Access для HR-а: создаем базу данных персонала

3768
Менеджеры по персоналу работают с большими объемами информации. Например, ведут учет количества сотрудников в различных структурных подразделениях компании, на что тратят массу времени. Это достаточно трудоемко, сложно, особенно когда приходится вручную искать и обобщать необходимые показатели. Автоматизировать процесс решения подобных задач можно с помощью системы управления базами данных Microsoft Access.

Какие данные лучше хранить в Access?

Я не уверена, что мне стоит изучать еще и Аccess, если я хорошо знаю Excel. Чем отличаются эти две программы? И в каких случаях кадровику отдать предпочтение Access?

На первый взгляд система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access действительно очень похожа на знакомую многим программу Microsoft Excel. Они обе позволяют хранить информацию в таблицах. Например, о проведенных собеседованиях с кандидатами. С помощью Excel вы сможете создать таблицу, из которой, допустим, при систематическом ее заполнении будет ясно, с какими кандидатами, когда вы проводили собеседования и каков был результат. Access же объединяет одновременно несколько таких таблиц. Поэтому, используя имеющиеся в системе функции (о которых речь пойдет далее), можно быстро проанализировать информацию и получить сводный отчет о проделанной за несколько лет работе. Это значит, что если у вас большое количество информации (таблицы с данными соискателей, списки сотрудников, карты мотиваторов и т. п.), лучше ее хранить в системе управления базами данных Microsoft Access. Эта система помещает данные в столбцы (еще их называют полями). Они содержат сведения определенного типа (тип данных).

Когда стоит использовать Access?

Мой руководитель спросил меня, для чего я хочу изучить Access, как и когда я смогу использовать эту систему в своей работе. Что мне ему ответить?

Ответьте следующее. Систему Access можно использовать, когда:

  • для хранения данных требуется база, состоящая из нескольких таблиц (например, диагностика лояльности сотрудников разных отделов);
  • может понадобиться добавление таблиц к исходному набору показателей (например, был один файл с данными кандидатов, нужно связать его с файлом, в котором содержится информация о принятых на работу);
  • объем информации очень большой (см. примеры из таблицы на стр. 86);
  • в основном используются текстовые данные;
  • необходимые сведения извлекаются из нескольких внешних баз данных;
  • необходимо поддерживать постоянную связь с большой внешней базой данных;
  • с базой данных работает много сотрудников, поэтому необходимы надежные способы обновления информации.
Примеры данных для хранения в Microsoft Access и Microsoft Excel

Access для HR-а: создаем базу данных персонала

Елена БОРУНОВА,
заместитель генерального директора по персоналу ОАО «Машпродукция» (г. Екатеринбург):

«По-моему, осваивать программное обеспечение, например Access, кадровикам и HR?ам мешает их изначальная направленность на взаимодей-ствие по принципу «человек-человек». Безусловно, для кадрового специалиста главным является общение с людьми. Только таким образом можно решить ежедневно возникающие производственные и личные проблемы. Но и о современных технологиях забывать нельзя».

Добавление нужных образцов полей в таблицу, создаваемую с использованием встроенного шаблона Access

Access для HR-а: создаем базу данных персонала

Как создать базу данных с помощью Access?

Мне и моим коллегам очень бы пригодилось краткое руководство по созданию баз данных сотрудников компании в Access. Где взять пошаговое описание этого процесса?

Чтобы создать базы данных сотрудников с помощью встроенного шаблона Access, используйте алгоритм.

1. Выберите в основном меню программы «Файл» опцию «Создать». Далее нажимайте на кнопки «Создание с помощью шаблона», «Общие шаблоны», «Новая база данных», «ОК».

2. Присвойте имя базе («База сотрудников») и нажмите «Создать».

3. Выберите пункт «Создание таблицы с помощью мастера*».

4. В следующем окне выберите категорию и образец таблицы (программа по этому поводу дает подсказки и пояснения, читайте внимательно), а также нужные поля. Для этого щелкните на поле «Сотрудники» в левой части окна. Двойным нажатием добавьте нужные образцы полей в «Поля новой таблицы» и жмите «Готово».

5. В результате должна получиться таблица (небольшая база данных со своей структурой), в которую легко и быстро вбиваются данные. Для сохранения таблицы выберите в основном меню опции «Файл» и «Сохранить».

Заполнение таблицы данными о технике, выданной сотрудникам компании

Access для HR-а: создаем базу данных персонала

Как связать данные с источниками?

Мне нужно связать между собой две базы данных: о сотрудниках и о технике, выданной каждому из них. Как это сделать?

Для этого потребуется еще одна таблица:

1. Используйте алгоритм для создания таблицы с помощью шаблонов Microsoft Access с названием «Основные фонды» (как делать, читайте на стр. 87).

2. Обратитесь к мастеру создания таблиц (щелкните мышкой на записи «Создание таблицы с помощью мастера», выберите категорию и образец таблицы, а также сформируйте список нужных полей.

3. Заполните таблицу данными о технике, выданной сотрудникам.

4. Сохраните таблицу.

Теперь у вас есть две таблицы со своими структурами и данными. Для того чтобы посмотреть, какая техника закреплена за сотрудником из таблицы «Сотрудники», нужно увязать данные с таблицей «Основные фонды». Для этого используйте другой алгоритм.

1. Выберите в основном меню опцию «Файл», затем нажимайте кнопки «Внеш¬ние данные», «Связь с таблицами» и выберите из списка «База сотрудников» кнопку «Связь».

2. В следующем окне выберите запись «Сотрудники», нажмите кнопку «ОК».

3. В основном меню выберите записи «Сервис» и «Схемы данных».

4. Наведите стрелку мышки на строку «Код_Сотрудников» в левом окне и перетащите в правое на строку «Код_сотрудника». Откроется дополнительное окно «Изменение связей». Выберите «Создать».

Таким образом, создана связь данных двух таблиц по полям «Код_Сотрудников» и это графически отражено. Если теперь открыть таблицу «Сотрудники», связь будет видна в виде знака «+» в крайнем левом столбце таблицы. Раскрывая «+», можно просмотреть сведения о том, какая техника, закреплена за каждым сотрудником.

Это очень удобно, так как с основными фондами может работать один человек, а результат его изменений будет отражаться в базе сотрудников, которую ведет другой человек.

Также, используя объекты «Формы» и «Отчеты», можно легко и быстро создать различные формы:

1. Последовательно нажимайте на кнопки, на которых написано: «Объекты», «Формы», «Создание формы с помощью мастера» («Код фондов»), «Далее».

2. Выберите (наведите курсор мыши) внешний вид формы («В один столбец»).

3. Задайте стиль («Стандартный»).

4. Задайте имя («Основные фонды»), нажмите «Готово».

Форма создана.

Таблица, позволяющая просматривать сведения о том, какая техника закреплена за каждым сотрудником

Access для HR-а: создаем базу данных персонала

Как создать отчет с помощью мастера?

Самостоятельно создать отчет в Access у меня вряд ли получится. Как быть?

Вы сможете создать необходимый отчет с помощью мастера, имеющегося в Access. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя.

Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

1. В окне базы данных выберите вкладку «Отчеты».

2. Нажмите кнопку «Создать».

3. В диалоговом окне «Новый отчет» выберите нужный мастер. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

5. Нажмите кнопку «OK».

6. Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте его инструкции, выводящиеся в диалоговом окне. Когда выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически. Созданный мастером отчет может потребовать внесения изменений, делать это можно в режиме конструктора отчета.

Access для HR-а: создаем базу данных персонала

Надежда БЕЛОРУСОВА,
руководитель группы оценки и развития персонала, отдел управления персоналом, «Ангарская нефтехимическая компания» (г. Ангарск):

«Главное из того, что дает использование компьютерных программ HR-у – это оперативный доступ к базе данных сотрудников и значительное повышение эффективности труда. Автоматизированная подготовка приказов, расчет трудового стажа и отпусков с использованием современных программных продуктов значительно повышает результативность кадрового делопроизводства. Чем шире база данных, чем больше необходимой информации и параметров контроля она содержит, тем качественнее проводится анализ кадрового потенциала организации и планируется его развитие».

Форма «Основные фонды», созданная в Microsoft Access

Access для HR-а: создаем базу данных персонала

* Мастер – входящее в компьютерную программу описание действий, которые необходимо предпринять для того, чтобы получить необходимый результат, например создать форму или отчет.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!