроит шефа?

Х – холерик, Ф – флегматик, С – сангвиник, М – меланхолик.темпераменты плохо сочетаются друг с другомпомощнику придется подстраиваться под руководителяидеальное сочетание

Совет 4. Если предполагаются командировки, не искать ли в помощники мужчину? И не моложе 35 лет

Во-первых, потому что женщина приблизительно такого же возраста уже обзавелась семьей, а потому очень болезненно будет реагировать на командировки. Мужчины более терпимы к поездкам в другие города. Разумеется, окончательно вопрос о том, какого пола должен быть помощник, нужно прояснить с гендиректором. Все зависит от того, с кем ему удобнее работать – с мужчиной или женщиной. Молодые кандидаты всем хороши, кроме одного. Есть вероятность, что такую позицию они будут рассматривать как промежуточный этап в своей трудовой биографии.

Пример

В нефтегазодобывающую компанию на должность секретаря-референта генерального директора приняли молодую девушку, которая отличалась дипломатичностью, выдержкой и стрессоустойчивостью, а также исполнительностью и аккуратностью. В тот момент она училась в вузе. Но когда она закончила его, то захотела строить дальнейшую карьеру. А должность ассистента руководителя, как правило, не предполагает никакого вертикального роста: для сотрудника, ее занимающего, это пик карьерной лестницы. Более того, руководитель привык к своему секретарю-референту и не хотел отпускать его. Шеф назначил девушку своим помощником, увеличил ей зарплату. Но это удержало выпускницу вуза ненадолго. Через год она уволилась.

Гендиректор попросил Вас найти ему помощника. Как выбрать такого, который устроит шефа?

Отсюда и вытекают пожелания к основным социальным чертам кандидатов. Возраст за 30 – это своеобразный тест на преданность профессии. Если женщина к этому времени успела поработать секретарем или помощником руководителя в нескольких компаниях и снова претендует на аналогичную позицию, то очевидно, что характер этой работы ее вполне устраивает. Свои перспективы она понимает и менять профиль деятельности уже вряд ли захочет. Ну и наконец, если у нее есть ребенок, то она с меньшей вероятностью соберется в декрет.

Гендиректор попросил Вас найти ему помощника. Как выбрать такого, который устроит шефа?Анна МАРЧЕНКО,Директор по персоналу «ЭнергоСтримСервис»

Во время интервью с кандидатами обсуждайте действия других людейИначе говоря, используйте проективную методику: говоря о других людях, а не о себе, кандидат более открыто и прямо обрисует свои жизненные ценности. При этом не забудьте проверить, насколько они близки вашим корпоративным ценностям. Например, в IT-компании рассматривали кейс: сотруднику предложили не очень комфортные условия работы (в маленьком помещении), но зато позволяющие овладеть новыми технологиями. Правильно ли он сделал, что согласился? Если во время обсуждения этого кейса Директор по персоналу увидит, что кандидат искренне одобряет такой поступок, то это будет большим плюсом. Также помните, что если руководитель предъявляет к своему помощнику какие-то необычные требования, например просит встречать его у лифта, а не в кабинете или хорошо разбираться в сортах кофе, то озвучить их нужно до того, как примете кандидата на работу.

Совет 5. Проверить профиль должности: возможно, он устарел

Или, к примеру, появились новые требования к должности помощника генерального директора. Значит, список должностных обязанностей нуждается в корректировке. Правильно составленный профиль должности пригодится Вам на всех этапах подбора – от подготовки объявления до оценки кандидатов. За основу первого списка можно взять должностную инструкцию, если она у Вас в компании соответствует реальным обязанностям специалиста. Обсудите еще раз эти обязанности с руководителем, чтобы при необходимости расширить или конкретизировать их.

Пример

На нефтехимическом предприятии начали строить новые цеха. В кабинете генерального директора то и дело проходили планерки. Чтобы анализировать большой объем информации, озвучиваемой на планерках, гендиректор поручил помощнице конспектировать все выступления и давать ему расшифровки. Поскольку раньше этого не требовалось, в профиле должности ничего об этом не упоминалось. Когда помощница уходила в декрет и нужно было подобрать ей замену, HR-директор добавил в список должностных обязанностей пункт: конспектирование и обработка устной информации. А в требованиях к компетенциям указал: навыки стенографии.

Беседуя с руководителем, постарайтесь выяснить как можно больше деталей, задавая уточняющие вопросы. Именно в них кроется дьявол. Дело в том, что обязанности помощника (ассистента) руководителя в разных компаниях очень различаются. Поэтому нередко кандидаты, услышав о вакансии, не до конца представляют себе характер предлагаемой работы. Чем точнее Вы составите профиль должности, тем больше информации сможете дать в объявлении, а затем обсудить во время собеседования. Это позволит Вам избежать ошибок в подборе, из-за которых приходится расставаться с ассистентом, едва успев его трудоустроить.

Пример

В одном из банков уборщица не очень хорошо ополаскивала посуду для горячих напитков, которыми угощали посетителей в приемной председателя правления. Но постоянно предъявлять ей претензии тот не считал нужным из уважения к ее возрасту и заслугам перед банком. Поэтому председатель правления попросил только что принятую помощницу ополаскивать посуду перед тем, как подавать ее посетителям. Она категорически отказалась это делать, заявив, что работать посудомойкой не нанималась. Оказывается, на собеседовании ее забыли предупредить об этой, казалось бы, мелочи. Но именно из-за нее сотрудница уволилась.

Во второй части профиля перечислите те компетенции, которые Вы уже выяснили ранее: пожелания по возрасту и внешнему виду, особым чертам характера.

Гендиректор попросил Вас найти ему помощника. Как выбрать такого, который устроит шефа?Ольга НОВОСАДОВА,Директор по персоналу компании «Русь»

Кем является руководитель – совой или жаворонком? Подбирайте такого же помощникаРуководитель-жаворонок не потерпит опозданий своего помощника на работу, а руководитель-сова будет задерживаться в офисе до ночи и потребует того же от своей «правой руки». Руководителю с хорошо развитой письменной речью нужен специалист, который сможет сдавать ему все отчеты как подробные описания. А руководитель-аналитик предпочтет получать информацию в виде таблиц, схем и графиков. Соответственно, кандидат должен обладать всеми необходимыми компетенциями. Уже после первого телефонного разговора отсеивайте соискателей с резкими голосами и непомерными амбициями. А у кандидатов, с которыми продолжите общение, постарайтесь выявить мотивацию – в чем она? Понять это можно, разговорив их с помощью вопросов, касающихся предыдущего опыта работы.

Совет 6. Проверьте, способен ли помощник составить письмо на компьютере или фирменном бланке

Предложите кандидату перепечатать с образца одну страницу текста, отформатированного определенным образом (с абзацами, отступами, выделениями, разбивкой на колонки, небольшой таблицей). С помощью этого простого задания Вы оцените не только его знание Microsoft Word, но и скорость набора текста, а также внимательность (отсутствие ошибок при перепечатывании). Другой вариант проверки: дать кандидату задание, аналогичное той работе, которую ему предстоит часто выполнять на компьютере после вступления в должность. Нелишне проверить и то, умеет ли кандидат планировать расписание своего шефа в Microsoft Outlook. Правда, если не умеет, но при этом демонстрирует другие ценные качества, вряд ли стоит делать из этого проблему. Просто направьте кандидата на короткие учебные курсы.

Совет 7. Чтобы не отпугнуть кандидатов, деликатно выражайте требования к внешности

Не нужно чересчур увлекаться подробностями, например указывать предпочтительные пропорции фигуры, цвет волос. Иначе у соискателей могут возникнуть подозрения (и, возможно, небезосновательные), что руководитель подбирает себе помощника не столько для работы, сколько для иных целей. Это отпугнет от вакансии часть перспективных кандидатов. Вместо этого напишите в объявлении о вакансии: «безупречный внешний вид», «интересное лицо», «стройная фигура». А если руководитель все-таки сообщил Вам более детальные пожелания к внешности ассистента, то оставьте их для внутреннего пользования: претендентов и по ним оценивайте, но в объявлении не указывайте.

*

Марина АБРАМЕНКОВА,руководитель департамента по работе с персоналом компании «Новое Качество»

Специальный тест на определение темперамента смотрите в материалах для скачивания к данной статье


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль