Система оценки персонала. Как сделать ее прозрачной, открытой и без бумаг?

8800
ИВАНЕНКО Ольга
руководитель развития и поддержки HR-технологий
Чем больше компания, тем сложнее отслеживать, насколько эффективно работают сотрудники. Руководство поставило задачу службе человеческих ресурсов: внедрить автоматизированную систему оценки персонала, позволяющую управленцам ставить каждому сотруднику планы, увязанные со стратегическими бизнес-целями. А сотрудники должны иметь возможность в любой момент посмотреть, как они эти планы выполняют.

В этом материале рассматриваются следующие вопросы:

  • Прозрачная система оценки персонала: как подобрать подходящее решение;
  • Программы оценки персонала.

Задача создания системы оценки персонала, HR-службе придется много работать. Но автоматизированная система оценки персонала сделает процесс оценки действительно прозрачным, логичным и понятным, что положительно скажется на работе сотрудников, сыграет роль мотивирующего фактора. Кроме того, станет меньше бумажной волокиты. Ведь все будет работать электронно. И, наконец, руководство компании получит возможность контролировать не только то, как сотрудники работают и выполняют ли поставленные им KPI, но и как управленцы выполняют свои обязанности – вовремя ли и грамотно ли определяют задачи подчиненным на год. Ведь чтобы понять, выполнена ли задача, достигнута ли цель, нужно сначала правильно ее поставить. Сотрудник должен понимать, что от него требуется и что эти требования справедливые. Иначе останется ощущение неразберихи и возможность работать недостаточно хорошо.


Пример

Президент компании РЖД Владимир ЯКУНИН потребовал изменить систему мотивации управленцев компании – привязать 50% их зарплаты к достижению конкретных результатов подчиненными. «Это особенно актуально для дирекций, которые никак не могут разобраться, в чем их ответственность и за что они отвечают», – заявил президент «РЖД». По сути, он признался, что некоторые дирекции не то что не выполняют своих целей, а даже не знают, в чем эти цели заключаются. Новая система должна будет это побороть.


В процессе создания системы оценки сотрудников можно сделать акцент на постановке задач и целей (KPI). Тогда система оценки персонала может получить такое название: «Постановка целей и оценка деятельности сотрудников»». Рассмотрим этапы создания системы оценки сотрудников в компании. Делятся эксперты. 

>> О том, как выстроить работу компании на основе системы KPI, вы можете прочитать в материале: Сотрудники выполняют текущий план любой ценой. Даже если это плохо скажется в будущем.

1. Создайте проектную группу

В нашей компании в такую группу вошли три человека из HR-службы и три специалиста IT-отдела. Конечно, эти люди не в состоянии самостоятельно разработать всю программу и внедрить систему оценки. Нам, безусловно, пришлось привлекать специалистов компании-провайдера. Также в разработке методологии системы участвовали эксперты из подразделений планирования.

2. Дорабатывайте существующую систему оценки персонала под себя, четко сформулируйте техтребования

Есть один неоспоримый факт: программа оценки персонала, которая бы подходила вашей компании по всем параметрам, пока не существует. Соответственно, нет смысла его искать. Нужно дорабатывать под компанию существующие системы. Наш выбор пал на продукцию SAP в том числе и потому, что ее можно доработать именно под наши требования. Эти требования мы четко сформулировали: масштабируемость, гибкость, хранение и обработка данных большого числа сотрудников, наличие решения практически для каждого процесса в управлении человеческими ресурсами, интеграция всех модулей.

Облегчило нам жизнь то, что в компании уже использовалась система SAP ERP Human Capital Management.

Если говорить о бюджете, то минимальная стоимость внедрения модуля оценки для компании в 20 000 человек – это 6 млн рублей, максимальная, когда весь процесс осуществляется внешними консультантами, может быть больше 20 млн рублей.

3. Оговорите сразу, что программа оценки персонала будет снабжена функцией исправления ошибок

Интерфейс программы должен быть понятен, удобен и ясен. Чтобы вводить в нее только корректные показатели, мы совместно с компанией-разработчиком на этапе внедрения создали систему подсказок и предостережений. Если руководитель подразделения или HR-менеджер будут вводить в ячейку программы такие значения, которые явно выбиваются из общей массы, либо просто перепутают ячейки и попытаются внести данные не туда, система даст знать: «Ввести данные не представляется возможным», а также объяснит, почему нельзя это сделать и что предпринять, чтобы исправить ошибку.

4. Предусмотрите возможность корректировать данные из-за переводов и увольнений

Сотрудники уходят в декрет, увольняются, приходят новые. Созданная система оценки персонала должна позволять вносить в нее любые коррективы. Мы сразу сказали об этом фирме-разработчику и прописали это в договоре с ним. Поэтому сейчас нет проблем, когда приходит новый сотрудник. Мы за минуту вносим данные о нем в систему и прописываем цели на время, оставшееся до конца года. Также действуем и в том случае, если сотрудник переводится на другую должность. Мы проводим внеплановую оценку его деятельности на прежней должности и разрабатываем цели для новой должности. Если сотрудник увольняется, его задачи, внесенные ранее в систему, перераспределяются внутри подразделения. Таким образом, на время поиска нового сотрудника задачи не оказываются «брошенными», они обязательно должны быть закреплены при уходе сотрудника за другими людьми.


Читайте подробнее об оценке персонала в статье >>>


5. Пусть программа оценки сотрудников будет обладать разными уровнями доступа для работников

Сотруднику должны быть открыты данные о собственных целях, о промежуточных результатах работы и об итогах оценки. Также позвольте ему видеть, каким бизнес-целям соответствуют его конкретные задачи. Руководителю подразделения предоставьте доступ к ресурсам, отражающим цели всего подразделения и его оценку, а также к страницам каждого конкретного сотрудника. Это упрощает процесс планирования и оценки результатов работы.

Топ-менеджерам мы открыли все данные системы полностью. Как и менеджерам HR-департамента. Показатели, структурированные в одной базе данных, позволяют проводить анализ эффективности подразделения на региональном или глобальном уровне, а также оценивать деятельность каждого сотрудника, например, когда принимается решение, повышать ли его в должности.

6. Установите ограничения по количеству целей – не больше трех для каждого

Например, цель компании такая: увеличить долю продаж через электронные каналы и объем кросс-продаж. Исходя из этого, для сотрудников отдела банковских продуктов задача будет такой: реализовать проект «Банкострахование». Ведь именно от успешности этого проекта зависит, вырастут продажи или нет. Каждая задача прописывается в ячейках таблицы на странице, посвященной конкретному сотруднику (пример того, как выглядят цели и задачи в системе, смотрите справа в таблице 1). В конце года мы определяем процент успешности страхования и фиксируем его в отдельной ячейке. Каким должен быть этот процент, определяется в начале года, когда ставится задача сотруднику. Когда год закончится, финансисты определят фактический процент, он вносится в программу, и несложно увидеть, выполнен ли план.

Таблица 1. Задачи сотрудника отдела банковских продуктов, увязанные с бизнес-целями компании

Система оценки персонала. Как сделать ее прозрачной, открытой и без бумаг?

Пример

Одной из целей, прописанных в стратегии компании, была такая: войти в лидеры рейтинга «Лучший работодатель России». Непосредственно в подчинении автора этой статьи есть сотрудник – бренд-менеджер – и для него эта цель стала личной целью в работе. Цель удалось достичь, и по этому KPI в системе SAP бренд-менеджер получил высокую оценку

7. Ставьте цели сверху вниз, а оценивайте снизу вверх

Стратегические цели компании определяет совет директоров или правление компании, затем доводит до топ-менеджеров. Они в свою очередь спускают их линейным руководителям, а те формируют цели для подчиненных. Связь с целями компании обеспечена. Оценивать же работу сотрудников надо в обратном порядке. Сначала сотрудник анализирует свои результаты и дает им оценку, заносит данные в систему. Затем оценку смотрит линейный руководитель. После того, как он утвердит ее, работу линейного руководителя оценивает его начальник, и так далее вплоть до высшего топ-менеджмента. Оценки, которые выставили себе топ-менеджеры, утверждает правление компании. Получается, здесь есть элемент контроля каждой позиции не только сверху, но и снизу – со стороны подчиненных.

Появилась система оценки сотрудников, и теперь будет проще контролировать их работу

Как в компаниях обычно ведется контроль за тем, правильно ли сотрудники решают задачи? С помощью служебных записок, письменных и устных распоряжений. Когда мы внедрили автоматизированную систему, служебных записок, напоминаний стало меньше. Ни один топ-менеджер не получит оценку своей работы (а значит, и годовой бонус, который от нее зависит) до тех пор, пока все его подразделения эту оценку не пройдут. А значит, не может быть у топ-менеджера высокая оценка, если не очень высокая оценка у его подразделений.

Требуйте, чтобы разработчики сделали возможным корректировать цели и задачи

Это понадобится, если при разработке KPI были допущены ошибки по причинам, не зависящим от руководителей или от HR-департамента. Скажем, обнаружились сбои, которые остались незамеченными во время доработки системы. Или руководство компании изменило бизнес-стратегию.


Пример

Оставалось лишь немного доработать автоматизированную систему оценки под запросы нашей компании. Через несколько дней мы хотели запускать проект. Но вдруг на самом высшем уровне в предлагаемую нами методологию оценки внесли коррективы. Пришлось вслед за этим корректировать и всю систему. Но еще на этапе проекта мы заложили в программу методологическую и технологическую гибкость, чтобы можно было вносить изменения. И коррективы удалось внести без сбоев


По словам Михаила ЯКОВЛЕВА, вице-президента по работе с персоналом «ВымпелКома», с момента запуска автоматизированной системы оценки в его компании в 2002 году количество технических доработок системы перевалило за сотню. Так, на первом этапе была реализована возможность вносить в систему только цели. Позже систему доработали, и в ней можно теперь отражать и планы развития сотрудников.

Обучите сотрудников работать с системой оценки персонала. Создайте для этого пул методологов

Силами проектной группы из шести человек невозможно обучить весь персонал работе с системой. В нашей компании, например, более 15 000 человек, руководителей – 5–6 тысяч. Чтобы решить эту проблему, мы создали пул внутренних методологов (136 человек) и ознакомили их с тем, как функционирует программа оценки персонала, как и что в нее надо вносить. Они взяли на себя первичные консультации руководителей и сотрудников на местах. Более того, некоторые внутренние методологи при подразделениях самостоятельно организовывали семинары. На занятиях они рассказывали и объясняли на примерах сотрудникам правила работы с системой. Это сильно помогло с внедрением программы.


Пример

В автоматизированной программе оценки персонала «Уралсиба» есть такой управленческий показатель, как уровень абсентеизма (отсутствие на работе в течение одного дня из-за болезни без посещения и вызова врача). Руководители и в таблицах рядовых сотрудников стали указывать уровень абсентеизма. Но этот показатель нужно указывать по всему отделу. Именно внутренние методологи разъясняли руководителям, что это ошибка и почему ее нельзя допускать.


Кого включить в состав методологов? Это заместители руководителей подразделений либо эксперты, которые участвуют в процессе планирования наряду с руководителями. Они уже знакомы с методологией бизнес-планирования, а также с годовыми планами компании. Для обучения новых пользователей, а также для повышения уровня внутренних методологов, мы в сотрудничестве с бизнес-тренерами нашего Корпоративного университета разработали специальную программу. Она не только знакомит с методологией системы, но и на примерах указывает, как проводить каскадирование и декомпозицию задач. В ней есть обучающие видеоролики, наглядно показывающие работу в системе. Велика роль внутренних методологов и в том случае, если в систему нужно внести изменения.

По результатам оценки составляйте план развития для каждого сотрудника

Ведь оценка покажет, что у сотрудника получается не совсем так, как хотелось бы, над чем ему надо поработать, чему подучиться.

>> Как избежать ошибок плановой оценки? Узнайте из материала.


Пример

В компании LG Electronics в индивидуальном плане развития сотрудника, который разрабатывается по результатам оценки, указываются краткосрочные цели развития (на один год) и долгосрочные (от трех до пяти лет). План составляет сам сотрудник и представляет своему руководителю. Он знакомится с этим планом, при необходимости корректирует его и утверждает. Финальные версии планов развития рассматриваются и утверждаются топ-менеджментом завода LG Electronics. При этом и руководитель сотрудника, и топ-менеджеры вправе дать свой комментарий плану развития любого сотрудника и указать те возможности для развития, которые они готовы предоставить. Чтобы все это сделать, не обязательно встречаться – топ-менеджмент компании дает свои комментарии дистанционно.


Таблица 2. Этапы создания автоматизированной системы оценки в компании «Уралсиб»

Система оценки персонала. Как сделать ее прозрачной, открытой и без бумаг?

Система оценки персонала. Как сделать ее прозрачной, открытой и без бумаг?

Дмитрий ШЛЯНЧАК, руководитель управления обучения, оценки и развития персонала компании «Национальные Кабельные Сети»

Установив автоматизированную систему, мы в 5–6 раз увеличили скорость обработки результатов

До того, как внедрить систему оценки, мы уже использовали в работе HR-программу от 1С. Поэтому было важно, чтобы новая система оценки сотрудников интегрировалась в уже имеющуюся. Это позволило нам использовать базу данных, которая у нас уже есть. Кроме того, мы определили, какой должна быть наша автоматизированная система: простой в использовании, функциональной, позволяющей создавать собственные тесты, использовать различные оценочные инструменты, автономной и независимой от ресурсов разработчиков. В итоге мы выбрали систему «1С Оценка персонала». Она быстро интегрировалась в уже имеющуюся у нас программу. Временные затраты на подведение итогов оценки были снижены в 5–6 раз по сравнению с ручной обработкой

Система оценки персонала. Как сделать ее прозрачной, открытой и без бумаг?

Иван КАНАРДОВ, руководитель кадрового консалтинга MOLGA Consulting

Чтобы автоматизировать оценку навыков, используйте технологию кейс-тестинга

Тесты и опросники показывают лишь, каков у сотрудника потенциал и к какой деятельности
он склонен, но не то, какими навыками он обладает. Считается, что техника не в состоянии оценить, есть ли у сотрудника такие навыки, как управление временем и ресурсами, способность принимать решения и нести ответственность за них, аналитические способности, умение разбираться в людях. Но это не так. Наша система справляется с этой задачей благодаря технологии кейстестинга – люди должны дать ответы на вопросы специально разработанных кейсов. Правда, умение продавать или решать конфликты все равно очень сложно оценить. Самым надежным способом оценки таких навыков считается ассессмент-центр. Но эта процедура достаточно дорогостоящая – в среднем 20 000 рублей
на одного сотрудника. Если же автоматизировать процесс, затраты снизятся на порядок

Работайте с тем провайдером, который даст Вам программу на бесплатную апробацию

Серьезные разработчики предоставляют такую возможность потенциальным заказчикам – в течение двух-трех месяцев поработать с программой. Ведь только опробовав ее в действии, Вы сможете понять, соответствует ли ее функционал потребностям вашего предприятия, и решить, стоит ли заключать договор с компанией-провайдером. Если он не дает программу на апробацию, лучше не начинайте работать с ним. Программа дорогая, и получать кота в мешке за существенные деньги Вам явно не хочется.

Основные цели автоматизированной программы оценки персонала

На уровне компании:

  • заявить об основной цели года, бизнес-идеях и измерителях, которые позволяют судить, достигнуты они или нет;
  • показать, какие KPI нужно достичь, чтобы прийти к основной цели года.

На уровне подразделения:

  • обеспечить целостность и сонастроенность деятельности всего отдела или службы;
  • сформулировать основную цель и бизнес-задачи;
  • установить KPI для объективной мотивации сотрудников. На уровне каждого сотрудника:
  • определить, какие KPI должен достичь сотрудник, чтобы подойти к основной цели года;
  • оценить вклад сотрудника в достижение общих целей и эффективность его работы, чтобы объективно мотивировать.
Система оценки персонала. Как сделать ее прозрачной, открытой и без бумаг?

Михаил ЯКОВЛЕВ, вице-президент по организационному развитию, работе с персоналом и административным вопросам «ВымпелКома»

Чтобы совершенствовать постановку целей в автоматизированной системе оценки, проводим викторину

В ходе викторины сотрудникам задают вопросы об автоматизированной системе, принципах
ее работы. Кто быстрее ответил на вопрос, тот получает приз. Благодаря игровым элементам и соревновательности мы неформально и интересно информируем сотрудников о системе, ее возможностях и правилах работы. По сути, обучаем работников пользоваться системой оценки. Тем, кто только готовится запустить в компании такую систему, рекомендую взять этот способ на заметку. Но предварительно разъясните каждому сотруднику, для чего внедряется система и какие преимущества он получит от этого. У нас последние 10 лет процесс целеполагания и оценки проходит в автоматизированной системе на базе Lotus Notes. Тесты и задания едины для всех сотрудников – центральной штаб-квартиры, Московского, Южного и Сибирского региона.

Больше материалов по теме оценки персонала смотрите в нашей рубрике «Оценка и аттестация персонала».

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль