Как организовать экономный MICE-выезд

828
Два года назад в фармацевтическом холдинге HR-служба сформировала проектную группу из 50 сотрудников, которые успешно запустили новую линию продукции – косметики для тела. Руководство компании решило отблагодарить участников группы. Они сказали, что хотели бы отдохнуть на природе, но совместить это с обучением – послушать лекции по логистике. HR-менеджеры изучили цены подмосковных домов отдыха и пансионатов и поняли, что дешевле вывезти людей за рубеж.

Первым такую мысль с улыбкой на лице высказал заместитель Директора по персоналу, когда узнал, что в приличном подмосковном пансионате с хорошим сервисом за проживание одного человека в течение двух–трех дней нужно заплатить сумму, сопоставимую с зарубежным отдыхом. Причем за дополнительные услуги – бильярд, бассейн, стоянку для автомобилей – надо платить отдельно. И даже wi-fi стоит денег – 200–300 рублей в час. А в той же Турции или, к примеру, в Египте можно получить достаточно высокий уровень сервиса (речь не о трехзвездочном отеле, конечно) за приемлемые деньги. Так, три ночи проживания в двухместном номере египетской «четверки» обойдутся в 12000–15000 рублей с каждого гостя. В эту сумму входят также авиабилет, страховка и трансфер. Кроме того, не во всех российских пансионатах и домах отдыха есть достаточно большие конференц-залы, где можно проводить собрания с участием большого количества людей или организовать обучение. Но такой проблемы нет в крупных отелях, например, Турции. Хотя в Египте за пользование wi-fi и конференц-залом придется доплатить.

HR-директор, заинтересованный в том, чтобы корпоратив получился и недорогим, и качественным, взял мысль своего заместителя на заметку, рассказал гендиректору и получил от него «добро». В итоге компания сумела организовать для своих эффективных сотрудников корпоративный отдых в Финляндии. Людей расселили в коттеджах, а учеба проходила в административном здании,где был большой конференц-зал с современным оборудованием.

Что нужно знать HR-ам, чтобы корпоративная поездка за границу удалась?

Корпоратив, от которого мало кто откажется, – за границей. Как организовать MICE-выезд, на чем сэкономить

Наталья ЖЕСТКОВА, руководитель MICE-Департамента компании UTS:
Убедиться, что провайдер МICE-услуг надежен, можно по открытому федеральному реестру
В этот реестр включены компании, которые работают на рынке делового туризма и бизнес-услуг более 5–10 лет. Просто зайдите на сайт www.russiatourism.ru , откройте Единый Федеральный Реестр Туроператоров и забейте название МICE-компании. Если она найдется в реестре, в принципе ей можно доверять. Как правило, такие компании способны организовать все мероприятие «под ключ». После того, как Вы заключите с ней договор, она закрепит за вашей компанией ответственного менеджера, который будет курировать проект и нести полную ответственность по договору.

Определитесь с количеством человек. Если планируете выезд крупной компании – выберите безвизовые страны

Если для въезда в страну нужна виза, то получить ее для 200–300 человек, во-первых, дорого, во-вторых, проблематично: на каждого нужно оформить пакет документов. В любом случае, убедитесь, что у сотрудников есть действующие загранпаспорта, проверьте срок их действия: некоторые страны требуют, чтобы паспорт был действителен еще три–шесть месяцев после даты, когда закончится поездка. Если страна безвизовая, Вы и сэкономите, и упростите себе задачу по организации MICE-мероприятия. Менеджеры фирм, специализирующихся на корпоративных выездах, утверждают, что можно вывезти и 500 человек. Но это максимум. И допустимо это только тогда, когда цель корпоратива не в укреплении командного духа, а просто в веселье и отдыхе.

Но если нужно, чтобы все участники заграничного корпоратива были вовлечены в мероприятия, которые будут проводиться, и чувствовали себя одной командой, томаксимальное количество сотрудников, которых стоит задействовать, – 300 человек. Наиболее подходящие безвизовые страны и страны с упрощенным визовым въездом – Турция, Египет, Таиланд.

Страны, для посещения которых нужна виза, подойдут, только если группа небольшая

Корпоративные выезды небольшой командой от 10 до 50 человек – совсем другое дело. Скажем, если Вы решили поощрить какой-то отдел компании либо организовать поездку для топ-менеджмента. В таком случае не составит труда оформить всем участникам визы, а потому подойдет любая европейская страна: Франция, Чехия, Германия, Бельгия, Греция, Мальта, Испания и другие.

Пример

Собственник частной строительной компании решил поощрить руководителей высшего и среднего звена. За последний год компания переориентировалась на другую сферу рынка, и именно от управленцев зависело, будет ли этот процесс безболезненным для компании. Они поработали хорошо, показатели не только не понизились, но даже повысились. HR-директор предложил организовать для топ-менеджеров (15 человек) выезд в Италию на четыре дня и провести там тест-драйв машин Ferrari. А для руководителей среднего звена (35 человек) – поездку в Альпы в Австрию, где они покатаются на горных лыжах и поучаствуют в мероприятии по тимбилдингу. Собственник компании поддержал эти идеи, и корпоративные выезды для руководителей прошли успешно.

Что скрывает аббревиатура MICE

Эта аббревиатура сложилась из первых букв четырех английских слов:

  • Meetings – «встречи», «переговоры», «презентации»;
  • Incentives – «поощрительные поездки», «мотивационные программы»;
  • Conferences/Conventions – «конференции», «форумы»;
  • Exhibitions/Events – «выставки», «событийный туризм», «корпоративные события».

Из вышеизложенного можно сформулировать такое определение: MICE – это мероприятия, направленные на развитие, мотивацию, обучение персонала, а также на позиционирование философии компании и ее возможностей для внутреннего и внешнего потребителя.

Выбирайте отель минимум за полгода. Слетайте в страну и посмотрите варианты

Ведь Вы хотите поселить всех своих сотрудников в один отель либо в два, но располагающихся рядом. И если сотрудников больше 150, то, по сути, компания должна занять отель полностью. Чтобы это стало возможно, надо заранее забронировать его, опередив отдыхающих из разных стран (которые тоже могут заранее бронировать места). Ведь даже в несезон – с октября по апрель – отели Турции не закрываются и принимают отдыхающих. В это время активно путешествуют, например, пенсионеры из Европы. И если не забронировать отель заранее, может оказаться, что он не сможет разместить всех сотрудников вашей компании, так как там уже кто-то занял часть комнат.

Имейте в виду: в серьезных отелях существует некое подобие квот на количество гостей из разных стран. Например, некоторые турецкие отели заселяют в равных долях немецких, турецких и русских гостей, поэтому, при всем желании не смогут разместить у себя всю вашу команду целиком. Прежде чем заносить отель в список приемлемых вариантов, поинтересуйтесь, нет ли у него «квот национальностей». Если организуете корпоративный выезд небольшой группы в несезон, обратите внимание на те страны, в которых в это время отели закрываются. Например, Грецию, Мальту. Для масштабного заезда, каким является корпоратив, гостиница может открыться и работать только для вашей компании в течение нескольких дней. Причем можно получить существенные скидки. Несмотря на несезон, температура воздуха в ноябре, например, в этих странах + 20°.

Корпоратив, от которого мало кто откажется, – за границей. Как организовать MICE-выезд, на чем сэкономить

Пример

Производитель бытовой техники AEG решил устроить для своих сотрудников корпоративный выезд на горнолыжный курорт в Австрию. Чтобы сэкономить, руководство компании наметило для этого такие даты, когда поток туристов снижается, – в марте. Но возникла проблема с размещением сотрудников – то не хватало отелей, то они были сильно удалены друг от друга. И тогда компания, специализирующаяся на организации корпоративов, неожиданно предложила AEG взять в аренду одну из деревень. Так и поступили. А потом еще провели вечеринку в стиле 1920-х годов. Дома украсили так, чтобы все напоминало ту эпоху (особые вывески, наряды продавцов в магазинах). По цене это получилось даже дешевле, чем если бы компания разместила сотрудников в гостиницах. Примеру AEG позже последовала компания Agip, которая занимается розничной продажей продуктов нефтепереработки. В честь своего «золотого» юбилея она украсила желтым (цвет ее бренда) швейцарскую деревню Энгельберг. Кроме того, деревня была на сутки переименована в Agipville.

Составив список предпочтительных отелей, вместе с вашим провайдером вылетайте в другую страну и на месте осмотрите их, прежде чем заключать договор. Причем продумайте, что Вы хотите получить от отеля (скажем, на какое количество мест конференц-зал), продумайте, какой будет программа (спартакиада, концерт, водные соревнования). Проверьте, сможете ли Вы реализовать задуманное в отеле. Осмотрите все площадки и номера отеля, оцените работу менеджеров и обслуживающего персонала, проверьте, как они реагируют на Ваши просьбы.

Когда подойдет срок корпоратива, заранее, за 1–2 дня вылетайте лично (или направьте заместителя) в отель, чтобы убедиться, что все готово к заезду сотрудников: номера чистые, прохладительные напитки расставлены в нужных местах в достаточном количестве, а ресепшн понимает, как за 30 минут разместить людей.

Корпоратив, от которого мало кто откажется, – за границей. Как организовать MICE-выезд, на чем сэкономить

Екатерина СЕДОВА, начальник отдела кадров Межгосударственного банка:
Ограничивайте алкоголь и заложите некую сумму на случай форс-мажорных обстоятельств
То, что это необходимо, показал мой опыт организации корпоративов за границей. В одной компании, где я раньше работала, мы вывезли 120 сейлз-менеджеров в Турцию. Люди были из России и стран СНГ. Мы хотели, чтобы они познакомились, а также поучились – были организованы семинары по техникам продаж. Выезд удался, усилия рабочей группы – HR- менеджера, финансиста и представителя турагентства – не пропали. Но не обошлось без ЧП. Один из сотрудников получил травму, причем в таких условиях, при которых медицинская страховка не действует. Чтобы специалисту по продажам оказали медицинскую помощь, компании пришлось заплатить наличные деньги. Имейте в виду: в любой компании найдутся люди, которые не могут сказать «Стоп», когда употребляют спиртное. Поэтому в Турции не рекомендую брать вариант «Все включено».

Будьте готовы предоставить отелю письмо о намерениях

Многие крупные отели запрашивают у корпоративных заказчиков гарантийное письмо или письмо о намерениях, а также просят предоставить видеозаписи прежних выездов. Менеджмент гостиницы непременно посмотрит сайт вашей компании. Отельеры продолжат переговоры, только если сделают вывод о серьезности организации. Ведь гости – это тоже лицо отеля.

Без помощи провайдера не обойтись! Особенно если собираетесь в Египет, Индию или Китай

Опытный провайдер поможет Вам оформить документы, выбрать и осмотреть отель, договориться с авиакомпанией и приобрести билеты. Он знает многие тонкости, о которых Вы, вполне возможно, и не догадываетесь. Самое главное, он в курсе национальных особенностей ведения бизнеса в той стране, где Вы намереваетесь провести зарубежный корпоратив.

Вебинар 12 апреля "Создание и развитие успешной команды в сложных экономических условиях"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Практики командообразования серьёзно меняются в последние 2-3 года. Создание и управление командами в компаниях становятся более нацеленными на увеличение эффективности, практикоориентированными, совмещенными с проектами компании. На мероприятии мы обсудим новые принципы работы с командами, такие, как: динамическая оценка, событийное научение, взаимные тренировки, метод маленьких глотков, вовлеченность в обучение, self-коучинг и сквозное командообразование

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Например, египтяне нерасторопны и надо уметь ими управлять, заставить сделать что-то быстро. Китайцы и индусы иногда «грешат» тем, что сначала уверяют – все будет сделано «в лучшем виде», но накануне мероприятия сообщают о появившихся сложностях и пытаются повысить цену. Уточните, сможет ли провайдер урегулировать такие ситуации и отстоять договоренности.

Под провайдером в данном случае понимаются туроператор, или MICE-агентство, или DMC-компания (Destination Management Companies). Подобные компании еще называют тур-операторами по приему, которые хорошо знают поставщиков в той стране, куда Вы хотите вывезти персонал, и легко организуют всю поездку от начала до конца, если нужно обеспечат кейтеринг (доставят еду из ресторана в конференц-зал) и развлекательную программу, проведут банкет, предоставят транспортные услуги, переводчиков, гидов, распорядителей.

Правило: перелет, по возможности, без пересадок, продолжительность корпоратива – минимум 3 дня

Придерживайтесь этого правила, если хотите, чтобы сотрудники действительно отдохнули, а не устали от заграничного выезда. Конечно, было бы здорово организовать, к примеру, корпоративное катание на слонах в Таиланде или в Гоа (Индия). Но пока люди туда долетят (из Москвы) и придут в себя, уже половина времени, отведенного на отдых, пройдет. Но даже если перелет занимает всего лишь два – три часа, все равно, как правило, в день прилета и в день вылета не удается по-настоящему расслабиться и хорошо отдохнуть. Поэтому три дня – это минимальная продолжительность зарубежного корпоратива. По крайней мере один день можно будет провести спокойно, отдохнуть и послушать интересную лекцию по какому-либо направлению деятельности.

Уточните, какие штрафы предусмотрены для вас в договоре с отелем и авиакомпанией

Хотя договор трехсторонний (отель/авиакомпания – провайдер – ваша компания), отвечать материально за все будет именно ваша компания. По оценкам специалистов MICE-агентств, штрафы, уплачиваемые заказчиками выездных заграничных корпоративов, составляют порой от 15 до 20 % от всей стоимости мероприятия. Так как оно масштабное, то и суммы приличные. Обычно поставщики услуг требуют 100-процентную предоплату. При этом устанавливают штрафы за различные отклонения от договоренностей, например, за замену фамилий и переоформление авиабилетов, за перенос даты вылета или заезда, за отмену бронирования отдельных номеров (если участников корпоратива стало меньше), за использование площадок отеля сверх установленного лимита времени. Внимательно изучите пункт договора о штрафах. Если нужно, требуйте, чтобы Вам пошли на уступки и снизили размер санкций. А тому, что осталось неизменным, старайтесь следовать, чтобы не увеличить расходы из-за штрафов.

Кроме того, поинтересуйтесь национальными особенностями страны и оцените, не будет ли ваше мероприятие противоречить им. Например, в Германии трепетно относятся к тишине в вечернее время. И если ваша компания будет шуметь и доставит неудобство другим жителям отеля, Вас могут оштрафовать.

Пример

Российская медицинская клиника забронировала трехзвездочный отель в Израиле для небольшой группы врачей, которые отправились туда на стажировку. В шаббат – период, когда евреи не работают (длится с вечера пятницы до вечера субботы), в здании отключили лифт, в столовой – тостер (поджаривать хлеб – тоже работа), молоко и сок подавали прямо в пакетах, не наливая в кувшины. Словом, сервис отсутствовал. Гости были недовольны и попытались пожаловаться менеджменту отеля. Им резонно ответили, что к культуре и обычаям страны пребывания надо относиться с пониманием.

В приложении к договору укажите, что и когда должен предоставить отель

Подробно опишите все услуги, за которые вы платите, а также укажите, когда они должны быть предоставлены (дату и время). Например, в 8.30 – проверка качества звука и микрофонов в конференц-зале, в 17.30 – запуск отельным поваром шоколадного фонтана в фойе во время кофе-брейка и т. д.

Отдельно зафиксируйте требования ко всем площадкам: к столовой, к конференц-залу, номерам, лужайке на открытом воздухе. Четко и подробно укажите, как проводится уборка номеров и площадок, чтобы потом не бегать в поисках уборщиков.

Корпоратив, от которого мало кто откажется, – за границей. Как организовать MICE-выезд, на чем сэкономить

Ольга АНИСИМОВА, HR-директор компании «Орифлэйм»:
Не только рассказывайте о бизнес-планах, но и развлекайте сотрудников, покажите местный колорит
Иначе говоря, делайте так, чтобы корпоратив за границей был не только полезным, но и приятным. Например, когда мы были в Баку (Азербайджан), то приветственный ужин провели на ипподроме. Наши работники не только насладились блюдами национальной кухни, но и понаблюдали за настоящими скачками. Ежегодную конференцию для наших менеджеров в странах СНГ мы проводим каждый год, и всякий раз в новом месте. Конференция уже проходила на Украине, в Грузии, Эстонии, Литве, Латвии. В планах – родина компании «Орифлэйм» Стокгольм. Количество участников – около 350 человек.

Если будете проводить мероприятия в городе другой страны, расходы могут возрасти

Известны случаи, когда креативные решения по организации тим-билдинга или тренингов личностного роста оборачивались дополнительными расходами для компаний.

Пример

Международная автомобильная компания запланировала, что во время корпоратива для топ-менеджмента в Италии проведет активную игру по мотивам книги «Код да Винчи» Дэна Брауна. Предполагалось, что участники должны перемещаться по Риму в поисках записок с указаниями, что делать на следующем этапе. Одну из записок планировалось спрятать у стен Колизея. Накануне подписания договора с российским провайдером Директор по персоналу узнал: чтобы положить записку около памятника архитектуры, требуется разрешение городских властей. Необходимо оно и для того, чтобы провести чаепитие в апельсиновой роще на панорамной площадке с видом на Ватикан. Как получить разрешение? Автомобильная компания выступила спонсором ежегодного благотворительного бала в Москве, который давало посольство Италии. После этого сотрудники посольства смогли рекомендовать компанию мэрии Рима и помогли получить разрешения на проведение игры.

Оформите медстраховки на каждого сотрудника и заведите «Журнал здоровья»

Таможенники Израиля, например, могут попросить предъявить страховку прямо на границе. Но независимо от того, спросят страховку или нет, ее надо оформить на каждого сотрудника, чтобы при необходимости ему оказали медицинскую помощь.

А «Журнал здоровья» нужно завести, чтобы знать, какие риски в связи со здоровьем сотрудников могут возникнуть. Пусть каждый сотрудник (включая Вас) укажет в журнале: группу крови, какие аллергические реакции у него есть, хронические заболевания, лекарства, которые выезжающий принимает ежедневно, операции за последний год, у женщин – беременность, контактные данные близких, с которыми необходимо связаться в случае форс-мажора. Пусть сотрудники распишутся.

Разбейте выезжающих на группы и назначьте в каждой старшего. Организационный сценарий

Этот старший будет отвечать за свою группу и управлять ей, пересчитывать своих подчиненных по головам. Это необходимо, чтобы в поездке не образовалось бестолковой толпы. Напишите организационный сценарий: в каком порядке группы рассаживаются в автобусы при трансфере из аэропорта в отель и обратно, как расселяются по номерам, что делает старший группы. В каждый номер в отеле положите распечатанную программу всего мероприятия с таймингом – что, где, когда будет происходить. Сделайте также памятку (лучше с юмором), какие правила должны соблюдать проживающие на территории отеля. Ведь за нарушения компания будет платить штраф.

Внимание!
Компании, специализирующиеся на MICE-поездках, не станут серьезно разговаривать с Вами, если Вы не можете определенно сказать, какой у Вас бюджет на выездной корпоратив. Поэтому заранее обговорите с генеральным директором сумму, которую компания потратит на мероприятие. Если исходите из суммы на одного человека, то просто умножьте ее на количество выезжающих, и получите итоговую цифру.

Фрахтовать самолет и лететь всем или группами на чартере?

Фрахтовать отдельный самолет – дорогое удовольствие. Компании придется оплатить его стоянку в порту и проживание экипажа – от 12 до 30 человек, либо возврат борта без пассажиров в порт приписки. Дешевле будет перелет, если воспользоваться услугами крупных туроператоров-чартеродержателей.Дробите вылетающих на группы по 30–50 человек и отправляйте разными рейсами. Тогда заселение в отель пройдет в 3–5 этапов, что облегчит жизнь и Вам, и сотрудникам отеля. Помните: формирование расписания чартерных рейсов заканчивается в январе–феврале. Учитывая это, Вы сможете планировать поездку с авиаперелетом хоть за полгода, хоть за год вперед.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль