Как организовать систему подбора в компании с нуля

3131
Представляем вашему вниманию новый вебинар о том, как с нуля организовать в компании систему подбора персонала. В материале вы найдете видео и презентацию спикера семинара – Айгюн Курбановой.

Айгюн Курбанова,
начальник подгруппы - руководитель направления корпоративного актива, председатель корактива Московского аэропорта "Домодедово" (DME)

Как организовать систему подбора в компании с нуля

План вебинара:

  • Порядок расчета потребности в новых сотрудников: Планирование подбора (долгосрочное и краткосрочное). Воронка подбора. Расчет сроков подбора персонала. Порядок расчета нагрузки на рекрутера.
  • Порядок подбора персонала: Профиль должности, заявка на подбор чем отличаются и для чего нужны. Источники подбора персонала. Проведение интервью (виды интервью, порядок проведения). Проверка рекомендаций финальных кандидатов. Job offer- функция, форма.
  • Порядок оценки эффективности системы подбора в компании: KPI подбора / Качество подбора (обратная связь от соискателей)
  • Системы автоматизации подбора персонала
  • Формализация подбора персонала в компании – документы по подбору персонала.

Подбор персонала – самая востребованная у работодателя HR-функция. Как правило, если в компании нет службы персонала, то первая функция, которая появляется, как раз посвящена поиску и набору сотрудников. Вначале приведем вот такую интересную статистику:

  • 10 % вакансий не имеют шанса быть закрытыми;
  • 20% вакансий размещаются на сайтах не с целью найти работников;
  • 40% работодателей ищут вовсе не тех, про кого пишут в объявлениях;
  • 70% откликов не успевают просматриваться работодателями;
  • 90% компаний жалуются на то, что найти нормальный персонал невозможно.

Что ждет компания от службы персонала?

В сторону HR-департамента поступают разные запросы. Рассмотрим ожидания основных заинтересованных в помощи службы персонала сторон.

Акционеры ждут от службы персонала:

  • Снижения затрат;
  • Повышения эффективности;
  • Рентабельности от вложений в персонал;
  • Участия в достижении бизнес-целей компании.

Менеджмент хочет от HR-департамента:

  • Наличия персонала (работы по привлечению и удержанию сотрудников);
  • Соответствия уровеня персонала задачам подразделения и бизнеса в целом (здесь задействованы функции оценка и обучения работников);
  • Мотивированности персонала;
  • Прозрачности работы HR службы;
  • Защищенности бизнеса в вопросах трудового права;
  • Разделения коллективом ценностей компании;
  • Формирования и поддержания HR-бренда – имиджа работодателя;
  • Участия в достижении бизнес-целей компании.

HR-отдел в компании зачастую воспринимаются как закрытая структура. Все знают, что есть такое подразделение, но чем оно занято, каковы его цели, какими инструментами они достигаются, никто не знает. Именно поэтому менеджмент компании ждет от службы персонала не толькообеспечения организации сотрудниками должной квалификации, но и прозрачности работы.

Коллектив ждет от службы персонала:

  • Достойный уровень доходов + соцпакет;
  • Признания заслуг;
  • Наличия системы обучения и развития;
  • Удовлетворения от работы;
  • Прозрачности системы работы;
  • Формирование и поддержание корпоративной культуры.

Многие из перечисленных выше ожиданий закрываются с помощью подбора. От того, насколько правильно, корректно подберете сотрудника, насколько его ценности будут соответствовать ценностям компании, система мотивации – стимулам, которые может предложить организация, квалификация – целям и задачам бизнеса и подразделения, настолько можно будет судить о том, справляется ли HR-департамент со своей работой; отвечает ли ожиданиям акционеров, менеджмента и команды сотрудников.

Как организовать систему подбора в компании с нуля

Стратегия подбора персонала должна исходить из стратегии компании: что хочет работодатель, каковы его планы на развитие бизнеса, куда организация движется. Например, у компании может быть стратегия агрессивного завоевания рынка или, наоборот, максимальной экономии ресурсов. Или, быть может, организация хочет набрать самых квалифицированных специалистов рынка (ведь именно от уровня сотрудников, их компетенций и навыков во многом зависит успех бизнеса). От общей стратегии компании будет зависеть HR-стратегия, которая влияет и на стратегию подбора персонала.

Система управления персонала как функция компании состоит из множества подсистем. И подбор сотрудников – одна из них. В организации может не быть системы оценки и повышения квалификации, но кадровое делопроизводство и подбор – две основные HR-функции, которые обязательно есть в любой компании. И даже в кризис они максимально востребованы.

Как организовать систему подбора в компании с нуля

Рекрутер – это представитель, лицо компании. И оттого, как он продаст организацию соискателю, как расскажет о ее преимуществах, насколько верно передаст ожидания бизнеса, корпоративные ценности, зависит бренд работодателя на рынке труда. И это тоже нужно учитывать при построении системы подбора персонала.

Что такое подбор персонала?

Основной целью подбора персонала является своевременная и в нужном количестве комплектация компании эффективно работающим персоналом для достижения стратегических и тактических целей. Ниже приведен оптимальный порядок формирования системы подбора в компании. Его можно использовать и в ситуации, когда организация только создается, и вы выстраиваете HR-бизнес-процессы с нуля, в том числе процесс по подбору сотрудников.

Порядок построения системы подбора в компании

  • Аудит;
  • Стратегия;
  • Регламентация;
  • Персонал (подбор и обучение);
  • Внедрение / Автоматизация;
  • Итоги.

Сначала нужно посмотреть, как было, в чем плюсы и минусы существовавшей системы подбора персонала. Затем нужно сформировать и защитить новую стратегию подбора персонала (перед акционерами, менеджментом). И после происходит регламентация процессов, которые вы описали в стратегии. Занимаемся подбором и обучением сотрудников, следим, насколько успешно новые работники вливаются в коллектив, какие-то процессы автоматизируем. И после необходимо подведение итогов.

Этапы построения системы подбора персонала

Ниже последовательно рассмотрены этапы построения системы подбора персонала в компании – от аудита до подведения результатов. На каждом из этапов приведены конкретные действия, которые нужно предпринять HR-департаменту.

1. Аудит

  • Запрос заказчика;
  • HR-стратегия;
  • Опрос руководителей;
  • Анкетирование сотрудников;
  • Что есть сейчас (чеклист);
  • KPI подбора;
  • SWOT анализ.

2. Разработка и защита стратегии

  • Что хотим?
  • Что для этого делаем?
  • Как мы поймем что достигли цели?
  • Какие ресурсы нам нужны ?

3. Описание бизнес процессов и регламентация

  • Блок-схемы
  • Описание процессов
  • Регламенты по основным процессам
  • KPI

4. Подбор и обучение персонала HR-службы

  • Внутренние тренинги
  • Наставничество
  • Стажировки
  • Внешнее обучение

5. Внедрение / Автоматизация

6. Подведение итогов

Принципы подбора персонала

Для пострения эффективно работающей системы подбора персонала в компании рекомендуем использовать следующие принципы подбора персонала:

  • Планирование персонала осуществляется таким образом, чтобы заблаговременно учесть потребности бизнеса в росте персонала требуемой квалификации.
  • Планирование найма персонала происходит на долгосрочной и краткосрочной основе. Долгосрочная потребность определяется бизнес-планом, краткосрочную потребность определяют руководители подразделений в ходе оперативного мониторинга распределения ресурсов по бизнес-проектам и наполняемости рабочих мест.
  • Подбор осуществляется с использованием открытых источников информации.
  • Подбор осуществляется с соблюдением принципов непредвзятости, объективности в отношении кандидатов.
  • Подбор осуществляется исключительно на конкурсной основе в целях обеспечения максимального соответствия требованиям, указанным в Заявке на подбор персонала

Методы подбора персонала

Основные методы подбора персонала, к которым прибегают рекрутеры в настоящий момент: 

  • Скрининг
  • Рекрутинг
  • EXECUTIVE SEARCH
  • HEADHUNTING

Для позиций специалистов, как правило достаточно, изучения резюме или скрининга. Для топовых позиций больше подходит хэдхантинг и executive search. В зависимости от потребностей и целей компании на набор персонала вы можете сочетать те или иные методы подбора.

Матрица принятия решения (прием / увольнение)

Акционер

Генеральный директор

Финансовый директор

Директор по персоналу

....

Генеральный директор

И, У

Финансовый директор

И, С

И, У

.....

….

….

…..

Менеджер по персоналу

И

И, У

Порядок расчета потребности в новых сотрудниках:

  • План подбора (годовой / квартальный / ежемесячный)
  • Воронка подбора
  • Расчет сроков подбора персонала
  • Порядок расчета нагрузки на рекрутера

План подбора на год

  • Планировать работу службы персонала
  • Планировать расходы (бюджет)
  • Планировать работу с кадровым резервом компании

Подразделение

Должность

Обоснование

Январь

Февраль

Март

Департамент продаж

Менеджер по продажам

Высокий сезон, стандартная текучесть

0

0

3

Транспортный отдел

Водитель -экпедитор

Текучесть

2

1

1

  • Показатели текучести персонала подразделения в Компании/в среднем по отрасли;
  • Сезонные изменения рынка труда, снижение и увеличение активности на рынке труда;
  • Планирование сотрудниками подразделений отпусков по уходу за ребенком;
  • Увеличение / уменьшение рабочих мест в соответствии со стратегией компании
  • Освобождение должностей в результате реализации программы работы с кадровым резервом;
  • Планы развития подразделения;
  • Показатели эффективности действующих сотрудников подразделения
  • Экономическая ситуация в стране

Руководитель подразделения и HR несут ответственность за предоставленный план подбора персонала!

Расчет сроков подбора персонала

(Кслож + Кпр) / 2 * Кподб

где

  • Кслож - коэффициент категории сложности подбора
  • Кпр - коэффициент приоритетности подбора
  • Кподб - категория подбора (количество дней).

Коэффициент категории сложности

Категория сложности

Обоснование

Повышающий коэффициент

1

Низкая категория сложности: уровень заработной платы соответствует среднерыночным, количество соискателей достаточное, требования к кандидатам стандартные

1

2

Средняя категория сложности: встречаются определенные сложности при закрытии вакансии

1,5

3

Высокая категория сложности: сотрудники узкой специализации; поиск уникального специалиста; заработная плата ниже среднерыночного уровня; плохие условия труда

2

Коэффициент приоритетности

Приоритет

Обоснование приоритета

Понижающий / Повышающий коэффициент

1

Вакансия срочная и важная, необходимо закрыть в кратчайшие сроки: некому передать дела; обслуживание главного бизнес-процесса Компании

0,5

2

Вакансию необходимо закрыть в стандартные сроки (ищем вместо работающего сотрудника или сотрудник заранее сообщил об уходе из Компании)

1

3

Вакансия на перспективу, мониторинг рынка труда, срочной потребности в вакансии нет

1,25

Категория подбора

Категория подбора персонала

Стандартные сроки закрытия вакансий

1

Массовый подбор

30 дней

2

Специалисты

45 дней

3

Руководители

60 дней

Пример расчета: (2 + 0,5)/2*60= 75 дней

Воронка подбора

1.Своевременное закрытие вакансий
2.Расчет нагрузки на рекрутера
3.Оптимизация процессов (конверсия на каждом этапе)Как организовать систему подбора в компании с нуля
4.Общение с заказчиком на понятном ему языке

Наглядно видно:

1.Эффективность работы по каждой вакансии
2.Эффективность каждого рекрутера
3.Эффективность работы с заказчиками

Процесс

Время (мин)

Написать и разместить объявление

60

Просмотр 100 резюме

100*1=100

30 звонков

30*10=300

10 встреч

10*60=600

3 финалиста

3*120=360

1420 мин=24 часа

Расчет нагрузки на рекрутера

Как организовать систему подбора в компании с нуля

Компетенции рекрутера

1.Высокий эмоциональный интеллект
2.Хорошее знание бизнеса, куда подбирается кандидат
3.Высокие аналитические способности
4.Отличные коммуникативные навыки (ведение переговоров с кандидатами различного уровня)
5.Быстрая и гибкая ориентация в нестандартных ситуациях
6.Умение быстро находить/выяснять любую необходимую информацию
7.Высокая стрессоустойчивость, уверенность в себе
8.Настойчивость, уметь убеждать

Порядок проведения подбора персонала

  • Заявка на подбор
  • Поиск кандидатов
  • Интервью
  • Согласование кандидата
  • Организация выхода на работу

Карта должности

В случае когда составляется заявка на новую должность, непосредственный руководитель совместно с HR службой готовит полный пакет документов, в соответствии с Картой должности, а именно:

  • Профиль должности
  • Должностные обязанности
  • План адаптации



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль