Дайте новичкам информацию о компании и работе, помогите им адаптироваться. Составляем «Книгу сотрудника». Что включить в нее и как подать

2116
Директор по логистике пришел к HR-директору с претензией: два новичка из службы логистики не прошли так называемые полевые стажировки – работу на складе и в службе приемки заказов. Обычно такие стажировки следовали сразу после вводного тренинга (Welcome-training). HR-директор тоже удивился: стажировки не отменялись. Стали выяснять, и оказалось, что новички просто не поняли, что им надо идти работать на склад. А на вводном тренинге эта информация прозвучала невнятно.

Правда, с каждым из вновь прибывших сотрудников службы логистики в первый день их работы беседовал HR-менеджер и рассказал, какие именно мероприятия для них предусмотрены, что и когда надо делать. Но новички почему-то услышали и запомнили только информацию про тренинг, а на полевых стажировках не сфокусировались. Либо, оказавшись в новой компании, из-за незнания правил посчитали, что стажировки входят в тренинг, что это одно и то же. А потому не пришли на собрание, на котором распределялось, кто и как будет проходить стажировку.

HR-директор понял: новичкам надо выдавать что-то типа памятки, в которойбыло бы прописано, что им сделать после того, как их приняли на работу,когда и куда прийти на собрания или на тренинги, где пройдет стажировка. А лучше не памятку (она получилась бы довольно увесистой в компаниях, где разработана серьезная система мотивации), а сборник информации, важной для новичков. Не только о том, где и как пройти тренинги, но и сведения о миссии компании, выпускаемых ей продуктах или оказываемых услугах, оргструктуре и ключевых сотрудникахЭто поможет новобранцам быстро адаптироваться.

Не путайте «Книгу сотрудника» с «Брендбуком», «Гайдлайном», «Кат-гайдом»!

Брендбук («Руководство по фирменному стилю») – это закрытый документ, предназначенный для топ- и бренд-менеджеров.

Гайдлайн («Паспорт стандартов») – набор инструкций, как следует использовать константы торговой марки.

Кат-гайд («Инструкция по работе») – сборник, указывающий последовательность действий, техтребований к той или иной работе.

Словом, речь идет о «Книге сотрудника». Ее вручают каждому новичку либо просто дают ознакомиться с ней. Разумеется, на то, чтобы создать такую книгу и отпечатать ее, нужно потратиться. Если бюджет ограничен, то сделайте ее не в печатном виде, а в электронном. Тогда сможете копировать презентацию на носители и раздавать новичкам, а потом устраивать что-то вроде легкого экзамена – усвоил сотрудник материал или нет. Независимо от того, как именно будет выглядеть «Книга сотрудника», ее нужно наполнить действительно важной для новичков информацией, четко структурировать и удачно подать материал.

Дайте новичкам информацию о компании и работе, помогите им адаптироваться. Составляем «Книгу сотрудника». Что включить в нее и как подать
История «Enter Связной» отражена в датах, наиболее значимых для компании и коллектива, – открытие первого магазина, дата первой покупки.

Сделайте оптимальное количество разделов в книге – не более десяти

Тогда Вы охватите все основные аспекты работы компании. Не обязательно делать эти разделы большими и длинными, на несколько страниц. Главное –рассказать все то, что необходимо знать сотруднику о своем работодателе,снабдить начинающего работника «путевым листом». Какими могут быть основные разделы, смотрите в схеме ниже.

Дайте новичкам информацию о компании и работе, помогите им адаптироваться. Составляем «Книгу сотрудника». Что включить в нее и как подать
Людмила ПЕТРЯХИНА,
Директор по персоналу Efes Rus
Мы создали «Книгу сотрудника» не в классическом печатном виде, а формате видео. Есть преимущества

Во-первых, за считаные минуты можно передать много информации. Во-вторых, новички легче воспринимают и усваивают информацию. Ведь она передается и голосом, и с помощью «живой» динамической картинки, подключает воображение. Иначе говоря, человек воспринимает ее зрительно и на слух. В-третьих, если что-то меняется, мы без труда можем скорректировать видео, что невозможно, если «Книга сотрудника» является стандартным карманно-бумажным экземпляром. Наши сотрудники всегда могут посмотреть на внутреннем сайте компании актуальную версию. Например, в нашем фильме все топ-менеджеры компании рассказывают о том подразделении/направлении, за которое отвечают. Новички узнают, как выглядит тот или иной директор. Кроме того, в фильм мы включили и интерактивные тестовые задания, которые позволяют сразу же оценить, как новичок усвоил полученную информацию.

Просмотрите материалы о компании, которые уже есть, и используйте их для книги

Это могут быть статьи, которые готовила ваша служба маркетинга или PR-отдел к определенной дате, публикации во внешних СМИ о вашей компании. Изучив эти материалы, Вы упростите свой труд – что-то позаимствуете, при необходимости скорректируете или дополните и точно обрисуете главные вехи развития компании.

Чтобы составить книгу, Вам понадобятся четыре помощника

Сформируйте рабочую группу, которую Вы возглавите. В ее состав включите:

– HR-менеджера и PR-специалистаПоручите им сделать шаблон для страниц о подразделениях, собрать и скорректировать материалы от руководителей подразделений, подготовить тексты о компании и специфике работы в ней;
– дизайнера-верстальщика (если нет в штате, наймите по договору подряда или аутсорсинга). Он разработает дизайн и верстку итоговой версии;
– сотрудника отдела маркетинга и рекламы. Он будет отвечать за создание полиграфической продукции, координировать процесс допечатной подготовки и печати издания.

Следите, чтобы книга состояла не только из текста. В ней должны быть фото, картинки, схемы

Скажем, на первой странице «Книги сотрудника» Вы разместите традиционное обращение собственника или генерального директора – большой текстовый блок. Значит, на следующем развороте сделайте схему или рисунок, посвященный истории компании или продукции, которую она выпускает. В идеале текст и иллюстрации (фото, рисунки, схемы) должны постоянно чередоваться. Иначе книга получится скучной и однообразной.

Пример

Чтобы вновь принятые сотрудники знали в лицо всех руководителей компании, Директор по персоналу включил в «Книгу новичка» мини-интервью с каждым топ-менеджером – генеральным директором, его заместителями, руководителем отдела продаж, IT-директором, начальником производства, директором по логистике, директором по развитию. Рядом с интервью разместили качественные и стильные фото каждого руководителя, сделанные в профессиональной студии. А сами материалы представляли собой ответы на три вопроса – за какое направление отвечает конкретный управленец, за что он ценит и любит свою работу, какие напутствия дает новому сотруднику.

Чтобы книга не выглядела как энциклопедическое издание, после каждого такого интервью создали раздел, который иллюстрировал бы работу того или иного менеджера. Например, после слова гендиректора разместили вехи становления компании, после речи директора по производству следует фото продукции, которую выпускает предприятие. Получилось познавательно и красиво.

Дайте новичкам информацию о компании и работе, помогите им адаптироваться. Составляем «Книгу сотрудника». Что включить в нее и как подать
Марина ЗИНЧЕНКО,
руководитель по управлению человеческими ресурсами компании «Атлас Копко»
Мы выдаем новичку Приветственный пакет от компании и направляем на вводный тренинг. Это эквивалент «Книги сотрудника»

В состав этого пакета (Welcome Pack) входят: приветственное письмо на имя сотрудника; его должностная инструкция; список коллег с контактами; правила внутреннего трудового распорядка; сведения о льготах; требования по охране труда; образцы кадровых документов; Кодекс деловой этики; брошюра с интересными фактами об истории компании. Также в пакете есть два диска с видео: первый – о ценностях и корпоративной культуре, второй – о продукции. Мы заметили, что новички не все читают из пакета. Поэтому стали проводить вводный курс (Induction), дублируя информацию из пакета. Мы не устраиваем экзамен по прочитанному, а преподносим сведения в интересном и динамичном формате – дарим сувениры во время тренинга, делаем кофе-брейки, вовлекаем аудиторию в обсуждение. Наша практика показывает: такой подход оправдан.

Попросите руководителей подразделений предоставить Вам список вопросов, которые задают новички

И разумеется, ответы на них. Затем Вы проанализируете эти вопросы, систематизируете и разместите в «Книге сотрудника». Можно попросить написать вопросы и сотрудников, которые недавно пришли в компанию. У них еще свежи воспоминания о том, как проходили их первые дни в новом коллективе, с какими проблемами они сталкивались, о чем спрашивали у коллег и руководителя. Благодаря этому Вы соберете и дадите новичкам те советы, которые им особенно необходимы.

Дайте новичкам информацию о компании и работе, помогите им адаптироваться. Составляем «Книгу сотрудника». Что включить в нее и как подать

Пример

HR-директор разослал письмо руководителям подразделений, в котором попросил их сформулировать список вопросов, задаваемых обычно новичками в первые дни работы. А также привести ответы на эти вопросы. Однако в оговоренный срок ни один начальник вопросы с ответами не подготовил. Каждый говорил: «Работы много, времени нет, сделаю через неделю».

Директор по персоналу пообщался с топ-менеджерами, и выяснилось, что на самом деле сейчас у подразделений не горячая пора и срочных заданий нет. Тогда HR предположил, что руководители не видят смысла в этой работе. Он собрал руководителей и объяснил им, что книга нужна, чтобы облегчить работу по адаптации новичков для самих же руководителей. Ведь они вынуждены заниматься этим. Кроме того, в первые дни у новых сотрудников возникает масса вопросов, и, как правило, одни и те же. Чтобы не отвечать на них снова и снова, создается «Книга сотрудника».

После такой беседы руководители выполнили задание на следующий день. Среди часто задаваемых вопросов оказались такие: как получить банковскую карту, на которую перечисляется зарплата, как подать заявку на установку дополнительных программ на компьютер, какой дресс-код предусмотрен и когда будет оформлена медицинская страховка.

Дайте новичкам информацию о компании и работе, помогите им адаптироваться. Составляем «Книгу сотрудника». Что включить в нее и как подать
Татьяна ГРИБКОВА,
Директор по персоналу агентства стратегических событий «Подъежики»
Проведите мозговой штурм с сотрудниками, привлеките старожилов к созданию книги

Когда мы начали создавать «Корпоративную книгу», то решили, что будем вовлекать сотрудников не только из HRслужбы. Но первоначально сами продумали, как можно оформить корпоративные ценности. Например, ценность «Мы не держим шар под водой!» (принцип откровенного общения) мы хотели изобразить так – мяч, который вот-вот вылетит из воды. Ведь мы считаем, что пытаться удержать шар под водой бесполезно: он все равно рано или поздно всплывет на поверхность и ударит по подбородку. Но одной идеи мало. Поэтому я планирую собрать старожилов, чтобы вместе обсудить, как мы изобразим каждую ценность. Также можно попросить этих сотрудников поделиться информацией о негласных правилах, которые приняты в коллективе. По тому, что они расскажут, сделайте вывод, во-первых, насколько развита корпоративная культура, а во-вторых, столкнется ли новичок с незнакомыми для него правилами, когда попадет в реальный коллектив.

А когда книга будет составлена и готова к печати, попросите руководителей подразделений посмотреть макет, прочитать тексты и поправить информацию, если, на их взгляд, она изложена некорректно или неправильно.

Обязательно покажите, какую пользу приносит компания людям, выпуская свою продукцию

Такую информацию можете опубликовать в разделах, посвященных истории компании, или стратегическим целям, либо продукции, которую она выпускает. Скажем, если компания занимается производством корпоративной промо-одежды, то можно разместить ряд фото, на которых будут люди, работающие в этой одежде. Когда новый сотрудник увидит большое количество людей, одетых в промо-одежду, выпускаемую вашей компанией, то осознает масштаб деятельности организации, увидит, какую пользу она приносит людям. Он поймет, что компания серьезно подходит к своему делу, и заодно увидит, какие бренды Вы выпускаете.

Важный совет: перед поездкой необходимо заручиться разрешением компании-клиента на использование фотографий ее сотрудников (чтобы соблюсти требования федерального закона «О персональных данных»). Чтобы фото получились качественными, договоритесь с вашими клиентами о дате и времени, когда ваш фотограф может приехать к ним на предприятие. Если фото будут любительскими и нечеткими, то книга не получится стильной и презентабельной. И хорошая затея окажется испорченной.

Схема. Что включить в «Книгу сотрудника»

Дайте новичкам информацию о компании и работе, помогите им адаптироваться. Составляем «Книгу сотрудника». Что включить в нее и как подать

Дайте новичкам информацию о компании и работе, помогите им адаптироваться. Составляем «Книгу сотрудника». Что включить в нее и как подать
Екатерина БЕЛОУСОВА,
руководитель управления корпоративных коммуникаций «Enter Связной»
Информация о компании занимает всего 12 страниц, а дальше новичок сам пишет свою книгу

Небольшую адаптационную книгу, которую мы даем всем новым сотрудникам, мы называем А-книгой. Это путеводитель по компании на 96 страницах. Она сделана в виде полезного рабочего блокнота, страницы которой крепятся на пружине. Сведения о компании занимают всего 12 страниц. Это история развития компании Enter (см. фото ниже), информация о рабочем графике и требования к внешнему виду, логин и пароль для почты и портала ЯкоманДА, сведения о том, как получить зарплатную карту. Также в книге есть информация обо всех проектах, которые нужны сотруднику для счастья: мотивационная игра «Олимпиада», программа инноваций «Имаго». Есть несколько страниц, где новичок может оставить отзыв о своих стажировках в компании (они обязательны для всех) и Welcome-тренинге. А на остальных 80 страницах сотрудник сам пишет свою А-книгу.

Ни в коем случае не публикуйте в «Книге сотрудника» информацию о нарушениях и наказаниях

А также о таких неприятных для персонала вещах, как оценка работы или аттестация. Во-первых, эта информация уже есть в отдельных локальных актах,с которыми Вы обязательно ознакомите сотрудника под роспись. Во-вторых, когда человеку, только что переступившему порог фирмы, говорят о том, какие наказания предусмотрены за те или иные нарушения, он расценивает это так, будто работодатель сразу предполагает, что нарушения непременно будут и придется карать сотрудника. Это лишает человека энтузиазма и демотивирует новичка.

Дайте новичкам информацию о компании и работе, помогите им адаптироваться. Составляем «Книгу сотрудника». Что включить в нее и как подать



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Как вы относитесь к своему руководителю?

  • Уважаю. Он образцовый управленец 84.62%
  • Боюсь. Он жесткий, но справделивый 7.69%
  • Откровенно, он мне не нравится. Таких наглых типов еще поискать надо 0%
  • Не замечаю. Он всегда предпочитает оставаться в стороне 0%
  • С удовольствием хотелось бы его заменить 7.69%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль