Как привлечь сотрудников на корпоративный портал

4488
ПАРШИНА Анна
начальник управления счастья сотрудников
Генеральный директор провел встречу с линейными руководителями и с ужасом обнаружил, что они не в курсе того, что происходит в компании. Например, все спрашивали, можно ли сотрудникам, работающим долго и успешно, оплачивать больничный в 100-процентном размере. Но уже давно решено, что можно – тем, кто проработал больше трех и на хорошем счету. Новость об этом размещали на корпоративном сайте. Но ни линейные руководители, ни сотрудники туда не заходят.

Это подтвердили и HR-менеджеры. Сотрудники приносят в службу персонала документы, оформленные как попало. Непонятно, откуда они берут образцы. Между тем уже полгода назад менеджеры HR-департамента собрали, систематизировали и вывесили на сайт все образцы документов. Распечатывай и пользуйся! Но нет. Такое ощущение, что документов никто и не заметил.

Словом, ясно: интранет не интересен сотрудникам, и они его не посещают. А потому пропускают важную производственную информацию. Это плохо, так как замедляет бизнес-процессы, не дает возможности проявиться системе мотивации, разработанной HR-департаментом, не вызывает ощущения команды.

Получается, сам факт того, что на сайте есть традиционные разделы – о компании, адресная книга с контактами сотрудников, объявления, справочники, инструкции и новости, – еще ничего не значит. Этих разделов недостаточно.

«Что же мне теперь, анекдоты на корпоративном сайте печатать?!» – не без недовольства рассуждал на конференции по корпоративным коммуникациям один из участников. А хоть бы и анекдоты, если они связаны с професcиональной деятельностью.

Пример

В финансовой компании в HR-департаменте было правило – каждое утро на корпоративный сайт вывешивать анекдот про одну из категорий специалистов. Скажем, про трейдеров менеджер по коммуникациям опубликовал такой анекдот: «На бирже появились акции ценой в 1 копейку. Трейдер рассуждает: «Дальше им падать некуда. Будут только расти. Надо покупать!» И закупил акций на 1000 долларов. Через неделю акции выросли в цене до 15 копеек, а еще через неделю – до 20. Трейдер решает: «Момент настал. Надо срочно их продавать! Но кому?» Через месяц уже сами сотрудники стали присылать в HR-службу свои анекдоты и менеджерам по персоналу не требовалось их искать. А посещаемость сайта выросла в три с половиной раза

Разумеется, одними анекдотами не заставишь сотрудников постоянно заходить на сайт, при этом относиться к нему не только как к развлечению. Нужны и другие методы. Предлагаем некоторые из них.

Cделайте так, чтобы сотрудники заходили через корпоративный портал в Интернет и на электронную почту

Это небольшая стратегическая хитрость: корпоративный портал открывается на мониторе у каждого сотрудника как заставка рабочего стола. И лишь после этого сотрудник может попасть в Интернет или в электронную почту. Словом, портал становится своеобразными корпоративными воротами в информационное пространство компании, «единой точкой входа». Пусть через портал сотрудник так же бронирует «переговорки», входит в клиентскую
базу и регистрирует документы.

Мимикрируйте внутренний портал под социальную сеть

Иначе говоря, интранет должен представлять собой что-то вроде Facebook и ВКонтакте. Разумеется, будьте готовы, что в таком случае сотрудники станут использовать сайт для общения не только на производственные темы, но и на личные. Но это все равно на пользу компании. Чем больше личного сотрудники связывают с порталом, тем внимательнее отнесутся к нему и к тому, что на нем есть. На порталах, похожих на социальную сеть, сотрудники могут создавать свои страницы или входить в личные папки через «Личный кабинет», выкладывать там фото и видео, а также персональные документы, общаться с другими пользователями – своими коллегами, включив их в друзья. Не стоит опасаться, что такое общение может слишком затянуться. Некоторые исследования показывают, что в компаниях, где внутренние порталы представляют собой фактически полноценную социальную сеть, сотрудники проводят в них не более 20 минут в день.

Как и во всякой соцсети, создавайте на портале профессиональные сообщества. Скажем, страничку для менеджеров по продажам, маркетологов либо для специалистов по фондовому рынку. Это станет площадкой для их общения по рабочим вопросам. Они смогут обсуждать сложные моменты, делиться опытом, давать советы друг другу. Это упрощает и улучшает работу сотрудников.

Настройте обмен мгновенными сообщениями, создайте фото-, видео- и аудиогалереи

Обмен мгновенными сообщениями – это аналог ICQ или Jabberмессенджера. Если Вы сможете предложить сотрудникам такой инструмент для общения в режиме on-line, они обязательно им воспользуются. Упраздните классическую ICQ! Фото-,видео- и аудиогалереи сделайте двух видов – частные (закрытые) и общественные (открытые). И те и другие должны быть управляемыми. Частными галереями управляет тот, кто их создал, у него есть доступ (логин и пароль) к ним. Хозяин может наделить правом доступа к своей галерее всех, кого пожелает. Общественными галереями управляют HR-менеджеры или руководители подразделений. Для этого они получают специальные права модератора.

Благодаря общественным галереям можно проводить различные конкурсы для всей компании, например фотографий, любительских фильмов. Победителей пусть выбирают сами сотрудники голосованием, а ход этого голосования должен быть виден всем. Тогда выбор победителя превратится в захватывающее зрелище, за которым на сайте будут следить все сотрудники.

Пример

В компании «Пивной царь» разработали и реализовали концепцию корпоративного сайта под названием Worklife Office. На портале размещают информацию для жизни и для работы в соотношении 50:50. Это было сделано специально для того, чтобы сотрудники не скучали на портале, посещали его с удовольствием и ненавязчиво получали сведения производственного характера. Например, сами сотрудники выкладывали на сайт интересные факты о спорте, диетах, разных стилях одежды. Коллеги делятся друг с другом интересной информацией, которую они сами случайно находят, выкладывают забавные фотографии и видео-, аудиозаписи. И в это разнообразие неформальной информации искусно вплетена официальная – о новых глобальных задачах компании и целях конкретных подразделений, о том, кто и за что был награжден, о проектах, которые предстоит реализовать, о вакансиях компании. Размещаются и приказы руководства. Используются передовые технологии – flash-анимация,слайд-шоу, видео. Например, новички могут совершить виртуальную видеоэкскурсию по офису. А отчет с форума, в котором участвовала компания и на котором получила диплом, можно посмот реть частично в формате видео, частично в формате слайд-шоу

Освободите форумы от цензуры. Пусть сотрудники задают и острые вопросы

На форумах можно обсуждать новости политики и культуры, фильмы и музыку. Это хорошо, так как отвечает простым личным потребностям сотрудников и привлекает на сайт. Но не препят ствуйте тому, чтобы сотрудники могли задавать и так называемые неудобные вопросы администрации или HR-департаменту. Например, о сокращении соцпакета, о системе начисления премий, о взаи модействии между различными отделами. В разделе «Форумы» сделайте для таких тем отдельную директорию, скажем «Острые вопросы» или «Злободневные проблемы». Главное – не пресекать такие вопросы. Тогда сайт будет восприниматься сотрудниками не как формальная и красивая вывеска, но и как открытая трибуна, где можно обсудить и актуальные вопросы.

Возглавляемому Вами департаменту лучше относиться к этому как к возможности разъяснить действующие правила и стандарты, устранить неясность и почву для негатива. Кроме того, Вы точно будете знать, что непонятно сотрудникам в организационной сис теме компании, что вызывает у них деструктивные мысли и снижает лояльность. Причем узнаете без всяких опросов.

Но если сотрудник позволяет себе хамство и демонстрирует озлобленность, его посты просто блокируются и становятся невидимыми.

Пусть сайт будет не украшением, а рабочим инструментом

Тогда сотрудники будут задействовать его в своей каждо дневной работе. Ведь это удобно: зашел на сайт, посмотрел, какие переговорные комнаты свободны, и забронивал одну из них. Либо через сайт заказал канцелярские товары, сделал заявку IT-службе, либо передал на ресепшен сведения о гостях, чтобы им выдали разовые пропуска.

Используйте сайт для HR-работы: выложите туда анкеты и проводите опросы, обучение

Например, создайте раздел, в котором появятся анкеты для новых сотрудников, а также опросники для увольняющихся и для оценки работающих. Позаботьтесь о том, чтобы можно было через сайт проводить интерактивные HR-исследования и формировать отчеты либо получать уже обработанные и сформированные результаты оценки. Попросите IT-службу побеспокоиться об этом.

Если Вы проводите обучение внутри компании (в том числе дистанционное, скажем, для филиалов), разместите в специальном блоке все материалы. Отдельно пропишите, когда и как ими пользоваться.

Позаботьтесь о том, чтобы сайт менялся, причем легко

Иначе говоря, при разработке или доработке сайта снабдите его самыми разными блоками с запасом и попросите IT-специалистов предусмотреть возможность включать и выключать каждый из блоков. В таком случае Вы сможете убирать с сайта те разделы, которые не работают, и включать вместо них новые. Тогда сайт будет гибким и динамичным.

Пример

Когда компания PepsiCo стала разрабатывать новый современный корпоративный сайт, то поняла, что его быстро не создать. Но это не смутило компанию. Она решила заложить в основу разработки эволюционную модель сайта. Не ждать, когда сайт будет полностью готов, а запустить сначала лишь часть блоков (Новости, Форум, Личный кабинет, Библиотека документов, Дискуссия), а затем добавлять к ним другие (Личные страницы, фото- и ви деогалереи, блоги, аудиокартотеку). Причем по мере запуска HR- департамент отслеживал, как сотрудники воспринимают те или иные блоки сайта. Те, что им не нравились и не были востребованы, убирали. Например, раздел «Дискуссия» выключили, так как он пустовал. На самом деле все дискуссии разгорались на форумах, и переносить их в другой раздел не было необходимости

Обеспечьте все для интерактива: комментарии сотрудников, рейтинги материалов

Дайте сотрудникам возможность оставлять отзывы и мнения на все, что публикуется на сайте, высказывать свои предложения, к примеру, как урегулировать проблему (если речь идет о ней), оценивать материал, задавать вопросы. Не пугайтесь вопросов или необоснованной критики. Возможно, критикана усмирят сами же сотрудники.

Пример

Для двух подразделений, успешно завершивших проекты, служба персонала организовала велопутешествие с ночевкой в загородном пансионате. К сожалению, в день путешествия пошел дождь, погода испортилась, дорогу развезло, пришлось ехать по грязи. Один из участников простыл и потом, вернувшись из поездки, на корпоративном сайте оставил негативный отзыв о мероприятии. Менеджер по корпоративной культуре выразил сожаление, что сотрудник приболел. А другие работники стали писать в комментариях: «Жаль, конечно, что ты заболел. Но в остальном ты, парень, не прав. Поездка была классной и интересной»

Кроме того, закажите разработчикам такую функцию, как одобрение сотрудниками какого-либо материала, фотографий, видео. Например, сотрудник щелчком курсора высказывается в поддержку статьи (говоря языком интернета, «лайкает»). По таким «лайкам» можно строить рейтинг. Посты с высоким рейтингом располагаются в самом верху страницы и, как следствие, пользуются наибольшей популярностью у посетителей.

Еще один фактор успеха – необычный дизайн портала

Не стоит делать корпоративный портал по образу и подобию официальных сайтов компаний для сторонних потребителей – таким же забитым информацией и строгим по дизайну. Ведь у этих двух видов сайтов разные задачи. У официального – представить компанию, дать как можно больше информации о ней сразу же на первой странице. У корпоративного сайта иная задача. Он должен быть привлекательным для сотрудников. Поэтому от строгости дизайна можно слегка отступить и придумать что-то оригинальное.

Пример

Компания «Желтофоль» сделала необычный дизайн для своего корпоративного сайта. На странице, которая загружается первой, сотрудники видят картину тундры, словно запечатленную художником по мультипликациям. Стоят чумы, идет дымок от костра, на котором поджаривается мясо, чуть в стороне – колодец, а с другой стороны – шкура оленя, растянутая на древесных кольях – сушится на ветру. Но все эти предметы здесь не случайны. Кликнете на колодец – перейдете в раздел, где говорится от тенденциях на рынке, о приросте клиентов, тут же находится и сама база клиентов. А кликнете на костер – перед Вам откроется блок, в котором повествуется о жизни компании, о происходящих событиях, о креативных идеях и предложениях сотрудников, о тех, кто отличился за последний месяц (в хорошем смысле слова). Скриншот главной страницы сайта смотрите слева. Эта страница задает особое игривое настроение, формирует у сотрудников теплое отношение к сайту. Несмотря на то что сайт предназначен для клиентов, это дизайнерское решение является хорошей иллюстрацией к нестандартному подходу, как может выглядеть интранет-сайт

Сотрудники не заходят и не пишут на корпоративный портал

Сотрудники не заходят и не пишут на корпоративный портал

Сотрудники не заходят и не пишут на корпоративный портал

Юрий ФЕДОСЕЕВ,генеральный директор компании DaOffice

Мало вплести в портал элементы соцсети! Его надо превратить в настоящую соцсеть

Если лишь добавить порталу элементы соцсети, то это не поможет полноценно вовлечь сотрудников, превратить сайт в инструмент многосторонних коммуникаций, где контент формируется всеми и для всех с моментальной обратной связью (а не HR- департаментом для чтения сотрудниками). Стилизация под соцсеть напоминает историю о «культе карго»: аборигены тихоокеанских островов строили взлетные полосы и самолеты из пальмовых листьев и думали, что благодаря этому к ним вернутся самолеты американских военных с продовольствием. Словом, надо развернуть рядом с порталом полноценную корпоративную соцсеть, а не допиливать его. Только тогда между сотрудниками начнут формироваться настоящие социальные связи. Соцсеть должна интегрироваться с корпоративным сайтом. А если Вы только еще планируете обзавестись им, то лучше сразу делайте и устанавливайте корпоративную соцсеть

Сотрудники не заходят и не пишут на корпоративный портал

Екатерина ВЯТКИНА,Директор по персоналу Reed Elsevier (Russia) LLC

Подшивки документов и списка сотрудников недостаточно. Вводите дополнительные опции

Во многих компаниях на корпоративном портале есть подшивка документов и политик , контактные данные сотрудников, описание тренингов и обучающих курсов. Но практика показывает, что все это используется нечасто и неактивно. Что можно придумать в этой ситуации? Подключите дополнительные опции, чтобы сотрудники каждый день чувствовали необходимость посещать сайт. Они часто бронируют переговорные комнаты? Позвольте делать это через сайт в режиме онлайн (наглядно и быстро). Проводите голосование на портале – что выбрать в качестве корпоративного подарка на праздничные даты, где лучше провести корпоратив, за счет чего сократить рабочий день в пятницу. Сделайте ход голосования и результаты открытыми. Рассылайте по электронной почте всем сотрудникам короткие новости, полная версия которых находится на корпоративном портале

Инициаторами публикаций сделайте в начале топов. Но лишь 20 % постов должно быть от них

При запуске интранета начать писать туда должны именно топ-менеджеры, за ними последуют и рядовые сотрудники. Договоритесь с каждым руководителем высшего звена, в какой день он будет писать на сайт. «Перу» руководителей должно принадлежать около 20 % постов, остальные 80 % – сотрудникам. Если эта пропорция нарушена, скорее всего сайт не является порталом для персонала. Посты руководства должны содержать разную информацию, а не только о достижениях и победах.

Пусть разработчики «научат» корпоративный сайт импортировать информацию из Интернета

Тогда Вашему HR-менеджеру не придется каждый день копировать на сторонних сайтах в Интернете сведения о погоде, курсе валют, а также новости той отрасли, в которой работает компания, и переносить на корпоративный портал. Он сам найдет их (по заданным настройкам) и выгрузит на свои страницы. Кроме того, сотрудникам, у которых уже есть личные страницы в социальных сетях, не придется повторно заполнять профиль. Корпоративный сайт сам возьмет все данные на человека из соцсетей Facebook и ВКонтакте.

Сотрудники не заходят и не пишут на корпоративный портал

Евгения ШАТИЛОВА,директор мотивационной системы Pryaniky.com

На первом этапе подключите людей – «драйверов». Пусть они заразят своим примером других

На начальном этапе жизни интранета (или когда вдыхаете жизнь в старую версию) подключайте «драйверов» – людей, которые будут положительным примером показывать, как пользоваться сайтом. С этими людьми (3–7 % сотрудников разного уровня, среди них – топ-менеджеры) куратор корпоративного портала может «вступить в сговор», объяснить «правила игры», воодушевить идеей и попросить помочь – наглядно проявить активность на портале (на первом этапе – пусть даже несколько искусственную). Увидев, как «драйверы» активно используют корпоративный портал (загружают и обсуждают документы, образуют рабочие группы, публикуют новости), другие сотрудники поймут, что это удобно, полезно, и тоже начнут пользоваться системой. Чтобы жизнь на корпоративном портале была полноценной, нужен интерактив, как в любой социальной сети: возможность комментировать, «лайкать», вести блоги

Из главного чума выглядывает зверек, у которого светятся глаза. А если навести курсор на облака, они начинают раскачиваться, как качели, а одно даже падает. Главная страница корпоративного портала интересна и необычна.

Сотрудники не заходят и не пишут на корпоративный портал



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!