Внутрикорпоративные коммуникации: оптимизируем информационные потоки в организации

246
Управление информационными потоками – важный процесс, обеспечивающий ценность и доступность информации, качество и скорость ее передачи. О том, как оптимизировать обмен сведениями внутри компании, узнайте из нашего материала.

В статье рассмотрены вопросы:

  • Как выстроить систему эффективных коммуникаций в компании;
  • Как создать в организации эффективный инструментарий передачи информации.

Все участники процесса информационного обмена подразделяются на две категории: трансляторы и носители информации. Следует учесть, что носитель информации не обязательно является ее транслятором и наоборот. Поэтому оптимальное распределение информационных потоков в компании обеспечивается за счет «посредников» – линейных сотрудников, получающих информацию от высшего руководства и транслирующих ее подчиненным. Если посредник хорошо справляется с обеими ролями – носителя и транслятора, информация будет передаваться своевременно и в правильном направлении, в противном случае могут возникнуть сложности в передаче управляющих сигналов.Внутрикорпоративные коммуникации: оптимизируем информационные потоки в организации

Пример

Генеральный директор поставил перед начальником отдела маркетинга задачу: проанализировать все возможные риски, которые могут возникнуть при продвижении на рынке нового продукта. Начальник отдела маркетинга начал с того, что спланировал ресурсы, которые будут задействованы для выполнения поставленной задачи: сроки и состав участников реализации проекта.

Но, когда задача была озвучена начальником, выяснилось, что неделей ранее ею уже начал заниматься его заместитель. Он уже предложил свое решение узкому кругу лиц, среди которого были отобраны желающие принять участие в работе над проектом. Получается, что заместитель начальника выступил в качестве посредника, в результате чего:

  • Позиция начальника отдела в глазах подчиненных оказалась вторичной по отношению к его заместителю;
  • Он был отстранен от разработки стратегии реализации проекта;
  • Заместитель укрепил свой статус более значимого сотрудника;
  • Начальник отдела был растерян и демотивирован.

Как выстроить систему эффективных коммуникаций

Выстраивание эффективных коммуникаций необходимо производить последовательно, по шагам.

1. Анализ существующей организационной структуры по таким параметрам, как:

  • Роль и задачи структурных подразделений;
  • Соотношение производящих и обеспечивающих подразделений;
  • Логичность структуры подчиненности;
  • Оптимальная централизация бизнес-процессов относительно головного офиса и филиалов;
  • Коммуникационные связи и скорость взаимодействия между подразделениями;
  • Количество и функции линейных руководителей;
  • Исключение штатных позиций с дублирующими друг друга функциями;
  • Соответствие количества штатных единиц функциональной нагрузке;
  • Соответствие должностей выполняемым функциям;
  • Возможность обратной связи между линейными сотрудниками и руководством предприятия;
  • Наличие посредников, способных обеспечить качественный коммуникационный обмен в каждом бизнес-подразделении.

Вам пригодится материал: Правила внутренних коммуникаций


2. Выстраивание коммуникационных связей между подразделениями: определение оптимальных информационных каналов, необходимых для эффективного взаимодействия между подразделениями; устранение причин обособления; выстраивание полноценного коммуникационного обмена.

Вебинар 12 апреля "Создание и развитие успешной команды в сложных экономических условиях"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Практики командообразования серьёзно меняются в последние 2-3 года. Создание и управление командами в компаниях становятся более нацеленными на увеличение эффективности, практикоориентированными, совмещенными с проектами компании. На мероприятии мы обсудим новые принципы работы с командами, такие, как: динамическая оценка, событийное научение, взаимные тренировки, метод маленьких глотков, вовлеченность в обучение, self-коучинг и сквозное командообразование

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Пример

В компании, занимающейся торговлей, возникла конфликтная ситуация между руководителями двух обособленных бизнес-подразделений: директором по логистике и коммерческим директором. Причиной конфликта, как оказалось, было неконструктивное профессиональное взаимодействие. Дело в том, что из-за того, что очень часто сроки поставки нарушались, клиенты отказывались от пролонгации договоров. Директор по логистике не торопился решать эту проблему, а коммерческий директор считал, что это чревато потерей ключевых клиентов.

Позиция директора по логистике была такова: «Наше подразделение, хоть и обеспечивающее, не менее важное, чем отделение продаж. Существующие недоработки будут устранены со временем, мы сделаем это сами, без вмешательства и указаний со стороны. Я не потерплю того, чтобы критиковали моих подчиненных и сомневались в их профессионализме».

Коммерческий директор считал так: «Из-за недостатков в работе отдела логистики компания теряет прибыль и клиентов. Возникающие конфликты между нашими подразделениями отрицательно сказываются на эффективности и качестве труда моих подчиненных».

Основной проблемой являлось нежелание сторон идти на компромиссы и совместно искать пути выхода из сложившейся ситуации, варианты оптимизации совместной работы. Когда генеральный директор предпринял попытку урегулировать конфликт, ни один из руководителей не захотел менять свою позицию. Тогда директор принял решение разработать и внедрить в отделе логистики систему KPI, показатели которой учитывали сроки и своевременность доставки, целостность продукции. Такая система мотивации позволила устранить конфликтогенные факторы и ситуация потеряла свою остроту. Руководители подразделений начали конструктивно взаимодействовать.


Требуется креативный менеджер по корпоративным коммуникациям. Как проверить, насколько нестандартно и практично он мыслит


3. Выбор посредников. Этот выбор должен быть сделан с учетом личных лидерских и организационных качеств кандидатов, формальной и неформальной структуры, как компании, так и каждого подразделения. Эффективные внутрикорпоративные коммуникации должны строиться и с учетом неформального лидерства, поскольку сотрудники, являющиеся неформальными лидерами, могут стать причиной искажения информационных потоков. Значимость бизнес-подразделений также может изменяться в процессе развития компании, что сказывается на интенсивности информационных потоков, направляющихся в обе стороны. Уровень информированности значимых подразделений повышается, поскольку коммутирующие с ними сотрудники других отделов транслируют информацию в обмен на получаемые новые сведения.

Как создать в организации эффективный инструментарий передачи информации

Выбор эффективных инструментов должен производиться с учетом всех уровней организационной иерархии. Работникам всех подразделений должен быть обеспечен полноценный доступ ко всей необходимой информации. Этого можно добиться за счет использования:

  • Корпоративного сайта, разработанного при участии IT, PR и HR-специалистов. Интерфейс сайта должен быть удобным, а контент – актуальным. Сайт, наряду с сетевыми мессенджерами, должен обеспечить оперативное взаимодействие между подразделениями;
  • Информационной рассылки, которой занимается назначенный ответственным сотрудник. Сообщения, в которых ставятся задачи и даются поручения, должны содержать сведения о сроках исполнения и ответственных лицах;
  • Телефонии, которая, хоть и обеспечивает оперативное решение производственных вопросов, не должна заменять деловую переписку, особенно, когда речь идет о постановке задач и поручениях;
  • Собраний, совещаний, проводимых руководителями систематически и обеспечивающих прямое общение;
  • Корпоративного журнала или газеты, к созданию которого нужно привлечь креативных сотрудников, наделенных творческими способностями;
  • Корпоративных новостных выпусков, в которых будут представлены актуальные новости компании, информация о событиях, происходящих в рамках ее развития. Новости должны быть объективными, интересными для большинства сотрудников компании, изложенными доступным языком.
  • Информационных стендов, которые являются эффективным способом коммуникационного обмена и информирования линейного, технического персонала, не имеющего доступа к электронным носителям;
  • Видеоконференций, являющихся аналогом рабочих совещаний, незаменимых в случае, когда в организационной структуре предприятия имеются филиалы или обособленные подразделения. В этих случаях потребуется качественное техническое обеспечение.

Как проблемное совещание превратить в позитивное. Прорабатываем сценарии, вооружаемся способами борьбы с эмоциями


Важные выводы

Процесс оптимизации внутрикорпоративных коммуникаций должен затрагивать два важных аспекта:

  • При выборе и реализации инструментария, используемого для внутрикорпоративных коммуникаций, в первую очередь должно быть обеспечено единое информационное пространство, гарантирующее полноценный и своевременный доступ для всех сотрудников к информационным ресурсам, материалам и инструментам, используемым в профессиональной деятельности;
  • Для обеспечения высокой эффективности и качества внутрикорпоративных коммуникаций необходимо разработать и внедрить стандарты компании в области внутренних коммуникаций, учитывающие специфику ее организационной структуры. Это может быть положение, корпоративный кодекс или даже плакат, наглядно и доступно доводящие до сведения сотрудников основные правила и способы, регламентирующие и обеспечивающие качественное взаимодействие между структурными подразделениями компании.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Стандарт коммуникаций call-центра.pdf
Доступно только подписчикам
  • Правила внутренних коммуникаций (образец положения).pdf


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль