Как внедрить автоматизированную систему управления персоналом

1285
Система муниципального управления имеет разветвлённую многоуровневую и географически распределённую структуру. Эффективность управления такой структурой в решающей степени зависит от организации информационного обеспечения, в том числе и от информационного обеспечения кадровой работы.

Как создать единый стандарт по управлению кадровым ресурсом в масштабе администрации города?

Как объединить данные по кадровому учету, начислению заработной платы и предоставление отчетности в рамках городского самоуправления?

Как обеспечить безопасность данных?

Система муниципального управления имеет разветвленную многоуровневую и географически распределенную структуру. Эффективность управления такой структурой в решающей степени зависит от организации информационного обеспечения, в том числе и от информационного обеспечения кадровой работы.

Современные реалии таковы, что для эффективного управления персоналом на предприятии необходимо внедрение полнофункциональной автоматизированной системы управления кадровыми ресурсами, позволяющей оперативно и достоверно обновлять, анализировать и использовать полученные данные для повышения уровня и качества работы предприятия в целом и кадровой службы в частности.

Какие задачи можно решить с помощью автоматизации процессов по управлению персоналом?

Для оптимизации работы служащих и обеспечения качественной работы перед администрацией города Магнитогорска, в котором проживают около полумиллиона человек, в 2004 году встала задача – повысить эффективность политики муниципалитета в области трудовых отношений. В качестве базового продукта для создания информационной системы управления персоналом в рамках муниципалитета было выбрано программное обеспечение БОСС-Кадровик.

Внедрение совершенно новой системы по ведению всей учетной работы по персоналу в администрации города преследовало следующие цели:

  • создание единой актуальной базы данных по всем сотрудникам администрации города;
  • оперативное формирование реестра муниципальных служащих;
  • получение возможности обрабатывать информацию о персонале из первичных источников разных форматов для формирования сводных или аналитических документов;
  • создание единых стандартов управления кадровым обеспечением, а также применение единых документальных и отчетных форм, в том числе нормативно установленных форм кадрового делопроизводства;
  • решение вопросов централизованного управления организационно-штатного развития;
  • ведение бухгалтерского учета в плане начисления заработной платы, расчета налогов и формирование отчетности в государственные налоговые органы;
  • ведение воинского учета;
  • обеспечение централизованной системной защиты персональных данных;
  • оптимизация подготовки пользователей и администраторов системы.

Какова была ситуация в городской администрации до внедрения системы?

До внедрения БОСС-Кадровик сотрудникам администрации города приходилось работать в условиях отсутствия единой методологии расчета заработной платы, единых стандартов учета кадров. Возникали определенные трудности с проведением аттестации, формированием кадрового резерва, формированием отчетности по оплате труда. Сотрудникам ИТ-отдела приходилось вручную вносить изменения в программы вслед за постоянными изменениями законодательства. Все это сказывалось на принятии своевременных решений в области управления человеческими ресурсами и не могло обеспечить качественный анализ данных по всем сотрудникам.

Как внедрить автоматизированную систему управления персоналом

Галина ЗУЕВА,
начальник отдела программного обеспечения и обслуживания баз данных администрации г. Магнитогорска:

«На момент внедрения системы БОСС-Кадровик в 2005 году учет кадров выполнялся с использованием программного обеспечения, написанного на СУБД Access, а расчет зарплаты выполнялся с использованием программного обеспечения, написанного на СУБД FoxPro. Отсутствовала связь учета кадров с расчетом зарплаты, и возникали случаи дублирования документов в программах “Кадры” и “Зарплата”, написанных на этих платформах».

Информация о работниках всех подведомственных служб города, вводимая в базы данных, не отвечала единым требованиям. Поскольку данные предоставлялись в разном виде и в основном на бумажных носителях, возникали проблемы в обработке большого массива информации для получения сводных или аналитических данных. Своевременная актуализация полученной информации требовала значительных трудозатрат, а быстрый поиск в огромном массиве документов на бумажных носителях и доступ к требуемой информации, как текущей, так и архивной, были невозможны. Задача автоматизации кадровой службы города заключалась в необходимости оптимизировать кадровые процессы, придать им упорядоченный характер. Практически все эти и многие другие задачи можно было решить путем внедрения единой автоматизированной системы управления персоналом.

Решение

При выборе автоматизированной системы управления персоналом в муниципальных органах необходимо ориентироваться не столько на создание единой базы служащих, сколько на создание единых стандартов процессов управления персоналом, которые должны сопровождаться нормативно установленными печатными формами кадрового делопроизводства и бухгалтерского учета.

Основными доводами в пользу выбора системы БОСС-Кадровик стали: соответствие требованиям российского законодательства, в том числе к защите персональных данных; гибкость и многофункциональность системы; высокий уровень защищенности от системных сбоев; возможность настройки различных форм отчетностей в зависимости от требований действующего законодательства и текущих потребностей.

Исполнителем проекта по внедрению автоматизированной системы по управлению персоналом выступила компания ЗАО «Фирма “Софтинком”», официальный партнер разработчика и правообладателя системы БОСС-Кадровик компании «БОСС. Кадровые системы» в Челябинской области.

В период внедрения системы с сентября 2005 по май 2007 года был реализован следующий функционал программы БОСС-Кадровик: «Штатное расписание», «Учет кадров», «Расчет зарплаты», «Табельный учет», «Повышение квалификации» и «Военно-учетный стол».

Как внедрить автоматизированную систему управления персоналом

Ольга МУСИНА,
руководитель отдела разработки и внедрения информационных систем ЗАО «Фирма “Софтинком”»:

«Когда администрация города озвучила стоящие перед ней задачи, мы не сомневались, что БОСС-Кадровик сможет их решить. Система гибко настраивается под требования любой организации. Регулярные обновления, связанные с изменениями в законодательстве, выпускает разработчик, поэтому мы полностью можем сосредоточиться на реализации специфических задач».

Внедрение автоматизированной системы управления персоналом позволило муниципальным службам города гарантировать безопасность персональных данных своих специалистов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области информационной безопасности. При этом единожды введенные в систему данные стали доступны всем пользователям системы, кому это необходимо в рамках предоставленных прав, а время получения требуемых данных составляет от нескольких минут до нескольких секунд.

Задачи на современном этапе

В настоящее время Правительство Российской Федерации ставит важную и актуальную задачу перед исполнительной властью – обеспечить переход всех служб и подразделений на качественно новый уровень работы. В новых условиях меняется и отношение к управлению персоналом. Становится очевидным тот факт, что нельзя достичь стабильного успеха, оставаясь в рамках прежнего формата процессов управления кадрами.

Как внедрить автоматизированную систему управления персоналом

Валерий СЫЧЕВ,
начальник Управления муниципальной службы администрации г. Магнитогорска:

«Именно на местное самоуправление ложится практическое решение основного спектра задач, поставленных руководством страны. Так, в 2008 году Президент России Дмитрий МЕДВЕДЕВ выдвинул инициативу создания системы резерва управленческих кадров. Наличие соответствующей функции в системе БОСС-Кадровик позволило нам полностью выполнить поставленную задачу в максимально короткие сроки».

Система БОСС-Кадровик обеспечивает оперативный мониторинг штатного расписания, кадров, муниципальной службы, кадрового резерва, программы повышения квалификации служащих, конкурсный прием на должности муниципальной службы, тестирование кандидатов, проведение аттестации муниципальных служащих, ведение воинского учета, ведение бухгалтерского учета в плане начисления заработной платы, расчета налогов и формирование отчетности в государственные налоговые органы, а также содержит иную информацию, необходимую для кадровых служб, отдела бухгалтерского учета и отчетности и руководителей муниципальных органов.

Как внедрить автоматизированную систему управления персоналом

Ольга ПЛОТНИКОВА,
начальник отдела кадров администрации г. Магнитогорска:

«Муниципальная служба по уровню заработной платы все-таки отстает от бизнеса, значит, здесь нужно применять другие мотивационные схемы. Мы должны вовлекать в работу самых квалифицированных, самых подготовленных специалистов. Система поощрений, социальные льготы, профессиональное развитие – важно, чтобы все это было не на бумаге, а в электронном виде, работало и давало свои результаты».

Результатом проекта по внедрению БОСС-Кадровик стала автоматизированная система, в которой учтены все требования российского законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом. А повышение профессионализма кадровых работников за счет сокращения трудоемкости рутинных операций является важнейшим фактором улучшения работы всей структуры.

Внедрение автоматизированной системы БОСС-Кадровик в администрации города помогло решить проблему эффективности работы муниципального органа в сфере управления человеческими ресурсами.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль