Анкетирование сотрудников: автоматизируем процесс и обрабатываем результаты

1949
Цели и задачи анкетирования. Пример анкеты. Образец информационного обращения к сотрудникам, участвующим в анкетировании. Выявление мотивации сотрудников. Обработка результатов анкетирования.

Для того чтобы эффективно управлять персоналом, развивать и совершенствовать мотивацию сотрудников компании, нужно как минимум знать, чего они хотят. Получить необходимую информацию по различным вопросам поможет анкетирование. Но если все делать вручную – подготовка, проведение и обработка результатов отнимают у специалистов по кадрам массу драгоценного времени. Чтобы не тратить его попусту, во многих компаниях, в том числе и в ОАО «УРАЛСИБ», большую часть работы доверили компьютеру.

Цели анкетирования

В нашей компании с помощью электронных средств коммуникации три года проводится анкетирование «Мониторинг здоровья». Цель данного исследования – планирование и оценка программ, направленных на развитие здорового образа жизни сотрудников и профилактику заболеваний. В результате определяется распространенность факторов риска, оценивается состояние работников, их отношение и удовлетворенность программами по развитию здорового образа жизни и в целом внутренней социальной политикой компании. На основании полученных в результате анкетирования данных разрабатываются новые и модифицируются уже действующие в компании программы.

Для исследования случайным методом отбирается репрезентативная* выборка (численность – 2000 сотрудников) из всего списочного состава Корпорации.

Как создается анкета?

Анкета для опроса сотрудников разрабатывается в Дирекции развития социальных проектов Службы человеческих ресурсов. Вопросы, касающиеся факторов риска, созданы на основе стандартного опросника, используемого в Государственном научно-исследовательском центре профилактической медицины и Всемирной организации здравоохранения. Остальные вопросы чаще всего закрытые, с уже заданным набором ответов. К вопросам, имеющим несколько ответов, мы даем разъяснение о том, что нужно отметить все возможные варианты. В вопросах с альтернативными ответами, например «да» или «нет», устанавливаем ограничение для выбора только одного из них. Среди ответов на каждый вопрос обязательно есть такой вариант, как «отказываюсь отвечать». В большинстве вопросов указывается ответ «затрудняюсь ответить», что равносильно «не знаю». Это не относится к вопросам о половой принадлежности, возрасте и личных поведенческих привычках, в которых такой ответ просто не может быть выбран участником анкетирования.

Компьютерная программа, используемая нами для анкетирования, написана специалистами Службы информационных технологий нашей компании. Достоинства созданной таким образом программы в следующем:

  • интеграция в среду внутрикорпоративного портала;
  • возможность гибко настраивать интерфейс любого опросника.

Процесс пошел!

За неделю до начала проведения опроса всем сотрудникам через Lotus Notes направляется информационное сообщение о целях и времени его проведения, о том, что в анкетировании будут участвовать сотрудники, выбранные компьютером случайным методом. Сотрудникам, попавшим в выборку, приходит информационное уведомление по программе Lotus Notes о том, что его просят ответить на ряд вопросов.

Отправляется также краткое руководство, как заполнить анкету. В конце сообщения указывается ссылка, выбрав которую, сотрудник попадает в электронный формат опросника. После заполнения анкеты сотрудники нажимают кнопку «отправить», и их ответы попадают в общую базу данных по проводимому исследованию.


О том, как написать характеристику на работника, читайте далее


Необходимо отметить, что участие в анкетировании не предполагает каких-то специальных компьютерных знаний у респондентов. Им достаточно базового уровня знаний работы в Lotus Notes для прочтения информационных рассылок. Если же по указываемой в сообщении ссылке не открывается электронная форма опросника или возникают какие-либо технические проблемы при его заполнении, служба информационных технологий компании оказывает сотрудникам техническую поддержку.

Обработка результатов

После первого информационного сообщения отклик (число заполненных опросников) составляет примерно 30–40 процентов. Этого совершенно недостаточно, чтобы иметь статистически значимые достоверные данные при анализе. Необходимо, чтобы процент респондентов из случайной выборки был не менее 50–60. Поэтому после первой основной рассылки через каждые две недели нереспондентам** приходит напоминание о необходимости заполнения опросника.

Всего рассылается три таких напоминания. Отклик при этом увеличивается до 60 процентов. Такой подход при опросах является стандартным и используется во многих странах.

После завершения исследования Служба информационных технологий формирует базу данных в виде файла Microsoft Excel и направляет заказчику – Дирекции развития социальных проектов для проведения статистического анализа. Формат и набор полей таблицы изменяется по нашему требованию.

Следует сказать, что в таком формате анализ вопросов с одним вариантом ответов достаточно прост, чего нельзя сказать про вопросы с несколькими вариантами ответов. На их обработку в Excel требуется много времени. В данном случае стоит использовать специальные программы, предназначенные для статистической обработки данных. В настоящее время в нашей компании рассматривается вопрос о приобретении таких программ, позволяющих создавать электронные опросники, формировать базы данных и проводить статистический анализ.

Данные анкетирования, как и другие методы опросов, хранятся в базе данных на платформе MS SQL Server и кроме анкетирования нигде и никем не используются.

Анкетирование сотрудников: автоматизируем процесс и обрабатываем результаты

Анкетирование сотрудников: автоматизируем процесс и обрабатываем результаты

Где еще применяется анкетирование?

Электронное анкетирование сотрудников проводится в нашей компании и при получении сотрудниками абонементов в спортивные клубы. Если раньше работник присылал заявку в форме электронного сообщения, то в течение всего 2009 года регистрация осуществлялась с помощью заявки-анкеты, размещенной на внутрикорпоративном портале на сайте социальной политики. Предварительно мы также рассылаем краткую инструкцию по заполнению анкеты-заявки. Так, при указании места работы мы просим не вводить никакой дополнительной информации (например, название отделения банка или филиала), которая осложняет процесс обработки анкет. Мы просим также не отправлять заявку по нескольку раз, если не приходит уведомления об отправке. Нажатие соответствующей кнопки уже означает отправку. А если произойдет ошибка, программа предупредит, что отправка невозможна.

Сотрудники дирекции развития социальных проектов могут в любой момент выгрузить базу данных и получить готовый список с заявками сотрудников. Электронная регистрация значительно сокращает и упрощает процесс сбора такой информации.

В нашей компании также реализуются программы, направленные на помощь в отказе от курения, поддержку физической активности. Для участия в этих программах сотрудники так же должны зарегистрироваться, заполнив специальную форму на внутрикорпоративном портале. Желающие указывают имя, фамилию, отчество, возраст, контакты, а также отвечают на несколько вопросов. После заполнения форма автоматически отправляется в общую базу данных и затем выгружается в формате Microsoft Excel.

В целом анкетирование сотрудников компании имеет большое значение. Без учета мнений и пожеланий работников, а также выявления ключевых факторов, действительно их волнующих, велика вероятность потратить средства «не туда и не на то».

* Репрезентативная – представительная, отражающая возрастно-половой состав сотрудников, соотношение численности подразделений.

** Нереспонденты – сотрудники, получившие, но не ответившие на опросник.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Директор по персоналу» –
      практический журнал по управлению человеческими ресурсами

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-66264 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

      А кроме того, ваc ждут подарки:
      - журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
      - подборка самых интересных статей за месяц,
      - видеосеминары и презентации по HR вопросам.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Скачать файл просто! Нужна только регистрация! (это быстро)

      Вы получите расширенный доступ к материалам портала «Директор по персоналу»:

      • Экспертным статьям по актуальным вопросам HR;
      • Тестам оценки персонала;
      • Эффективным алгоритмам поиска, собеседования, адаптации персонала;
      • Советам и рекомендациям от ведущих экспертов;
      • Другим полезным материалам для развития личности.
      Регистрация займет 1 минуту, польза окажется бесценной!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль