Как ввести новую должность – руководитель проекта

5584
ПОПОВА Татьяна
директор по персоналу
Крупная логистическая организация попросила IT-компанию разработать программу, которая бы позволяла закупщикам из разных городов делать заказы через Интернет и автоматически рассчитывала стоимость, выставляла счета. Эта задача – нестандартная. Поэтому руководство компании выделило лучших программистов и поручило им решить ее. По сути, сформировало проект. Но через месяц стало ясно – проект под угрозой срыва. Люди не смогли даже просчитать сроки и расходы.

А о том, чтобы наладить эффективную работу в команде, оперативно реагировать на непредвиденные обстоятельства, а также научиться предвидеть их, и говорить не приходится. Руководитель компании и HR-директор, обсудив ситуацию, пришли к выводу: у сотрудников, каждый из которых вполне профессионален, не сложилось взаимодействия из-за отсутствия опыта проектной работы. А специалисту, которого назначили старшим группы, не хватает опыта управления проектами, недостает познаний в области организационного менеджмента. Поэтому он не смог сделать даже упрощенную проектную документацию и расчет этапов работы.

Гендиректор и глава HR-службы поняли, что нужно принять узкого специалиста – руководителя проектов, который бы и помог сотрудникам мобилизоваться, наладить командную работу, выстроить процессы. Тем более в компании и в дальнейшем намечались особые задания, которые, по сути, являются отдельными проектами. Чтобы новый сотрудник пришел не на целину, а на подготовленную почву, знал, как работать, понимал, что от него ждут, HR-службе поручили разработать всю документацию, необходимую для введения новой должности.

Вводим новую должность – руководитель проекта

Ольга НОВОСАДОВА, Директор по персоналу компании «Технологии и Системы Защиты»

— У кандидата в руководители проекта на первом плане желание решить личные вопросы? Не отказывайте ему сразу

Возможно, это временное явление. Используйте личную мотивацию, чтобы проверить кандидата. Предложите ему реализовать проект, заключите с ним договор о возмездном оказании услуг. Кандидат не меньше Вашего будет заинтересован в том, чтобы успешно завершить проект. Благодаря этому, он сможет решить свои личные вопросы, а Вы оцените, насколько эффективен кандидат. Словом, Вы поймете, стоит ли продолжать сотрудничать с этим специалистом.

Определите, чем конкретно будет заниматься руководитель проекта, каковы его полномочия

Разберитесь, будет ли руководитель проекта менеджером без постоянных подчиненных (управлять сотрудниками из других отделов, выделяемых на проекты) либо возглавит отдел, в котором появятся собственные работники, силами которых руководитель и станет выполнять спецзадания. От этого зависит, какими компетенциями должен обладать новый сотрудник и как оценивать его работу, какие KPI вводить, какие обязанности вменять.

Уточните информацию у первого лица компании. Объясните, что это очень важно, чтобы планировать работу по поиску и формированию пакета документов для специалиста. У гендиректора узнайте и то, какими полномочиями будет пользоваться руководитель проекта, сможет ли сам принимать решения и кому будет подчиняться, каким статусом обладать. От этого зависит и Ваша работа по введению должности, и успех проектов.

Пример

В торговой компании решено было запустить продажи в Интернете. Для этого создали отдельный проект, назначили его руководителем опытного sales-менеджера, приставили сотрудников из разных отделов, включая IT-подразделение. Но проект дважды оказывался под угрозой срыва. По просьбе гендиректора HR-директор побеседовал с менеджером проекта и понял, что сотрудник не в состоянии самостоятельно принимать решения, его не наделили такими полномочиями. Еще когда назначали на эту должность, ему сказали, что все свои решения он должен согласовывать с исполнительным директором, а финансовые (независимо от размера сумм) – с финдиректором. Но порой складывались ситуации, когда требовалось принимать решения быстро, однако руководитель проекта не мог этого делать, так как согласование затягивалось: то один топ-менеджер в отпуске, то другого нет на месте. В результате проблемные вопросы надолго зависали, сотрудники, участвующие в реализации проекта, стали охладевать к нему. HR-директор рассказал об этом гендиректору, и они решили расширить полномочия руководителя проекта – определить, в каких случаях он действовует самостоятельно, какими финансами может распоряжаться в экстренных ситуациях без согласования с руководителями компании. После этого реализация проекта пошла активнее.

Какие документы оформить

Приказ «Об изменении штатного расписания» (образец см. на нашем сайте www.HR-director.ru и в электронном журнале на e.HR-director.ru). А если берете на должность руководителя проекта стороннего человека, заключите с ним срочный трудовой договор.

Разработайте компетенции руководителя проекта – поговорите с управленцами компании

В ходе этих интервью мы в своей компании выяснили, какими качествами, по мнению руководителей разного уровня, признанных экспертов и кураторов важных заданий, должен обладать новый руководитель. Наметьте, с кем из них Вам обязательно нужно поговорить, и назначьте время беседы. По сути, Вам или Вашим подчиненным надо провести структурированное интервью с управленцами и экспертами, пройти по следующим разделам:

– планирование проекта: кто это делает и когда;
– цели и риски: чего хотим достичь с помощью проектов и чем рискуем;
– команда: из каких людей она должна состоять;
– запуск проекта: как это должно происходить;
– исполнение проекта: стадии и этапы, роли членов команды, в первую очередь руководителя;
– завершение проекта и обратная связь от руководства компании.

Вводим новую должность – руководитель проекта

Анна ШАПИРО, директор по управлению персоналом компании «ЭнергоДата»

— Формируя модель компетенций для руководителя проекта, исходите из того, какими полномочиями он будет обладать

Если предполагается, что этот руководитель должен обеспечивать проектную команду документацией, отслеживать сроки, за которые реализуются проекты, и информировать руководство о ходе работ, нам предпочительнее администратор. Его основными компетенциями станут внимательность, пунктуальность, педантичность, системность в работе с информацией и документами. Если же мы ждем от руководителя проекта умения договариваться, формировать команду, находить выход из сложных ситуаций с заказчиком, мотивировать сотрудников на эффективное достижение целей, отслеживать риски проекта и управлять его бюджетом, то список ключевых компетенций будет шире. Такой сотрудник должен уметь самостоятельно принимать решения, быть стрессоустойчивым, проявлять гибкость, демонстрировать высокие коммуникативные способности и клиентоориентированность.

Получив в ходе интервью мнения управленцев компании, Вы сможете составить представление о том, чего они ждут от руководителя проектов, какими качествами он должен обладать. Подметьте, что управленцы упоминали чаще всего. На основании этого составляйте список компетенций. Разделите их на два вида – профессиональные и личностные. При необходимости можете добавить и третий – общие знания и умения. Формулируйте их так, чтобы можно было оценить выраженность каждой компетенции. Введите для этого оценочную шкалу. Мы у себя ввели шкалу от 1 до 10 баллов. Как может выглядеть таблица личностных, профессиональных компетенций и общих знаний, смотрите в таблице ниже.

Таблица. Карта обязательных компетенций, которыми должен обладать руководитель проектов

Личностные качества Степень выраженности (1–10 баллов) Профессиональные знания Уровень (1–10 баллов) Общие знания, умения, навыки Уровень (1–10 баллов)
Готовность брать на себя ответственность 8 Образование – экономическое/техническое или управленческое 5 Навыки формулировки задач, создания фокуса 4
Инициативность 3 Опыт в области успешной реализации проектов (от двух лет) 8 Способность создавать команды 9
Системное мышление 6 Клиентоориентированность 4 Способность слушать других и вычленять ядро мысли 5
Коммуникабельность 5 Умение передавать знания и навыки подчиненным 6 Знания в области финансового анализа проекта 6
Креативность, харизма, самоконтроль 9 Знание специфики деятельности 7 Навык разработки и исполнения проектов 10
Способность работать в команде 4 Способность прогнозировать развитие событий 3 Основы коммерческого права 3
Ориентация на результат 10 Развитие и самосовершенствование в профессии 1 Навыки и знания в области управления персоналом 2
Самостоятельность 2 Умение управлять исполнительностью подчиненных 2 Навыки презентации и переговоров 7
Организаторские способности 7 Способность ставить задачи и контролировать их выполнение 10 Знание бухгалтерии, принципов экономики 8
Делегирование полномочий 1 Умение принимать решения в нестандартных ситуациях 9 Знания в области программных продуктов 1

Если новый специалист возглавит новое отдельное подразделение, например проектное управление, будут преобладать управленческие навыки. Если же он станет руководить сотрудниками, которых выделяют из подразделений на отдельные проекты, станут доминировать командообразующие и личностные компетенции (гибкость, умение убеждать и заражать своей идеей). А значит, и баллы в списке компетенций будут распределяться иначе. В приоритете окажутся те компетенции, которые наиболее важны для конкретного случая. Но и в том и в другом варианте обязателен опыт успешной реализации проектов, способность добиваться результатов.

Пример

Когда мы в нашей компании собирались вводить позицию «руководитель проекта», то не знали сначала, будет этот специалист управлять отдельным проектным отделом или же станет руководить проектами, которые реализуются силами сотрудников других отделов и служб. А потому решили составить список компетенций для каждого случая. HR-менеджеры беседовали с одними топ-менеджерами о том, чего они ждут от руководителя проекта без подчиненных, а с другими – о качествах руководителя проекта, который возглавляет специальный отдел. И оказалось, что набор компетенций для обоих случаев различается. Например, когда речь шла о руководителе проекта без своего подразделения, то на первом месте оказывались такие личностные качества, как коммуникабельность, умение общаться с людьми и мотивировать их. А когда говорили о руководителе проекта, который возглавит проектный отдел, то больше всего оказывались востребованными умение брать на себя ответственность за результаты работы и управление командой проекта.

Чтобы у менеджера проектов был свой свод правил, составьте Положение о проекте

В нем подробно пропишите, кто планирует проекты. Если новый сотрудник будет возглавлять структурное подразделение, сформируйте положение об отделе проектирования. Как правильно составлять Положение о проекте, а также образец Положения об отделе проектирования смотрите на нашем сайте www.HR-director.ru/files.

На базе полномочий и компетенций составляем должностную инструкцию, прописываем права и обязанности

Скажем, Вы с руководителем компании определили, что новый сотрудник будет управлять подразделением. Значит, в должностной инструкции следует прописать обязанность заниматься бюджетированием и следить за расходами, составлять план работы, подбирать команду проекта, мотивировать сотрудников. Но в любом случае, будет руководить отдельным подразделением управляющий проектами или не будет, надо указать все, чем он обязан заниматься. Скажем, разрабатывает ли бизнес-план сам или в сотрудничестве с какими-либо подразделениями или специалистами компании, как и с кем согласовывает его, готовит ли документацию, обязательную для внедрения проекта, и взаимодействует ли с государственными структурами, если это необходимо. Если взаимодействует, то в компетенциях не забудьте указать такие требования, как «умение вести переговоры», «гибкость, способность идти на разумные компромиссы и приходить к соглашению с собеседниками».

Пример

В нашей компании мы определили, что руководитель проектов будет начальником Управления инноваций и развития. Это значит, что у него появятся подчиненные. В его должностной инструкции HR-менеджеры прописали:
1. Общие положения
1.1. Наименование структурного подразделения – Управление инноваций и развития
1.2. Подчиняется (должность руководителя): генеральный директор и первый заместитель
1.3. Является руководителем (должности непосредственных подчиненных): да
1.4. Замещает (должности, функции которых исполняет сотрудник, при их отсутствии): нет
1.5. Заместитель (должности, которые исполняют функции сотрудника при его отсутствии): да
2. Должностные обязанности:
2.1. Определяет состав работ, необходимых для проработки и внедрения проекта
2.2. Определяет и документирует зависимости между работами
2.3. Определяет количество времени, необходимое для осуществления проекта
2.4. Определяет количество и оценивает стоимость ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта, составляет бюджет
2.5. Принимает участие в разработке детального бизнес-плана

Пропишите в должностной инструкции* и полномочия руководителя проектов. Если он вправе распоряжаться финансами, укажите, в каких случаях он может этим правом воспользоваться, какими суммами может располагать. Скажем, внесите пункт о том, что руководитель имеет право принимать решения по финансовым вопросам в рамках бюджета Управления инноваций и развития. И вообще, определите степень самостоятельности специалиста. Например, укажите, что руководитель проекта сам выбирает партнеров и заказчиков (как внутренних, так и сторонних), визирует определенные внутренние документы по проекту – служебные записки, докладные.

Вводим новую должность – руководитель проекта

Никита ЧЕРКАСЕНКО, директор практики HR-консалтинга компании IBS

— Одна из важнейших компетенций руководителя проекта – умение правильно распределять нагрузку между подчиненными

И не важно, реализуется ли это один проект или компания полностью переходит на проектное управление. Любой менеджер проекта должен понимать, что для сотрудников, которые составляют проектную команду, это в основном дополнительная работа. И если все они бросят силы на проект, это может повредить их основной деятельности. А чтобы оба направления не пострадали, руководитель проекта должен уже на этапе планирования продумать, каким образом он будет распределять объем работы на каждого члена проектной команды, чтобы это не отразилось на выполнении им своей основной работы, но и качества работы над проектом не снизило.

Разумеется, в одиночку составить инструкцию HR-менеджер не может, в этом ему должны помогать управленцы компании. Утвердите инструкцию у того, кому будет подчиняться руководитель проектов, – у гендиректора или его заместителя.

Исходя из должностной инструкции руководителя проекта, разрабатываем KPI для него

По должностной инструкции понятно, что должен делать руководитель проекта. А KPI – это цели, которых должен достичь руководитель проекта в результате своих действий. Формулируйте KPI, придерживаясь конструкции: глагол + имя существительное. Имя существительное обозначает, какой именно показатель эффективности вводите. Скажем, процент, количество, время, сумма. А глаголы характеризуют то, что надо сделать по этому показателю. Например, «повысить процент отдачи», «сократить время реализации проекта до трех месяцев». Постарайтесь сформулировать ключевые показатели как можно более точно. Исходите из должностной инструкции.

Пример

Разрабатывая KPI для руководителя проектов, HR-менеджер выявил наиболее важные пункты из должностной инструкции и сформулировал ключевые показатели эффективности. Так, в одном из главных пунктов инструкции говорится, что руководитель проекта должен рассчитывать бюджет проекта и придерживаться его. HR-менеджер смело обозначил один из KPI – «Соблюдать бюджет». В должностной инструкции записано, что руководитель проектов обязан рассчитывать сроки, за которые выполнит проект. Поэтому следующим ключевым показателем отчетности стал такой – «Выполнить проект в срок». Руководитель проектов обязан и раскручивать их. Следовательно, третий KPI – «Соответствовать критериям технологии проведения маркетинговых исследований и BTL-акций». Под критериями подразумеваем наличие или отсутствие материального ущерба, конфликтов с персоналом, правильность выполнения основных шагов. В должностной инструкции сказано, что руководитель проектов и сам проводит переговоры с клиентами. Исходя из этого, менеджер по персоналу ввел и такой ключевой показатель эффективности, как «Удовлетворенность клиента».

Вводим новую должность – руководитель проекта

Ольга ТАБАЧНИКОВА, руководитель направления подбора и лояльности персонала компании «Манго Телеком»

— Если хотите, чтобы руководитель проекта был эффективным, дайте ему реальные полномочия

Тогда он сможет полностью управлять проектом, принимать решения о том, какие работы и как выполнять, действенно управлять людьми. Словом, будет полностью погружен в проект и сможет регулярно контролировать все процессы. Если возникнет проблема, руководитель своевременно отреагирует и примет решение. Может быть, поменяет стратегию, внесет корректировки в план реализации проекта. Если же этому специалисту не давать полномочий, а, скажем, назначать ответственных за отдельные участки, то в форс-мажорной ситуации можно потерять время на то, чтобы выяснить, кто и за что отвечает. А нужно быстро принять решение. Недаром говорят: «У семи нянек дитя без глаза».

Ранжируем каждый показатель эффективности и обозначаем степень его влияния на размер премии

Ведь она начисляется в зависимости от того, достиг руководитель проекта ключевых показателей эффективности или нет. Присвойте вес каждому показателю (в итоговой сумме все веса должны быть равны единице) либо установите процент каждого показателя в общей массе KPI. Затем определите порядок расчета премии по этим показателям. Для руководителя проекта обязательно нужно установить оплату «оклад + премия». Размер премии определяете Вы в зависимости от сложности проектов (по выполнению KPI), а оклад установите в размере среднего по рынку или чуть выше. Обычно премия устанавливается не ниже, чем 30% и не выше 55%. А чтобы выявить средний оклад, проведите мини-мониторинг рынка труда в том регионе, в котором работаете**.

Пример

В сети розничных магазинов сувенирной продукции для оценки работы руководителя проектов, направленных на освоение регионов, установили четыре показателя эффективности. K1 – количество торговых точек, открытых в регионах в утвержденные сроки. Удельный вес фактора – 0,5. К2 – прирост продаж (выручка) согласно плану, удельный вес – 0,3. К3 – удовлетворенность клиентов (по результатам анкетирования), вес – 0,1. К4 – процент дебиторской задолженности, вес – 0,1. Итоговый бонус сотрудника, выдаваемый ежеквартально, рассчитывается по формуле: Б = О х (К1 + К2 + К3 + К4), где Б – бонус, а О – оклад.


*Образец должностной инструкции руководителя проекта Вы можете посмотреть на нашем сайте www.HR-director.ru/files.
**Как провести мониторинг рынка труда, читайте в статье «Проводим мониторинг рынка труда в регионе. Какие данные смотреть, где их взять, как правильно интерпретировать»


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!