Как правильно сформировать HR-бюджет компании

355
При планировании расходов на персонал, внимание работодателя как правило сосредоточено на фонде оплаты труда. А такие статьи HR-бюджета, как обучение и развитие, рекрутинг, кадровое делопроизводство, могут просто не учитываться. Чтобы избежать внезапного дефицита ресурсов, до начала нового расчетного периода разработайте HR-бюджет компании с учетом ваших целей и потребностей.

В этой статье рассмотрим:

  • Как правильно посчитать затраты на персонал;
  • Как спланировать HR-бюджет;
  • Из каких разделов состоит HR-бюджет;
  • Какие непрофильные траты стоит включить в бюджет расходов на персонал;
  • Как защитить HR-бюджет перед руководством компании.

Как правильно посчитать затраты на персонал

Планирование расходов — одна из наиболее важных задач управленческого учета. Распределение ресурсов компании и прогнозирование ее затрат лежат в основе эффективного управления. Кадровый ресурс можно по праву считать одним из ценнейших для любой организации, который нельзя обходить вниманием при планировании денежных потоков организации.HR-бюджет

Планирование деятельности кадровой службы начинается с разработки HR-бюджета. Данный документ представляет собой план затрат на персонал, разбитых по статьям, на определенный период. Бюджетирование помогает заранее спрогнозировать, каких вложений потребует кадровая политика компании. Для того чтобы правильно посчитать затраты на персонал необходимо, в первую очередь, верно расставить приоритеты компании и определиться со стратегией ее развития. Нужно определиться с важнейшими целями и второстепенными задачами, определить их взаимосвязь.

Бюджетирование целесообразно начать с анализа затрат на персонал в прошлые отчетные периоды. Данный анализ поможет выявить закономерности в распределении ресурсов и определить проблемные участки. В анализе необходимо учесть как прямые кадровые расходы (заработную плату, премии и обязательные отчисления в фонды), так и оплату обучения персонала и командировок, размер социальных выплат.

HR-бюджет должен отвечать бизнес-целям компании в целом и соответствовать ежегодному плану работы с персоналом. Для эффективного распределения затрат необходимо обосновать важность каждой статьи расходов и целесообразность планируемого объема затрат.

Как спланировать HR-бюджет

Планирование HR-бюджета включает несколько этапов. Сроки реализации каждого зависят от специфики сферы деятельности предприятия и сложности ее организационной структуры. Кроме того, бюджетирование должно проводиться с учетом локальных нормативных актов организации.

Планирование затрат на персонал может осуществляться двумя способами. В первом случае используется принцип «сверху вниз», когда фиксированная сумма бюджета, выделенная руководством, распределяется между основными статьями расходов. В некоторых случаях целесообразно разрабатывать HR-бюджет по принципу «снизу вверх», т.е. сначала рассчитать необходимый бюджет, а затем защитить его перед руководителем.


Лучших HR-менеджеров надо превратить в HR-бизнес-партнеров. Кого назначить и как выстроить отношения с управленцами


Процесс разработки бюджета расходов на персонал необходимо разбить на несколько этапов. Это позволит не упустить важных деталей и тщательно проработать все статьи расходов. Подготовка HR-бюджет включает следующие этапы:

Определение статей расходов

Существует набор стандартных затрат на персонал, с которым вынуждена сталкиваться практически любая организация. Основными статьями традиционно считают выплату заработной платы и премий, отчисления в государственные фонды. Не стоит забывать и о затратах на поиск и подбор персонала. Кроме того, к числу бизнес-процессов, требующих финансовых вложений, можно отнести: развитие и обучение сотрудников, поддержание корпоративной культуры, формирование системы нематериальной мотивации, создание фонда социальной помощи.

Сбор данных по конкретным направлениям работы

При подготовке проекта HR-бюджета необходимо опираться не только на план работы с персоналом, но и на оперативную информацию, полученную от руководителей подразделений. Необходимо выяснить: планируется ли набор сотрудников; какие задачи требуют проведения рекрутинга; какие ожидания руководители возлагают на работников повышающих квалификацию или проходящих обучение; прогнозируются ли кадровые перестановки в данном подразделении; есть ли необходимость в развивающих программах для действующих сотрудников; необходима ли разработка программ адаптации для новичков и т. д.

Разработка проекта HR-бюджета

После того, как вся необходимая информация получена, ее необходимо свести в единый проект бюджета. В небольших фирмах составлением проекта может заниматься HR-служба. Крупным организациям целесообразно использовать децентрализованное планирование, когда расходные статьи формируются руководителями подразделений. На этом этапе важно провести согласование стратегических задач, чтобы избежать несогласованности действий.

Согласование и утверждение проекта

Бюджетный проект необходимо направить в финансовую службу для согласования. Только после этого документ отправляется на рассмотрение руководством компании.

Из каких разделов состоит HR-бюджет

Проект HR-бюджета целесообразно представить в виде двух основных разделов: краткого перечня статей расходов с их совокупной суммой и расшифровки каждой статьи с пояснениями. Важно, чтобы в документе прослеживалась целесообразность предполагаемого объема затрат.

Затраты на персонал можно классифицировать по их типу или по роду деятельности службы HR.

Как правило, HR-бюджет включает следующие разделы:

Фонд оплаты труда

Основная статья расходов, в которой учитывают заработную плату сотрудников. Может включать такие подстатьи как премии, страховые взносы и налоги, удерживаемые с ФОТ.

Социальные льготы и компенсации

К данной группе расходов относятся обязательные выплаты (по болезни, при рождении ребенка и т. п.) и льготы, предоставляемые компанией (материальная помощь, оплата питания, транспорта и мобильной связи, дополнительная медицинская страховка).


Нужно оценить работу HR-службы. Какой метод выбрать, чтобы показать ее эффективность


Охрана труда

Затраты на охрану труда также могут быть представлены отдельной статьей расходов. В эту категорию можно отнести закупку средств защиты, обучение персонала и дополнительные компенсации для работников вредного производства.

Подбор персонала

В эту статью включают вложения, необходимые для работы с кадровыми агентствами, размещения объявлений о вакансиях, аналитики состояния рынка труда, сотрудничества с вузами.

Обучение и развитие

Вебинар 29 марта "Выстраивание функции HR аналитики в компании"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Разработка ключевых HR-метрик компании
  2. Разработка нетипичных HR-метрик для выявления скрытых возможностей
  3. Связь HR-аналитики с бизнес-показателями всей организации. Как превращать данные в бизнес-решения.
  4. Аналитика HR бюджета для его оптимизации
  5. Исследование вовлеченности и решения на основе полученных данных

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Необходимо заранее заложить в HR-бюджет расходы на участие персонала в семинарах и тренингах, организацию внутреннего обучения, повышение квалификации, обучение необходимым техническим навыкам (работе с новым оборудованием и программным обеспечением), покупку профессиональной литературы, разработку программ развития. В качестве подстатьи в эту группу можно внести затраты, связанные с оценкой и аттестацией персонала.

Командировочные расходы

Ведение кадрового делопроивзодства

Кроме того, к проекту HR-бюджета необходимо приложить аналитическую записку с обоснованием тех или иных трат, пояснениями руководителей подразделений и данными о затратах на персонал в прошлые отчетные периоды.

Какие непрофильные траты стоит включить в бюджет расходов на персонал

К непрофильным тратам, которые включают в HR-бюджет, можно отнести все расходы компании, связанные с поддержанием корпоративной культуры, формированием системы нематериальной мотивации. К этой группе можно отнести:

Корпоративные мероприятия

Организация и проведение корпоративных праздников, конкурсов, соревнований требуют определенны затрат: аренда помещения, еда и напитки, подарки сотрудникам, выступления артистов, оплата работы агентств по организации праздничных мероприятий.

Подарки сотрудникам

Расходы на подарки к дням рождения сотрудников, памятным датам компании, государственным праздникам.


«Управляют персоналом все же линейные менеджеры и руководители. Иначе говоря, бизнес… У HR другая роль»


Именно эти затраты чаще всего становятся жертвами “оптимизации бюджета расходов на персонал”. Поскольку данные статьи считаются непрофильными, их безжалостно сокращают в кризисные периоды или в случае активного роста компании. Действительно, крупные расходы в сфере поддержания и продвижения корпоративной культуры часто бывают неоправданны. То же касается различных “имиджевых” затрат. Тем не менее, важность нематериальной мотивации и корпоративного духа сложно переоценить. Зачастую неофициальные мероприятия помогают сплотить коллектив, сформировать команду единомышленников. Это не значит, что нужно проводить ежемесячные выездные семинары, делать необоснованные вложения в тимбилдинг или нанимать дорогостоящих бизнес-тренеров. Оптимизацию можно провести, отдав часть непрофильной деятельности на аутсорсинг или решив данные проблемы силами компании, без привлечения специалистов извне.

Как защитить HR-бюджет перед руководством компании

Защита проекта HR-бюджет перед руководством проводится только после того, как соблюдены следующие условия:

  • видение необходимых расходов совпадает с точкой зрения основных линейных руководителей;
  • в проекте учтены все пожелания администрации предприятия;
  • сопротивление руководителей структурных подразделений максимально снижено;
  • ответственность в сфере кадрового управления разделена между HR-службой и главами подразделений.

Основными аргументами в пользу проекта HR-бюджета будут служить обоснованность расходов и обоснование их приоритетности для организации. В аналитической записке к проекту важно привести следующую информацию:

  • анализ исполнения бюджетов и запланированных мероприятий за прошлые отчетные периоды;
  • соответствие плановых и фактических затрат на персонал;
  • максимально конкретный план-график мероприятий;
  • расчет показателей, обосновывающих те или иные расходы;
  • обоснования увеличения или сокращения статей.

В качестве приложения к проекту HR-бюджета можно использовать статистику прошлых отчетных периодов, ресурсный план на следующий год, анализ текущих цен на услуги кадровых агентств, прогнозы динамики цен. Главное — оперировать максимально точной и достоверной статистической информацией.

В условиях современного бизнеса сложно представить себе успешную компанию, не уделяющую должного внимания планированию и прогнозированию. Аналитике подвергаются все аспекты деятельности: от производственных до финансовых. Кадровый менеджмент не стал исключением. Планирование расходов на персонал помогает верно распределить денежные потоки, статистические данные о затратах в прошлых отчетных периодах служат отличным показателем динамики развития кадрового ресурса, а своевременно разработанный HR-бюджет необходим каждой дальновидной компании, чтобы избежать непредвиденных расходов и дефицита ресурсов. Таким образом, бюджетирование в сфере HR становится своеобразным показателем уровня развития компании, ее эффективности.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция вице-президента по управлению персоналом (бланк).doc
  • Должностная инструкция руководителя структурного подразделения (бланк) .doc
  • Должностная инструкция специалиста по социальным программам (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция вице-президента по управлению персоналом (образец).doc
  • Должностная инструкция руководителя структурного подразделения (образец).doc
  • Должностная инструкция специалиста по социальным программам (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль