Как составить профиль типовых должностей и упростить отчетность

307
Система категорий должностей — это ключ к оптимизации управленческих процессов в крупных компаниях, имеющих несколько подразделений. Она способна объединить действующие формы отчетности, упростить подбор персонала и сделать оргструктуру предприятия более рациональной. Категоризация должностей позволит снизить расходы и начать осознанно планировать HR-бюджет.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Зачем нужна система категорий должностей;
  • Как построить работу по категоризации должностей;
  • По каким принципам выделить категории и группы должностей в компании;
  • Как составить профиль типовых должностей.

Зачем нужна система категорий должностей

Категоризация должностей, как правило, применяется в крупных компаниях для оптимизации управленческих процессов. Довольно распространенная в современном бизнесе методика грейдинга позволяет сгруппировать имеющиеся позиции по определенным критериям, сопоставляя их значимость для предприятия с ценностью работы не рынке.

Система категорий должностей позволяет сделать управленческие процессы организации более эффективными. Она оказывает влияние на подбор персонала, управление мотивацией, обучение сотрудников, порядок оплаты труда.

Действенность подобной методики легко наглядно показать на примере большого холдинга, объединяющего компании с разной специализацией. Несмотря на то, что каждая из них имеет свои особенности в области управления персоналом, корпоративной культуры, принципах распределения финансов, введение системы категорий должностей позволяет определить, насколько аналогичные позиции в разных организациях идентичны по своему функционалу и степени ответственности.

К основным задачам грейдинга относят:

  • Выделение категорий должностей с разной мотивационной структурой;
  • Предотвращение дублирования функций и структурирование иерархии;
  • Определение профессиональных требований при отборе персонала.

Таким образом, можно выстроить рациональную иерархию, позволяющую принимать ответственные управленческие решения, соответствующие целям и задачам бизнеса.


Как разработать стройную систему материального вознаграждения. Введите грейды, сформируйте тарифные сетки


Как построить работу по категоризации должностей

Первой этапом в построении системы категорий должностей в компании должен стать анализ существующей ситуации. Для этого необходимо создать рабочую группу, состоящую из представителей разных структурных подразделений и возглавляемую директором по персоналу. К участникам группы могут относиться: HR-менеджеры всех уровней управления (от головной организации до дочерних предприятий); IT-специалисты, финансисты, управленцы.

Следует разделить обязанности между участниками в соответствие с их компетенцией. Так специалисты в области HR отвечают за постановку задач, анализом данных, внедрение системы категорий должностей, создание прикладных методик. Управленцы в финансовой сфере несут ответственность за интеграцию нововведений в управленческую и финансовую отчетность. Что касается директора по персоналу, его задача — скоординировать работу группы, привлечь представителей разных подразделений для работы над проектом, презентовать результаты разработки руководству.

Для продуктивной работы ответственной группе потребуется всеобъемлющая информация о структуре компании, ее подразделениях, существующих в них должностях, объеме полномочий и функциональном наполнении каждой из них. Важными объектами анализа являются порядок мотивации и обучения персонала, принципы взаимодействия подразделений и отдельных сотрудников. Для последующей разработки системы категорий должностей нужно изучить существующую иерархию вне зависимости от названия позиций в разных подразделениях.

К документам, содержащим важные для анализа данные, можно отнести:

  • должностные инструкции;
  • штатное расписание;
  • положения об обучении персонала;
  • положения о мотивации и соцпрограммах;
  • документы, регулирующие нормирование затрат;
  • положение о подразделениях.

Таким образом, объектами исследования становятся оргструктура предприятия, существующие статусные группы и их взаимодействие, политика организации в области HR,

По каким принципам выделить категории и группы должностей в компании

Следующим этапом работы можно считать определение принципов, позволяющих выделить категории должностей их группы, произвести грейдирование. Особенно важным на этом этапе считается выбор факторов, которые являются наиболее значимыми для определения ценности той или иной позиции. Число подобных критериев может разниться в зависимости от специфики организации и целей анализа. Следует, однако, учесть, что недостаточное количество факторов сделает анализ не показательным, а излишнее — усложнит обработку полученных результатов. Оптимальным считается использование 6 – 8 критериев.

Ценность каждой существующей в компании должности определяется тем, насколько результаты труда сотрудника на данной позиции влияют на прибыль организации в целом. В этот критерий входят такие показатели как сложность работы, требования к квалификации, необходимость наличия профессионального опыта, уровень ответственности за принимаемые решения, место в иерархии и организационной структуре. При этом ценность той или иной позиции, определяемая многими факторами, не зависит от профессиональных и личностных качеств занимающего ее сотрудника.

Среди распространенных методик, применяемых при разработке системы категорий должностей, можно выделить следующие:

  • Система грейдов

Данный метод иначе называют методом направляющих профильных таблиц Эдварда Хея. В его основе лежит комплекс факторов, позволяющий произвести оценку должностей и повысить соответствие уровня оплаты труда решаемым задачам.


Внедряем систему грейдов: сколько уровней делать. Как превратить систему в фактор мотивации


  • Качественный метод ранжирования должностей

Предоставляет собой сравнение должности с общепринятыми для нее стандартами.

  • Точечный метод ранжирования должностей

В качестве критериев используются компенсационные факторы, которые зависят от стратегии компании в той или иной сфере.  Факторы распределены по шкале и показывают, насколько данная позиция влияет на реализацию стратегии.

  • Метод парного сравнения

Методика предполагает сравнение должностей и выявление значимости каждой при сопоставлении с другими.

Отметим, что при разработке системы категорий должностей целесообразно применять совокупность методик. При этом их выбор должен соответствовать количеству и качеству существующих позиций.

Как составить профиль типовых должностей

Вводим категории должностей: как составить профиль типовых должностей и упростить отчетностьПрофиль должности — это описание необходимых для той или иной позиции компетенций,  профессионального опыта, а также анкетных данных. Разработка системы категорий должностей включает создание профилей типовых позиций компании.

На первом этапе необходимо выделить позиции со сходным функционалом и установить для них факторы различия. Позиции со сходными параметрами объединяют в соответствующие группы. Для каждой из них нужно описать требуемые навыки и знания, меры ответственности и критерии оценки результатов. Зачастую для этого составляется локальный справочник, содержащий описание функционала различных групп.


Принимаете заявки на подбор, составляете портрет кандидата, а приходят не те? Создайте профиль должности, чтобы подбирать тех, кто нужен


На следующем этапе работы вводятся категории должностей в зависимости от уровня ответственности и степени их влияния на реализацию целей и задач бизнеса. На данной стадии станет очевидной необходимость использования новых критериев оценки внутри определенных ранее групп. Таким образом, в них могут образоваться подуровни. Получившиеся в результате структурированного анализа подвиды будут являться итоговыми категориями должностей.

Отметим, что разработанную систему можно сделать более точной, добавив такие критерии как уровень риска масштаб бизнеса в целом.

Одной из финальных стадий работы становиться составление профиля типовых должностей. Так как проделанная работа позволяет оперировать вполне определенными характеристиками, появляется возможность оценить позиции по степени выраженности каждой из них. Характеристиками могут выступать должностные факторы (уровень ответственности и масштаб бизнеса) и компетенции (образование, стаж, профессиональные компетенции, управленческие навыки, знание бизнеса). Далее следует определить максимальную степень выраженности каждого фактора. Перенесенные на график, эти показатели будут представлять профиль типовых должностей каждой категории.

Работа над системой категории должностей завершается созданием такого локального документа как «Политика учета и категоризации должностей». В данном документе должны быть описаны основные принципы отнесения каждой позиции к определенной категории. Также необходимо дать расшифровку использованных при разработке критериев.

Вебинар 12 апреля "Создание и развитие успешной команды в сложных экономических условиях"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Практики командообразования серьёзно меняются в последние 2-3 года. Создание и управление командами в компаниях становятся более нацеленными на увеличение эффективности, практикоориентированными, совмещенными с проектами компании. На мероприятии мы обсудим новые принципы работы с командами, такие, как: динамическая оценка, событийное научение, взаимные тренировки, метод маленьких глотков, вовлеченность в обучение, self-коучинг и сквозное командообразование

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Впоследствии учет в компании необходимо привести в соответствие с данным документом. Изменения могут коснуться порядка назначения окладов и поощрений, социальных программ, кадрового учета.


Более подробно о разработке системы категории должностей, этапах работы по категоризации должностей, принципах объединения должностей в компании в группы, составлении профиля типовых должностей, методиках грейдирования персонала в современном HR менеджменте, читайте в других материалах журнала «Директор по персоналу»:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о службе персонала (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение об оценке персонала (бланк).pdf
  • Положение о кадровой политике организации.pdf


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль