Правила внутренних коммуникаций

1692
Главная проблема: даже если правила общения прописаны, сотрудники их не выполняют. По-прежнему указания сверху либо не доходят до низов, либо доходят поздно и с искажениями. Причина? Правила сформулированы неконкретно. Разберемся, что к чему.

Главная проблема: даже если правила общения прописаны, сотрудники их не выполняют. Один из HR-директоров рассказал: принципы коммуникаций прописали в Корпоративном кодексе - открытость, полнота, достоверность. Там же указали, что руководители должны своевременно доводить решения до нижестоящих сотрудников. Но по-прежнему указания сверху либо не доходят до низов, либо доходят поздно и с искажениями. Причина? Правила сформулированы неконкретно.

В частности, не указаны ответственные за распространение важной бизнес-информации, за коммуникации и взаимодействие со смежными подразделениями, не определены стадии, которые проходят документы (приказы, предписания, поручения и служебные задания), а также устные указания руководства сверху вниз. Да и вообще не ясно, как именно должны общаться друг с другом сотрудники. Могут ли, к примеру, рядовой сотрудник одного подразделения и руководитель другого договариваться о каких-то совместных делах, вправе ли руководитель одного подразделения приглашать к себе на работу сотрудника другого отдела, не согласовав это с его начальником. Хотя ответ вроде бы очевиден, тем не менее, пока это не прописано, однозначно судить об этом нельзя. Неслучайно Билл КВЕРК, учредитель и управляющий директор лондонской компании Synopsis Communication Consulting, один из самых авторитетных в мире специалистов по внутренним коммуникациям и управлению изменениями, говорил: «Если в компании не выработано единых ожиданий, люди судят об эффективности по собственным критериям. Четкое описание стандартов и целей коммуникаций снижает риск неудовлетворенности и показывает людям, на что они могут рассчитывать, а на что нет».

Пример

HR-директор строительной компании приехал на объект, чтобы пообщаться с сотрудниками. В разговоре с одним из рабочих он упомянул, что теперь компания целиком оплачивает больничный тем, чей стаж работы превышает 18 месяцев. Но работники слышали об этом впервые. HRдиректора это удивило. Ведь решение об оплате больничных в полном размере принято более шести месяцев назад – был издан приказ за подписью гендиректора. Получается, руководители объектов не довели эту информацию до работников. HR-директор стал выяснять, а ознакомлены ли сами руководители с приказом. Оказалось, что нет. Приказ поступил в канцелярию на регистрацию, там ему проставили номер и подшили его. Больше никто документ не видел. Тогда HR-директор решил установить порядок прохождения распоряжений руководства и ознакомления с ними: канцелярия, зарегистрировав приказ, делает копии и направляет их руководителям подразделений. Они знакомятся с ним, расписываются, указывают, когда довели информацию до подчиненных и возвращают в канцелярию. Гендиректор поддержал эту идею. Порядок прописали в Правилах внутренних коммуникаций. После этого сотрудники всегда были в курсе важных изменений в компании.

Словом, если у Вас нет Правил внутренних коммуникаций (далее – Правила), то составьте их. Если есть, проверьте, достаточно ли они конкретны. Конечно, общие формулировки в Правилах тоже должны быть. Примеры этих формулировок Вы найдете в образце документа на нашем сайте www.HR-director.ru/files и в материалах для скачивания к данной статье*. Мы же коснемся наиболее важных моментов, на которые стоит обратить особое внимание, составляя Правила внутренних коммуникаций.

Если несколько отделов ведут один проект, пропишите, кто отвечает за обмен информацией

Типичная проблема в таких случаях: казалось бы, разные отделы делают одно дело, но такое ощущение, что каждый работает сам по себе. Ведь эти подразделения не находятся в положении подчиненности друг другу, поэтому никто не считает нужным информировать коллег о своей работе. Часто возникает рассогласование целей, появляется ощущение, что отделы ведут себя как Лебедь, Рак и Щука. И именно из-за отсутствия обмена информацией.

Не ограничивайтесь лишь общими фразами, а пропишите в Правилах внутренних коммуникаций, кто конкретно в каждом подразделении отвечает за обмен информацией. Скажем, заместители руководителей отделов или эксперты.

Четко укажите, что именно делают ответственные за обмен информацией

Как и от кого они получают информацию, как именно ей обмениваются, до кого доводят, с какой периодичностью – все это требует скрупулезности. Но это необходимо прописать в Правилах внутренних коммуникаций, чтобы они начали работать.

Пример

В компании, выпускающей продукцию бытовой химии, назначили ответственных за обмен информацией между отделами креативных разработок, рекламы и маркетинга, а также производства. Ими стали ведущие специалисты этих подразделений. Сразу же в Правилах коммуникаций по требованию HR-директора прописали, как именно ответственные работают в период разработки и вывода новой продукции на рынок. В частности, установили, что они встречаются раз в неделю в пятницу не позднее 16.00 и доводят друг до друга информацию о том, над чем работает подразделение. Затем эти сведения ответственные доводят до руководителей подразделений. Под Правилами поставили свои подписи все сотрудники. Руководство компании отметило, что благодаря такому нерадикальному, казалось бы, нововведению Директора по персоналу работа подразделений над новым продуктом стала носить более слаженный характер, исчезла рассогласованность в их действиях.

Чтобы лучше обозначить формы обмена информацией, составьте коммуникационные матрицы

Под каждый важный проект можно составлять отдельную матрицу. В ней Вы укажите, какие именно встречи и совещания должны проводиться, кто в них участвует. Обозначьте и возможные каналы, через которые важные сообщения могут доставляться разным категориям сотрудников (пример коммуникационной матрицы смотрите в табл. 1 ниже).

Предусмотрите создание карты знаний и пакетов знаний, если планируются изменения в компании

Скажем, реорганизация или смена направлений деятельности, либо расширение компании, смена системы мотивации. Новизна всегда вызывает у сотрудников страх и напряжение. Часто они не знают, как реагировать и как себя вести в период изменений. Карта знаний даст всю необходимую информацию сотрудникам. Ведь в ней в виде картинок представлен весь процесс внедрения новых систем и методов. Причем процесс разложен на стадии, показаны взаимосвязи между различными субъектами и объектами процесса, даются рекомендации сотрудникам, что и как делать на каждом этапе внедрения, к кому и за какой информацией обращаться.

Пакеты знаний – это менее масштабный документ. Он представляет из себя своеобразный набор первичной справочной информации о компании, совокупность тематических ссылок на нужные источники информации (корпоративный сайт, подразделения, библиотеку, специалистов, канцелярию).

Таблица 1. Коммуникационная матрица: обмен информацией в процессе создания нового продукта

Правила внутренних коммуникаций

Тщательно пропишите обязанности линейных руководителей в выстраивании коммуникаций

Эти руководители – самое важное звено в цепи коммуникаций, но в то же время и самое слабое. Они не придают большого значения обмену информацией, считают, что главное – выполнять свою работу, и не считают себя обязанными доводить корпоративные сведения до подчиненных. Четко обозначьте, что именно должны делать руководители, чтобы способствовать эффективным коммуникациям в компании.

Пример

«4.1. Правила предоставления корпоративной информации.

…Для информирования подчиненных руководители отделов обязаны еженедельно проводить планерку»

Отразите в Правилах принципы субординации

В некоторых организациях строго регламентируется общение сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Пример

…Если сотрудник намерен встретиться с коллегами из другого подразделения, он обязан предупредить об этом своего непосредственного руководителя и получить от него разрешение на это.

О чем в обязательном порядке информировать сотрудников? Перечислите в Правилах

Конечно, это все важные события в жизни компании. Укажите в Правилах все то, что может быть информационным поводом.

Пример

4.2. Информационные поводы.

В обязательном порядке освещаются по корпоративным каналам следующие события:

– заключение значимых контрактов;

– сделки в сфере международного сотрудничества;

– стратегические инициативы руководства;

– структурные изменения в компании (реорганизация, слияния, поглощения, ликвидация);

– создание новых продуктов и вывод их на рынок;

– результаты деятельности подразделений, которые важны для всей компании;

– изменение структуры соцпакета и других социальных льгот, предоставляемых сотрудникам;

– приказы и распоряжения руководства, затрагивающие интересы всех сотрудников.

Отметьте каналы, по которым передается информация, и используемые для этого инструменты

Какие именно каналы и инструменты использовать для передачи информации, зависит от того, кто говорит (держатель информации), кому говорит (целевая аудитория) и что говорит (содержание коммуникации) (табл. 2 ниже).

Таблица 2. Каналы и инструменты коммуникаций

Виды коммуникаций Основные каналы Вспомогательные инструменты Каналы обратной связи

Личное общение

Информационные встречи, конференции, круглые столы, корпоративные сессии, совещания, селекторные совещания, видеоконференции,

планерки, рабочие группы, приемные часы

Адаптационные курсы, тренинги, обучающие программы

Личное общение не требует дополнительных каналов/ инструментов по получению обратной связи

Электронные носители

Корпоративный портал, электронная почта

Электронные презентации, корпоративный фильм, видеоматериалы

Форум на портале, опросы на портале, электронная почта

Печатные и визуальные носители

Информационные стенды, корпоративные издания, брошюры

Внутренняя имиджевая реклама, знаки корпоративной принадлежности (сувенирная продукция, корпоративная атрибутика)

Анкеты, ящики обратной связи, опросы на портале, электронная почта

Корпоративные мероприятия

Корпоративные праздники, спортивные мероприятия, конкурсы, акции

Знаки корпоративной принадлежности

Форум на портале, опрос на портале, анкеты

Особое внимание – использованию конфиденциальной и инсайдерской информации

Принцип открытости не должен способствовать тому, что из компании может уходить ценная коммерческая информация. Внесите в Правила пункт, в котором оговорите порядок защиты конфиденциальных и инсайдерских сведений.

Пример

4.6. Порядок использования конфиденциальной и инсайдерской информации.

В целях охраны конфиденциальной и инсайдерской информации члены совета директоров, генеральный директор, члены ревизионной комиссии, аудитор, должностные лица и работники Компании обязаны:

– не разглашать конфиденциальную и инсайдерскую информацию, не передавать ее третьим лицам и не использовать ее в собственных интересах без согласия Компании;

– не разглашать конфиденциальную и инсайдерскую информацию после прекращения трудового или иного договора с Компанией;

– возместить ущерб, причиненный Компании в результате нарушения указанным лицом (лицами) порядка использования конфиденциальной и инсайдерской информации.

Правила внутренних коммуникаций

* Полный текст документа – в материалах для скачивания.
Материалы для скачивания:

Сергей МОШКОВ,

эксперт департамента по работе с персоналом «Внешэкономбанка»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль