Метод моментных наблюдений для оптимизации численности персонала

153
В условиях кризиса перед многими работодателями встает вопрос оптимизации численности персонала с целью сокращения затрат. Но чем изменить эффективность работы того или иного сотрудника? Решить эту задачу поможет метод моментных наблюдений, использующийся при нормировании трудовых процессов.

Из статьи вы узнаете:

  • В чем особенности метода моментных наблюдений;
  • Как провести исследования трудозатрат с помощью метода моментных наблюдений;
  • Как использовать результаты исследований методом моментных наблюдений для повышения эффективности труда персонала.

Что такое метод моментных наблюдений

Этот метод позволяет определить затраты рабочего времени, то есть, сделать анализ рабочего дня и выявить фактическую загруженность работников, с его помощью также можно определить, какова степень загруженности оборудования, установленного в компании. Характерной особенностью метода моментных наблюдений является отсутствие необходимости в постоянном присутствии наблюдателя — свои замеры он делает через случайные интервалы времени, появляясь на рабочих местах периодически. При этом анализировать структуру рабочего времени можно одновременно на нескольких объектах. Основывается метод моментных наблюдений на теории вероятности, согласно которой, условием объективности и достоверности полученных результатов является большое количество замеров. При этом затрачиваемое рабочее время регистрируется не в абсолютных величинах (минуты, часы), а в моментах выполнения той или иной операции.

К преимуществам метода моментных наблюдений по сравнению с традиционным хронометражем и фотографией рабочего дня можно отнести отсутствие психологического давления на работников, оказываемого постоянным присутствием наблюдателя, и меньшими трудозатратами при высокой достоверности получаемых результатов (таблица ниже).

Метод моментных наблюдений для оптимизации численности персонала

Этапы проведения измерений по методу моментных наблюдений

Для того чтобы сделать выводы с помощью метода моментных наблюдений, необходимо провести три этапа исследования: подготовка, проведение измерений, обработка и анализ их результатов.

Мы рассмотрим пошаговый алгоритм действий по каждому из этих этапов на реальном примере — работы коммерческой службы промышленного предприятия. Эта служба, во главе которой стоит коммерческий директор, состоит из отделов:

  • материально-технического снабжения, состоящего из 6 человек, включая руководителя;
  • продаж, состоящего из 5 человек, включая руководителя;
  • логистики — 4 человека вместе с руководителем.

Работа этой службы вызывала нарекания руководства предприятия, поскольку было замечено, что часть рабочего времени ее сотрудники тратят на операции никак не связанные перед ними задач. Руководитель службы принял решение определить потери рабочего времени и минимизировать их с использованием метода моментных наблюдений.


Как не допустить, чтобы штат незаметно и необоснованно раздувался. 4 простых способа. Применяйте их регулярно!


Этап 1. Подготовка к проведению измерений методом моментных наблюдений

Шаг 1. Постановка цели — проанализировать эффективность использования рабочего времени сотрудниками отделов коммерческой службы.

Шаг 2. Определения объекта наблюдения — 12 человек сотрудников всех отделов, исключая руководителей.

Шаг 3. Расчет необходимого количества моментов наблюдений. Для расчета использовалась таблица, представленная ниже.

Метод моментных наблюдений для оптимизации численности персонала

К – удельный вес какого-то конкретного вида затрат рабочего времени в общем времени работы, это, по сути, вероятность того, что наблюдатель застанет сотрудника за выполнением рабочего задания, а оборудование — в рабочем состоянии. К находится в диапазоне от 0,05 до 0,9.

Р – допустимая величина относительной ошибки наблюдения (3–10%). Приняв изначально, что фактическая загрузка персонала службы К = 0,65 (65%), заданную точность установили в размере 5% в условиях массового стабильного производства. Таким образом, количество требующихся наблюдений (моментов) составило 430.

Метод моментных наблюдений для оптимизации численности персоналаШаг 4. Для расчета количества обходов рабочих мест количество наблюдений делится на количество сотрудников: 430 : 12 = 36 обходов.

Шаг 5. Расчет продолжительности обхода производится с учетом расстояния между рабочими местами (отделами службы) и с учетом времени на наблюдение, которое в данном случае принималось равным 1 минуте. Длина маршрута составила 60 м, которые наблюдатель проходит за 1,5 минуты. Добавив по 1 минуте за осмотр в каждом отделе, получим 1,5 + 3 = 4,5 минуты, которые потребуются на один осмотр.

Шаг 6. Определяем, сколько времени потребуется наблюдателю, чтобы произвести нужное количество замеров: 4,5 мин х 36 обходов = 162 мин. (2,7 часа).

Но здесь необходимо учесть, что замеры производятся в сфере умственного труда, характеризующегося небольшой долей типовых видов работы; интеллектуальными операциями, которые невозможно стандартизировать и измерить; колебаниями интенсивности труда в зависимости от времени недели и периода месяца. С учетом этого решено было провести измерения в течение пяти рабочих дней, три из которых приходились на начало, середину и конец рабочей недели, а два — на период пиковой нагрузки, который приходится на конец месяца. С учетом этого в выбранные дни необходимо было сделать:

36 обходов : 5 дней = 7,2 обхода.

Интервальные точки лучше распределять неравномерно, чтобы зафиксировать моменты злоупотребления времени, выделяемого на отдых: в начале и конце рабочего дня, перед и после обеденного перерыва. График измерений представлен в таблице ниже.

Шаг 7. Заполнение лицевой части бланка моментных наблюдений.

Бланк фотографии рабочего времени работников состоит из лицевой части и основной части.

Бланк наблюдений представлен на рисунке ниже.

Метод моментных наблюдений для оптимизации численности персонала


Как понять, мало или много работают сотрудники? Рассчитайте норму труда. Простые практичные способы


Этап 2. Проведение измерений по методу моментных наблюдений

Шаг 1. Выбор способа заполнения бланков наблюдений. Таких способов три: десятками, индексами категорий времени и индексами занятости. Для данного случая наиболее подходящим вариантом будет выбор индексов занятости: З — занят, Н — не занят, О — отсутствует на рабочем месте.

Шаг 2. В данном случае для повышения достоверности и объективности получаемых результатов, использовались камеры наблюдения, смонтированные на рабочих местах сотрудников. При заполнении бланков камеры наблюдения просматривались в ускоренном режиме, благодаря чему процесс удалось завершить за два рабочих дня.

Вебинар 25 января "Подбор руководителей среднего и высшего звена: какие еще компетенции, кроме профессиональных, важны"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Понимание истинной мотивации сотрудника, претендующего на роль руководителя – ключ к прогнозу дальнейшего сотрудничества с работодателем
  2. «Рабочий интеллект»: вариативность мышления + способность к восприятию и анализу информации
  3. Модели поведения и ценности кандидата и их соответствие ожиданиям компании - важное условие для успешной адаптации и работы руководителя в компании
  4. Важные метапрограммы: внутренняя или внешняя референция, процесс или результат, достижение или избегание?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Следует отметить, что в индексы занятости сознательно не был включен индекс «Отдых и личное время», поскольку в соответствии с действующими на предприятии правилами внутреннего трудового распорядка установлены два перерыва по 10 минут в 10:00 и 15:00.


Не часто ли сотрудники отвлекаются на личные дела? Эффективно ли работают? Чтобы понять, примените метод моментных наблюдений


Этап 3. Обработка результатов, полученных методом моментных наблюдений

Шаг 1. Выявление общего количества моментов

В соответствии с индексами занятости общее количество моментов распределилось таким образом: 430 = 268 (З) + 52 (О) + 110 (Н).

Соответственно, структура затрат рабочего времени составила: занятость работой — 62%, отсутствие на рабочем месте — 12%, незанятость — 26%. Фактический баланс рабочего времени представлен в таблице ниже.

Метод моментных наблюдений для оптимизации численности персонала

Шаг 2. Выводы, сделанные по результатам измерений методом моментных наблюдений

Фактические потери рабочего времени в данном примере составили 26%, что является резервом, который можно задейстовать при более рациональной организации труда в рассматриваемых отделах. Кроме того, обоснованность отсутствия сотрудников «по служебной необходимости» руководителями не проверяется, что также служит поводом отнести такие факты к необоснованным потерям рабочего времени. Кроме того, в периоды пиковой нагрузки четырем сотрудникам из двенадцати пришлось задерживаться для сверхурочной работы.

Шаг 3. Мероприятия разработанные по результатам использования метода моментных наблюдений

План мероприятий, составленный по результатам проведенных наблюдений, представлен на рисунке ниже.

Метод моментных наблюдений для оптимизации численности персонала

Как видим, метод моментных наблюдений вполне можно применять для оценки трудозатрат «белых воротничков», при небольших временных затратах он позволяет получить полную и достоверную картину рабочего дня, выявить проблемы и принять меры по их решению.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Численность персонала.xls
Доступно только подписчикам
  • Список сотрудников, увольняемых при сокращении численности.doc
  • Предложение перевода на другую работу в связи с сокращением численности или штата.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Каким для вашей компании оказался год 2016?

  • Успешным! Повысились продажи, открыли новые офисы 27.27%
  • 50/50: в чем-то выросли, в чем-то надо улучшать показатели 36.36%
  • Стабильным! Основные показатели остались на прежнем уровне 22.73%
  • Пока рано подводить итоги. Для нас год еще не закончился 18.18%
Другие опросы

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль