Кадровый аудит: как упорядочить документы и избежать штрафов

3868
Чтобы компания могла избежать многих неприятностей, которыми чреваты проверки, хотя бы два раза в год проводите аудит документов. Процедура необходима и кадровой документации. Особенно востребован кадровый аудит перед проверкой ГИТ. Рассмотрим поэтапно, как нужно быстро и качественно проверять кадровые документы.

Из материала вы узнаете:

  • Какие четыре этапа необходимо предусмотреть, планируя проведение кадрового аудита;
  • В чем преимущества и недостатки внешнего и внутреннего кадрового аудита;
  • Как создать отчет и проанализировать результаты кадрового аудита организации.

Этап 1. Подготовительные действия для проведения кадрового аудита

Первоначально следует определиться, какими силами и в каком объеме будет проводиться процедура кадрового аудита. Для проведения внешнего аудита гендиректор компании или собственник приглашают сторонних специалистов, аудит внутренний обычно стараются выполнить, используя возможности персонала компании.

Шаг 1. Определение типа кадрового аудита, который будет использоваться в организации – внутренний или внешний.


Справка

Аудит кадрового делопроизводства – это ряд контрольно-аналитических процедур, проверка кадрового документооборота организации на соответствие требованиям трудового законодательства РФ с учетом последних изменений, а также внутренним требованиям компании. Кроме того, это анализ эффективности документооборота и разработка предложений по минимизации материальных и трудовых затрат.


Шаг 2. Определение круга специалистов, которые будут заниматься проверкой кадровых документов в компании.

Кадровый аудит: как упорядочить документы и избежать штрафовРешаются вопросы, касающиеся того, как будет проводиться аудит: при помощи консультантов со стороны (внешний аудит) или используют собственных сотрудников (внутренний аудит). В качестве внешних консультантов приглашают работников компании предоставляющей специализированные услуги либо фрилансеров.

В процедуре проведения кадрового аудита любого типа принимают участие:

  • глава фирмы;
  • представители отдела кадров или сотрудники службы по персоналу;
  • представители юридического отдела компании;
  • работники отдела планово-экономических операций компании;
  • работники службы по охране труда.

Вам пригодится материал: Как уменьшить количество регламентов? Проведите аудит документов, устраните дублирование и противоречия


В том случае, если проводится внутренний аудит кадровых документов, из числа указанных сотрудников формируется рабочая группа, которая отвечает за результаты. В процедуре проведения внешнего аудита ответственные работники обязаны передавать консультантам всю необходимую информацию и оказывать им всестороннюю поддержку.

Преимущества и недостатки двух видов кадрового аудита – внутреннего и внешнего – мы собрали для наглядности в сводную таблицу.

Таблица. Внешний и внутренний аудит кадровых документов: преимущества и недостатки

Внешний кадровый аудит

Внутренний кадровый аудит

Преимущества

1. Проведение процедуры аудита доверено профессиональным аудиторам, имеющим наработки по выявлению типичных недочетов и ошибок и использующих проверенную методику.

2. Большая вероятность того, что руководителю будет предоставлена объективная картина состояния документации. Поскольку сторонние проверяющие изначально лишены искушения скрывать обнаруженные недочеты.

1. Низкие стоимостные расходы на процедуру аудита (своим сотрудникам за труд выдается денежное вознаграждение в размере оклада).

2. Представителям главного офиса легче дается проверка документации филиалов на соответствие не только законодательству, но и внутренним требованиям организации.

3. Дополнительное взаимодействие сотрудников помогает лучше играть в команде.

Недостатки

1. Дороговизна.

2. Качественное проведение аудита, невозможно, если в проверке не принимают участие представители компании.

3. Большие временные затраты.

4. Не каждый руководитель доверит проверку документов со сведениями о сотрудниках своей фирмы сторонней компании.

1. У сотрудников-аудиторов происходит большая потеря времени (они исполняют «непрофильную функцию», а не свои прямые обязанности.

2. Риск получить недостоверную картину.

3. Вероятность некачественного и неполного среза, так как нет необходимых методик и опыта в проведении процедуры я аудита.

Процедура проведения общего (сплошного) аудита кадровой документации

Цель процедуры общего аудита кадров – установить и выявить все нарушения трудового законодательства, которые были допущены в ходе ведения кадровой документации.

Проводятся действия направленные на поштучную проверку всех кадровых документов организации, нарушение которых может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговой инспекции, инспекции по труду и прочих проверяющих органов. Проведение такой проверки необходимо, когда компания выставлена на продажу, меняется ее руководство, а также в случае, когда нужно навести порядок в документации.

Как правило, компании ограничиваются выборочным аудитом.

Вебинар 25 января "Подбор руководителей среднего и высшего звена: какие еще компетенции, кроме профессиональных, важны"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Понимание истинной мотивации сотрудника, претендующего на роль руководителя – ключ к прогнозу дальнейшего сотрудничества с работодателем
  2. «Рабочий интеллект»: вариативность мышления + способность к восприятию и анализу информации
  3. Модели поведения и ценности кандидата и их соответствие ожиданиям компании - важное условие для успешной адаптации и работы руководителя в компании
  4. Важные метапрограммы: внутренняя или внешняя референция, процесс или результат, достижение или избегание?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Этап 2. Проведение кадрового аудита

Шаг 1. Устанавливаем регламент кадрового аудита

В том случае, если кадровый аудит проводится с использованием собственных сил организации, следует:

  1. Издать соответствующие приказы и распоряжения;
  2. Определить цели и задачи кадрового аудита;
  3. Сформировать состав ответственной комиссии;
  4. Установить сроки проверки.

Если на роль аудиторов привлекаются специалисты сторонней организации, необходимо:

  1. Выбрать провайдера, после того как будет проведен тщательный анализ рынка;
  2. Заключить договор, в котором определить сроки, цели, задачи, полномочия и обязанности сторон;
  3. Издать приказ, где указать цели и задачи проведения процедуры аудита, а также задачи рабочей группы, которая призвана оказывать внешним консультантам содействие.

Как провести аудит отдела по управлению персоналом в региональном подразделении?


Шаг 2. Определяемся с пакетом необходимых документов

Следует составить подробный список документов, которыми должны располагать работники кадровой служба организации. В Трудовом кодексе РФ есть указание на некоторые обязательные документы. В указанный список должны входить:

  • трудовые договоры (ст. 56, 67 ТК РФ);
  • трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ)
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • положения о защите персональных данных (гл. 14 ТК РФ).

В Трудовом кодексе также имеются косвенные упоминания, затрагивающие многие локальные нормативные акты, которые стоит также включить в список обязательных кадровых документов компании. Взять, к примеру, упоминаемое в ст. 15, 57 ТК РФ штатное расписание.

Есть ряд других нормативных актов, которые закрепляют требования использовать в компании многие другие кадровые документы. К примеру, в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003г. за № 225 «О трудовых книжках», упоминается о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.


Важно: какие документы при проверке у вас не имеют право требовать с 1 июля 2016 года

С 1 июля 2016 года вступает в силу Распоряжение Правительства от 19 апреля 2016 г. № 724-р. С этого момента проверяющие не могут требовать от работодателей предоставить ряд документов, в том числе:

  • выписки из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП
  • информацию о среднесписочной численности
  • сведения о наличии или отсутствии задолженности по страховым взносам, пеням, штрафам, налогам и сборам, и другие.

Полный перечень документов, которые вы не обязаны предоставлять, можно посмотреть в Распоряжении Правительства от 19 апреля 2016 г. № 724-р. Эти бумаги ревизоры должны теперь самостоятельно запрашивать в госорганах. Например, выписку из ЕГРЮЛ – у ФНС, сведения из бухотчетности – у Росстата, и так далее.


Шаг 3. Процедура сверки документов при кадровом аудите

В строгом соответствии с составленным списком следует проверка наличия документов. После чего, во избежание нарушения законодательства, надлежит тщательно изучить их содержание. Полученные в ходе сверки результаты заносятся в специальную таблицу. Затем необходимо определить, каким локальным нормативным актам требуется доработка, а какие должны быть вновь созданы.

Шаг 4. Проведение анализа содержания кадровых документов

На этом этапе проводится тщательное изучение тех документов, в которые необходимо доработать или дополнить. Затем следует проверка содержания этих документов аудиторами в части их соответствия нормам законодательства и внутриорганизационным правилам.

Нередко организации нарушают основное правило (ст. 8 ТК РФ), согласно которому не подлежат применению нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством или принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников. Во всех подобных случаях следует руководствоваться нормами трудового законодательства.

В том случае, если выявленные нарушения немногочисленны, они фиксируются в заранее составленной таблице. Для более значительного количества нарушений создают отдельную таблицу.

Шаг 5. Процедура проверки другой кадровой документации

В ходе проверки кадровых документов внутренняя или внешняя комиссия проверяет:

Правильность ведения распорядительных документов;

  • Хранение приказов по основной деятельности организации и приказов по личному составу;
  • Оформления приказов о назначениях на новые должности руководителей (генерального директора, руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и так далее.);
  • Порядок заполнения трудовых книжек.

Трудовые инспекторы придут с проверкой. Рано или поздно. Как подготовиться к ней и отстаивать свои интересы уже в ходе нее


Несколько слов об аудите трудовых книжек

В первую очередь, стоит проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.

При проведении кадрового аудита в компании следует обязательно убедиться, что все трудовые книжки имеются в наличии и прошли соответствующую регистрацию в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также необходимо проверить, что все сделанные в трудовых книжках записи подкреплены соответствующими приказами.

Записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении должны быть продублированы в личных карточках работников и скреплены их подписями, удостоверяющими в том, что они ознакомлены с таковыми. Хранение трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться в несгораемом сейфе. Все работы по хранению, ведению и заполнению трудовых книжек должны вестись в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Этап 3. Действия по формированию отчета о проведении кадрового аудита

Шаг 1. Выбор формы отчета о проведении кадрового аудита в компании

Форма отчета должна иметь вид документа, в котором содержатся описательные части и таблица с перечнем выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению. Рекомендации можно оформить в виде приложения к отчету. Отчет состоит из следующих частей:

  1.  Анализа наличия документов в соответствии с требованиями трудового законодательства;
  2. Анализа соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;
  3. Оценки содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
  4. Результата проверки соответствия кадровых процедур требованиям законодательства;
  5. Анализа соответствия документов требованиям архивного законодательства;
  6. Ссылок на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании имеются нарушения;
  7. Оценки рисков (с указаниями нарушений, которые могут привести к возникновению трудовых споров или возможного применения штрафных санкций со стороны проверяющих органов);
  8. Рекомендаций по устранению ошибок, допущенных в кадровом делопроизводстве;
  9. Расстановки приоритетов в ходе дальнейшей работы с кадровой документацией.

На каждом предприятии холдинга – свои формы отчетности. Как их встроить в единую систему, сделать подконтрольными. Категоризация должностей


Шаг 2. Представление отчета лицу заказавшему проверку

Представление отчета заказчику аудиторской проверки (обычно, это первое лицо фирмы) для согласования и утверждения дальнейших действий (издания приказа об исправлении выявленных нарушений, распределения этих действий между определенными сотрудниками). Отчет, как правило, предоставляется аудитором лично, так как именно аудитор, имеет возможность сразу разъяснить все тонкости проведенной работы.

Этап 4. Действия по результатам кадрового аудита

После окончания процедуры кадрового аудита на основе полученных результатов составляется план действий кадровой службы, направленный на устранение выявленных в ведении делопроизводства недостатков. В документе указываются конкретные сроки устранения недостатков и называются ответственные за это должностные лица. Следует также определиться со временем проведения повторного аудита, необходимого для проверки исправления предыдущих нарушений.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Как вы относитесь к своему руководителю?

  • Уважаю. Он образцовый управленец 81.82%
  • Боюсь. Он жесткий, но справделивый 9.09%
  • Откровенно, он мне не нравится. Таких наглых типов еще поискать надо 0%
  • Не замечаю. Он всегда предпочитает оставаться в стороне 0%
  • С удовольствием хотелось бы его заменить 9.09%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль