Количество сотрудников в компании: как рассчитать?

18583
ЧАБЫКИНА Лариса
Директор по персоналу
Дела у компании шли хорошо, доходы не разочаровывали, и, когда линейные руководители просили ввести новые должности, руководство не возражало. Постепенно штат увеличился более чем в два раза. Но, когда норма прибыли вдруг перестала расти, генеральный директор озадачился вопросом: «А действительно ли нам нужно столько сотрудников? Все ли загружены?» Разобраться в этом попросили Директора по персоналу.

Из материала вы узнаете:

  • Как рассчитать нормативную численность сотрудников компании;
  • Как выявить факторы, снижающие эффективность персонала;
  • О чем стоит помнить при расчете оптимальной численности сотрудников.

Когда дела у компании идут хорошо и доходы не разочаровывают руководителя, встает вопрос о расширении штата. Однако может случиться так, что норма прибыли перестает расти, несмотря на увеличенное количество работников. Именно в этот момент директору по персоналу необходимо понять, действительно ли нужен такой большой коллектив и все ли работники на самом деле загружены.

Для того чтобы выполнить данную задачу, директору по персоналу нужно рассчитать, какая численность персонала будет оптимальной для организации. При этом важно понять, что оптимальная численность – не синоним минимальной. Порой после расчета численности сотрудников, необходимых для эффективной работы компании, выясняется, что на самом деле нужно набирать новый персонал. HR-директору обычно сложно донести эту мысль до руководства, которое изначально заинтересовано в снижении затрат. При это все расчеты должны быть наглядными и логичными, а результаты убедительными.

Возможно, отраслевые нормы труда облегчат Вашу работу

Отраслевые нормы рассчитывают специализированные НИИ, там их обычно и приобретают. Специалисты НИИ выдают следующие показатели: какое количество времени необходимо сотруднику определенной специальности и квалификации на выполнение различных работ, а также, какое количество работников должно быть в конкретных отделах предприятий той или иной сферы деятельности.

Ряд норм указан в федеральных или муниципальных нормативно-правовых актах. Так, в постановлении Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» есть таблица с указанием работ и времени, которое нужно для их выполнения.

Отраслевые нормы можно использовать для собственных расчетов, либо просто ориентироваться на них. Однако данные расчеты разработаны далеко не для всех направлений деятельности, и если ваша компания занимается, к примеру, торговлей или работает в сфере услуг, то готовых норм для них найти не получится. В этой ситуации рассчитывать оптимальное количество сотрудников в компании придется самостоятельно.

Шаг 1. Определите нормативную численность сотрудников

Нормативная численность сотрудников вычисляется по формуле:

Н = V : (Фрв × Впл × Квн), где:

  • V – плановый объем работ (его можно получить у руководителей отделов);
  • Фрв – фонд рабочего времени на планируемый период. Обычно годовой фонд рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе – 2004 часа, а месячный – 176 часов;
  • Впл – плановая выработка на одного сотрудника, которую могут предоставить руководители подразделений;
  • Квн – плановый коэффициент выполнения норм. Определяется как отношение плановой выработки соответствующего периода текущего года к фактической выработке аналогичного периода предыдущего года. Эти данные также можно запросить у руководителей подразделений.

Расчет нормативной численности может произвести кто-то из специалистов HR-службы, воспользовавшись данной формулой.

Пример

В отделе продаж фирмы, производящей фланцы, трудились 15 человек. Руководитель компании решил, что необходимо сократить штат и поручил решить этот вопрос директору по персоналу. Для этого HR-директор использовал формулу Н = V : (Фрв × Впл × Квн).

В качестве планового объема работ (V) использовался показатель – объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2009 г. Он составлял 1 264 710 000 руб.

Фонд рабочего времени (Фрв) с января по ноябрь 2009 г. был равен 1803 часам.

Плановая выработка на одного сотрудника (Впл) на этот период равнялась 66 699 руб. Фактическая выработка за аналогичный период 2008 г. – 60 305 руб.

Плановый коэффициент выполнения норм (Квн) был вычислен так: 66 699 : 60 305 = 1,11. Полученные показатели HR-директор подставил в формулу и получил результат: 1 264 710 000 : (1803 х 66 699 х 1,11) = 9 человек. Действительно, штат отдела можно было сокращать, о чем специалист и сообщил руководителю компании.

Шаг 2. Скорректируйте нормативную численность, рассчитав численность штатную

Нормативная численность – это количество сотрудников в идеальных условиях, то есть без учета того, что кто-то из работников уходит в отпуск или на больничный. Отсутствующих сотрудников необходимо заменять, и чтобы рассчитать, сколько человек потребуется для замены, нужно вычислить штатную численность.

Формула расчета штатной численности

Шч = Н × Кн, где:

  • Н – нормативная численность сотрудников;
  • Кн – плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу. Он вычисляется по формуле: Кн = 1 + Дн, где Дн – доля нерабочего времени в общем фонде рабочего времени по производственному календарю. Рассчитывается как сумма часов невыходов сотрудника, поделенная на общее количество рабочих часов в указанный период.

Пример

После определения нормативной численности сотрудников отдела продаж (этот показатель равнялся 9), директор по персоналу занялся расчетом штатной численности. Для этого он определил, каков плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу (Кн) с января по ноябрь 2009 г. Для этого были использованы следующие данные:

количество нерабочих дней в год – 49 (28 дней плановых отпусков в соответствии с Трудовым кодексом + 7 дней (норматив отпусков без сохранения заработной платы) + 14 (норматив больничных) или 392 часа при 8-часовой рабочей неделе).

Доля нерабочих часов (Дн) в общем количестве рабочего времени составляет: 392 часа (невыходы на работу) : 1 803 часа (общее количество рабочих дней) = 0,22. Так, коэффициент невыхода на работу (Кн) в январе–ноябре равен 1 + 0,22 = 1,22. В результате штатная численность – 9 х 1,22 = 11 человек.

Шаг 3. Обратите внимание на структуру компании

Структура организации поможет определить возможные диспропорции между, например, числом руководителей и рядового персонала. Посчитайте, сколько основных сотрудников приходится на одного экономиста, юриста, бухгалтера, сколько подчиненных у линейных менеджеров.

Так, по нормам управляемости*численность сотрудников, которые напрямую подчиняются руководителю верхнего уровня, составляет 5 ± 2, а для руководителя среднего звена норма - 7 ± 2 подчиненных.

*Нормы разработаны, к примеру, в работах французского ученого В. А. ГРАЙКУНАСА и признаны классическими в области определения норм управляемости персоналом.

Внимательно стоит отнестись к заместителям руководителей. Введение этой должности имеет смысл только в ситуации, когда количество подчиненных превышает указанные нормы в 1,5 раза. Если у топ-менеджера в подчинении находятся пять человек, то есть нормы не превышены, то, возможно, стоит оптимизировать структуру отдела и сократить должность заместителя руководителя.

Безусловно, данные нормы, как и расчеты нормативной или штатной численности служат лишь ориентиром и призваны помочь обосновать свои выводы относительно структуры компании руководителю.

Схема. Оптимальная структура предприятия (фрагмент)

Какое количество сотрудников должно быть в компании?

Шаг 4. Выявите факторы, снижающие эффективность персонала

Если показатели нормативной и штатной численности сотрудников в компании в принципе соответствуют фактическому положению дел, необходимо определить, что влияет на эффективность персонала.

Для этого нужно проверить, не работают ли сотрудники компании впустую. Сделать это можно путем анализа работы разных отделов и ответив на вопросы:

  • Какие работы в компании не выполняются, хотя являются необходимыми для достижения поставленных руководством целей? Если такие работы будут обнаружены, скорее всего, понадобится расширение штата.
  • Какие работы в компании выполняются напрасно? Если такие работы выявляются, то, скорее всего, сотрудники, выполняющие их, должны быть сокращены.
  • Какие работы могут быть автоматизированы или ускорены? Часть работ можно, например, отдать на аутсорсинг, это поможет повысить эффективность работы.

Пример

HR-директор компании по производству бытовой химии обнаружил, что функции трех секретарей дублируются call-центром. То есть, два сотрудника были лишними. Однако руководитель службы персонала предложил не увольнять секретарей, перевести их в отдел маркетинга и рекламы, где были открытые вакансии. В итоге одна из девушек, показав хорошие результаты, осталась работать, а вторая ушла. Благодаря таком решению компании удалось избежать сокращений.

Также для выявления факторов, снижающих эффективность труда, нужно проконтролировать, каким образом работники используют время, проведенное в офисе – не слишком ли медленно они работают или наоборот, кому-то приходится слишком быстро выполнять свои обязанности, что неизменно сказывается на качестве работы.

Для оценки специалисты рекомендуют использовать фотографию рабочего времени. Смысл этого метода в том, чтобы провести наблюдение за тем, как тратит свое время сотрудник. Вам необходимо зафиксировать все операции, которые выполняет работник в течение определенного времени, а также выяснить, как долго выполнялась каждая из них. После этого необходимо сравнить полученные данные с тем, что сделано за весь период наблюдения и определить, насколько эффективен труд сотрудника.

Пример

HR-директор одной фармацевтической компании проанализировал и понял, что для отгрузки 5 т груза одной позиции грузчику требуется 40 часов рабочего времени. Для отгрузки такого же количества продукции, но уже состоящей из 10 разных наименований, ему понадобиться 67 часов. Если же потребуется отгрузить 5 т из 100 ассортиментных позиций, пройдет 400 часов. Но такая скорость выполнения заказа не устроит клиента. Директор по персоналу объяснил руководству, что время на отгрузку товара зависит не только от общего объема и/ или веса груза, но и от количества ассортиментных позиций, а также от дополнительной складской обработки (например, упаковка и наклейка этикеток). Получается, чтобы ускорить отгрузку разнородной продукции, в компанию необходимо было принять еще как  минимум двух грузчиков, благодаря чему скорость работы увеличится.

При расчете любых показателей важно помнить, что нагрузка на сотрудников может колебаться. Так, в магазинах стоит учесть уровень посещаемости, которая выше вечером и в выходные дни. Возможно, в пик посещаемости необходимо привлечение дополнительны работников.

Пример

Директор по персоналу одного торгового центра подсчитал, какая доля выручки в среднем приходится на каждого продавца в будний день. В результате получилось, что с понедельника по пятницу этот показатель с трудом покрывает затраты на суточный заработок работника, а в субботу и воскресенье – в 2,5–3 раза выше. HR-директор предложил сократить количество продавцов в будние дни с 10 до 7, а в выходные, напротив, увеличить до 13–14. К тому же, по мнению специалиста, оплату труда в выходные связать с выручкой.

При подсчете временных затрат можно применять методику хронометража – поручить сотрудникам фиксировать, сколько времени у них уходит на выполнение той или иной операции. Сравнив показатели разных работников, можно сделать вывод об оптимальных временных затратах.

В бизнесе необходимо попытаться обнаружить проблемные участки – это также поможет решить вопрос с эффективностью работы. Все бизнес-процессы подобны цепи, в которой результат зависит от состояния каждого звена. То есть, если один отдел будет работать хуже других, это скажется на всем производственном цикле. Именно поэтому нужно сконцентрировать внимание на выяснении причин, по которым одно звено (отдел) может работать хуже остальных. Возможно, проблема в высокой нагрузке на сотрудников, а может быть, в профессионализме персонала.

Шаг 5. Проверьте себя: верны ли расчеты

Для проверки полученных в результате всех вычислений данных необходимо провести сравнение. Так, стоит сравнить показатели оптимальной численности персонала, которые у вас получились с нормативной, штатной, отраслевой численностью. Это удобно выполнить в форме таблицы. Если показатели будут сильно различаться, можно предположить, что в вычислениях была допущена ошибка.

Так, при расчете оптимальной численности, необходимо тщательным образом проверять все свои действия и не торопиться, как бы вас ни торопил руководитель. Цена ошибки в данных расчетах может стать слишком высокой. Все выводы должны быть адекватными и полностью соответствовать бизнес-целям организации.

Таблица. Сравнение показателей оптимальной численности персонала в подразделениях крупного холдинга

Какое количество сотрудников должно быть в компании?
Какое количество сотрудников должно быть в компании?

Владимир СМИРНОВ, Директор по персоналу и административным вопросам «Арзамасского приборостроительного завода» (г. Арзамас, Нижегородская обл.)

— Пользуемся нормами, разработанными еще в советское время

Сейчас никаких нормативов по численности персонала для нашего направления деятельности не разрабатывается. Поэтому мы отталкиваемся от норм, разработанных в последние годы существования Министерства авиационной промышленности СССР. Так, в 1991 г. оно издало Рекомендации по разработке организационных структур управления и определению численности руководителей, специалистов и служащих производственных объединений и промышленных предприятий. Здесь приведены типовые структуры предприятия, расписаны функции, даны формулы для расчетов. Отличная основа для определения оптимальной численности персонала. Работает и сейчас! Но, конечно же, руководствуясь полученными данными, мы не относимся к ним как к догме, а вносим свои коррективы с учетом конкретных организационно-технических условий и объемов производства.

Обратите внимание: нормативная численность сотрудников, получившаяся в результате расчетов, важна, но она должна быть лишь ориентиром. Насторожиться стоит только в случае, когда реальная численность персонала фирмы значительно меньше норматива, что говорит о том, что количество сотрудников сильно занижено. Если нормативная численность ниже фактической, вам также не стоит делать поспешных выводов. Стоит провести расчет еще и штатной численности, после чего сравнить показатели, которые в итоге будут различаться. Теперь вам предстоит сделать выбор, каким показателем руководствоваться – нормативной, штатной численностью или же выбрать нечто среднее.

О чем помнить, рассчитывая оптимальную численность

При расчете оптимальной численности персонала важно помнить, что:

  1. Прибыль компании приносят основные сотрудники.
     
  2. Административный персонал нужен, чтобы более эффективно управлять бизнесом, но большое количество управленцев может, напротив, ухудшить процесс и вызвать рост затрат фирмы.
     
  3. Любое сокращение численности неосновного персонала приведет к росту производительности, однако, при радикальном сокращении таких работников можно столкнуться с ухудшением качества обслуживания.
Какое количество сотрудников должно быть в компании?

Оксана МОРОЗОВА, HR-директор RosLogistics

— Рассчитывая оптимальную численность, учитывайте производительность труда

Такой способ особенно уместен в производственных предприятиях с большим количеством рабочего персонала и компаниях, работающих в сфере услуг. Для таких предприятий эффективность сотрудников – основа прибыльности. Сначала нужно определить производительность работников по каждой операции. Для этого проведите замеры: подсчитайте количество действий, которые совершает работник для каждой операции в час; учтите технологические перерывы и корректировки, связанные со сменой одной операции на другую и организацией нового процесса. На основании этих замеров определяйте среднюю производительность труда. Разделите плановый объем работ на среднюю производительность и Вы получите цифру, которая станет ориентиром для определения необходимой численности. Проводя такие расчеты, учитывайте мотивацию персонала. Есть, например, статистика, что хорошее настроение сотрудников повышает производительность труда на 10 %.

Как измерить затраты времени творческих работников?

При оценке временных затрат творческих сотрудников можно поступить следующим образом: поставить задачу и сразу попросить оценить, сколько времени понадобится на ее решение. После этого необходимо проследить, кто из работников уложится в указанные сроки, а кто нет. Таким образом можно сделать вывод о результативности труда конкретного сотрудника.

Статьи по теме:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!