Оценка эффективности менеджера по подбору персонала: система KPI

19680
БЕЛОВА Евгения
начальник управления «Центр оценки» департамента по работе с персоналом
Ваш менеджер по подбору персонала не сидит без дела ни минуты. То размещает информацию о вакансиях в интернете и СМИ, то отбирает резюме, то собеседования. И вроде бы быстро находит кандидатов. Но Вы заметили, что много новичков увольняются – кто-то не прошел испытательный срок, кто-то сам решает уйти. Может, потому менеджер так занят, что закрывает вакансии не теми людьми, а потом вынужден искать новых. Чтобы оценить его работу, Вы решили оперативно разработать для него KPI.

Приступая к этой работе, не забудьте о том, что система KPI должна соответствовать следующим требованиям:

  • соотноситься со стратегией компании и критическими факторами успеха в ее достижении (CSF – Critical Success Factor);
  • быть простой и понятной для всех сотрудников (как для оценивающих, так и для оцениваемых);
  • демонстрировать максимальную связь с результатами деятельности сотрудника, а значит, и возможность влиять на мотивацию сотрудников и их карьерное развитие.


Кроме того, система KPI будет эффективной только в том случае, если, во-первых, процесс подбора персонала в вашей компании хорошо регламентирован, все зоны ответственности и полномочия сотрудников четко распределены. Во-вторых, приобретите информационную систему для учета и обработки данных, которые Вы будете использовать для расчета показателей эффективности. Это особенно важно для крупных компаний. Результаты, подсчитанные «на коленке», вряд ли позволят сделать систему понятной и справедливой.

И наконец, надо отметить: сами KPI и их целевые знания, так называемые нормы, будут индивидуальны для каждой компании. Запаситесь терпением. Вам нужно проанализировать значение каждого показателя в динамике (за год). Также Вам помогут контрольные точки/значения показателей, публикуемые в исследованиях специализированных агентств (HR-бенчмарки). Например, исследование «AXES Monitor. Ключевые показатели эффективности HR-службы».

Введите показатель «Время работы над вакансией»

Исходя из того, сколько времени один специалист тратит на поиск одного сотрудника, Вы не только оцените работе рекрутера, но и поймете, сколько менеджеров по подбору необходимо. Показатель времени работы над вакансией рассчитывается по формуле.

Врв = Кд / Кзв × 100 (%), где:

  • Кд– количество дней работы над заполнением всех имеющихся вакансий за отчетный период;
  • Кзв– общее количество закрытых вакансий (принятых сотрудников) за отчетный период.

В принципе чем ниже показатель, тем лучше. Но какой именно показатель считать допустимой нормой, скажем 55 % либо 68 %, зависит от многих причин: от того, как часто Вашей компании приходится проводить массовый набор сотрудников, каких именно специалистов приходится искать (редких или обычных, рядовых или на руководящие должности), сколько у Вас в штате рекрутеров и какая у них нагрузка.

Пример

В банке работают два менеджера по подбору. Перед ними поставили задачу: за три недели найти четырех операционистов и двух руководителей – кредитного отдела и фьючерсных сделок. Оба менеджера закрыли по две вакансии «операционист», но на позицию руководителей подобрал соискателя лишь один менеджер – на должность начальника кредитного отдела. Показатели времени работы, рассчитанные по формуле, получились: у одного менеджера 50 %, у другого – 75 %. Если судить формально, лучше сработал первый менеджер (у него ниже показатель временных затрат). Однако такая оценка будет некорректной, так как найти руководителя отдела фьючерсных сделок гораздо сложнее. И на поиск необходимо больше времени. Поэтому в данном случае показатель 75% не стоит рассматривать как признак низкой производительности рекрутера.

Измеряйте, сколько вакансий закрывается

Благодаря этому Вы сможете оценивать производительность труда менеджеров по подбору, а также планировать их нагрузку, оценивать эффективность процесса найма. Показатель закрытия вакансий рассчитывается следующим образом.

Пзв = Вр / Кзв × 100 (%), где:

  • Вр – общее количество вакансий, находящихся в работе (поступивших в работу за отчетный период);
  • Кзв – количество закрытых вакансий за отчетный период.

Опять же учитывайте, какие именно вакансии закрываются. К примеру, найти десять консультантов в торговый зал и пять кассиров гораздо проще, чем руководителя развития сети розничного бизнеса.

Каковы затраты на подбор

Здесь главный критерий, не превышены ли запланированные расходы на подбор персонала. Но для этого у Вас должен быть заранее составлен план расходов. Показатель затрат на подбор персонала складывается из двух: выполнения бюджета по подбору в целом и стоимости подбора одного сотрудника. Первый показатель – выполнение плана – рассчитывается по формуле.

БП = ΣФЗ/сумма ЗЗ × 100 (%), где:

  • Σ ФЗ – сумма фактических затрат на подбор персонала за отчетный период;
  • Σ ЗЗ – сумма запланированных затрат на подбор персонала за отчетный период.

По сути Вы устанавливаете соотношение плановых затрат и фактических. Показатель поможет определить и степень возврата инвестиций в рекрутменте, и послужит ориентиром, когда будете планировать бюджет на подбор персонала в будущем. Стоимость подбора одного сотрудника Вы рассчитаете так:

СВ = ΣЗс/Кпр × 100 (%), где:

  • ΣЗс – общая сумма затрат на всех принятых сотрудников за отчетный период;
  • Кпр – количество принятых сотрудников за отчетный период.

Важно отметить, что общая сумма затрат может определяться двумя способами: прямыми затратами на подбор (реклама во внешних ресурсах, использование сайтов по подбору, оплата услуг агентствам) и косвенными затратами (стоимость рабочего времени сотрудников компании, задействованных в подборе; потери от отсутствия сотрудника на рабочем месте). Какой из вариантов использовать в расчетах, Вы решаете самостоятельно.

Пример

Менеджер по подбору персонала крупного строительного холдинга получил задание найти генерального директора для вновь открывающегося филиала компании в Санкт-Петербурге. На это менеджеру давалось 7 недель, выделялись деньги в размере 70 000 рублей для работы с кадровым агентством. Менеджер по подбору закрыл вакансию за 6,5 недель. Такой показатель, как время работы над вакансией, в норме. Однако выяснилось, что услуги кадрового агентства обошлись в 85 000 рублей. Таким образом, стоимость подбора сотрудника превышена.

Показатели затрат на подбор персонала обычно хорошо «работают» и при защите бюджета перед руководством.

Определяйте текучесть персонала на испытательном сроке

Менеджер по подбору может подбирать персонал бойко и чуть ли не досрочно закрывать вакансии. Количественный показатель будет соблюдаться. Но это не всегда означает, что на работу выходят те самые сотрудники, которые нужны. Чаще – наоборот. И недавно закрытые вакансии снова оказываются открытыми. Показатель текучести персонала рассчитывайте по формуле

Пти = Кпи/Кпр × 100 (%), где:

  • Кпи– количество сотрудников, успешно прошедших испытательный срок за отчетный период;
  • Кпр – общее количество принятых в компанию сотрудников за отчетный период.

Показатель позволяет провести не только качественную оценку работы менеджера по подбору персонала, но и оценить эффективность мероприятий по адаптации сотрудников.

Если в вашей компании вопросами подбора и адаптации занимаются разные подразделения, то очень важно понимать, что показатель отражает зону совместной ответственности этих подразделений. Для повышения эффективности процесса адаптации, очень полезно отслеживать причины ухода сотрудников.

Сколько вакансий закрываются внутренними кандидатами, а сколько внешними

Такой показатель даст Вам объективное представление и о ротации персонала в компании, и о степени работы рекрутеров над каждой вакансией. Ведь находить кандидатов из числа сотрудников проще, чем на внешнем рынке труда. Показатель закрытия вакансий внутренними/внешними кандидатами рассчитывайте так:

Звнк = Квнк/Кзв × 100 (%)
Звк = Квк/ Кзв × 100 (%
), где:

  • Квнк – количество вакансий, закрытых внутренними кандидатами;
  • Квк – количество вакансий, закрытых внешними кандидатами;
  • Кзв – общее количество закрытых вакансий за отчетный период.

Что считать нормой, а что нет, Вы определяете сами исходя из соображений целесообразности (чтобы ротация не была слишком высокой) и корпоративной культуры компании.

Несколько советов по использованию KPI для оценки менеджера по подбору персонала

Перечень ключевых показателей эффективности, который приведен выше, не исчерпывающий. При необходимости Вы можете ввести свои KPI и использовать вместо предложенных. Затем необходимо подумать о том, как их использовать для оценки.


Совет 1: не используйте слишком много показателей. Принято считать, что общее количество KPI должно составлять 5 ± 2.
Совет 2: присвойте каждому показателю свой вес. Так Вы зафиксируете степень важности того или иного показателя. Минимальный рекомендуемый вес каждого KPI не должен быть меньше 10 %. А общая сумма весов всех показателей равна соответственно 100 %.
Совет 3: установите целевое значение для каждого показателя. Это будет неким эталонным значением показателя. В каждой компании оно свое и зависит от интенсивности поиска персонала, его категорий, а следовательно, времени, необходимого на подбор, и затрат, возникающих в связи с этим.
Совет 4: не проводите оценку слишком часто. Наиболее оптимальным считают периоды – квартал или полгода.
Совет 5: увяжите оценку с оплатой и развитием. Например, с системой мотивации (материальной и нематериальной), обучением и развитием, а также с программами кадрового резерва. В противном случае система KPI будет неэффективной.

Решение ввести KPI для менеджера по подбору

Наталья МЕЛЬНИКОВА, начальник департамента по управлению персоналом и организационному проектированию компании «МРСК Северо-Запада»

— Менеджер по подбору должен уметь проводить диагностику соискателя

Эффективность будем понимать как отношение результата к ресурсам, которые были использованы для его достижения. Основной ресурс при подборе персонала – время. Критерий оценки эффективности использования времени – насколько оперативно закрываются вакансии. Это зависит от компетентности менеджера по подбору. Он должен провести качественную входную диагностику кандидата, правильно интерпретировать ее результаты. Поскольку идеальных кандидатов в природе не существует, по результатам диагностики менеджер по подбору персонала дает руководителю подразделения, для которого он подбирает сотрудника, рекомендации по использованию его сильных сторон, развитию потенциала и минимизации проблем. Насколько компетентен рекрутер, мы увидим, когда сотрудник будет проходить испытательный срок. Станет ясно, верны ли были выводы менеджера по подбору персонала.

Решение ввести KPI для менеджера по подбору

Ольга ПЕТРОВА, Директор департамента персонала компании «РосБизнесКонсалтинг»

— Если применять только количественные показатели, страдает качество

Оценивая эффективность менеджеров по подбору персонала, мы в равной степени учитываем несколько критериев. Прежде всего количественный: сколько вакансий закрыто и в какие сроки. Что считать нормой, каждый менеджер по подбору хорошо представляет себе, так как есть ежемесячные планы. Они составляются исходя из статистики и практики закрытия аналогичных позиций в компании РБК. Но если ориентировать менеджера по подбору только на количественные показатели, страдает качество. Приведу пример из практики: менеджер перевыполнял план в 3–4 раза. При этом оценка кандидатов из-за ограниченности во времени должным образом не проводилась, что привело к большому проценту увольнений в период испытательного срока. В итоге эффективность работы менеджера была низкой, так как приходилось неоднократно возвращаться к работе по прежним позициям. Поэтому оценивайте и качество.

Решение ввести KPI для менеджера по подбору

Александра КУЗНЕЦОВА, руководитель департамента управления персоналом компании «Юниона»

— Показатель «Процент прошедших испытательный срок» не избавит от проблем

Принято оценивать эффективность менеджера по подбору персонала по двум показателям: за какое время были закрыты вакансии и каков процент кандидатов, прошедших испытательный срок. Как показывает практика, использование первого показателя приводит к найму неподходящих кандидатов. Тогда руководители вводят второй показатель. И кажется, что качество повысится. Но неподходящих кандидатов меньше не становится. Поэтому считаю, что оценивать эффективность менеджера по подбору лучше по следующим показателям:

  • обратная связь от подразделения-заказчика;
  • ведение базы данных как подходящих, так и неподходящих кандидатов;
  • использование максимального количества источников поиска.

Пока кандидат проходит испытательный срок, пусть hr-менеджер удерживает других соискателей, способных заменить этого кандидата при необходимости.

Совет

Чтобы результаты были адекватными и объективными, используя данный показатель, разделяйте вакансии не только по функциональным направлениям, но и по уровню позиций. Учитывайте рабочие дни, а не календарные, ведь сотрудники не работают по выходным.

Решение ввести KPI для менеджера по подбору

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Директор по персоналу»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к HR-сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как бесплатное обучение.
Подписаться >>


Читайте подробнее о KPI в статье >>>


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль