Бюджет на корпоративные праздники

1427
Праздники для всей компании. За какие деньги? Определяем, как часто стоит проводить, на чем сэкономить.

Конечно, сами по себе празднования всей компанией не самоцель. И, когда руководство говорит о том, что надо проводить их по минимуму, это можно понять. Обычно деньги тратятся большие, а есть ли эффект, измерить сложно. И все же подобные мероприятия необходимы. От них зависит мотивация и лояльность персонала, эффективность труда. Ваша задача – не только спланировать и рассчитать затраты, но и убедить руководство в том, что они необходимы.

Чтобы составить бюджет на корпоратив и подобрать самые убедительные аргументы для защиты этой статьи HR-бюджета, требуется сделать пять шагов.

Шаг 1. Подсчитаем, сколько раз будем устраивать праздники и по какому поводу

Как правило, все компании непременно отмечают два праздника – Новый год и День рождения компании. Наверняка и Вы тоже не станете исключать их из своего плана. А вот планировать ли еще какие-либо мероприятия, зависит от позиции руководства компании, количества сотрудников в ней и ее финансовых возможностей. Согласитесь, организовать корпоратив для 50–100 человек гораздо легче, чем для тысячи. Некоторые компании проводят мероприятия еще и по таким случаям, которые не связаны с общегражданскими праздниками, но важны для сотрудников. Например, в честь подписания первого крупного контракта, который был успешно реализован, и когда всем впервые выплатили корпоративный бонус, либо отмечают день, когда компания выиграла крупный тендер и стала развиваться. Такие мероприятия становятся важным элементом корпоративной культуры.

Пример

На шоколадной фабрике, которая работает на рынке уже более 70 лет, есть традиция – праздновать каждую 30-тысячную тонну проданных кондитерских изделий. Это приходится обычно на март-апрель, когда окончательно подводятся итоги продаж за минувший год. О том, что этот рубеж удалось пройти, сообщают на корпоративном сайте, а в производственных цехах звонит специальный колокол. Все знают, что через неделю в конце рабочего дня состоится торжественное мероприятие для сотрудников комбината. На празднике обычно всех угощают изысканными спиртными напитками (дорогими винами, коньяками, ромом). А десертом служит VIP-продукция, выпускаемая фабрикой, – эксклюзивные конфеты, торты, пирожные. Обязательно приглашают на праздник партнеров фаб рики – представителей сети кофеен, магазинов и ресторанов. Вечеринка получается довольно дорогостоящей, но руководители убеждены, что она необходима для поддержания имиджа компании, сплочения коллектива и повышения лояльности сотрудников.

Затраты, о которых идет речь в примере, оправданны – праздник проходит в тех случаях, когда совершена рекордная продажа (есть деньги на мероприятие). Это своего рода поощрение персонала за хорошую работу, а также стимул к тому, чтобы не снижать темпов и в следующем году показать не менее впечатляющие результаты. Если смысл мероприятия не понятен, оно превращается в обычную вечеринку с необоснованными расходами, отнимает драгоценное время и деньги. Чтобы выбрать, какие мероприятия непременно нужно провести вашей компании, а от каких отказаться, сначала составьте полный список возможных корпоративов (см. таблицу 1). А затем выбирайте те, которые Вы намереваетесь проводить исходя из возможностей и целей компании. Если бюджет ограничен, можно организовать такое мероприятие, которое не потребует больших затрат, но все равно позволит встряхнуть сотрудников, снять усталость после напряженной работы над проектом. Подобные мероприятия всегда очень позитивно воспринимаются сотрудниками. Они чувствуют заботу о себе.

Бюджет на корпоративные праздники

Пример

В компании, специализирующейся на предоставлении персонала в лизинг по договору аутсорсинга, сотрудникам приходится по 10 часов в день подбирать специалистов, оформлять заявки и бумаги. И все это, не покидая рабочего места, в сидячем положении. Чтобы не дать гиподинамии господствовать в компании, HR-директор включил в бюджет расходы на спортивные игры на природе. Расходы складывались из оплаты услуг по доставке сотрудников за город (четыре автобуса на двадцать семь мест), покупки палаток, продуктов питания и спортивного инвентаря. Руководство попросило сотрудников посмотреть, нет ли у них чего-то из спортивного инвентаря, и по возможности использовать. Нашлись и мячи, и волейбольная сетка, и велосипеды. Сотрудники привезли и часть еды. Компания взяла на себя вспомогательные расходы – на одноразовую посуду и другие мелочи. Благодаря этому мероприятие получилось недорогим, но внесло оживление в коллектив.

Шаг 2. Устанавливаем цели, которые хотим достичь с помощью корпоративных мероприятий

Любой корпоратив – это не просто праздничный стол, развлекательная шоу-программа. Важно понять, ради чего мы все это организуем. Таких глобальных целей четыре: – просто для того, чтобы отдохнуть, вместе с коллегами повеселиться. Ведь это один из немногих случаев, когда вся крупная компания (сотрудники и руководство) собираются в одном месте; – пообщаться в неформальной обстановке, способствовать тому, чтобы сотрудники из разных служб и отделов познакомились, а потом легче взаимодействовали друг с другом; – поддержать статус компании, показать сотрудникам, что они работают в серьезной организации, повысить их лояльность; – подвести итоги работы, рассказать о планах, наградить лучших сотрудников, мотивировать работников на новые достижения. Особый праздник – День рождения компании. Его задача – вызывать у сотрудников чувство причастности к тому, что происходит с компанией на протяжении всего периода ее развития. Кроме того, мероприятие способствует тому, что люди легче принимают ее культуру, нормы, правила и стандарты, ее дух. В итоге повышается лояльность и эффективность работы сотрудников. Для этого праздника компании, выпускающие ту или иную продукцию, могут изготовить что-то эксклюзивное, специально для своих сотрудников.

Пример

В организации, выпускающей детские игрушки, каждый год отмечают День рождения компании. На этот праздник приглашают детей сотрудников. Причем для мальчиков и девочек специально делают креативные игрушки, которые не идут в производство и не становятся расхожим товаром. Это штучный товар, изготовленный специально для каждого ребенка из семей работников. Вручаются игрушки торжественно, ребенку объявляют благодарность за то, что он хорошо себя вел, пока родители трудились на благо компании. Это мероприятие достаточно затратно. Даже не в плане финансов, а в силу того, что требуется время и участие большого количества рабочих, чтобы перенастроить конвейер для выпуска штучных игрушек. Но руководство считает, что затраты обоснованны – День рождения компании очень повышает мотивацию сотрудников, снижает количество увольнений.

Решая, что, когда и зачем проводить, учитывайте стратегические планы компании на ближайший год. Если Вы, к примеру, знаете, в какие периоды нагрузка на коллектив будет особенно высокой, планируйте мероприятия сразу после них, чтобы снизить накопившуюся усталость. Можно просто отметить промежуточные итоги работы, чтобы дать импульс к дальнейшему движению вперед к цели. Данные о мероприятиях, которые Вы наметили провести, сведите в таблицу, указав в ней цели и стоимость каждого корпоратива (см. таблицу 2).

Бюджет на корпоративные праздники

Шаг 3. Определяем, кто организует мероприятия – HR-cлужба или сторонние агентства

Если решите возложить организацию корпоративов на свою HR-службу, то, конечно, сэкономите, но всякий раз, как будет приближаться мероприятие, служба будет отвлекаться на его организацию. Есть опасность, что это повредит выполнению текущих рабочих задач. С этой точки зрения второй вариант лучше: Вы нанимаете провайдеров, которые все и организуют. Правда, за услуги event-агентству нужно платить. Несмотря на это, подготовку важных крупных празднований все же лучше поручать именно им. Побеспокойтесь лишь о том, чтобы четко определить цель праздника. Озвучьте ее провайдеру, запросите у него варианты шоу-программы и номинаций, описание конкурсов, предложения по подаркам и площадке для проведения праздника, смету. Выбирая event-агентство, обращайте внимание и на то, насколько его представители заинтересованы в работе с Вами, готовы ли предложить свои варианты по организации праздника. Обязательно внимательно выслушайте, что они предлагают, возможно, у кого-то из них есть интересные идеи.

Большинство event-агентств полностью готовят мероприятия – разрабатывают программу, подбирают площадку для проведения, нанимают артистов, готовят смету. Небольшие агентства могут взять на себя только разработку программы и проведение праздника, все остальное Ваша служба делает самостоятельно.

Приведем пример расчета затрат на праздник по случаю Дня рождения компании (см. таблицу 3). В расчете для сравнения приводятся затраты, если Вы привлекаете среднее event-агентство и если Вы организуете по большей части все своими силами, привлекая лишь ведущего. Желательно уточнять и формировать бюджет заранее, месяца за два-три до праздника. Это важно еще и потому, что event-агентства повышают цены на свои услуги в сезон, когда они становятся наиболее востребованными. Летом выше цены на выездные мероприятия на природу. Зимой в несколько раз дорожает аренда залов, а также повышаются цены за проведение праздников на лыжных базах в дни новогодних каникул.

Бюджет на корпоративные праздники

Пример

Коллектив парфюмерно-косметической фабрики заскучал за несколько лет работы. Все идет спокойно и планомерно, без каких-либо ярких событий. Когда на должность менеджера отдела персонала пришла новая сотрудница, специалисты инженерного отдела высказали пожелание – организовать какое-нибудь активное, мужское мероприятие. Менеджер предложила турнир по пейнтболу, все мужчины фабрики одобрили эту идею. Организаторы игры прислали расценки: плата за игру 1000 у. е. (независимо от количества участников) плюс дополнительно оплачиваются шары для автоматов – 100 шаров на каждого игрока (коробка). Каждая коробка стоит 10 у. е. Условная единица равна доллару. В игре приняли участие 14 сотрудников фабрики, следовательно, шары обошлись компании в 1400 у. е. Общая сумма – 2400 у. е.

Шаг 4. Утверждаем бюджет у руководства

Выберите наиболее весомые аргументы для обоснования своих расчетов перед руководством компании. Каждая цифра вашего бюджета должна иметь объяснение. Попытаемся предугадать основные вопросы, которые могут задать руководители компании по бюджету, и предложить ответы на них.

Вопрос финансового директора: у Вас в бюджете запланирована достаточно высокая сумма на оплату банкета. Чем она обоснована?

Вариант Вашего ответа: в стоимость банкета включена еще и стоимость шоу-программы. Если заказывать банкет и шоупрограмму по отдельности, разным фирмам, получится дороже. К тому же это общая стоимость не одного, а трех банкетов, которые мы будем проводить в течение года. В пересчете на один получается совсем недорого.

Вопрос генерального директора: почему именно такие призы для победителей конкурсов Вы выбрали и по такой цене?

Вариант Вашего ответа: в прошлом году победителям конкурсов на корпоративе вручались фотоальбомы и рамки для фотографий. Многие даже не взяли их с собой, оставили в том зале, где проходило мероприятие. Мы провели опрос сотрудников, и они высказали пожелание дарить что-то другое, более функциональное и полезное. Например, флешки для хранения и просмотра фотографий и текстов в электронном виде. Поэтому решили закупить сами флешки и флеш-рамки.

Вопросы главного бухгалтера: цены на услуги постоянно меняются. Не боитесь, что Ваши данные в бюджете устареют? Сможете Вы отследить изменение цен и будете ли корректировать бюджет?

Вариант Вашего ответа: в бюджет заложена сумма на непредвиденные расходы, это так называемый финансовый резерв. При необходимости он покроет отклонение цен в сторону увеличения. Кроме того, некоторые статьи расходов на корпоративные мероприятия можно сократить или увеличить с учетом рекомендаций руководства.

Бюджет на корпоративные праздники

В компании Сognex без праздников не проходит и дня

Эта американская компания, разрабатывающая приборы «зрения» для роботов, настойчиво замеряла эффект, который оказывают корпоративы на сотрудников. Выяснилось, что после удачных мероприятий производительность труда поднимается почти в два раза, отношение к компании становится более теплым, работники предлагают много ярких идей по улучшению работы. Со временем Cognex стала все чаще проводить корпоративные праздники, а недавно в массачусетском подразделении компании ввели в штатное расписание должность директора по развлечениям. В обязанности Кимберли УИЛЛАРД, занимающей этот пост, входит придумывание развлечений и маленьких праздников для 275 сотрудников. Они стали проводить на работе по 12– 15 часов.

Внимательно подходите к бюджету на питание, проконтролируйте его

Нередко загородные пансионаты и дома отдыха лоббируют интересы собственной службы питания, чтобы заработать максимальные комиссионные (они доходят до 30 % от общего бюджета на питание). И часто компания-заказчик получает не самое лучшее соотношение цены и качества услуги. Чтобы избежать этого, ознакомьтесь с меню, попросите организовать дегустацию, посетите мероприятие, которое организует этот оператор питания для других компаний. И, если планируется активный отдых, исходите из того, что, несмотря на жару, один человек может съесть 1500 г еды и выпить больше литров воды, чем обычно. Не уменьшайте бюджет на питание, объясняя это тем, что сами Вы столько никогда бы не съели. Лучше пусть немного останется, чем не хватит.

Бюджет на корпоративные праздники

Подстрахуйтесь: составьте несколько вариантов бюджета

Запаситесь терпением и подготовьте три варианта бюджета на корпоративные мероприятия – максимальный, средний, минимальный. В основе классификации – размер затрат. В максимальном, как можно догадаться, они наиболее высокие, в минимальном – cамые скромные, в среднем – баланс между высокими и скромными. Так Вы подстрахуетесь на тот случай, если руководство забракует Ваш бюджет. У Вас будет альтернативный вариант, и Вы сразу сможете его предложить. Только не выкладывайте сразу все три варианта, как только придете обсуждать план мероприятий к руководству. Есть риск, что оно возьмет за основу тот, в котором самые низкие расходы, а другие рассматривать не станет. Но Вы понимаете, что дешево – не всегда хорошо.

В выходные выезжать за город или в будни? Есть и компромиссный вариант

Статистика говорит, что три четверти работодателей выбирают пятницу или субботу для коллективного выезда за город. Мотив: чтобы не отрывать коллектив от работы и не ухудшить показатели компании. Однако в выходные – самая высокая цена. В будни – дешевле. Чтобы не отрывать людей надолго от работы, но в то же время заехать в пансионат в будни, можно выбрать компромиссный вариант: объявить пятницу нерабочим днем и отправиться на корпоратив в четверг вечером после 17.30. С понедельника по четверг можно сэкономить не только на доме отдыха или на пансионате, но и на артистах и музыкантах.

Проводить летние корпоративы дешевле в сентябре. Но есть и недостаток

Некоторые компании, чтобы сэкономить, проводят летние корпоративы в мае или в сентябре. В эти месяцы спрос на загородные пансионаты и дома отдыха очень невысок, поэтому их услуги обходятся дешевле, чем летом. Однако в эти месяцы неустойчива погода, и из-за нее все мероприятие может пойти насмарку. Поэтому все же 82 % российских работодателей планируют корпоративы на летний период – с июня по август. Даже те, которые вначале проводили их в мае и в сентябре, через два-три года отказываются от такой практики.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль