Преодолеваем трудности в общении с подчиненными

519
Случалось ли вам общаться с подчиненными будто в пустоту – говоришь, объясняешь, а в ответ непонимание или даже раздражение. В материале рассмотрим способы обойти основные барьеры в коммуникации, а также разрешим сложные ситуации в общении с сотрудниками.

Из материала вы узнаете:

  • Как преодолеть коммуникативные барьеры в общении с подчиненными?
  • Как реагировать, если сотрудник признается, что допустил ошибку?
  • Как руководителю общаться с сотрудником, если известно, что он неформальный лидер в коллективе?

По мнению многих экспертов, до 80 процентов рабочего времени руководители всех уровней расходуют на различные виды общения. Поэтому эффективная коммуникация – ключевой навык, необходимый для управления персоналом. Но, как показывает практика, не каждый начальник может достигнуть взаимопонимания с работниками. Этому мешают коммуникативные барьеры, нежелание слышать и слушать, ошибки в построении сообщений, отсутствие обратной связи, нехватка рабочего времени и прочее. Для успешной совместной деятельности с подчиненными руководитель должен уметь преодолевать трудности в общении с сотрудниками и вовремя реагировать на проблемы, возникающие в коллективе.

Преодолеваем трудности в общении с подчиненными

Александра АГЕЕВА,
руководитель службы по работе с персоналом компании ИСКРАУРАЛТЕЛ (Екатеринбург):

«Хорошо налаженная коммуникация между руководителем и подчиненными помогает решать возникающие вопросы в режиме “здесь и сейчас”. Это позволяет всегда быть в курсе того, что происходит в организации, чем “дышит” коллектив. Когда руководство открыто для общения, сотрудники понимают, что могут влиять на ситуацию, они чувствуют себя услышанными, повышается их мотивация и вовлеченность в бизнес-процессы. Работники должны знать, что в любой ситуации могут обратиться к начальнику».

Коммуникативные барьеры и как их преодолеть

Каждый из нас оказывался в ситуации, когда пытаешься донести до собеседника информацию, а он ее не воспринимает. Это приводит к тому, что решение, казалось бы, простого вопроса затягивается на несколько дней, недель, а порой и месяцев. Почему же так происходит? Причина в коммуникативных барьерах, которые зависят как от особенностей личности говорящего и слушающего, так и от ситуации общения. Предлагаем рассмотреть случаи, которые приводят к возникновению барьеров, а также варианты, как их преодолеть.

Руководитель не осознает важность общения. Среди вышестоящего руководства очень часто встречаются люди, которые считают, что работникам и даже управляющим нижнего уровня не обязательно знать о положении дел в целом. Главное – выполнять, что им говорят, и не задавать лишних вопросов. Однако такая позиция приводит к тому, что сотрудники начинают искать ответы на свои вопросы там, где нет достоверной информации. Это приводит к недопониманию и неверной осведомленности о положении дел в компании. В результате в коллективе возникают сплетни и у сотрудников снижается мотивация работать. Поэтому руководитель всегда должен передавать необходимую информацию подчиненным в необходимом для эффективной деятельности объеме.

Например, руководитель компании поставил задачу перед службой персонала провести аттестацию. Но не указал цели мероприятия (выяснить уровень подготовки сотрудников, чтобы провести обучение в организации). Информация дошла до начальников отдела в неполном объеме, и они не смогли объяснить подчиненным, зачем будет проводиться аттестация. В итоге работники между собой стали распространять слухи, что в компании падает производство и сотрудников, не прошедших аттестацию, будут увольнять.

Коммуникация основывается на стереотипных представлениях. Часто бывает так, что либо говорящий искажает смысл сообщения под влиянием своего стереотипа или предвзятого мнения, либо, слущающий понимает его неправильно, основываясь на ошибочных представлениях. Чтобы этого избежать, тщательно обдумывайте все, что вы хотите сказать, и постарайтесь избавляться от стереотипного мышления и не навешивайте ярлыки на людей.

Например, служба персонала подбирала референта руководителю. Кроме профессиональных требований, была еще просьба не брать на работу девушек с рыжими волосами. Когда менеджер по персоналу поинтересовалась почему, в ответ прозвучало: «А вы что, не догадываетесь? Все рыжие – истерички и стервы! Мне нужна спокойная обстановка в офисе, а не скандалы».

Руководитель отвергает все новое и неизвестное ему. Каждый человек постоянно ищет подтверждение своим взглядам и не принимает все, что им противоречит. Поэтому очень часто начальник не воспринимает новые идеи сотрудников. Это приводит к снижению их мотивации на работу, гасит интерес и желание вносить что-то оригинальное в развитие компании. Поэтому рекомендуем внимательно слушать работников и не отвергать с ходу новую для вас идею только потому, что она нова именно для вас и выглядит сомнительной. Некоторые из них бывают действительно стоящими и помогают увеличить прибыль компании или повысить производительность труда.

Для понимания сообщения недостаточно фактов. Иногда говорящий или пишущий опускает некоторые детали, считая ненужным вдаваться в подробности. В таких случаях важно помнить, что люди всегда стремятся иметь полную информацию. Поэтому каждый вырванный из контекста факт они дополняют собственными представлениями. Помните об этой закономерности, готовя сообщение или документ, и проверяйте, все ли необходимые детали в него включены.

Сообщение построено неправильно, что затрудняет восприятие информации, полученной как в устном, так и в письменном виде. Самая распространенная ошибка – неправильный выбор слов, так как одно и то же слово может иметь несколько значений и отражать разные ситуации. Например, слово «прослушать» имеет значения: выслушать от начала до конца; не услышать, пропустить. Предложение «Я прослушал ваш доклад» будет не совсем понятно для получателя сообщения. Поэтому будьте внимательны в построении фразы. Ошибки в словах и выражениях затрудняют понимание письменного сообщения. Даже если они мелкие, собеседник акцентирует на них внимание, а это приводит к потере нити разговора. Cтремитесь писать и говорить правильно, чтобы подчиненные понимали вас с первого раза. Для этого всегда в голове надо держать правила, как построить сообщение.

Вам также будет полезен материал «Как научиться лучше понимать и чувствовать людей. Развивайте в себе эмпатию».

Мы разобрали трудности, которые возникают как в устном, так и в письменном общении и поделились с вами способами, как их преодолеть. Далее предлагаем рассмотреть несколько ситуаций, которые демонстрируют трудности в общении между руководителем и подчиненным.

Коммуникативный барьер – это психологическое препятствие, возникающее в процессе общения между людьми. В результате информация искажается или теряет изначальный смысл, а в ряде случаев вообще не поступает к слушающему.

Подчиненный не понимает поставленных перед ним задач

Правильно поставленная задача – необходимое условие для достижения результата. Но многие руководители не придают важности этому моменту и четко не указывают, что требуется от подчиненного, полагая, что он сам должен знать, чего хочет начальник. Однако грамотный руководитель должен всегда стремиться к тому, чтобы на этапе постановки задачи не возникало недопонимания. Рекомендуем использовать четкие формулировки, избегать размытых фраз из серии пойди туда, не знаю куда и принеси то, не знаю что, и разъяснять, если сотруднику что-то непонятно.

Преодолеваем трудности в общении с подчиненными

Анна ПОДДУБНАЯ,
менеджер по персоналу ЗАО НПК «Катрен» (Новосибирск):

«Если сотрудник не понимает поставленных перед ним задач, значит, возникла проблема во взаимодействии между начальником и подчиненным. Причины могут быть следующие:

Руководитель неправильно ставит задачи или не до конца освоил этот навык (использование методики SMART при постановке задач, расстановка точек контроля, получение обратной связи от сотрудника). Решение проблемы – развивайте управленческие компетенции начальника.

Сотрудник не овладел профессиональными терминами, принятыми в компании, подразделении, на данной должности, то есть руководитель и подчиненный разговаривают на разных языках. В таком случае необходимо адаптировать сотрудника к принятой в компании терминологии, технологиям.


Еще больше интересных материалов по теме вы найдете в разделе сайта «Психология управления персоналом».


Задача находится за рамками компетенций и знаний работника. Это может случиться по причине завышенных требований к должности, а также вследствие ошибки подбора, когда человек действительно не обладает необходимыми для успешной работы профессиональными навыками. В такой ситуации надо выявить, каких компетенций не хватает сотруднику, и составить для него программу обучения либо, как это ни печально, расстаться с ним».

Совет

В общении с подчиненными придерживайтесь норм этикета. Помните, что всегда приятно разговаривать с вежливым, внимательным и сдержанным человеком. Недопустимы слишком громкая речь, чрезмерная жестикуляция, дергание за одежду и так далее.

Вебинар 25 января "Подбор руководителей среднего и высшего звена: какие еще компетенции, кроме профессиональных, важны"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Понимание истинной мотивации сотрудника, претендующего на роль руководителя – ключ к прогнозу дальнейшего сотрудничества с работодателем
  2. «Рабочий интеллект»: вариативность мышления + способность к восприятию и анализу информации
  3. Модели поведения и ценности кандидата и их соответствие ожиданиям компании - важное условие для успешной адаптации и работы руководителя в компании
  4. Важные метапрограммы: внутренняя или внешняя референция, процесс или результат, достижение или избегание?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Неформальный лидер, как общаться?

В любой компании рано или поздно может возникнуть ситуация, когда в коллективе появляется неформальный лидер. Как грамотно руководителю построить общение с ним, чтобы не разрушить сложившиеся отношения и не способствовать конфликтам?

Преодолеваем трудности в общении с подчиненными

Светлана ПАВЛЮЧЕНКО,
бывший директор по персоналу ИП Девятков А.В. (Тюмень):

«В такой ситуации необходимо направить действия неформального лидера в нужное русло. Для этого определите, как он действует на коллектив – положительно или отрицательно.

Неформальный лидер, оказывающий конструктивное влияние на коллектив, способен дополнить недостающие звенья в сети коммуникаций между руководителем и персоналом. Вы можете заручиться его поддержкой и использовать его потенциал в управлении сотрудниками. Например, можно через него доносить необходимую информацию коллективу, привлекать его для адаптации новых сотрудников, формировать корпоративный дух и тому подобное.

Деструктивный неформальный лидер может серьезно подорвать авторитет руководителя. Необходимо уменьшить его влияние на коллектив. Для этого надо выяснить причины появления лидера и постараться их устранить».

Преодолеваем трудности в общении с подчиненными

Коллеги стали подчиненными

Очень часто встречается ситуация, когда кого-то из сотрудников назначают руководителем, например, отдела. Разумеется, на первых порах у новоиспеченного начальника возникают сложности в общении с бывшими коллегами. Основная причина – новоявленные подчиненные не воспринимают его всерьез.

Преодолеваем трудности в общении с подчиненными

Галина ВАСИЛЕНКО,
менеджер по персоналу ООО «ФАМ-С» (Ставрополь):

«Необходимо понять, что прежних отношений с коллегами уже не будет. В такой ситуации придется строить отношения и коммуникации внутри отдела заново. Поговорите с коллективом и расставьте все точки на i. Дайте подчиненным четко понять, что как руководитель вы несете ответственность за свои и их ошибки. Расскажите, как планируете строить работу, как будете принимать решения и разрешать конфликты. Спросите коллег, что их беспокоит, и внимательно выслушайте ответы. Предоставьте возможность сотрудникам привыкнуть к вашему новому статусу. Авторитет и уважение зарабатываются грамотным руководством и, увы, небыстро. Ставьте во главу угла профессионализм. Относитесь ко всем ровно и справедливо».

Между руководителем и сотрудником нет обратной связи

Всегда нужно помнить о том, что эффективная коммуникация с подчиненными невозможна без обратной связи. Вступая в общение с сотрудниками, предусматривайте, каким способом вы будете получать информацию о том, что все работники, например, правильно поняли поставленную перед ними задачу.

Преодолеваем трудности в общении с подчиненными

Александра АГЕЕВА,
руководитель службы по работе с персоналом компании ИСКРАУРАЛТЕЛ (Екатеринбург):

«Отсутствие обратной связи тормозит все процессы в принятии управленческих решений. Вот пример из моей практики. Собственник дал распоряжение за неделю в три раза сократить численность одной из принадлежавших ему компаний. При этом он не объяснил такое решение ни руководству, ни персоналу. Нам, сотрудникам службы по работе с персоналом, пришлось вызывать каждого сотрудника и сочинять сказки. В итоге компанию покинули больше человек, чем планировалось, и мы получили несколько повесток в суд по делам о незаконном увольнении. Какой можно сделать вывод из этой ситуации – если принимается такое непопулярное решение, то надо максимально полно давать информацию о причинах».

Сотрудник признается в допущенной ошибке: как реагировать?

В ситуации, когда работник сам приходит и признается, что совершил ошибку, многие руководители стремятся первым делом наказать сотрудника, подвергают его критике и предоставляют ему возможность самостоятельно разобраться с возникшей проблемой. Как результат, открытый или скрытый конфликт, раздражение, неудовлетворенность работой, отсутствие обратной связи с подчиненными и сплоченности в коллективе и многое другое.

Преодолеваем трудности в общении с подчиненными

Елена ОБРЕЗКОВА,
начальник отдела кадровой работы, правового обеспечения и делопроизводства ФГБУ «Нижегородский референтный центр Россельхознадзора» (Нижний Новгород):

«Если сотрудник допустил ошибку и признается об этом своему непосредственному начальнику, то необходимо совместно с подчиненным обсудить, почему так произошло, и найти варианты решения проблемы. Такое поведение будет способствовать формированию доверия и авторитета у работника. Не критично, если в начале разговора руководитель выскажет неодобрение, но главное – после этого подскажет, как устранить проблему. В таком случае работник будет знать, что за свои промахи будет наказан, но проблемная ситуация при этом будет разрешена, и в дальнейшем он не будет бояться сообщать руководителю о своих недочетах».

Уделяйте внимание общению с сотрудниками, пытайтесь решить возникшее недопонимание еще на стадии возникновения. Эффективная коммуникация руководителя с подчиненными улучшает микроклимат в коллективе, в результате увеличивается вклад работников в развитие компании.

Материал подготовила Оксана ВИЛИНСКАЯ,
заместитель главного редактора журнала «Кадровое дело»

Вам могут быть полезны статьи:

Новый руководитель – хороший управленец, но неуверенный профессионал. Помогите ему завоевать авторитет и не дать собой манипулировать

В коллективе появился сотрудник – не такой как все. Выстраиваем с «белой вороной» конструктивные взаимоотношения

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Опросник коммуникативной толерантности В. В. Бойко.pdf
Доступно только подписчикам
  • Правила внутренних коммуникаций.pdf


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Каким для вашей компании оказался год 2016?

  • Успешным! Повысились продажи, открыли новые офисы 27.27%
  • 50/50: в чем-то выросли, в чем-то надо улучшать показатели 36.36%
  • Стабильным! Основные показатели остались на прежнем уровне 22.73%
  • Пока рано подводить итоги. Для нас год еще не закончился 18.18%
Другие опросы

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль