Профессиональная адаптация в документах

1591
Этапы адаптации сотрудников, перечень необходимых документов и их суть, ключевые документы по адаптации, их содержание, эффективность программы адаптации

Можно долго спорить, нужно ли вводить документальное обеспечение HR-процессов или нет, стоит ли плодить кипы бумаг с планами и склады электронных материалов с отчетами, или можно ограничиться только устными рекомендациями. Опыт крупных компаний показывает, что системы репортинга* и планирования, фиксирующие задуманное и реализованное, лишними не будут, а наоборот, приведут к нужному результату. Например, при адаптации в компании новичков.

Что имеем?

Процесс адаптации нового сотрудника довольно длительный. Он происходит у каждого человека по-разному. Продолжительность этого процесса во многом зависит от того, насколько грамотно выстроена система адаптации в компании в целом. Все существующие процедуры адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в должность и во внутреннюю жизнь организации, помочь им «стать своими среди своих». Поэтому мы условно разделим этот процесс на несколько этапов, о которых речь пойдет ниже. Эти этапы сопровождаются разработкой новых или переработкой уже существующих документов к особенностям новичка. Расскажем, как это происходит в нашей компании.

Профессиональная адаптация в документахЕкатерина ПРОХОРОВА,
директор по персоналу компании IBS:

«Для нового сотрудника в нашей компании разрабатывается адаптационный план-график. Помимо этого для рабочих позиций закреплена матрица, или определенный набор адаптационных мероприятий. Их прохождение также документируется. В крупных, активно развивающихся компаниях ведение таких документов очень актуально. Это помогает контролировать адаптационный процесс большого количества сотрудников. К минусам подобной методики можно отнести то, что не все могут участвовать в процессе в полной мере в силу своей загруженности. Многие сразу внедряются в проекты, уезжают в регионы. Поэтому в планах – создание дистанционной системы адаптации новых сотрудников».

В первые дни в компании сотрудник, как правило, получает пакет документов, в том числе и план введения в должность. Он разрабатывается с учетом специфики работы новичка и отражает результаты прохождения испытательного срока, оценку компетенций руководителем. Заполненный документ с оценкой возвращается в отдел персонала. Просматривая план, HR-специалист узнает, как оценил руководитель работу сотрудника, над чем еще стоит поработать, и какую помощь необходимо оказать работнику.

Профессиональная адаптация в документахЛюбовь КАШТАНОВА,
начальник отдела кадровой работы ОАО «Полюс Золото»:

«При переходе сотрудника на новую должность необходимо информировать его о подразделении, рабочем месте, профессиональных обязанностях и производственных процессах. Затем рассказать ему о взаимодействии с другими отделами. При организации адаптации нового сотрудника понадобятся план работы и анкета для оценки деятельности работника (заполняется руководителем). Это возможно в том случае, если в компании разработан внутренний нормативный документ о порядке адаптации персонала в случае перевода на другую должность. Даже мировой финансовый кризис в принципе не может повлиять на систему адаптации новых сотрудников. Наоборот, она помогает им быстрее включиться в бизнес-процессы компании».

Без такого плана сложно было бы и самому сотруднику: документ ориентирует его в массиве данных о компании и ставит профессиональные задачи на конкретный срок. К тому же визуализация информации (будь то в виде листка бумаги, текстового файла или презентации) является одним из способов проверки того, как сотрудник относится к ведению документации, и в какой степени обладает самоконтролем.

Что написано пером…

Чтобы не перегружать руководителей, наставников и сотрудников бумажной работой и составлением презентаций, мы выработали перечень необходимых документов. Вопрос об их количестве зависит от компании и тех задач, которые перед ней стоят. Мы пронаблюдали, как происходит адаптация новых сотрудников, и предложили ряд типовых документов, которые стали по-настоящему эффективными и полезными в работе.

Профессиональная адаптация в документахМарина ДМИТРИЕВА,
начальник отдела кадрового администрирования и подбора персонала ОАО «МОЭК»:

«Адаптации нового сотрудника очень важна. Однако обилие документов, ее сопровождающих, отнимает рабочее время. Считаю, что стоит оставить план адаптации, в котором указаны ключевые мероприятия для нового сотрудника, а также заносятся отметки об их прохождении. Такой подход избавит от создания огромных отчетов как новичка, так и его наставника. Можно также утвердить памятку для нового сотрудника. Много документов не нужно. Необходимую информацию передаст наставник или непосредственный руководитель, который в любом случае есть у новичка».

 

Документы по адаптации сотрудника в компании

Коротко о главном

Одним из ключевых документов является программа адаптации. Она последовательно рассматривает ключевые этапы этого процесса и их документальное сопровождение. Например, у нас программа состоит из нескольких частей – введения, описания адаптационных этапов и перечня мероприятий. Она помогает наставникам, руководителям и специалистам ориентироваться в тонкостях адаптации.

В вводной части сообщается о том, для чего нужен документ, какие ресурсы компании (видео, печатные издания, интранет и пр.) имеются, на что мы делаем упор при проведении мероприятий (на активное участие сотрудников или пассивное восприятие услышанного), какими способами этого достигаем (через вовлечение в дискуссии, обучение, наставничество) и к какому результату стремимся (снизить до нуля текучесть кадров на испытательном сроке).

Далее идет описание адаптационных процессов. Например, вначале мы рассказываем, как происходит общая ориентация сотрудников. В первый рабочий день новичок получает следующий пакет документов.

План введения в должность.Используя этот документ, руководитель оценивает компетенции сотрудника по балльной системе: 0 – компетенция отсутствует; 1 – компетенция проявляется слабо; 2 – компетенция проявляется в достаточной мере; 3 – кандидат обладает компетенцией в мере, гораздо большей, чем требуется в данной должности, способен транслировать компетенцию другим.

Профессиональная адаптация в документах

Рабочая тетрадь новичка.Включает несколько разделов, которые помогают не только новичку. Например, просматривая путеводитель нового сотрудника, который обязательно размещается на личной странице работника в интранете, специалист по адаптации всегда в курсе, что делает новичок, в какое время, где сейчас, кто его куратор.

Вся информация представлена в виде таблицы. В тетради новичка есть также лист контроля за готовностью рабочего места для нового сотрудника и опросник № 1 удовлетворенности работой наставника.

Папка нового сотрудника.Она содержит полную информацию о компании. Изучив папку, сотрудник познакомится с корпоративной культурой, режимом труда и отдыха, узнает о коллективе отдела, его нормах и традициях.

Заполненная тетрадь новичка и копия плана введения в должность (оригинал хранится у сотрудника до конца испытательного срока) через неделю работы в компании передается в отдел по работе с персоналом. В крупных компаниях удобнее узнавать о прохождении испытательного срока сотрудником через опросники. Лучше всего, если опрос проводится через неделю и месяц работы в компании. Теперь специалист по адаптации имеет возможность контролировать процесс и при необходимости решать все возникающие проблемы.

Профессиональная адаптация в документах

 

 

Вместе весело шагать!

Вернемся к программе адаптации. Итак, первая неделя прошла, сотрудник уже заполнил первый опросник, познакомился с отделом, освоился на новом рабочем месте. Далее программа детально описывает этап действенной ориентации. В этот период основная бумажная работа – у специалиста по адаптации. Он готовит материалы и программы тренингов, слайд-шоу, презентации, опросники.

Завершающим адаптационным мероприятием в нашей компании является «Посвящение в Протековцы». Приглашаются представители руководства, которые поздравляют новичков с вступлением в ряды сотрудников компании. Новым работникам вручаются дипломы о первой успешно пройденной дистанции. Этим документом знаменуется окончание периода адаптация нового сотрудника.

Как показывает опыт нашей компании, грамотно построенная система адаптации новых сотрудников в значительной степени облегчает адаптационный период. К тому же успешное прохождение этого этапа позволяет ожидать от нового сотрудника высоких показателей работы в значительно более короткие сроки.

Подобная программа эффективна для крупных компаний с развитой системой наставничества. У нас она действует на протяжении двух лет. За это время значительно снизился уровень текучести персонала в период испытательного срока. Именно к этому результату мы все вместе стремились.

Профессиональная адаптация в документах

Профессиональная адаптация в документах

* Reporting (англ.) – составление отчетов, описание событий.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Директор по персоналу» –
практический журнал по управлению человеческими ресурсами

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Директор по персоналу».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57623 от 08.04.2014.


  • Мы в соцсетях
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Директор по персоналу», пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам.

А кроме того, ваc ждут подарки:
- журнал HR-бюджет и другие тематические приложения и кейсы,
- подборка самых интересных статей за месяц,
- видеосеминары и презентации по HR вопросам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Статьи обязательные к прочтению!