Технология дистанционного управления для HR-директора

1541
ОЛЬХОВСКАЯ Юлия
директор по персоналу
У HR-директора строительной компании Анны М. мужа направили в командировку в Хорватию на три года – там он будет возглавлять офис российской фирмы. Анна не может не поехать с мужем, поэтому принесла заявление об увольнении. Но генеральный директор, не желая отпускать ее, предложил управлять HR-департаментом дистанционно, из-за границы. Правда, попросил выстроить коммуникации с подчиненными так, чтобы они не чувствовали себя брошенными.

Кроме того, руководитель компании предупредил: главная проблема, которая часто возникает в коллективах при управлении на расстоянии, – потеря ощущения, что сотрудники являются командой. А это снижает мотивацию. Поэтому задача руководителя – не только общаться с каждым сотрудником в отдельности, используя традиционные способы связи (электронную почту, Skype, , ICQ), но и применять передовые технологии, позволяющие устраивать совещания или обсуждения задач в режиме онлайн, в которых могут периодически принимать участие все сотрудники HR-службы. А также периодически прилетать, чтобы лично встречаться с сотрудниками и подписывать документы.

Обдумав предложение генерального директора, HR-директор решила его принять, подготовить подчиненных к своему отъезду и выстроить удаленную работу так, чтобы всегда быть в курсе того, что происходит в департаменте, ставить задачи и контролировать, как они выполняются, поддерживать командный дух, устраивая веб-совещания.

Если есть возможность, купите и установите программу, которая и отправляет СМС, и звонит сотрудникам, и шлет напоминания

Разумеется, все это программа будет делать только по Вашей команде. Вам нужно ввести туда адреса электронной почты своих подчиненных, их мобильные телефоны (чтобы отправлять SMS или делать звонки), номера ICQ или Skype, вбить их личные данные – фамилию, имя, иногда еще и должность. По сути, в вашем распоряжении окажутся все каналы связи в одном флаконе. Применять все по отдельности – телефон, компьютер, подключенный к Интернету, Skype или ICQ, не потребуется. А самое главное, программа позволяет устраивать веб-совещания, коллективно обсуждать задачи и проблемы, при этом использовать визуальные элементы на экране, который, как доску в переговорной комнате, видят все участники, находящиеся в разных местах.

Сейчас уже есть немало управленческих программ, с помощью которых можно эффективно руководить подразделениями или даже целыми компаниями на расстоянии. Например, средства управления проектами, функционирующие в режиме «программное обеспечение как услуга» (SaaS). С их помощью Вы создадите для общения с сотрудниками, удаленными от Вас на многие километры, форумы и чаты (чтобы мгновенно обмениваться сообщениями), сможете совместно использовать файлы, находящиеся на сервере компании, и общие календари мероприятий. Для коллективной работы с сотрудниками подойдут также такие ресурсы, как Campfire, Hubot, Asana, «Система управления Простой бизнес».

Пример

Райан КАРСОН (Ryan CARSON), известный в Англии и США предприниматель, управляет своей компанией Treehouse, основной офис которой находится в Орландо (США), из своего дома в Великобритании. Для этого он использует не один, а несколько разных ресурсов – в зависимости от задачи. Если нужно обменяться мыслями и идеями, площадкой служит Campfire. Там созданы чат-комнаты: Chiggity Chillin (общая комната для сотрудников из разных отделов), Product Team (для отдела развития продукта), Dev Team (для сотрудников–разработчиков продукта). Если требуется обмениваться еще и графическими файлами, изображениями, сотрудники переходят на Hubot. Когда нужно обсудить проекты обстоятельно и с разных сторон, руководитель просит своих подчиненных использовать блог WordPress на основе шаблона P2. А если необходимо провести веб-совещание, видеть всех участников и материалы, которые они подготовили, Райан привлекает сервис Go to Meeting. Редактировать документы на виртуальной доскепрямо во время совещания удобно с помощью функции Google Docs или
Google Drawing. И наконец, как идет работа над проектами, гендиректор контролирует с помощью Trello. Программа наглядно показывает все проекты, над которыми ведется работа. А каждый этап этой работы отражается в отдельной карточке. Кликнув на ту или иную карточку, гендиректор может увидеть, что и как делается

Обратите внимание: чтобы воспользоваться современными технологиями для дистанционного управления коллективом, далеко не всегда нужно что-то устанавливать на компьютер и платить большие деньги. Например, ресурс Go to Meeting уже существует в сети. Вы платите 60 долларов в месяц, получаете доступ к ресурсу и пользуетесь им.

Вы спросите: чем подобные ресурсы отличаются, скажем, от ICQ, где тоже можно обмениваться сообщениями с сотрудниками в режиме реального времени? Ответ: тем, что в ICQ в одном окне Вы можете общаться только с одним сотрудником. А другие не будут видеть, о чем и что Вы говорите. В ресурсах же, подобных Campfi re или Go to Meeting, Вы сможете вести диалог даже со всем HR-департаментом одновременно.

Как работает программа для дистанционного управления. Пример «Простого бизнеса»

После того как Вы ввели свои данные в пункте «Анкета» (главное меню) и это же сделали Ваши подчиненные, Вам надо подружиться с ними. Как в социальной сети. Отправляйте запрос своим сотрудникам, получайте ответ-подтверждение, и все они появятся у Вас на вкладке «Контакты».

Теперь Вы в состоянии ставить задачи подчиненным. Для этого найдите сотрудника в списке «Кому», откройте окно этого сотрудника (пользователя), где есть вся информация о нем, и сформулируйте свое поручение. Все поручения, которые Вы дадите HR-специалистам, будут значиться в дереве проектов. Оповестить сотрудника, что Вы отправили ему сообщение с поручением, можно одним из трех способов: через чат – письменно либо с помощью SMS (см. рисунок 1 на стр. 71) или позвонить на мобильный телефон. Все это сделает программа.

Если нужно, информацию о задаче получает не только тот, кто непосредственно ее выполняет, но и другие специалисты HR-департамента. Есть возможность запрашивать мнение о проблеме у того сотрудника, которого Вы считаете экспертом. Нужно обсудить что-то коллективно? Пожалуйста. Переписывайтесь сразу хоть со всеми подчиненными, как в чате в режиме реального времени.

Кроме того, у Вас есть возможность сразу добавить к задаче свой комментарий (как показано на рисунке 2 на стр. 71), вложить файлы с текстами или иллюстрациями, указать срок и важность. Вне зависимости от того, как исполнитель узнал о поручении (получил SMS или сообщение в чате), он отвечает Вам – оставляет комментарий в системе. Например, напишет: «Хорошо, все понял» либо задаст дополнительные вопросы.

Рисунок 1.

HR-директор надолго уезжает и будет руководить дистанционно

Дать поручение своему подчиненному Вы можете, отпра вив SMS. Причем использовать свой мобильный телефон не нужно. Это сделает программа.

Рисунок 2.

HR-директор надолго уезжает и будет руководить дистанционно

Задачи, которые Вы ставите сотрудникам HR-службы, программа обозначает как комментарии. Задачи можно корректировать, а также обсуждать с несколькими подчиненными – как в чате в режиме реального времени.

Чтобы позвонить кому-либо из сотрудников, нажмите на иконку телефона ть , которая находится в нижнем левом углу главного окна программы. Откроется окно «Центр звонков».

Убедитесь, что сервер голосовой связи подключен, а также задайте нужные настройки, например «Усиление звука». После этого выбирайте конкретного сотрудника, с которым хотите поговорить.

Если же по каким-либо причинам установить подобную программу не представляется возможным, используйте традиционные каналы для общения с сотрудниками – ICQ, Skype. Кстати, в Skype можно устраивать и видеоконференции с несколькими сотрудниками. Правда, качество изображения оставляет желать лучшего и не исключены сбои в передаче звука, но тем не менее как-то услышать и увидеть своих подчиненных Вы сможете.

Составьте четкий план работы для каждого сотрудника HR-департамента и поставьте конкретные цели

В плане работы указывайте, что конкретно должен выполнить сотрудник, а формулируя цели, опишите, к чему он должен стремиться, выполняя свои каждодневные задачи, то есть обозначьте мега-задачу. План работы и цели лучше оформить в виде таблицы (пример таблицы, в которой сформулированы задачи менеджера по подбору персонала, смотрите ниже). Оставьте столбец, в котором можно сделать отметку о выполнении.

Таблица 1. План работы менеджера по подбору персонала на I полугодие 2013 года

HR-директор надолго уезжает и будет руководить дистанционно

Если задачи Вы формулируете детально, то цели, напротив, надо обозначать более масштабно.

Выберите заместителя и делегируйте ему часть своих полномочий

Четко оговорите, какие задачи Ваш заместитель будет решать сам, без Вашего участия, а какие решения будете принимать Вы. Например, утвердить план обучения сотрудников и программу, разработанные HR-менеджерами, заместитель может и самостоятельно (если у него будет желание, то просто согласует их с Вами). Все, что касается взаимодействия HR-менеджеров внутри службы персонала и с другими службами, Ваш заместитель тоже в состоянии регулировать самостоятельно. А вот вопросы, связанные с бюджетом для HR-департамента или со стратегией работы с персоналом на год, с расчетами ФОТ для компании, пересмотром мотивационных пакетов для отдельных категорий сотрудников, должны решать Вы сами.

Пример

Директор по персоналу производственно-торговой компании Наталья С. решила не уходить в декретный отпуск, а затем в отпуск по уходу за ребенком и стала работать из дома. Она доверяла своим подчиненным, так как подбирала их в HR-службу сама и знала, что они надежны и ответственно относятся к выполнению своих служебных обязанностей. Но когда Директор по персоналу через полгода приехала в офис на рабочее совещание, то обнаружила, что один из важных проектов – под угрозой срыва. Выяснилось, что в ходе реализации проекта возникали различные проблемные ситуации и требовалось принимать управленческие решения. Никто из сотрудников HR-службы не был уполномочен на это. К Наталье же подчиненные старались не обращаться, так как понимали, что у нее много забот, связанных с воспитанием ребенка. Поэтому проблемы оставались нерешенными. Чтобы впредь избежать подобных ситуаций, HR-директор назначила одну из своих сотрудниц заместителем и уполномочила ее принимать решения по текущим ситуациям, возникающим в работе

Делегировав полномочия заместителю, будьте готовы к тому, что он может принимать решения, отличные от тех, что в аналогичных ситуациях приняли бы Вы. Смиритесь с этим. Иначе получите лишь дополнительный канал информации, а нагрузку с себя не снимите.

Пользуйтесь всеми функциями современных гаджетов, чтобы не зависеть от компьютера

Тогда Вы сможете общаться с подчиненными, когда не находитесь рядом с компьютером, а едете по своим делам. Например, коммуникаторы HTC, Samsung, Nokia, планшетник iPad, смартфоны iPone и BlackBerry позволяют отправлять сообщения на электронную почту, передавать видеоизображения, просматривать файлы, которые хранятся в компьютере, и работать с ними, выходить в Интернет, пользоваться базой данных компании (корпоративным сайтом). Все это может понадобиться Вам, чтобы успешно контактировать с подчиненными, находясь за сотни и тысячи километров от них. Кстати, президент США Барак ОБАМА пользовался BlackBerry, когда проводил предвыборную кампанию в 2007–2008 годах. Поэтому коммуникатор теперь ассоциируется с образом политика..

Установите время, в которое будете выходить на связь с сотрудниками HR-службы

Например, объявите, что каждый вторник с 13.00 до 15.00 по местному времени Вы доступны для подчиненных в ICQ либо в Skype. Будет удобно для всех, если Вы определите дни и часы, когда планируете проводить сеансы конференц-связи для общения с несколькими сотрудниками или всей HR-службой с использованием одного из электронных ресурсов в Интернете, о которых говорилось выше. Тогда HR-менеджеры будут заранее готовиться к общению с Вами, обсуждать проблемы и решать вопросы. В особых случаях просите подчиненных звонить Вам на мобильный телефон или писать SMS.

Введите еженедельную отчетность

Описание того, что сделано за неделю, сотрудники смогут отправлять Вам по электронной почте или на адрес в программе для дистанционного управления коллективом. Тогда Вы будете в курсе дел и дисциплинируете подчиненных. Сильного демотивирующего эффекта, который обычно появляется из-за введения письменных отчетов о работе (образец отчета ниже), скорее всего, не возникнет, так как все понимают ситуацию. Вы работаете удаленно, и Вам необходимо получать информацию о том, чем занимается HR-служба.

Таблица 2. Отчет менеджера по подбору о проделанной работе за неделю

HR-директор надолго уезжает и будет руководить дистанционно

Учтите особенности письменного общения

На коммуникативных тренингах есть простейшее упражнение: нужно произнести фразу «Добрый день. Чем могу помочь?» с разными интонациями, передать разные чувства. Аудитория, которая выступает в роли клиентов, безошибочно «угадывает» усталость, раздражение, приветливость.

А письменная речь не всегда передает настроение собеседника, поэтому, старайтесь как можно точнее выражать мысль, следить за логикой и формулировками. В конце письма в краткой форме подытоживайте то, о чем писали выше. Если отвечаете на вопрос, который раньше получили от подчиненного, скопируйте этот вопрос. Так подчиненный легче поймет, на какое именно его письмо Вы отвечаете. Высший пилотаж при переписке – научиться, с одной стороны, ясно и конкретно формулировать задачи, которые ставите своим подчиненным, а с другой стороны, сделать тон письма менее официальным. Конечно, жанр деловой переписки обязывает держать дистанцию. Но если Вы и Ваши подчиненные находитесь в разных городах, психологическая дистанция между вами и так максимальна. Чтобы сделать общение менее формальным, используйте значки – «смайлики», а также немного эмоций и элементов разговорной речи. Например, если на момент переписки Вы находитесь в длительной командировке, добавьте личные впечатления от города, от проживающих в нем людей, поделитесь тем, что Вас удивило или обрадовало.

HR-директор надолго уезжает и будет руководить дистанционно

Нина ЛИТВИНОВА, член совета директоров, Директор по персоналу компании «Конфис»

Когда только начинаете руководить дистанционно, жестко все регламентируйте и проводите планерки раз в неделю

Ведь люди лишь начинают учиться работать в ситуации, когда Вы далеко, а не поблизости, в своем кабинете. Четко определяйте, как должен функционировать HR-департамент, и настойчиво требуйте, чтобы все процессы шли в соответствии с регламентами. Раз в неделю ставьте задачи подчиненным и давайте рекомендации, как следует эти задачи выполнять. Позже, когда HR-специалисты привыкнут соблюдать правила игры и заслужат Ваше доверие, Вы сможете проводить проверки и планерки не так часто и не со строгой периодичностью. Учитесь правильно делегировать полномочия, контролировать решение задач и при этом доверять своим сотрудникам. Я знаю немало бизнесменов, которые научились этому и теперь успешно управляют бизнесом, а также отделом персонала удаленно, проживая в другой стране

HR-директор надолго уезжает и будет руководить дистанционно

Наталья ГРИШИНА, директор по персоналу компании «Простые решения»

Обязательно находите возможность видеться с сотрудниками и общаться лично. Иначе упустите важные детали

А также рискуете не заметить, что у подчиненных теряется чувство команды, а у Вас – что Вы не вполне контролируете ситуацию. Ведь электронная переписка, отчеты, видеоконференции через Skype не могут служить достойным эквивалентном личного общения. Некоторые детали можно заметить только при таком общении. И, управляя только дистанционно, не навещая своих подчиненных, Вы можете не подметить важные детали. Ведь бизнес, как известно, состоит в основном из мелочей. Чтобы избежать рисков, ищите таких сотрудников для HR-службы, которые высокопрофессиональны, самостоятельны, не боятся ответственности и готовы принимать решения

Перед отъездом проведите с подчиненными общее собрание

Ваш отъезд и тот факт, что Вы будете управлять дистанционно – стресс для сотрудников. Даже если эти сотрудники – HR-специалисты. Вы успокоите их, если проведете совещание и расскажете, как будет строиться работа HR-службы после Вашего отъезда. Заверьте, что ничто не будет мешать им оперативно обсуждать с Вами проблемы и находить решения. Расскажите обо всех каналах связи, которые будете использовать. Составьте и раздайте каждому инструкцию, в которой укажите, как конкретно и в каких ситуациях подчиненные могут связаться с Вами.

Попросите оплачивать Вам перелет в компанию один раз в месяц

Непосредственное общение с сотрудниками с глазу на глаз не заменят беседы с помощью технических средств. Бывать в компании полезно Вам лично, чтобы чувствовать ее ритм, не терять связи с ее корпоративной культурой. Кроме того, Вы сможете на месте проверить, как работают подчиненные, подписать важные документы, на которых должна стоять именно Ваша подпись, причем оригинальная, а не отсканированная или переданная вместе с документом по факсу.

HR-директор надолго уезжает и будет руководить дистанционно

Анна БОРИСЕНКО,Директор по персоналу компании «ЭнергоАудитКонтроль»

Проводите дистанционные совещания с помощью Skype. Люди научатся говорить по существу

Ведь нужно как можно быстрее и доходчивее выразить свою мысль, задать вопросы и получить ответы. Поэтому сотрудники учатся говорить сухо и сугубо по делу. Если не использовать видео и звук, совещание по Skype будет выглядеть как чат. Можно задействовать аудиовозможнос ти – звонить и общаться. Удобно, что в таком случае можно создать аудиофайл и отправлять его тем, кто не смог участвовать в таком дистанционном совещании. Но без совещаний нельзя! Они – базовый элемент всей системы делегирования. Знаете, как в университете: в течение семестра все учатся по-разному, но к экзаменам подтягиваются. Совещания – это «подгонятельный» инструмент, который помогает сдать все проекты вовремя

Чтобы знакомиться с важными документами, просите сканировать их и высылать Вам

Это такие документы, которые готовятся не Вашей службой, а сторонними подразделениями, и требуют согласования с Вами. Либо такие приказы и положения, которые разработаны специалистами Вашего департамента, но направляются руководителям других подразделений на согласование. Вам важно увидеть, какие пометки они сделали. Если некоторые управленцы уже поставили подписи под документом и не делали пометок, не высказывали замечаний, Вам важно увидеть эти подписи, зафиксировать, у каких руководителей есть замечания, а у каких нет. Все это Вы сможете подметить, если получите не просто текст документа в электронном виде, а именно отсканированную его копию.

HR-директор надолго уезжает и будет руководить дистанционно

Анри ПУАНКАРЕ,известный французский математик:

«Трудно поверить, какую огромную экономию мысли может осуществить одно хорошо подобранное слово»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!