Как посчитать командировочные траты, если сотрудники останавливаются в квартирах?

100

Вопрос

Когда на совещании обсуждали, как можно сократить расходы на персонал, коммерческий директор как бы мимоходом, в шутку обронил фразу: «В командировках можно останавливаться у частных лиц, на квартирах. Гораздо дешевле, чем в отелях и гостиницах!» Генеральный директор ухватился за эту идею. Теперь все, кто в нашей компании отправляется в командировки, останавливаются на частных квартирах. Но из-за этого у HR-cлужбы постоянные трения с бухгалтерией. Она требует, чтобы мы заставили сотрудников подтверждать, что они действительно жили на квартире и потратили определенные деньги на оплату проживания. Причем бухгалтерия принимает не любые документы. Ей требуются такие, с помощью которых она отнесет затраты на проживание в расходы, то есть уменьшит на их сумму налогооблагаемую прибыль. Подскажите, что это должны быть за документы?

Ответ

Как следует из Налогового кодекса, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Какими документами можно подтвердить расходы на аренду квартир в командировке? Основным таким документом будет договор найма жилого помещения (ст. 674 ГК РФ). Просите сотрудников заключать с владельцами квартир, в которых останавливаются в командировках, такой договор. Его можно составить самостоятельно, типовые формы несложно найти в интернете. Главное, указать адрес, по которому находится квартира, ФИО и паспортные данные ее владельца, срок, на который квартира сдается вашему сотруднику, а также общую стоимость. Обе стороны – квартиросъемщик (ваш сотрудник) и арендодатель – должны расписаться.

Бухгалтерия может запросить также подтверждение, что лицо, указанное в договоре в качестве наймодателя, реальное, а не выдуманное. Им является ксерокопия паспорта этого лица.

Кроме того, нужно подтвердить, что ваш сотрудник действительно уплатил деньги за аренду квартиры. Документом, подтверждающим это, станет расписка владельца квартиры. Расписка пишется от руки в произвольной форме. Там должны быть указаны сумма, которую владелец квартиры получил от вашего сотрудника, паспортные данные владельца, адрес квартиры, дата.

И наконец, необходим еще один документ – подтверждающий, что жилое помещение, которое арендовал ваш сотрудник в командировке, на самом деле принадлежит лицу, указанному в договоре найма. Это может быть свидетельство о праве собственности. Поручите вашим сотрудникам делать такую ксерокопию.

Если снимают жилье через риэлтерскую компанию, потребуется договор оказания услуг, заключенный с риэлторами и выданный ими чек ККТ.

В пункте 1 статьи 252 НК РФ говорится также, что подтверждающими документами можно считать и  таможенную декларацию, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе. Пусть сотрудники приложат эти документы к тем, о которых говорилось выше, и проблем с бухгалтерским и налоговым учетом расходов на проживание в командировке на квартирах не будет. Кроме того, эти расходы, документально подтвержденные, не облагаются НДФЛ.

Вам могут быть интересны материалы:

Покупать подарки сотрудникам, выплачивать выходное пособие теперь можно смелее! Бухгалтерия уверенно отнесет затраты на это в расходы

Закон о заемном труде принят. Но это не радует HR-ов



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль