Особенности нового стандарта работы секретарей и делопроизводителей

5887
Только в приказе Минтруда РФ используются другие слова: вместо «компетенции» – умения и знания, вместо «служебные обязанности» – трудовые действия. Но суть одна. Приказ – подспорье для HR-ов. В другом нормативном документе Минтруд разъяснил, допустимо ли, чтобы некоторые категории сотрудников отдыхали меньше 42 часов в неделю. Интересно решение областного суда Астрахани: Пенсионный фонд не вправе включать в стаж работу на должностях, которые называются не так, как в нормативных актах. Сотрудник отдыхает меньше двух суток в неделю? Это законно, если соблюдаются три условия.
  • Нормативный документ: письмо Минтруда РФ от 20 января 2014 г. № ПГ/13281-6-1 «О возможности сокращения еженедельного непрерывного отдыха в отдельные дни недели при соблюдении в среднем за учетный период продолжительности еженедельного непрерывного отдыха не менее 42 часов».
  • Статус: действует с момента, когда было подписано.

Минтруд РФ отметил, что продолжительность отдыха работников может быть меньше, чем 42 часа в неделю, предусмотренные статьей 110 Трудового кодекса. Но при трех условиях. Первое: в организации или у индивидуального предпринимателя при выполнении отдельных видов работневозможно соблюсти нормированную ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени. Второе условие: эта организация или индивидуальный предприниматель ввели суммированный учет рабочего времени, а потому могут изменять период отдыха и работы. Оба эти условия указаны в статье 104 Трудового кодекса.

Не всегда работодатель сам устанавливает, каким будет учетный период

В общем случае учетный период не должен превышать один год. Если же суммированный учет рабочего времени компания применяет в отношении работников, занятых на работах с вредными или/и опасными условиями труда, то учетный период не может продолжаться дольше трех месяцев. Для отдельных категорий сотрудников учетный период определяется Особенности нового стандарта работы секретарей и делопроизводителейспециальными нормативно-правовыми актами. Например, для водителей он непременно составляет один месяц, если только они не перевозят пассажиров в курортной местности в летне-осенний период и не заняты на других перевозках, связанных с обслуживанием сезонных работ. Для этих категорий водителей при суммированном учете их рабочего времени разрешено устанавливать учетный период длительностью до шести месяцев. Об этом говорится в пункте 8 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей (утверждено приказом Минтранса России от 20 августа 2004 года № 15).

Справка: смысл и цель суммированного учета рабочего времени

При суммированном учете фактически отработанное сотрудником время учитывается в часах, а не в днях, как при обычном поденном учете. Часы работы и отдыха суммируются за определенный период. Он называется учетным и может быть равен месяцу, кварталу, году. В общей сложности за этот период общее количество часов работы и отдыха у сотрудника должно составлять столько, сколько получилось бы при расчете, исходя из нормы 40 рабочих часов в неделю (восемь рабочих часов в день) и 42 часа отдыха. Скажем, если учетный период – месяц, то суммарное количество часов труда должно быть равно 160, а отдыха – 168. Если учетный период – квартал, соответственно – 480 часов и 504 часа. При этом в отдельные дни и недели продолжительность работы и отдыха может отклоняться от нормы (превышать ее или быть меньше). Скажем, в одну неделю сотрудник отработает 50 часов (вместо 40) и отдохнет всего 32 часа (вместо 42). А в следующую неделю он посвятит работе 30 часов, а на отдых потратит 52 часа. Таким образом, норма соблюдается. При суммированном учете рабочего времени обязательно составляется график сменности, с которым организация должна ознакомить сотрудников не позднее, чем за месяц до введения в действие (ст. 103 ТК РФ). За такой же срок надо уведомить сотрудников и об изменениях графика.

В письме Минтруд РФ также напоминает, что суммированный учет рабочего времени не дает работодателю права устанавливать любую продолжительность работы и отдыха. В конкретный день или неделю она может отклоняться от нормы, но переработки и недоработки должны быть компенсированы в рамках учетного периода: в определенные дни месяца (квартала, года) рабочий день должен быть уменьшен на время переработки или увеличен на период недоработки в прошлом. А в среднем за учетный период норма должна быть соблюдена. Это третье условие, при котором допускается сокращать время отдыха.

У секретарей и делопроизводителей – три главные трудовые функции. Для каждой нужны свои навыки и знания

  • Нормативный документ: приказ Минтруда и социальной защиты РФ от 24 февраля 2014 г. «Об утверждении профессионального стандарта специалиста по организационному, документационному и информационному обеспечению управления организацией».
  • Статус: приказ подписан, но будет применяться с 2015 года.

В приказе говорится, что сотрудник, отвечающий за организационное, документационное и информационное обеспечение управления организацией, может занимать должность секретаря, делопроизводителя либо специалиста по нормативной документации (возможны и другие варианты, главное – работа по подготовке информационной документации).

Кроме того, в документе обозначены обобщенные трудовые функции этого сотрудника. Их три: организация работы с документами (код уровня квалификации – А/01.4; подуровень – 4), организация текущего хранения документов (А/02.4; 4), организация обработки дел последующего хранения (А/03.4; 4).

Особенно ценно для HR-специалистов то, что в приказе Минтруда и соцзащиты РФ от 24 февраля 2014 года подробно прописывается, какие трудовые действия должен выполнять сотрудник, какими знаниями и умениями обладать, чтобы справляться с каждой трудовой функцией. По сути это готовые формулировки компетенций, которые должен демонстрировать секретарь или делопроизводитель, а также перечень требований, предъявляемых к нему. А в строке «Другие характеристики», которые также приводятся в приказе, речь идет не только об особых профессиональных навыках, но и личностных качествах. Как выглядит описание умений, которые должен демонстрировать секретарь, делопроизводитель или какой-либо другой специалист по организационному, документационному и информационному обеспечению, выполняя трудовые функции, смотрите в таблице*.

В разработке стандарта участвовали 18 организаций

Ответственная организация-разработчик – НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников». А среди остальных 17 разработчиков – ФГБУ «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования», ООО «Центр экспертизы и сертификации», общероссийский профсоюз работников государственных учреждений и общественного обслуживания РФ, компания «Майкрософт Рус», экспертно-методический центр «Эталон», общероссийское межотраслевое объединение работодателей «Никель», Волгоградская и Ярославская торгово-промышленные палаты. Есть и вузы, исследовательские институты: Российский государственный гуманитарный университет (кафедра документоведения), Поволжский институт управления им. П. А. Столыпина, научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Таблица. Знания, которые должен демонстрировать секретарь или делопроизводитель по каждой из трех основных трудовых функций

Компетенция/ Трудовые функции Организация работы с документами Организация текущего хранения документов Организация обработки дел для последующего хранения
Умения (компетенции) – знать всю совокупность информационно-документационных ресурсов организации – использовать базы данных, в том числе удаленные – использовать справочные правовые системы – рационально организовывать документооборот – работать с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами – использовать автоматизированные системы учета – использовать современные информационные технологии для работы с документами – организовывать работу по учету, хранению и передаче в структурные подразделения документов – осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации – контролировать, правильно ли формируются, хранятся и сдаются в архив дела – разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения с учетом действующих нормативно-методических документов – составлять описи дел постоянного хранения и со сроками хранения выше 10 лет – правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики – систематизировать документы внутри дела – обеспечить сохранность и защиту документов организации – проводить экспертизу ценности документов, используя различные перечни документов и учитывая фактическое содержание имеющихся в деле документов – оформлять акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению – составлять внутреннюю опись дел для особо ценных документов – оформлять обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в соответствии с требованиями ГОСТ, обеспечить их хранение, составлять опись – проводить хронологически-структурную систематизацию дел – сдавать дела в архив организации

*Полную версию таблицы с описанием не только умений, но и знаний, которыми должен обладать специалист по документационному и информационному обеспечению, а также дополнительные характеристики смотрите на нашем сайте www.HR-director.ru/files

Должность называется не так, как в нормативных актах. Работа для назначения пенсии не учитывается?

Само по себе решение Астраханского областного суда не является каким-то «пилотным» или прецедентным. То, на что суд указал в своем решении, в общем и целом очень логично и понятно, так как созвучно требованиям законодательства. Но интересны подробности и детали, которые показывают, как судебные инстанции подходят к разрешению спорных моментов, связанных с начислением пенсий и с исчислением стажа, в том числе такого, который дает право на досрочную трудовую пенсию.

Справка: суть дела

Гражданин Ч. обратился в управление Пенсионного фонда РФ в Енотаевском районе Астраханской области с заявлением, в котором просил назначить ему досрочную трудовую пенсию. Эту просьбу он обосновал тем, что 12,5 лет трудился на работах с тяжелыми условиями, а его общий стаж – 25 лет. Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 года № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», гражданин вправе получить пенсию по старости раньше, чем обычно. Для мужчин – в 55 лет (в обычном порядке – в 60 лет).

Однако комиссия управления Пенсионного фонда отказала гражданину, сославшись на то, что нет необходимого специального стажа. Некоторые периоды работы, например, мастером в ПМК (передвижной механизированной колонны), мастером ГТС (гидротехнических сооружений), якобы не подтверждены документально, а часть других периодов, хотя и подтверждена справками из архивов, но указанные в них сведения, расходятся с записями в трудовой книжке. Поэтому все эти периоды не были приняты к учету.

С таким решением гражданин не согласился и обратился в суд, требуя зачесть периоды работы в льготный стаж и все же обязать управление Пенсионного фонда назначить досрочную пенсию. Рассмотрев материалы дела, суд удовлетворил требования истца. Тогда управление Пенсионного фонда, будучи недовольным таким решением суда, обратилось с жалобой в апелляционную инстанцию – Астраханский областной суд. Он, правда, не оправдал надежд – оставил в целом решение неизменным, хотя и подправил его мотивировочную часть.

Чем стандарт работы секретарей и делопроизводителей полезен для HR-специалистов

Опираясь на стандарт, Вы легко сформируете требования к кандидатам на эти должности, выработаете критерии оценки и аттестации, составите должностные инструкции, разработаете системы оплаты труда с учетом особенностей труда секретарей, делопроизводителей и других специалистов по нормативной документации.

Астраханский областной суд, по сути, обратил внимание специалистов Пенсионного фонда на такой момент: если в данных о работе человека, указанных в архивных справках, которые он представляет, и в трудовой книжке, есть расхождения, это не означает, что работу можно не учитывать при расчете трудовой пенсии. Или исключать этот период из льготного стажа, дающего право на досрочную пенсию. По мнению суда, за подобные расхождения не должен отвечать работник. За то, чтобы в трудовую книжку вносились достоверные сведения, отвечает работодатель.

Пример

Нередко в приказах о приеме на работу и в трудовых книжках работодатели по ошибке или по незнанию указывают такие названия должностей или структурных подразделений, организаций, которые не предусмотрены нормативными правовыми актами, издаваемыми Правительством РФ либо Советом (Кабинетом) Министров СССР и РСФСР. Подобные правовые акты действуют в части, не противоречащей современному законодательству РФ. Например, в кадровых документах и в трудовой книжке пишут «массажистка» вместо «медицинская сестра по массажу», «глазное отделение» – вместо «офтальмологическое отделение», «школа искусств» – вместо «МОУ ДОД школа искусств», «школа-лицей» – вместо «школа» либо «лицей», «детский комбинат» – вместо «детский сад». Используя такое несоответствие названий, органы Пенсионного фонда часто отказывают гражданам в назначении пенсии по формальным основаниям. Суды, как правило, не поддерживают такие отказы. Ведь, во-первых, министерства и Пенсионный фонд РФ не наделены полномочиями, позволяющими им устанавливать, тождественны ли наименования должностей, организаций и их структурных подразделений, указанные в кадровых документах, тем, которые предусмотрены нормативными актами. Во-вторых, если нетождественны, в этом нет вины работника. За это отвечают отделы кадров и службы персонала.

Чаще всего суды по делам о пенсиях занимают сторону граждан. Но случается, и отказывают им

Отказывают по двум причинам. Первая: представителям Пенсионного фонда удается доказать, что документы, представленные гражданами в подтверждение стажа, фиктивные. Вторая причина: заявители не могут подтвердить трудовой стаж (определение Ульяновского областного суда от 28 января 2014 года по делу № 33-283/2014). Правда, судьи, рассматривающие подобные споры, содействуют сторонам в предоставлении доказательств: запрашивают необходимую информацию по делам в архивах и из иных источников, документы из личных дел сотрудников, копии приказов о приеме на работу и переводах, штатных расписаний, должностных инструкций, ведомостей на получение зарплаты, табелей учета рабочего времени. А чтобы убедиться в том, что истец имеет право на досрочную пенсию, суды истребуют документы о техническом и технологическом процессе предприятий: паспорта оборудования, характеристики цехов и других производственных помещений

Но Астраханский областной суд обратил внимание на то, что районный суд принял показания свидетелей по делу в подтверждение факта – характер работы гражданина дает ему право на льготу при назначении пенсии. Это противоречит пункту 3 статьи 13 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», где сказано, что подтверждать льготный характер работы показаниями свидетелей недопустимо. На это же указывает и статья 60 Гражданско-процессуального кодекса РФ: обстоятельства дела, которые по закону должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами.

Исходя из этого, судебная коллегия по гражданским делам областного суда исключила из мотивировочной части решения районного суда ссылку на показания свидетелей. Но в остальной части оставила его без изменения, жалобу управления Пенсионного фонда РФ в Енотаевском районе Астраханской области – без удовлетворения. Таким образом, гражданин получит досрочную пенсию.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...


      Рассылка




      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.

      
      • Мы в соцсетях
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль