Акция месяца  | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37

Активировать демо-доступ

Директор по персоналу

Интранет

  • 29 апреля 2019
  • 5885

Узнайте, каким компаниям необходимо иметь корпоративный портал. В статье советы — как его внедрить и привлечь внимание сотрудников к порталу.

Что такое интранет

Сеть интранет — это внутрикорпоративная сеть, созданная по принципу глобальной паутины, но закрытая от посторонних пользователей. Получается, что ее используют только внутри организации, а доступ к ней получают трудоустроенные в фирме сотрудники. Сеть подходит для общения, работы, хранения информации, в нее могут быть интегрированы различные приложения и дополнительные площадки. 

Интранет отличается от обычной локальной сети тем, что в нем предусмотрена возможность входа пользователей через интернет-браузер. Обычно портал создают на базе известных платформ, например, «Битрикс24», Jive, Yammer, CyberCloud, Podio, Microsoft SharePoint. 

Справка: в рамках статьи понятия «интранет», «интрасеть», Intranet употребляются в значении «корпоративный портал».

 Пример интранета

Интранет

Интранет-системы внедряют в крупных организациях, в которых не один филиал, так как они облегчают взаимодействие сотрудников. Основная идея порталов — объединение элементов корпоративной информации. Сети используют технологию VPN для защиты от несанкционированного доступа.

Важно! Создание и поддержание работоспособности порталов требует вложения средств. Если у вас небольшая организация, развивать интранет не имеет смысла, ведь люди и так находятся в тесном контакте друг с другом.

Какие функции выполняет интранет

Функции сети напрямую зависят от содержания сайта. Вы можете добавлять на него информационные виджеты, папки с документами, прочими файлами, внедрять чаты и многое другое.

12 направлений, с которыми призван справляться корпоративный портал 

  1. Удобная социальная сеть

Общение персонала по рабочим вопросам в сети, в которой отсутствуют посторонние люди и ненужная информация, способствует увеличению производительности труда. Сотрудников ничто не отвлекает, они понимают, что за ними все равно следит руководитель, поэтому они стараются не тратить время напрасно. 

  1. Решение ежедневных вопросов

Любая работа — череда задач, по мере решения которых удается достичь конечной цели. Интранет позволяет не просто давать поручения, но и контролировать результат, качество работы. Устанавливайте сроки и отражайте их на портале, стройте графики эффективности труда, работайте с диаграммой Ганта, прочими отчетами. Создавайте чек-листы, универсальные шаблоны, чтобы сократить сроки выполнения проектов. 

  1. Коммуникации, совместная работа

Скорость коммуникации отражается на гибкости организации, поэтому работники ищут способы общение, начинают пользоваться мессенджерами. Собрать, проанализировать их переписку сложно, поэтому появляется угроза утечки информации. Внедрите единый инструмент — интранет. Так как к порталу будет доступ только у ваших подчиненных, посторонние не смогут войти в систему. При увольнении работников блокируйте пользователя. 

Какие потребности можно закрыть с помощью корпоративного портала

Интранет


Смотреть таблицу полностью 

  1. Документы

Загружайте шаблоны и образцы документов на сайт, чтобы подчиненные имели к ним доступ. Вы ускорите процесс создания бумаг, минимизируете количество ошибок. Сотрудники, работающие над одним проектом, будут иметь совместный доступ к нужным файлам, смогут координировать действия друг друга. При необходимости ограничивайте права пользования отдельными папками.

 Интранет 

  1. Хранилище файлов

Сеть интранет часто используют для хранения файлов. Имея сайт, не нужно пользоваться накопителями, которые часто теряются. Рассылайте прямые ссылки на файлы, а не отправляйте документы по почте. 

  1. Календари

Синхронизируйте календари с порталом, помечайте даты, на которые запланированы важные дела, сроки сдачи проектов и т.д. Создавайте мероприятия, на которые приглашайте участников из календаря. Проводите собрания, планерки в онлайн-формате, формируйте протоколы, ставьте задачи. Объясните подчиненным важность интранета. Если они будут понимать, зачем им заходить на портал, они станут им пользоваться. 

  1. Почта

С почтой эффективнее работать, если она интегрирована с интранетом. База контактов всегда будет под рукой, а переписка прикрепится к личным карточкам клиентов или партнеров, сделкам. Так вы избежите потери данных, систематизируете информацию и сократите время на ее поиск. 

  1. Телефония

Настройте телефонию в интранет, чтобы повысить продажи, если деятельность вашей компании напрямую связана с ними. Вам не придется постоянно переключать клиентов на другого менеджера — система сама определит, кто с ним работает, выполнит переадресацию. Для контроля качества записывайте разговоры, а после прослушивайте, оценивайте их. 

Пример

На микрофинансовую компанию стало поступать много жалоб в прокуратуру. Клиенты уверяли, что сотрудники хамят им, пытаются давить и угрожать. Руководитель решил записывать все разговоры, а сотрудников наказывать за общение на повышенных тонах. За первый месяц удалось выявить 4 работника, которые портили репутацию компанию и провоцировали разбирательства. Было решено не выплачивать им премию несколько месяцев подряд.

  1. Бизнес-процессы

Неавтоматизированные процессы отнимают время работников. При создании интранета необходимость в долгом согласовании, походах из кабинета в кабинет пропадает. Специалисты оперативно решают задачи внутри сети, а вы контролируете их действия. На сайт может быть внедрена и система оповещения работников, ответственных за выполнение определенной задачи.

Интранет

  1. HR-операции

Единая база контактов в интранете упрощает коммуникацию. Сотрудники быстро находят коллег, информацию о них. Они тратят минимум времени на заполнение документов, в которые нужно вносить персональные данные, что положительно сказывается на процессах. 

  1. База знаний

Работа организации построена на знаниях, компетенциях. Используйте корпоративный портал в качестве базы данных в формате Wiki. Документируйте знания, создавайте тематические разделы. Зафиксировав все необходимые сведения, разместив памятки и чек-листы, вы ускорите процесс обучения сотрудников, познакомите их с корпоративной культурой. На чем сделать акцент рассказали эксперты «Системы Кадры». 

  1. Интеграция

Вы можете интегрировать в портал нужные для работы инструменты, приложения. Сотрудники будут пользоваться ими непосредственно на портале или установив на ПК. 

Темы для публикации в корпоративных изданиях

Интранет

Смотреть таблицу полностью

Кому поручить создание сети интранет

Если вы хотите начать пользоваться интрасетью с минимальными финансовыми вложениями, обратите внимание на готовые решения или «облачные» сервисы. Вне зависимости от выбранного типа сети для создания и внедрения портала обращайтесь в компании, в которых работают опытные разработчики, выполнившие не один проект. Специалисты расскажут о плюсах и минусах готовых и индивидуально созданных решений, подберут оптимальный вариант, опираясь на потребности компании, планы развития, ресурсы и выделенный бюджет. 

Важно! Если вы решили создать корпоративный сайт своими силами, будьте готовы к большим временным затратам. Кроме того, зачастую финансовые потери оказываются выше, чем при обращении в компании, занимающиеся разработкой и настройкой порталов. Сроки разработки интранет-порталов напрямую зависят от объемов работы. На создание небольших корпоративных сайтов может уходить всего несколько дней, крупных ресурсов — месяцы. Если вы хотите ускорить процесс, выбирайте готовые шаблоны, а не заказывайте создание индивидуальных.

Примеры интранет-порталов

TopS BI внедрила корпоративный портал Oracle на АвтоВАЗе

В 2006 году на АвтоВАЗе работало около 80 информационных систем, а в центре обработки данных было сосредоточено 150 серверов. При внедрении портала в корпоративную сеть включили более 10 тысяч автоматизированных рабочих мест. Основной целью проекта был поиск решений, обеспечивающих интеграцию ИС организации и нужный уровень информационной безопасности. В результате Tops BI внедрил на АвтоВАЗе продукт — корпоративный портал на базе пакета Oracle AS Portal с многоуровневой настройкой прав доступа, интеграцией сервисов и т.д. 

«Ай-Теко» внедрила Oracle AS Portal в Счетной палате Российской Федерации

В ходе проектирования ИТКС в качестве решения для построения портала компанией «Ай-Теко» был предложен программный продукт Oracle Application Server Portal (Oracle AS Portal), который предоставляет поддержку новых технологий. Он базируется на открытых стандартах, спецификациях, включает готовые средства разработки и внедрения приложений. Использование компонентов, интерактивных средств позволило снизить объем ручного программирования. Весьма привлекательной оказалась возможность дорабатывать, поддерживать корпоративный сайт собственными силами. 

Как привлечь внимание сотрудников к интранету

№1. Делайте удобный, красивый и интересный портал

Скучный ресурс не будет пользоваться популярностью среди сотрудников, как и портал со сложной навигацией. Постоянно публикуйте не только официальную информацию, но и сведения развлекательного характера, интересные факты.

Пример

В компании «Пивной рыцарь» разработали концепцию корпоративного портала под названием Worklife Office. На сайте размещают информацию для для работы и для жизни в соотношении 50:50. Это сделано для того, чтобы работники не скучали, посещали портал с удовольствием, ненавязчиво получали нужные сведения производственного характера. Например, персонал может сам выкладывать на сайт факты о спорте, здоровье, диетах, разных стилях одежды. Коллеги активно делятся интересной информацией, которую они находят, выкладывают фотографии и видео-, аудиозаписи. В это разнообразие неформальных сведений искусно вплетены официальные данные о новых задачах компании, целях подразделений, наградах, проектах, которые нужно реализовать, о вакансиях. Размещаются приказы руководства, прочие документы и объявления.

№2. Привлекайте сотрудников к наполнению портала

Распределите обязанности среди сотрудников по наполнению колонок портала. Давайте доступ к редактированию только тем, кому доверяете, иначе на сайте может появиться нежелательная и даже провокационная информация. Пресекайте появление сплетен и недостоверных фактов.

Обратите внимание! При запуске интранета писать туда должны топ-менеджеры, а только затем рядовые работники. Договоритесь с каждым управленцем высшего звена, в какой день он будет заполнять сайт. Менеджеры должны писать около 20% постов, при этом остальные 80% – сотрудники. Если пропорция нарушается, значит, сайт не является порталом для работников. Посты руководителей должны содержать разностороннюю информацию, а не только сведения о достижениях.

№3. Своевременно удаляйте неактуальные посты, документы и файлы или перемещайте их в архив

Если в интранете много ненужных файлов, неактуальных данных, сотрудникам тяжело находить важную информацию. Постепенно они теряют интерес к порталу и перестают им пользоваться. Назначьте ответственного за удаление ненужных сведений. Лучше, если это будет один из руководителей, который хорошо разбирается в том, что актуально, а что — нет. 

№4. Установите полезные виджеты

Пусть разработчики настроят импорт информации из интернета, тогда HR-менеджеру не придется ежедневно копировать на сторонних сайтах сведения о погоде, курсе валют, новости. Кроме того, работникам, у которых есть личные страницы в социальных сетях, не придется заполнять профиль. Корпоративный портал сам перенесет все данные из соцсетей.

Справка: из-за того, что многим лень заполнять профиль, они предпочитают не пользоваться интранетом. Интеграция с социальными сетями позволяет решить эту проблему.

№5. Не размещайте на сайте информацию о взысканиях

Публичное порицание — отличный инструмент управления поведением и эффективностью персонала, но его нужно использовать грамотно и аккуратно. Если вы начнете размещать на корпоративном портале информацию о злостных нарушителях, вы добьетесь только того, что сотрудники перестанут им пользоваться. Отношения к вам тоже изменится не в лучшую сторону. 

Если вы решили внедрить интранет, научите подчиненных пользоваться им, чтобы у них не возникало вопросов. Периодически просматривайте темы переписки, иначе работа превратится в увлекательное, но бессмысленное общение. Контроль должен быть ненавязчивым, чтобы не подавлять персонал и не вызывать недовольства. 

Вывод

Сеть интранет — это не просто способ объединить персонал, но и возможность повысить статусность организации. При ее создании руководствуйтесь здравым смыслом — не наполняйте сайт ненужной информацией, следите за удобством работы с ней, избегайте мелких шрифтов и раздражающих тонов. Только так вы сможете вызвать интерес у сотрудников

logo
×
Когда вы нажимаете не крестик, в мире остается без премии один HR

Не верите? Нажимайте! Или потратьте одну минуту на регистрацию и получите в свое распоряжение секреты коллег, у которых всегда есть премия.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Здравствуйте

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.