Как сообщить руководству о невыполнении годового плана

212
Ситуация: годовой план провален. Как сообщить эту новость руководству, чтобы не навлечь гнев управленцев и смягчить положение? Рассматриваем кейс в материале HR-Director.ru.

В материале вы найдете ответы на следующие вопросы:

  • Как действовать, если вам предстоит сообщить руководителям новость о невыполнении годового плана;
  • Что предложить в качестве контрмер по устранению проблемы с невыполненным планом.

Утверждение годового финансово-хозяйственного плана деятельности компании и наблюдение за ходом его выполнения входит в функции совета директоров. В ситуации, когда план по каким-либо объективным причинам не может быть выполнен, с руководством непременно придется объясняться. Важно сделать это правильно.

Помните, что кризис или сложная экономическая ситуация, на которую пытаются списать многие управленческие ошибки, не может послужить оправданием невыполнения плана. Как на уважительную причину ссылаться следует только на убедительные цифры, объективно подтверждающие невозможность достижения намеченных показателей.

Как действовать, если вам предстоит сообщить руководителям новость о невыполнении годового плана

В работе Совета Директоров, как правило, принимают участие эксперты, но все же не все его члены владеют оперативной экономической информацией, не отслеживают ситуацию на рынке труда. Кроме того, естественное желание того, чтобы приносимая компанией прибыль постоянно росла, порою толкает их на завышение плановых показателей. Факт того, что достичь их компании не удалось, может стать неприятной неожиданностью, вызвать необоснованные подозрения в некомпетентном управлении. Чтобы избежать этого, тщательно подготовитесь ко встрече с руководством. Предупредительные меры позволят вызвать понимание и сгладить негативное отношение директората к неприятной новости.

Перед датой, на которую назначено заседание, необходимо встретиться лично или поговорить по телефону с каждым членом совета директоров по отдельности и ознакомить их со сложившейся ситуацией. Общими словами можно перечислить те факторы, которые отрицательно сказались на выполнении плана. Когда все руководители будут предупреждены, известие о том, что план выполнен не будет, уже не вызовет бурных эмоций. Кроме того, доверительная беседа поможет быстрее достичь взаимопонимания.

К совещанию необходимо подготовиться и заранее провести сбор необходимой информации, например: результатов статистических и маркетинговых исследований, опросов покупателей и потребителей, подтверждающих падение спроса, данных о невыполнении поставщиками своих обязательств и пр.

Объясняя невозможность выполнения плана, не используйте расплывчатые формулировки о тяжелой ситуации на рынке, оперируйте конкретными цифрами и фактами. Отрицательное влияние этих факторов может быть проиллюстрировано в виде презентации. Для большей наглядности стоит использовать не текст или таблицы, а диаграммы и графики.

Если вы готовитесь к важному совещанию по защите HR-бюджета на совете директоров, рекомендуем вам материал: Бюджет на персонал с нуля. Статья расходов оплата труда. Как составить и защитить на совете директоров.

Сообщить о невыполнении плана мало. Подготовьте контрмеры

Не следует представлять дело так, что выполнение плана стало невозможным только по внешним причинам. Как правило, на любом предприятии существуют внутренние проблемы, которые тоже тормозят его развитие. Ссылаясь на внешние причины, вы, как минимум, будете выглядеть некомпетентным и беспомощным управленцем, неспособным учесть и предотвратить их влияние. Признавая наличие внутренних проблем, необходимо не только перечислить их, но и сразу же предложить план действий по их устранению. В этом плане нужно отразить такие вопросы:

  • перечень тех недостатков, которые отрицательно сказались на выполнении плана;
  • каким образом вы предполагаете исправить эти недостатки, какие конкретные действия будут предприняты для этого;
  • какие результаты принесут эти действия;
  • чем вы можете подтвердить, что результаты будут именно такими, какие вы планируете;
  • смогут ли планируемые меры компенсировать те финансовые потери, которые ожидаются вследствие невыполнения плана.
Как организовать систему подбора в компании с нуля

Разработанный вами план лучше представить как презентацию с графиками и диаграммами, наглядно подтверждающими действенность предлагаемых мер и сроки их реализации. Если план получит одобрение совета директоров, это должно быть отражено в протоколе заседания.

Читайте также: Собственники поставили задачу: готовить компанию к продаже. Что делать HR-директору, как сыграть на рост стоимости компании.

Невыполнение годового плана автоматически влечет за собой убытки и для акционеров, и для членов совета. Поэтому убытки должны понести и управленцы: бонусы, которые должны получить топ-менеджеры, также необходимо уменьшить. Членов совета директоров нужно поставить об этом в известность. Это справедливо, если система мотивации управленцев учитывает вероятность снижения доходов в тех случаях, когда план не выполняется. Когда это так, топ-менеджеры и акционеры будут единой командой, в равной мере разделяя и успехи, и неудачи в деятельности компании.


Еще больше интересных материалов по теме вы найдете в разделе сайта «Коучинг для руководителя».


По окончании заседания необходимо проанализировать его результаты и подвести итоги, которые можно оформить в виде информационных писем и направить в адрес каждого руководителя. К этому письму также следует приложить план мероприятий, направленных на устранение выявленных недостатков и исправление ситуации. Каждый адресат будет видеть, что члены управляющей команды видят существующие проблемы, знают, как их устранить, и будут прилагать все необходимые для этого усилия.

Читайте также в электронном журнале «Директор по персоналу»:

Чаще советуйтесь с генеральным директором

Совет директоров поручил Вам найти генерального директора. Где и как искать



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Разрабатывали ли вы систему развития персонала?

  • Да, был такой опыт 33.33%
  • Да, мне это предстоит 16.67%
  • Нет, но эта тема для меня актуальна 41.67%
  • Нет, мне это не интересно 8.33%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль