Кадровое планирование: составляем бюджет на персонал, планируем подбор сотрудников

13109
РЫМКЕВИЧ Ольга
директор по персоналу
Возможно, Ваши расчеты приведут руководство компании в некоторое изумление: даже простой подбор обычных специалистов стоит денег! Велик соблазн сократить штат. Ваша задача - показать, из чего складываются эти расходы, и, оперируя цифрами, убедить руководство, что они экономически обоснованы. Ведь если специалист нужен, а его никто не ищет, это оборачивается еще большими потерями для компании. Делайте акцент на том, как Вы минимизируете затраты.

Чтобы грамотно спланировать подбор персонала, рассчитать расходы на него и получить все необходимые аргументы для защиты этой статьи HR-бюджета, сделаем шесть шагов.

Шаг 1. Определяем, сколько сотрудников нужно подбирать

Необходимо выявить потребность как в постоянном персонале, так и во временном. Чтобы запланировать количество постоянного персонала, проверяем, сколько вакансий предстоит закрыть в следующем году, согласно заявкам на подбор, полученным от линейных руководителей. Нельзя исключить, что кто-то из них мог забыть подать заявку. Поэтому переговорите с каждым из линейных руководителей, спросите, планируют ли они в перспективе подбирать новый персонал. Кроме того, уточните у генерального директора, не намеревается ли компания расширять бизнес, открывать новые службы или отделы, либо филиалы и представительства. Если такие планы есть, нужно узнать, на сколько именно планируется увеличить объемы производства или оказания услуг, а также выяснить, например, у генерального или коммерческого директора, будет ли вводиться новая структура или расширяться старая, сколько новых сотрудников предполагается принять.

Пример

Генеральный директор сообщил, что по решению совета директоров в следующем году планируется увеличить прибыль компании на 20 %. Создавать новые структурные подразделения не предусматривается. Будет расширено производство и увеличена служба продаж. Затем, получив одобрение гендиректора, HR-директор обратился к руководителям подразделений и попросил их оценить, на сколько придется увеличить штат. По их оценкам, на 15 %. Так как сейчас в этих подразделениях работают в общей сложности 720 сотрудников, следовательно, придется принять 108 сотрудников. Эту цифру HR-директор и внес в бюджет в статью расходов на подбор персонала.

Включите в план это количество и просчитайте затраты на их подбор. Кроме того, нельзя не учитывать, что какие-то сотрудники будут увольняться, а освободившиеся вакансии придется оперативно заполнять. Возьмите за основу средний показатель увольнений за предыдущие годы. Рассчитать его Вы можете самостоятельно – суммируйте количество увольнений за последние два-три года, а затем разделите на количество лет. Если необходимо, рассчитайте средний показатель не для всего года, а по кварталам. Получившийся показатель включите в план по подбору.

Пример

Планируя расходы на подбор персонала в HR-бюджете, Директор по персоналу крупной торговой компании, находящейся в Екатеринбурге, выяснил, что к весне следующего года планируется открыть новый магазин в соседнем регионе – в Челябинской области. Зная, как обычно выглядит оргструктура подобных подразделений, Директор по персоналу запланировал поиск одного управляющего магазином, трех администраторов, двух грузчиков, двух уборщиц и восьми продавцов. Наиболее затратным будет поиск управляющего, так как ограничиваться только обычными методами (объявление о вакансии на сайтах, посвященных поиску работы) нельзя. Потребуется размещать платные объявления в газетах и журналах, возможно, обратиться в кадровое агентство. Предварительно рассчитанные расходы на поиск управляющего (включая зарплату рекрутера) составили 45 000 руб., на другой персонал – 18 000 руб. Всего 63 000 руб.

Чтобы предположить, сколько временных сотрудников Вам придется подбирать, проанализируйте:

  • какое количество человек в среднем отсутствует по больничным листам в сезоны вирусных эпидемий (например, в январскую эпидемию гриппа);
  • сколько работниц находятся в декретном отпуске и сколько уйдут в него в ближайшее время;
  • какое количество молодых специалистов призовут в армию;
  • нужно ли будет искать новый персонал в период сезонного повышения спроса на продукцию (услуги) вашей компании.

Исходя из этого и планируйте временный персонал. К примеру, в декретном отпуске у вас 7 % сотрудниц, и они выйдут не раньше следующего года. Кроме того, в период эпидемии гриппа обычно отсутствуют 10 % сотрудников в течение четырех недель. При этом в следующем году компания не планирует сокращать производство. Напротив, намечается увеличение выпуска продукции в период сезонного повышения спроса на нее на 6 %. Это значит, что Вам нужно подобрать временный персонал не только вместо тех, кто находится в декретном отпуске или на больничном, но и дополнительно определенное количество на время повышения спроса.


Читайте подробнее о подборе персонала в статье >>>


В некоторых ситуациях Вы можете сами рассчитать количество необходимого персонала исходя из общего объема нагрузки и того, сколько времени требуется одному сотруднику на выполнение рабочей задачи.

Пример

Компания, специализирующаяся на производстве рыбопродуктов, решила открыть в филиале в Санкт-Петербурге свой отдел продаж. Директору по персоналу предстояло рассчитать, какое количество сотрудников потребуется для филиала. Планируемый объем продаж за год – 256 т продукции, для ее реализации придется выставить приблизительно 1590 счетов. Чтобы определить количество сотрудников, HR-директор взял за основу работу отдела продаж головного офиса. Там за год было выставлено 2976 счетов четырьмя сотрудниками. Теперь надо определить, сколько счетов приходилось на одного сотрудника в день. Получилось три счета (2976 счетов : 242 рабочих дня в году : 4 сотрудника). Если взять этот показатель за норму и для питерского филиала, то количество сотрудников будет равно двум (1590 счетов : 242 рабочих дня : 3 счета в день).

Шаг 2. Рассчитываем, как долго придется подбирать разные категории персонала

От этого зависит, какими будут затраты на подбор. Чем дольше идет поиск, например менеджера какого-то подразделения, тем больше затраты. В частности, на зарплату рекрутера.

Если начать искать сотрудника слишком рано, то может получиться, что Вы его примете, а загрузить его сразу нечем. Если поздно, то это может повредить работе подразделения, которое будет пребывать долгое время без сотрудника. Словом, начинать подбор нужно так, чтобы нанятые сотрудники вышли на работу к тому моменту, когда они действительно нужны.

Срок подбора зависит и от того, кого мы ищем. С редкими специалистами и кандидатами на руководящие должности обычно приходится долго вести переговоры. Иногда их нужно переманивать из фирм-конкурентов – это долгий и затратный путь, так как часто требуется привлекать агентства. Вы можете обозначить сроки на поиск нужных специалистов, как показано в таблице 1.

Таблица 1. Сроки подбора персонала

Составляем бюджет на персонал с нуля. Планируем подбор персонала

Шаг 3. Выбираем подходящие методы поиска

Как именно Вы будете искать персонал, зависит от трех факторов: категории самой вакансии (насколько сложно ее закрыть), от срочности, с которой требуется подобрать сотрудников, а также от того, готова ли компания нести определенные расходы. Но бесспорно одно – чем выше должность или уникальнее специалист, тем сложнее его найти. Необходимы особые методы подбора персонала, значит, без дополнительных расходов не обойтись. Какими могут быть эти расходы, смотрите в таблице 2.

Таблица 2. Способы поиска сотрудников и затраты

Составляем бюджет на персонал с нуля. Планируем подбор персонала

Шаг 4. Считаем расходы на менеджеров по подбору персонала

В первую очередь необходимо понять, не придется ли увеличивать штат рекрутеров, чтобы своевременно обеспечивать компанию новыми сотрудниками нужного профессионального уровня.

Для этого сначала рассчитаем, сколько новых сотрудников в среднем подбирает каждый менеджер. Используйте данные за шесть месяцев. Сложите общее количество подобранных сотрудников, получившееся число разделите на количество месяцев и затем на количество рекрутеров. Предположим, за полгода принято 64 новых сотрудника. У вас в штате два менеджера по подбору персонала, следовательно, на каждого приходится по пять сотрудников в месяц. Примем этот показатель за норму. Теперь рассчитаем, сколько работников придется подбирать каждому менеджеру исходя из возросших новых задач в следующем году (таблица 3).

Как видим из расчета, в следующем году нагрузка на каждого рекрутера компании увеличится с 5 вакансий до 13,5 (практически в три раза). Но это не значит, что надо увеличивать в три раза и количество менеджеров по подбору. Расчеты показывают, что требуется дополнительно принять одного-двух рекрутеров. Значит, в расходы на подбор персонала Вы включите их зарплату за 12 месяцев – 840 000 руб. (35 000 руб. х 2 х 12 месяцев), а также стоимость предоставляемого им соцпакета – 30 000 (15 000 руб. х 2), налоги и взносы в пенсионный фонд, в фонды обязательного медицинского и социального страхования – 302 400 руб., плюс затраты на организацию рабочего места – 30 000 руб. Итого 1 202 400 руб. Такова годовая цена двух рекрутеров для компании. Но, если сопоставить ее с ценой новых сотрудников, это не так уж и много. Сделаем прикидку. Если исходить из того, что расходы на одного рекрутера (601 200 руб.) сопоставимы с расходами на одного другого нового сотрудника, то получится, что затраты на специалистов, которых предстоит нанять (163), составят 97 995 600 руб.

Таблица 3. Расчет нагрузки на одного менеджера по подбору

Составляем бюджет на персонал с нуля. Планируем подбор персонала

Шаг 5. Суммируем все расходы на подбор персонала и формируем бюджет на подбор

Стоимость найма новых сотрудников рассчитываем по формуле.

(СН) = РР + ОА + РБ + ЗР + ПС + 10 %, где:

  • СН – стоимость найма;
  • РР – расходы на рекламные объявления о вакансиях компании в СМИ;
  • ОА – оплата услуг агентства (если привлекали);
  • РБ – реферальный бонус (если Вы принимаете на работу персонал по рекомендации сотрудников и платите им за это вознаграждение);
  • ЗР – затраты на зарплату рекрутерам;
  • ПС – затраты на размещение информации о вакансиях на специальных сайтах;
  • 10 % – косвенные и непредвиденные расходы (оплата Интернета, увеличение стоимости размещения объявлений о вакансиях).

Пример расчета по этой формуле будет выглядеть так: СН = 15 000 руб. + 150 000 руб. + 5000 руб. + 280 000 руб. + 130 000 руб. = 580 000 руб. + 10 % = 638 000 руб.

Если Вам необходимо рассчитать стоимость найма одного сотрудника, то полученную сумму нужно просто разделить на количество подобранных сотрудников: 638 000 : 5 = 127 600 руб.
Если цена слишком высока, поищите альтернативные варианты: например, как можно реже пользуйтесь услугами агентств и чаще повышайте своих сотрудников.

Пример

Директор по персоналу аудиторской фирмы решил подсчитать, во сколько обойдется поиск помощника бухгалтера через агентство. За свои услуги оно запросило 350 у. е. (1 у. е. = $1) и обещало подыскать подходящего кандидата за двое суток. Стоимость рабочего дня специалиста агентства составляет 82 у. е., за два дня – 164 у. е. Все вместе – 514 у. е. Если же подбирать помощника бухгалтера через Интернет силами штатного менеджера по подбору, то это займет не меньше недели. Стоимость работы менеджера составит 320 у. е. (его зарплата 1400 у. е., цена одного дня 64 у. е., умножаем на пять рабочих дней). Размещение вакансии на сайте стоит 70 у. е. Если смотреть не только те резюме, которые приходят на размещенную вакансию, но и вообще имеющиеся в базе сайта, нужно заплатить 5 у. е., за 10 резюме – 50 у. е. Общая сумма затрат при таком способе – 440 у. е. Конечно, меньше, чем услуги агентства. Но в агентстве быстрее. Поэтому HR-директор обратился в агентство.

Разумеется, надо комбинировать разные способы поиска в зависимости от вакансии. Сводим все данные в одну таблицу (таблица 4).

Таблица 4. Бюджет на подбор персонала на квартал (фрагмент)

Составляем бюджет на персонал с нуля. Планируем подбор персонала

Шаг 6. Защита бюджета перед руководством

Подготовьте аргументы для обоснования своих расчетов перед советом директоров. Они должны быть вескими и убедительными.

Аргумент 1. Подбор сотрудников запланирован исходя из целей компании. Подчеркивайте, что Вы исходили из бизнес-планов и из заявок линейных руководителей. Кроме того, принимали во внимание средний показатель по количеству увольнений.

Несомненно, на подбор сотрудников нужно тратиться, но размер этих трат несопоставим с потерями, которые может нести компания из-за отсутствия нужных специалистов. Приведите убедительный пример. Предположим, один рекрутер подбирает двух менеджеров по продажам. Плановая выработка каждого – 10–15 сделок купли-продажи в месяц на сумму от 50 000 до 100 000 руб. Таким образом, вместе они обеспечивают выручку компании на сумму от одного до трех миллионов рублей.

Аргумент 2. Количество менеджеров по подбору минимально. Упирайте на тот факт, что потребность в персонале год от года не уменьшается, а увеличивается. При этом рост потребности опережает увеличение штата менеджеров по подбору. Используя данные таблицы 4, покажите, что нагрузка на каждого рекрутера увеличится в три раза, но при этом Вы планируете принять только одного–двух новых менеджеров по подбору. Причем, если их не привлечь, подбор новых сотрудников будет идти медленнее и есть вероятность, что не все новые сотрудники появятся в компании в необходимый момент. А это – финансовые потери для работодателя.

Аргумент 3. Затраты на подбор минимизированы. Обратите внимание руководства компании на то, что Вы планируете снизить расходы за счет того, что на руководящие должности назначите ведущих сотрудников с опытом работы и лидерскими качествами. Останутся только позиции специалистов, которых подбирать легче. Для этого не требуется больших затрат, так как подбор проводится силами своих рекрутеров. Если на позиции изъявили желание прийти выпускники вузов, которые проходили у вас стажировку, это тоже дополнительный фактор экономии средств.

И еще один аргумент: расходы на подбор персонала (плата кадровым агентствам, оплата объявлений о вакансии в СМИ и на сайтах) уменьшают базу, облагаемую налогом на прибыль.

Совет

Планируя подбор сотрудников в HR-бюджете, обязательно просите руководителей отделов и служб указать Вам тот объем работ, который намечается на следующий год. Это необходимо Вам для того чтобы понять, увеличится этот объем или нет, и соответственно прогнозировать подбор персонала. Кроме того, данные об объемах работ понадобятся Вам, чтобы рассчитать необходимое количество сотрудников исходя из средней нагрузки на одного человека. Выполняя такие расчеты, Вы, возможно, увидите, в каких подразделениях есть лишние люди или, напротив, сотрудников не хватает. Подробнее о расчете оптимальной численности персонала читайте в этом номере на стр. 52.

Учитывайте снижение или повышение активности на рынке труда

От этого зависит, много ли специалистов на рынке и как долго Вы будете искать персонал, а значит, сколько потратите денег. Несомненно, влияет на подбор и состояние экономики в мире и в стране (падение фондовых рынков, снижение бизнес-активности клиентов). Если дела в экономике идут неважно, нужно хорошо подумать, действительно ли необходимы новые сотрудники.

Затраты на подбор персонала снижают налогооблагаемую прибыль компании

Налоговый кодекс РФ позволяет работодателям считать затраты на подбор персонала расходами (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это значит, что на их сумму компания может уменьшить базу, облагаемую налогом на прибыль. Под затратами на подбор имеются в виду те деньги, которые Вы платили кадровым агентствам, а также газетам, журналам и интернет- сайтам за размещение Ваших объявлений о вакансиях. Главное, чтобы у Вас были все подтверждающие документы: платежные поручения либо приходные и расходные кассовые ордера, договоры на оказание услуг. Кроме того, обратите внимание: налоговые органы требуют, чтобы расходы не были напрасными. Иначе говоря, Вы должны кого-то принять на работу. Если же Вы платили агентству, но в итоге ни одного кандидата, представленного этим агентством, не приняли на работу, налоговые инспекторы запретят включать платежи в расходы, так как посчитают их экономически необоснованными.

Интересный факт

В институте Саратоги (США) изучали практику подбора персонала в течение десяти лет. Обнаружили, что соотношение количества рекрутеров компании к числу заявок на подбор, которые им подают, может варьироваться от 1:3 до 1:100. Однако это не значит, что все эти заявки быстро выполняются. Если специалист по подбору выполняет весь комплекс работ, связанных с подбором (не просто просматривает резюме, но и проводит собеседования, организует встречи соискателей с руководителями), то обработать три заявки он в принципе может, но уже семь – это предел. А о десятках заявок и говорить не приходится. Поэтому в интересах работодателя иметь в штате столько рекрутеров, сколько необходимо для оперативного подбора сотрудников. Экономия на менеджерах по подбору оборачивается для компании издержками и простоями. Попытайтесь донести это до руководства компании.

Внимание!

Рекрутеру, который помимо рядовых сотрудников подбирает еще и руководителей отделов, а также редких специалистов, старайтесь не увеличивать существенно нагрузку. Иначе качество подбора снизится, и рекрутер не сможет выполнять план в намеченные сроки.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      По вопросам подписки: 8 800 222-15-37