Составляем график отпусков: тонкости оформления и хранения

3977
Работодатель утверждает график отпусков не позже, чем за две недели до наступления нового календарного года. Из материала вы узнаете, как составить график отпусков на 2016 год и какие тонкости при этом учесть.

В этой статье даны ответы на следующие вопросы:

  • Как правильно составить график отпусков 2016;
  • Как оформить перенос дат в графике отпусков в 2016 году;
  • Какую форму использовать при составлении графика отпусков за 2016 год;
  • Какой срок хранения предусмотрен для графика отпусков 2016.

Как правильно составить и оформить график отпусков на 2016 год

График отпусков устанавливает порядок и последовательность предоставления отпусков сотрудникам (ст. 123 ТК РФ). После утверждения график отпусков является юридически значимым документом, обязательным для исполнения как руководством, так и работниками предприятия.

Составляем график отпусковКак правило, график отпусков составляет кадровая служба. Ответственный менеджер сначала запрашивает необходимую информацию о планах на отпуска на предстоящий календарный год у работников всех подразделений. На основании полученных сведений и разрабатывается сводный график отпусков, в котором должны быть учтены как пожелания работников, так и ограничения, связанные с производственной необходимостью и другими объективными причинами.

Понятно, что учесть в этом документе пожелания каждого работника невозможно. Сотрудники предпочитают уйти в очередной трудовой отпуск в теплое время года, приурочить его к продолжительным новогодним или же майским каникулам. Но влияние сезонного фактора при составлении графика отпусков должно быть минимизировано с учетом специфики деятельности предприятия, требований руководителей подразделений и норм трудового права.

Составляя график отпусков в 2016 году, учтите, что некоторым категориям работников положено предоставлять отпуск в любое удобное для них время:

  • сотрудникам организации, не достигшие совершеннолетия (ст. 267 ТК);
  • лицам, работающие по совместительству, которым отпуск должен быть предоставлен в одно время с тем, который оформлен по основному рабочему месту (ст. 286 ТК РФ);
  • работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • работникам, на попечении которых находятся усыновленные дети в возрасте до 3-х месяцев (ст.122 ТК РФ);
  • сотрудницам, которым отпуск полагается по причине беременности и родов (ст. 260 ТК РФ);
  • супругам военнослужащих (ст. 11 закона РФ № 76-ФЗ);
  • гражданам, отмеченным знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Федерального закона № 5142-1);
  • одному из родителей (в том числе приемный), опекуну или попечителю ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • некоторым другим категориям работников.

Помимо этого, работающие матери двоих или более детей в возрасте до 12 лет имеют право на ежегодный отпуск в любое время, когда они сочтут это удобным (абз. 3 подп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 № 235).

График отпусков – 2016 должен быть составлен с учетом мнения профсоюзной организации предприятия или другого представительного органа работников. При его составлении также нужно учесть, что каждый работник по закону имеет право на ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск. Этим правом может воспользоваться любой гражданин, стаж работы которого на данном предприятии превышает полгода.


Ольга КУЧЕРОВА, HR team leader завода LG Electronics RUS
Если раньше, до отпуска, сотрудник хотел заняться чем-то новым, после отпуска объявите, что у него есть такая возможность
Предположим сотрудник когда-то говорил руководителю, что хочет участвовать в каком-то проекте или возглавить рабочую группу по его реализации, либо перейти на другую позицию, а может быть, перевестись в другое подразделение. Пока сотрудник в отпуске, вместе с руководителем проанализируйте, какое из желаний этого сотрудника можно удовлетворить. И когда он прибудет из отпуска, объявите, что ему предоставляется такая возможность. Если решите перевести его на другую позицию, то, пока он отдыхает, подыщите того, кто займет его прежнюю должность. Подготовьте документацию. Уверена, сотрудник будет приятно удивлен и примется за работу с энтузиазмом и новыми силами.

Отказ в предоставлении или непредоставление ежегодного трудового отпуска в течение двух или более лет подряд считается нарушением закона, так же, как и непредоставление отпуска лицам, не достигшим совершеннолетия, или тем работникам, условия труда которых относятся к опасным и вредным (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Сроки составления графика отпусков на 2016 год

Начать составлять график отпусков 2016 лучше заблаговременно, особенно, если предприятие крупное. Необходимо помнить, что утвержден этот документ должен быть не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года (не позднее 17 декабря 2015 года).


Иван ШКЛОВЕЦ, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Можно ли оформить оплачиваемый отпуск менее чем за три дня до его начала?

Такая ситуация возникает, когда работник просит предоставить ему отпуск вне графика отпусков. Само по себе это возможно, однако нужно учитывать следующее. По общему правилу, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Таким образом, удовлетворяя заявление работника о предоставлении отпуска, работодатель не сможет в установленный срок выплатить отпускные и тем самым нарушит требования статьи 136 Трудового кодекса.

Лучше составить его заранее, чтобы иметь необходимый запас времени на согласование с профкомом и утверждение руководителем предприятия. Инспекция по труду часто обращает на сроки подписания графика отпусков, поэтому с его оформлением лучше не затягивать.

По какой форме оформляется график отпусков на 2016 год

Унифицированной формы, регламентирующей порядок оформления графика отпусков, не существует. Предприятие может самостоятельно разработать такую форму и утвердить ее локальным нормативным актом. Многие предприятия продолжают пользоваться унифицированной формой № Т-7, ранее рекомендованной в качестве обязательной. Форма графика отпусков на 2016 год должна содержать такие графы:

  • наименование структурного подразделения организации в соответствии с утвержденным штатным расписанием;
  • занимаемая работником должность (специальность);
  • ФИО работника;
  • табельный номер работника;
  • количество используемых календарных дней очередного трудового отпуска;
  • дата начала отпуска.

Все графы должны быть заполнены на момент согласования и утверждения документа. После того, как все сведения в график отпусков внесены, документ необходимо пронумеровать в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации, датировать и подписать начальником отдела кадров. Оформленный и зарегистрированный таким образом график отпусков направляется для согласования и утверждения в профсоюзный орган и руководителю. Если при согласовании и утверждении возникли какие-то разногласия или вопросы, их рассмотрение производится в установленном порядке.


Еще больше интересных материалов по теме вы найдете в разделе сайта «HR-практика».


По инициативе работодателя окончательный вариант графика отпусков может быть размещен в публичном доступе, хотя ознакомление работников с ним не является обязанностью работодателя. В соответствии с законом, сотрудник должен быть уведомлен о предстоящем отпуске минимум за две недели до даты его начала. При желании, в графике может быть предусмотрена дополнительная графа, в которой работник будет расписываться о том, что он информация об отпуске доведена до его сведения.

Вебинар 12 апреля "Создание и развитие успешной команды в сложных экономических условиях"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Практики командообразования серьёзно меняются в последние 2-3 года. Создание и управление командами в компаниях становятся более нацеленными на увеличение эффективности, практикоориентированными, совмещенными с проектами компании. На мероприятии мы обсудим новые принципы работы с командами, такие, как: динамическая оценка, событийное научение, взаимные тренировки, метод маленьких глотков, вовлеченность в обучение, self-коучинг и сквозное командообразование

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Перенос дат в графике отпусков на 2016 год

Период, на который составляется график отпусков, достаточно продолжительный, поэтому в нем не исключаются корректировки и перенос дат, что не противоречит трудовому законодательству. Обстоятельства, по которым ежегодный оплачиваемый отпуск работнику может быть продлен или перенесен на другое время, перечислены в ст. 124 ТК РФ. Перенос дат допускается и по договоренности между работодателем и сотрудником.

Корректировка в график отпусков на 2016 год вносится на основании письменного заявления работника и соответствующего приказа, подписанного руководителем предприятия. Если используется форма № Т-7, изменения следует внести в графы 7-10:

В 7-й графе необходимо указать период фактически использованного отпуска в случае, когда изменилась его продолжительность;
В 8-й графе приводятся реквизиты документа, на основании которого был перенесен или продлен отпуск;
В 9-й графе указываются новые даты начала и окончания отпуска;
В 10-й графе следует прописать причину переноса отпуска или его продления.

Перенос отпуска из-за временной нетрудоспособности работника подтверждается больничным листом. Новые даты отпуска руководитель предприятия может установить своим решением с учетом пожеланий работника. Если болезнь случилась во время отпуска, корректировать график отпусков не требуется.

Сложность переноса отпуска не только в оформлении документов, но и в том, что нужно корректно сообщить неприятную новость персоналу. О том, как это сделать, читайте в материале «Требуется перенести отпуск. Как подать сотрудникам?».

Сроки хранения графика отпусков – 2016

В соответствии со ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, срок хранения графика отпусков составляет 1 год. То есть документ должен храниться в архиве предприятия в течение года после окончания срока его действия. Соответственно, график отпусков на 2016 год может быть уничтожен в установленном порядке после 1 января 2018 года. А 1 января 2016 года уничтожению подлежит график отпусков на 2014 год.

Санкции в связи с отсутствием графика отпусков в 2016 году

Отсутствие графика отпусков или нарушения при его оформлении – одни из самых частых правонарушений, с которыми сталкиваются инспектора в процессе проверки. Чтобы избежать штрафных санкций, работодатель, в первую очередь, должен составить и утвердить график отпусков 2016. Кроме его наличия, инспекторов также будет интересовать дата утверждения этого документа и факт учета мнения представительного органа работников.

Если в компании отсутствует график отпусков или документ оформлен с ошибками, работодателя могут привлечь к административной ответственности как нарушившего трудовое законодательство ( ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Вам будут полезны материалы электронного журнала «Директор по персоналу»:

Сотрудник не хочет планировать отпуск на следующий год. Можно ли заставить?

Можно ли предоставлять отпуск на один день в течение нескольких месяцев?

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма № Т-7. График отпусков (бланк).xls
  • Приказ о переносе даты отпуска (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Пример заполнения графика отпусков.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль