Корпоративные мероприятия: планируем бюджет по-умному

12241
Компании повсеместно сокращают затраты на сотрудников, в том числе – и на корпоративные мероприятия. Однако отмена праздников для всей компании может негативно сказаться на лояльности персонала и на его мотивации. О том, как праздновать и не тратить слишком много, читайте в нашем материале.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как организовать корпоратив-2016 без лишних затрат;
  • как корпоративные мероприятия влияют на мотивацию и лояльность персонала;
  • как оптимизировать расходы на корпоративное мероприятие. 

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 HR-документов

Корпоративные мероприятия: планируем бюджет по-умному

Положение о корпоративной культуре

Кодекс корпоративных ценностей

Опросник для выявления внутренней лояльности сотрудников

Руководство компании зачастую ставит перед HR-менеджерами тяжелую задачу – свести расходы на корпоративные мероприятия к минимуму. Разумеется, понять это можно: стоимость корпоратива достаточно велика, а его эффективность рассчитать довольно трудно. Но все же праздники для всей компании важны – это, пожалуй, наиболее позитивное воплощение корпоративной культуры, возможность укрепить мотивацию персонала, а также усилить лояльность. Поэтому задача директора по персоналу – убедить высшее руководство компании в том, что корпоративы-2016 отменять не стоит, даже несмотря на непростую экономическую обстановку. О том, как оптимально «запустить в производство» проведение корпоративного мероприятия и рассчитать бюджет на корпоратив – читайте в нашей пошаговой инструкции. 

Шаг 1. Планируем корпоративы-2016 

Большинство компаний отмечают два главных праздника: Новый год и День рождения компании. Скорее всего, вы не будете вычеркивать их из своего плана корпоративных мероприятий на следующие 12 месяцев. Что касается еще каких-либо событий, достойных праздника, то здесь все зависит от позиции руководства компании, от количества сотрудников вашей организации, ее корпоративной культуры и, конечно же, финансовых возможностей. Безусловно, стоимость корпоратива для полусотни человек ниже, чем для тысячи, да и само проведение корпоративного мероприятия в камерном формате значительно проще. Иногда в компании принято отмечать не столько общегражданские праздники, сколько связанные непосредственно с рабочим процессом. Допустим, это может быть подписание важного контракта или выигрыш крупного тендера. 


Пример

На шоколадной фабрике, которая работает на рынке уже более 70 лет, есть традиция – праздновать каждую тридцатитысячную тонну проданных кондитерских изделий. Это приходится обычно на март-апрель, когда окончательно подводятся итоги продаж за минувший год. О том, что этот рубеж удалось пройти, сообщают на корпоративном сайте, а в производственных цехах звонит специальный колокол. Все знают, что через неделю в конце рабочего дня состоится торжественное мероприятие для сотрудников комбината. На празднике обычно всех угощают изысканными спиртными напитками. А десертом служит VIP-продукция, выпускаемая фабрикой, – эксклюзивные конфеты, торты, пирожные. Обязательно приглашают на праздник партнеров фабрики – представителей сети кофеен, магазинов и ресторанов. Вечеринка получается довольно дорогостоящей, но руководители убеждены, что она необходима для поддержания имиджа компании, сплочения коллектива и повышения лояльности сотрудников.


Для корпоративной культуры компании, мотивации персонала и его сплочения такие праздники могут значить больше, чем Новый год или Восьмое марта в кругу нетрезвых коллег. Если смысл мероприятия не понятен, оно превращается в обычную вечеринку с необоснованными расходами, отнимает драгоценное время и деньги.

Стоит проявить немного фантазии, и у вас получится устроить корпоративное мероприятие, которое не потребует значительных затрат, но поможет дать сотрудникам столь необходимый отдых, повысить лояльность персонала и вообще оздоровить атмосферу в коллективе, ведь люди всегда чувствуют умную заботу о себе. Так, в одной компании, специализирующейся на предоставлении персонала в лизинг, сотрудникам приходилось по 10 часов в день, не покидая рабочего места, обрабатывать заявки и документы. После окончания напряженной работы HR-директор устроил игры на природе. Бюджет праздника: доставка сотрудников за город, покупка палаток, продуктов питания и спортивного инвентаря, причем многое из последнего сотрудники по просьбе руководства достали с антресолей и из кладовок. В результате отдых получился дешевле, чем предполагалось, и нужный эффект оживления и передышки от монотонной тяжелой работы был достигнут.

Чтобы выбрать, какие мероприятия непременно нужно провести вашей компании, а от каких отказаться, сначала составьте полный список возможных корпоративов (таблица 1). А затем выбирайте те, которые вы намереваетесь проводить исходя из возможностей и целей компании.

Таблица 1. Примерный перечень мероприятий на год

Корпоративные мероприятия: планируем бюджет по-умному

Стоит проявить немного фантазии, и у вас получится устроить корпоративное мероприятие, которое не потребует значительных затрат, но поможет дать сотрудникам столь необходимый отдых, повысить лояльность персонала и вообще оздоровить атмосферу в коллективе, ведь люди всегда чувствуют умную заботу о себе. 


Пример

В компании, специализирующейся на предоставлении персонала в лизинг по договору аутсорсинга, сотрудникам приходится по 10 часов в день подбирать специалистов, оформлять заявки и бумаги. И все это, не покидая рабочего места, в сидячем положении. Чтобы не дать гиподинамии господствовать в компании, HR-директор включил в бюджет расходы на спортивные игры на природе. Расходы складывались из оплаты услуг по доставке сотрудников за город (четыре автобуса на 27 мест), покупки палаток, продуктов питания и спортивного инвентаря. Руководство попросило сотрудников посмотреть, нет ли у них что-то из спортивного инвентаря, и по возможности использовать. Нашлись и мячи, и волейбольная сетка, и велосипеды. Сотрудники с удовольствием дали новую жизнь своим запылившимся предметам. Часть еды привезли сотрудники. Компания взяла на себя вспомогательные расходы – на одноразовую посуду и другие мелочи. Благодаря этому мероприятие получилось недорогим, но внесло оживление в коллектив, сплотило работников.


Шаг 2. Определяем цели корпоративного мероприятия 

Как организовать корпоратив? Прежде всего, спросите себя, ради чего мы вкладываемся в праздник. Глобальных целей, как правило, четыре:

  • отдых и веселье с коллегами, возможность наконец-то пообщаться в неформальной обстановке, узнать друг друга поближе;
  • познакомить сотрудников из разных служб и отделов, чтобы в дальнейшем облегчить их взаимодействие;
  • поддержать статус компании; развить ее корпоративную культуру; упрочить представление об организации как о преуспевающей и проявляющей заботу о сотрудниках;
  • подвести итоги года или квартала, представить планы на будущее, наградить лучших сотрудников, повысить лояльность персонала, мотивировать работников компании на новые достижения.

В череде праздничных дат особое место у Дня рождения компании. Цель копроративного мероприятия по этому поводу – вызывать у сотрудников чувство причастности ко всему, что происходит с организацией. Такой праздник способствует тому, что работники компании лучше принимают ее культуру, нормы, правила и стандарты, ее дух. Для этого праздника компании, выпускающие ту или иную продукцию, могут изготовить что-то эксклюзивное, специально для своих сотрудников.


Пример

В организации, выпускающей детские игрушки, каждый год отмечают День рождения компании. На этот праздник приглашают детей сотрудников. Причем для мальчиков и девочек специально делают креативные игрушки, которые не идут в массовое производство. Это штучный товар, изготовленный специально для каждого ребенка из семей работников. Вручаются игрушки торжественно, ребенку объявляют благодарность за то, что он хорошо себя вел, пока родители трудились на благо компании. Это мероприятие достаточно затратно. Даже не в плане финансов, а в силу того, что требуется время и участие большого количества рабочих, чтобы перенастроить конвейер для выпуска штучных игрушек. Но руководство считает, что затраты обоснованы – День рождения компании очень повышает мотивацию сотрудников, снижает количество увольнений.


Решая, что, когда и зачем проводить, учитывайте стратегические планы компании на ближайший год. Если вы, к примеру, знаете, в какие периоды нагрузка на коллектив будет особенно высокой, планируйте мероприятия сразу после них, чтобы снять накопившуюся усталость и напряжение во взаимоотношениях. Можно просто отметить промежуточные итоги работы, чтобы дать импульс к дальнейшему движению вперед к цели. Данные о мероприятиях, которые вы наметили провести, сведите в таблицу, указав в ней цели и стоимость каждого корпоратива (таблица 2).

Таблица 2. План мероприятий, их цели и стоимость

Корпоративные мероприятия: планируем бюджет по-умному

Шаг 3. Определяем, кто проведет корпоратив 2016 – стороннее агентство или HR-служба 

В том случае, когда организатором корпоратива выступает родная HR-служба, компания экономит, но существует опасность, что дополнительная нагрузка повредит вашей текущей работе. Так что нанять провайдеров, которые все организуют, удобнее. Конечно, услуги event-агентства стоят дополнительных денег. Для вас принципиально важным будет четкая постановка цели праздника перед провайдером. Запросите у него сценарии шоу-программы, описание конкурсов, площадок для проведения мероприятий. Выбирать event-агентство стоит тщательно, сравнивая и сопоставляя сметы, чтобы выбрать оптимальный вариант. Должным образом проделанная подготовительная работа позволит значительно снизить, к примеру, стоимость новогоднего корпоратива, а ведь он чаще всего оказывается самым затратным. 


Пример

Юридическая компания задумала сделать к 8 марта подарок женщинам – организовать необычный праздник. Для этого заранее пригласили event-агентство и попросили разработать необычный сценарий, который бы предполагал активное участие в нем мужчин фирмы. Агентство представило любопытный нестандартный сценарий: мужчины разыгрывают сценки, поют, танцуют, вовлекают женщин в игры, всячески развлекают. Сценарий понравился, компания запросила счет. В нем значилось:

  • услуги режиссера (написать сценарий, репетиции) – 70 000 руб.;
  • услуги трех музыкантов (музыкальная подборка, репетиции) – 120 000 руб.;
  • услуги осветителя (аппаратура, репетиции) – 50 000 руб.;
  • гример (5 рабочих часов) – 30 000 руб.;
  • художник по костюмам с помощником (изготовление костюмов, ткани) – 60 000 руб.;
  • художник по декорациям (декорации) – 60 000 руб.;
  • два пиротехника (установка, обслуживание) – 25 000 руб.;
  • два водителя (аренда автобусов, простой, ожидания) – 30 000 руб.;
  • съемочная группа из трех человек (оборудование, монтаж фильма) – 40 000 руб.;
  • фотограф (изготовление фотографий, фото обработка) – 50 000 руб.;
  • три работника (рабочие, монтажники, уборщики) – 30 000 руб.

Итого, не считая затрат на праздничный стол, сувениры и прочее, – 457 000 руб.


Проводя кастинг event-агентства, замечайте, насколько его представители заинтересованы в том, чтобы вас понять, идут ли они на то, чтобы предложить свои идеи для проведения корпоративного мероприятия. Советуем вам внимательно слушать предложения ваших визави, у многих из них могут быть необычные мысли. Крупные event-агентства готовят мероприятия от и до, а небольшие берут на себя только разработку программы и проведение праздника – все остальное вам придется делать самостоятельно. Приведем пример расчета затрат на праздник по случаю Дня рождения компании (таблица 3). В расчете для сравнения приводятся затраты, если Вы привлекаете среднее event-агентство и если Вы организуете по большей части все своими силами, привлекая лишь ведущего.

Таблица 3. Затраты на празднование Дня рождения компании (если организует агентство и если – HR-департамент)

Корпоративные мероприятия: планируем бюджет по-умному

Весьма разумным будет формировать бюджет корпоративного мероприятия месяца за два-три до его проведения, в том числе потому, что event-агентства  в сезон повышают цены на свои услуги. Так, летом «взлетают» цены на пикники и прочие выездные мероприятия на природе. А зимой, когда иной раз хочется схватиться за голову от стоимости новогоднего корпоратива, в несколько раз дорожает аренда залов, лыжных баз, центров зимних видов спорта и так далее. 


Пример

Коллектив парфюмерно-косметической фабрики заскучал за несколько лет работы. Все идет спокойно и планомерно, без каких-либо ярких событий. Когда на должность менеджера отдела персонала пришла новая сотрудница, сотрудники инженерного отдела высказали пожелание – организовать и провести какое нибудь активное мужское мероприятие. Менеджер предложила корпоративный турнир по пейнтболу, все мужчины фабрики одобрили эту идею. Организаторы игры прислали расценки: плата за игру 1000 у. е. (независимо от количества участников) плюс дополнительно оплачиваются шары для автоматов – 100 шаров на каждого игрока (коробка). Каждая коробка стоит 10 у. е. Условная единица равна доллару. В игре примут участие 14 сотрудников фабрики, следовательно, шары обойдутся компании в 1400 у. е. Общая сумма – 2400 у. е.


Шаг 4. Утверждаем бюджет у руководства

Рекомендуем вам подготовить три варианта бюджета на корпоративные мероприятия – максимальный, средний и минимальный. Классификация строится на основе суммы затрат. Это позволит вам подстраховаться в том случае, если руководство не устроит ваш первоначальный бюджет, тогда вы сможете сразу предложить альтернативу. Но не советуем сразу выкладывать на стол руководителя все три варианта. Скорее всего, будет выбран самый дешевый из них, а ведь вы знаете, что на вопрос «как организовать корпоратив?» не стоит в первую очередь отвечать «дешево и сердито!». Не забудьте заложить в каждый из вариантов бюджета определенную сумму на непредвиденные расходы. При необходимости она покроет вероятное увеличение цен.

К обсуждению бюджета корпоративного праздника нужно быть готовым. Умейте объяснить каждую цифру в смете. Если вы предварительно потратили достаточно времени на изучение предложений event-агентств, то у вас, безусловно, это получится. 

Корпоративные праздники снижают текучесть персонала

HR-директоры западных компаний, а также их руководители считают расходы на проведение корпоративного мероприятия выгодными инвестициями, поскольку они действительно окупаются. По статистике количество увольнений заметно снижается накануне корпоративных мероприятий и остается низким еще в течение трех-шести месяцев после них, замирая на показателе где-то в три процента. Если людей чествуют и награждают, а еще и вкусно угощают, то торопиться к другому работодателю не имеет смысла. Пусть ваши корпоративные мероприятия будут столь же эффективными, сколь и радостными!

Вам также будут полезны другие материалы:

Какие забавные случаи происходят на корпоративных мероприятиях

Мотивация деятельности персонала: что стимулирует  сотрудников работать лучше? 

Способы наглядно показать, какова корпоративная культура в компании

Сотрудники не хотят на корпоратив



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!