HR-бюджет на проекты: расчет и обоснование

1146
HR-служба занимается поддержкой всех направлений деятельности организации, но вклад ее сложно оценить. Менеджмент с утроенной силой интересуется эффективностью работы отдела персонала в период формирования бюджета. О том, как грамотно посчитать и обосновать HR-бюджет на проекты, читайте в материале HR-Director.ru.

Из материала вы узнаете:

  • Как формируют и обосновывают HR-бюджет;
  • Каковы основные статьи, по которым формируется бюджет HR-службы и примеры их обоснования.

Если вы не можете что-то измерить, значит, вы не можете этим управлять.

Джек Филлипс

Руководству необходимо заранее спрогнозировать результаты деятельности организации, как в количественном, так и в стоимостном выражении, определиться с ресурсами для достижения поставленных целей. При подведении итогов этих действий и формируется бюджет компании. Руководители всегда с пристальным интересом относятся к утверждению HR-затрат службы персонала.

Как формируют и обосновывают HR-бюджет

Планирование расходов службы входит в обязанности директора по персоналу компании. Еще на начальном этапе составления бюджета руководителю HR-направления необходимо выполнить ряд действий:

  • получить от начальников служб и отделов компании определенную информацию о потребностях и бизнес-планах, имеющих отношение к управлению персоналом;
  • провести анализ работы за предыдущий период, тщательно обдумать неизбежные изменения;
  • составить планы HR-направления;
  • определиться, по каким статьям распределять основные расходы;
  • аргументировано доказать затраты по планируемым видам деятельности, сохраняя размер запрашиваемых средств.

Для четкого обоснования HR-расходов на персонал при планировании изменений можно применить форму бизнес-кейсов. Пример приведен в табл. 1.

Таблица 1. Пример обоснования затрат на новую программу обучения

Алгоритм работы

Пример

Цель, сформулированная бизнесом

Повышение эффективности доставки: внедрение трекеров маршрута

Направления работы HR, задействованные в процессе

Внутреннее обучение сотрудников

Ожидаемые результаты

Все сотрудники отдела доставки уверенно пользуются новым оборудованием. Обучение проведено в установленные сроки

Какие показатели требуется изменить

Дополнительные тренинг-часы для сотрудников отдела доставки. Увеличение бюджета обучения

Сроки

В период с _____ по _____

Направления действий

Подготовить программу обучения. Обучить внутренних тренеров и экспертов по оценке знаний. Организовать обучение сотрудников с минимальным отрывом от работы, согласовать график аренды помещения и оборудования. Обеспечить проведение обучения. Разработать программу мотивации сотрудников, направленную на эффективное овладение новыми навыками и их применение на практике

Необходимые ресурсы

Трудовые: специалист по обучению, подготовка программы — 10 часов, подготовка внутренних тренеров и экспертов — 16 часов, организация конкурса на лучшие знания — 16 часов. Технические: сканер, цветной принтер для изготовления материалов. Финансовые: аренда помещения — _____ руб. Организация проведения (чай, кофе, материалы) — _____ руб. Призы участникам конкурса на лучшее владение оборудованием _____ руб.

Сотрудники HR-подразделения кроме поддержания и повышения эффективности бизнес-процессов управления персоналом могут активно привлекаться к участию в проектах. Взять, к примеру, ситуацию, когда для продвижения новых разработок в них должны принимать участие молодые специалисты. Понятно, что такая цель рассчитана на долгосрочную перспективу, а чтобы она была достигнута, нужно внедрить программу работы с учебными заведениями профильного типа. Программу выделяют в отдельный проект, к которому подключаются специалисты, занимающиеся подбором и обучением персонала. Перед специалистами ставятся следующие задачи:

  • определиться с учебными заведениями;
  • разработать для учебных заведений рекламные материалы и презентации;
  • подготовить процедуру по отбору и оценке работников-стажеров;
  • разработать программу стажировок;
  • продумать программу поддержки (наставничества) стажеров на период прохождения практики.

Денег на материальное поощрение сотрудников HR-службы не дают. Применяйте методы нематериальной мотивации


Сотрудникам службы по персоналу часто приходится принимать непосредственное участие в кроссфункциональных проектах, поддерживая тем самым другие направления бизнес-деятельности. Работы такого плана для HR-подразделения можно рассматривать и как продвижение функционального проекта в рамках общего дела, и как каждодневный труд — все зависит от того насколько велики объемы и уникальность решаемых задач. К примеру, деятельность с участием HR-ов в открытии нового филиала можно расценивать и как проект, и как рутинный труд. Поэтому будет правильнее финансовые траты по проекту заранее оговорить и выделить в отдельный бюджет.

Что можно позволить, имея в наличии отдельный бюджет на HR-проект:

  • аргументировать увеличение расходов подразделения по сравнению с предыдущим периодом;
  • добиться получения корректных показателей в работе с проектом и в основной деятельности;
  • сделать максимально прозрачным использование выделенных средств.

Проекты могут быть текущими или инвестиционными. Текущие проекты предполагают некоторые изменения, оказывающие положительное воздействие на операционную деятельность: в результате расходы уменьшаются, повышается качество, в работе используются новые технологии. Например, проект по формированию и развитию HR-бренда, что позволит привлечь лучших профессионалов, повысить лояльность сотрудников.

Инвестиционный проект предполагает формирование актива, который окупится со временем. Примером может служить внедрение системы электронного обучения персонала (e-learning) в подразделениях и филиалах компании в других регионах: окупаемость использованных на установку системы и ее поддержание финансовых трат наступает за время эксплуатации (в течение 5 и более лет). Система поможет сэкономить на командировках связанные с очным обучением, при этом эффективность электронного обучения сотрудников будет равна обучению в аудитории.


Бюджет на персонал с нуля: как составить и защитить перед руководством компании


Отличия бюджета проектов от бюджетов операционной деятельности:

  • бюджет проекта выделяют под определенную цель, у которой есть свои показатели эффективности, отличные от действующих в организации KPI;
  • расходование бюджетных средств привязано к графику проекта.

Оба бюджета – и операционный, и проектный – могут иметь совпадения по статьям расходов (табл. 2).

Таблица 2. Основные статьи HR-бюджета

Payroll

Фонд оплаты труда

Employee Benefits

Бенефиты и льготы сотрудникам

Medical Support

Медицинские осмотры, предварительные и периодические

Recruitment

Подбор персонала

Training

Обучение персонала

Special Programmes

Специальные программы (праздники, награждения и прочее)

Client & Guest Entertainment

Материальные для проведения встреч

Stationery, paper

Канцелярские материалы

Furniture and Fixtures

Мебель и оборудование

Travel

Командировочные расходы

Communications

Мобильная связь, почтовые расходы

Cons Services

Консультирование и аудиторские услуги

В разных организациях HR-бюджеты могут различаться как по наполнению, так и по степени детализации. Некоторые компании функции по формированию фонда оплаты труда отдают финансовой службе, траты на медицинские осмотры сотрудников являются составной частью бюджетов функциональных подразделений и так далее. Существуют компании, в которых годовой HR-бюджет строго фиксирован, и основной задачей HR-руководителя является распределение этих средств по периодам и статьям расхода.


Важно

Вне зависимости от правил формирования, HR-бюджет должен иметь грамотное обоснование. Чем больший объем информации собирают и анализируют в процессе функционирования службы, тем больше доказательств для бизнеса в конкретных цифрах, подтверждающих рост эффективности от инвестиций в развитие сотрудников компании.


Основные статьи, по которым формируется бюджет HR-службы и примеры их обоснования

HR-бюджет на фонд оплаты труда

Расчет фонда оплаты труда (ФОТ) исполняется уже после того, как функциональными руководителями утверждена численность работников на планируемый период. Для обоснования размера оплаты труда по каждой категории работников используется метод бенчмаркинга. Занимаясь подготовкой бюджета по зарплате, следует по максимуму собрать доступные данные: региональные и отраслевые обзоры уровня заработных плат, воспользоваться прямой информацией конкурирующих компаний. Для правильного обоснования планируемого фонда оплаты труда необходимо сравнить и проанализировать размер оплаты труда и социальный пакет.

В том случае, если уровень зарплат ниже рыночного, увеличится текучесть персонала, лояльность его соответственно уменьшится, а в итоге упадет производительность труда. Заработная плата, которая превышает уровень среднерыночных зарплат, экономически обоснована лишь для привлечения и последующего удержания ключевых и перспективных работников.

Вебинар 25 января "Подбор руководителей среднего и высшего звена: какие еще компетенции, кроме профессиональных, важны"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Понимание истинной мотивации сотрудника, претендующего на роль руководителя – ключ к прогнозу дальнейшего сотрудничества с работодателем
  2. «Рабочий интеллект»: вариативность мышления + способность к восприятию и анализу информации
  3. Модели поведения и ценности кандидата и их соответствие ожиданиям компании - важное условие для успешной адаптации и работы руководителя в компании
  4. Важные метапрограммы: внутренняя или внешняя референция, процесс или результат, достижение или избегание?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

В (табл. 3) показано, из чего складывается фонд оплаты труда.

Таблица 3. Составляющие фонда оплаты труда

Payroll related

Относящиеся к фонду оплаты труда

Рассчитывается

Employee Salary Expense

Оклады, тарифные ставки

Путем умножения часовой/ дневной ставки на количество планируемых рабочих часов/ дней в периоде

Monthly Bonus

Месячная премия

В зависимости от принятой в компании системы материального стимулирования пропорционально планируемому рабочему времени и плановым показателям деятельности в период

Year-end Bonus

Премия по итогам года

В соответствии с политикой премирования, принятой в компании

Employee benefits other

Другие премиальные выплаты

В соответствии с политикой премирования, принятой в компании

Overtime, night time

Оплаты за работу в выходные праздничные дни, доплата за работу в ночное смены и т. п.

Только для сотрудников, к которыми это применено в соответствии с графиком работы

Contract Labour

Работа по гражданско-правовому договору

Payroll Taxes

Налоги на заработную плату

В соответствии с законодательством РФ

Стоит предусмотреть возможность изменений фонда оплаты труда, например:

  • повышение оплаты труда, если оно запланировано (в расчете как отдельным работникам, так и по всему персоналу), учитывая принятую в компании практику повышения зарплат — на размер инфляции, в соответствии с результатами ежегодной оценки и тому подобное; внести его в расчет с планируемой даты;
  • замещение на период отпуска сотрудников, если это необходимо по условиям бизнеса; внести данные по оплате труда замещающих;
  • сокращение численности работников — нужно рассчитать затраты на выплаты компенсаций при сокращении штата и подобное.

Подобным образом можно рассчитать бюджет бенефитов и льгот (табл. 4). Аналогично рассчитывается бюджет фонда оплаты труда проекта. Отличия чаще всего связаны с применением системы премирования, отличной от принятой в организации.

HR-бюджет на подбор персонала

В статью расходов на подбор сотрудников входят средства, затраченные на привлечение и наем кадров, а также средства на оборудование новых рабочих мест. Связанный с подбором расчет затрат отражает реалии процесса — стоимость рекламы в источниках привлечения кандидатов и потребность в найме:

  • замещение уволившихся сотрудников равно планируемая штатная численность, помноженная на коэффициент текучести за период;
  • планируемое количество вакансий = новые вакансии замещение уволившихся сотрудников;
  • стоимость подбора на одного работника = (затраты прошлого года на подбор /количество подобранных сотрудников) x коэффициент инфляции;
  • бюджет на подбор персонала = планируемое количество вакансий x стоимость подбора на одного работника, стоимость оборудования нового рабочего места x планируемое количество новых рабочих мест.

В том случае, когда в подразделении учет детализируется в соответствии с категориями персонала, расчет нужно делать на каждую категорию работников.

В расчет бюджета проекта к затратам при подборе персонала нужно дополнительно включить расходы, связанные с оплатой работы рекрутеров, средства на командировки (если необходимо), траты на аренду помещений, приобретение бланков, анкет и так далее.

HR-бюджет на обучение персонала

Занимаясь планированием затрат, связанных с обучением персонала, следует учитывать активное сотрудничество с руководителями подразделений. В зависимости от планируемого вида обучения оценивается эффективность расходов:

1. Обучение новым формам, подходам и методам деятельности, освоение новых технологий и оборудования, преследующих цель повысить качество услуг, снизить потери.

2. Обучение кадрового резерва с целью максимально снизить затраты при подборе новых работников в адаптационный период.

3. Обучение сотрудников, определяемое законодательно и находящееся под контролем органов Ростехнадзора с целью уменьшить возможные риски; обеспечить производственную безопасность; а также повысить меры охраны труда, связанные с безопасностью в энергетической, экологической и пожарной сферах деятельности персонала.

Определяя эффективность большинства видов обучения, применяют критерий экономической оценки результативности — эффективность инвестиций в HR:

ROI (коэффициент возврата инвестиций) = (доходы — затраты) / затраты x 100%.

Под доходами следует понимать экономический эффект от обучения. Это и увеличение числа продаж, рост объемов выручки, оптимизация численности, сокращение затрат в стоимостном эквиваленте. К затратам относят все издержки, которые напрямую связаны с процессом обучения. Превышающий 100% планку показатель ROI, свидетельствует о наличии положительного экономического эффекта.


Чтобы HR-менеджеры мыслили бизнес-категориями. Научите оценивать, как работа влияет на показатели компании


В чем заключается основная сложность расчета ROI? Применение данной методики не позволяет вычислить эффект от косвенных выгод, например, уменьшения сроков и повышения точности получения информации, роста лояльности сотрудников или клиентов. Можно привести другой пример: влияние обучения на рост продаж, которое можно рассчитать в стоимостном выражении, скорее всего, будет оспорено представителями маркетинговой службы, запустившей новый канал рекламы. Поэтому подсчет ROI делается в основном для наиболее дорогостоящих программ обучения.

Расчет отдачи инвестиций не лишен положительного эффекта, он побуждает службу персонала соответствовать требованиям бизнеса и с большей ответственностью использовать средства организации. Однако необходимы дополнительные трудозатраты и владение большим объемом информации. Поэтому компании чаще используют показатели, дающие общую характеристику состояния обучения и развития персонала.

Показатели оценки эффективности затрат на обучение персонала:

  • затраты на обучение в расчете на одного сотрудника;
  • количество часов обучения на одного сотрудника;
  • процент сотрудников от общей численности прошедших обучение;
  • общее количество учебных часов;
  • общие затраты на обучение по категориям персонала.

Определить бюджет на обучение можно путем сравнений планируемых затрат с расходами за предыдущие периоды, данными других компаний и поставленными целями.

Регламент процесса бюджетирования закрепляется соответствующим локальным нормативным актом, в котором определены принципы формирования и функционирования системы бюджетирования организации. Данным документом также определяется единая политика по формированию бюджетов подразделений. Один из экземпляров документа предоставляется для внимательного изучения HR-сотрудникам. С помощью акта устанавливаются сроки и порядок формирования бюджета HR-службы на следующий финансовый период.

Вам также пригодится материал: Нужно сделать обучение планомерным и контролируемым. Выясните, какие тренинги востребованы, составьте бюджет

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Бланк ввода бюджета.xls
  • Положение о службе персонала (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Регламент формирования бюджета.pdf


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Каким для вашей компании оказался год 2016?

  • Успешным! Повысились продажи, открыли новые офисы 27.27%
  • 50/50: в чем-то выросли, в чем-то надо улучшать показатели 36.36%
  • Стабильным! Основные показатели остались на прежнем уровне 22.73%
  • Пока рано подводить итоги. Для нас год еще не закончился 18.18%
Другие опросы

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль