Регламент обучения персонала: документируем процесс подготовки сотрудников

3870
Организовать обучение сотрудников – одна из важнейших задач для отдела кадров. Кроме организации процесса обучения, необходимо уделить внимание правильному оформлению документации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какими документами регламентируется аттестация и обучение персонала;
  • как составить график обучения персонала;
  • какая первичная документация потребуется бухгалтерии, чтобы зафиксировать затраты на обучение персонала.

График обучения персонала: составляем ежегодный план

Обучение персонала требует вдумчивого и осознанного подхода. Первый этап планирования обязательно должен включать определение потребностей персонала в обучении. На этом этапе важно применить эффективные методы оценки потребностей, которые включают анализ долгосрочных и краткосрочных планов организации, оценку работы и повышения производительности, аудит компании и персонала по внешним и внутренним центрам, опросы руководителей, сотрудников и клиентов, выявление причин и сбор статистических данных при увольнениях.

По окончанию мероприятий по выявлению потребностей кадровым специалистом составляется программа профессионального развития компании. Она, как правило, складывается из планов индивидуального развития, согласованных с кадровой службой.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 HR-документов

Регламент обучения персонала: документируем процесс подготовки сотрудников

Образец готового приказа о направлении сотрудника на обучение

Образец заполненного соглашения об обучении

Приказ о направлении сотрудника на обучение

Приказ об оплате обучения сотрудника

Договор на оплату обучения сотрудника

Акт об оказании услуг. Обучение сотрудника

План развития содержит описание целей развития, разделенных по рабочим местам, профессиям, областям, видам мероприятий. В случае если несколько работников с общими исходными данными могут развиваться по сходным планам, целесообразно разработать стандартный план развития.

Работу с графиком обучения персонала предваряет составление положения об обучении сотрудников. О том, как грамотно составить положение об обучении персонала, мы рассказывали в предыдущей статье.

Для некоторых форм обучения персонала целесообразно составить ежегодный график обучения персонала. Это касается профподготовки, переподготовки, повышения квалификации. Кроме того, ежегодный план составляется для обучения внутри компании и образования в сторонних учебных заведениях. В ежегодном плане обучения работников необходимо указать, какие именно сотрудники должны быть направлены на обучение, а также обоснована производственная необходимость занятий: раскрыты причины и цели обучения специалистов.

На этапе составления плана развития компании, намерения работодателя касательно развития сотрудников фиксируются в следующих документах: программа профессионального развития, план индивидуального развития, график обучения персонала. Эти документы составляются специалистом HR и согласовываются с руководителями подразделений и высшим руководством.

Регламент обучения персонала: выпускаем приказ

На следующем этапе планирования развития персонала необходимо формально задокументировать регламент обучения персонала. Работодателю нужно не только обосновать свое намерение, но и придать ему юридическую силу, издав приказ о направлении сотрудников на учебу. Этот документ издается для всех форм обучения.

Еще не подписаны на журнал «Директор по персоналу»? Оформите демодоступ, и читайте статьи бесплатно в течение трех дней!

Если направление того или иного сотрудника на учебу подтверждается приказом, то для внедрения единой процедуры направления персонала на обучение в компании может быть оформлена инструкция по обучению персонала, предъявляющая конкретные требования к процессам развития.

Все нормативные акты, регулирующие вопросы обучения персонала, должны содержать следующую информацию:

  1. Предполагаемое место профессиональной подготовки в зависимости от вида обучения (у работодателя или в образовательном учреждении)
  2. Возможные формы сочетания работы и обучения (с отрывом от работы, без отрыва, с частичны отрывом от работы).
  3. Минимальное число сотрудников, подлежащих профессиональному обучению
  4. Гарантии персоналу на время профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

На основании действующих в организации нормативных актов подготавливается приказ о направлении сотрудника на учебу. В приказе необходимо обосновать производственную необходимость, в связи с которой сотрудник направляется на обучение, указать наименование образовательного учреждения и форму обучения. Кроме того, в приказе прописывается предоставление сотруднику отпуска на период обучения, сокращение продолжительности рабочего дня, а также факт оплаты проезда к месту обучения, если сотрудник направляется в другой город. Приказ подписывается директором предприятия.

В некоторых случаях, когда сотрудник направляется на подготовку, переподготовку или повышение квалификации или в случае получения сотрудником высшего или среднего специального образования, с ним необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении указывается специальность и квалификация, которую работник получит по завершении обучения, а также прописывается порядок оплаты рабочего времени. В тех случаях, когда обучение проходит в компании, с сотрудником заключается ученический договор, в котором регламентируются обязанности сторон (компания предоставляет работнику возможность обучения, а он, в свою очередь, обязуется пройти все его этапы), устанавливается срок обучения и прописывается размер стипендии сотруднику.

Вебинар 25 января "Подбор руководителей среднего и высшего звена: какие еще компетенции, кроме профессиональных, важны"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Понимание истинной мотивации сотрудника, претендующего на роль руководителя – ключ к прогнозу дальнейшего сотрудничества с работодателем
  2. «Рабочий интеллект»: вариативность мышления + способность к восприятию и анализу информации
  3. Модели поведения и ценности кандидата и их соответствие ожиданиям компании - важное условие для успешной адаптации и работы руководителя в компании
  4. Важные метапрограммы: внутренняя или внешняя референция, процесс или результат, достижение или избегание?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Договор на обучение персонала и учебная программа

Еще одним необходимым документом, с которым столкнется кадровый работник, организуя обучение персонала, является договор на обучение персонала. Если профподготовка проходит в стороннем образовательном учреждении, организация обязана заключить с ним договор, в котором зафиксировать наименовании предоставляемой услуги (профподготовка, переподготовка или повышение квалификации), стоимость обучения и его сроки. Договор подписывается от имени компании. В тех случаях, когда обучение персонала проходит непосредственно внутри компании, с учебным заведением, проводящим обучение, или с приглашенным специалистом подписывается контракт. Если преподаватель назначается из числа сотрудников компании и компания намерена отдельно оплатить преподавательскую деятельность, то с таким сотрудником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Дополнительно к договору с учебным заведением необходимо запросить копию лицензии учебного заведения и учебную программу согласно лицензии. Предметом договора является предоставление образовательных услуг. Этот документ фиксирует обязанности сторон, порядок расчетов и порядок действий в форс-мажорных обстоятельствах и разрешения споров и разногласий.

Регламент обучения персонала в обязательном порядке должен предусматривать наличие всей необходимой документации в случае привлечения к обучению сотрудников сторонних организаций и приглашенных специалистов. Это необходимо, чтобы должным образом оформить затраты на обучение персонала.

Первичная документация: акт обучения персонала и отчет по обучению персонала

По окончании обучения сотрудник должен предоставить лицу, ответственному за обучение персонала, программу обучения, включающую все рассмотренные в процессе занятий вопросы. К первичной документации, передаваемой в компанию, направившую сотрудника на обучение, относятся акт об оказанных услугах и счет-фактура с той же формулировкой. Акт обучения персонала подтверждает оказание образовательных услуг в полном объеме, подтверждает получение образования по определенной специальности или повышение квалификации, фиксирует стоимость услуги и свидетельствует об отсутствии претензий у сторон.

Кроме того, сотрудник вправе предоставить в бухгалтерию проездные документы и гостиничный счет (если обучение проходит в другом городе) для их последующей оплаты.

Еще один необходимый документ, предоставляемый по окончании образовательного процесса – отчет по обучению персонала. Этот документ позволяет оценить эффективность обучения и может впоследствии служить основанием для корректирующих или предупреждающих мероприятий, способствующих совершенствованию процессов обучения персонала. Инструкция по обучению персонала может предусматривать составление подобных отчетов как участниками образовательного процесса, так и кадровыми работниками после оценки эффективности обучения.

По результатам обучения должность или обязанности сотрудника могут претерпеть некоторые изменения, которые также необходимо подтвердить соответствующим приказом. Помимо этого работнику может быть выражена благодарность в письменной форме за повышение производительности труда.

Для кадровой службы важно не забыть сделать копии полученных сотрудников документов об образовании: сертификатов, аттестатов, дипломов. Необходимо приобщить к личному делу работника копии тех страниц, где указаны название учебного заведения, личные данные и полученная специальность.

Последними документами, сопровождающими процесс обучения персонала, можно считать документы, имеющие отношение к оценке эффективности обучения. Оценка эффективности подразумевает получение показателей процесса, принятие решения о продолжении или прекращении обучения по отдельной методике или в определенном образовательном учреждении, внесение изменений в процесс обучения и учебную программу. Документами, задействованными в процессе оценки эффективности, как правило, являются всевозможные анкеты, а также отчет по обучению персонала, формируемый после окончания образовательного процесса.

Получить полезную информацию, чтобы сформировать удобный график обучения персонала, оформить все необходимые документы для сопровождения процесса обучения и оптимизировать затраты на обучение персонала, можно, ознакомившись с другими статьями по теме «обучение персонала»:

Обучение персонала компании. Как организовать, контролировать и оценить эффективность

Бюджет на персонал с нуля. Статья расходов – обучение. Планируем, кого, чему и как учить, сколько на это потратить

Обучение персонала: сделайте его эффективным. Какой формат выбрать, как измерить качество

Регламент обучения персонала: документируем процесс подготовки сотрудников

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Директор по персоналу»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к HR-сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как бесплатное обучение.
Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Как вы относитесь к своему руководителю?

  • Уважаю. Он образцовый управленец 83.33%
  • Боюсь. Он жесткий, но справделивый 16.67%
  • Откровенно, он мне не нравится. Таких наглых типов еще поискать надо 0%
  • Не замечаю. Он всегда предпочитает оставаться в стороне 0%
  • С удовольствием хотелось бы его заменить 0%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль